Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»..pdf

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Разрабатываемая АИС должна обеспечивать автоматизированный контроль, а так же учет поставок в компанию. Для этого создаваемая система должна:

. обеспечивать ввод данных, связанных с поставками в компании и осуществлять их обработку;

2. создавать отчетные документы и документы для организации грузопоставок.

. иметь систему помощи по программе;

. при вводе данных об наименовании товаров должен использоваться справочник "Товары";

. создаваемые документы должны отвечать отраслевым стандартам, принятым в компании.

Система должна быть доступна с различными правами директору предприятия, начальнику склада, начальнику отдела снабжения и бухгалтерам. Заданные характеристики функционирования должны обеспечиваться при условиях, которые определяются конкретным носителем данных, на котором они хранятся.

В проектируемой системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим программным обеспечением, которое будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех формах. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.

Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа "дата" будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т.д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

Источником оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются приходные накладные, расходные накладные, счета на оплату, банковские выписки, данные со склада.

Эти данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации. Данные вводятся в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц.

Для расчета итоговой информации будут применятся отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров.

В разрабатываемом приложении следует выделять 3 справочника:

. Справочник Товары - справочник содержащий артикулы и характеристики товаров.

2. Справочник поставщиков - справочник содержащий информацию по всем поставщикам, с которыми работает компания.

. Справочник покупателей - справочник содержащий информацию по покупателям (физические и юридические лица).

1.4.3 Формализация расчетов

Сегодня конкурентоспособность и рентабельность бизнеса все больше зависит от того, насколько быстро и оперативно данные о бизнес-процессах поступают к менеджерам, принимающим управленческие решения. По-настоящему высокой эффективности управления способны достичь только те фирмы, где применяются современные информационные технологии и организован замкнутый цикл передачи данных по информационным каналам. Такие компании выделяются среди конкурентов за счет высокого качества управления и возможности принимать быстрые и эффективные решения на основе доступной в любой момент информации.

Внедрение информационных технологий означает не просто наличие компьютерной системы управления, еще это означает наличие цифровых устройств в точках первичного сбора информации, призванных облегчить ввод информации, уменьшить число ручных операций и минимизировать число ошибок при вводе данных.

В результате выполненной работы предполагается достигнуть следующих эффектов:

. уменьшение времени необходимого для учета заказов произведенных на предприятие;

2. автоматизация контроля поставок;

. возможность длительного хранения информации о поставках на предприятие большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности предприятия;

. постоянная информированность о сроках оплаты осуществленных поставок.

. выполнение предкалькуляции заказа и заключение заказа. Определение статуса заказа.

Ниже опишем данные, циркулирующие в системе компании:

. Сведения о предыдущих заказах.

На основании реальных накладных данные заносятся в компьютер сведения о выполненных заказах. В накладной указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. Эти данные необходимы для ведения учета и формирования различных отчетов.

. План заказов.

При отгрузке товаров клиенту необходимо оформить расходные документы и определить остаток на складе. Исходя из этих данных создается план заказов, в котором указывается: номер документа, дата, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма.

. Наличие товара на складе.

При приеме и реализации продукции бывает пересортица товара или излишки. Для того чтобы данные на складе соответствовали действительности необходимо ввести документы, которые бы регулировали этот процесс. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации. Спецификация документа заполняется стандартным образом - построчным вводом или подбором по каталогу. Документ должен включать следующие поля: виды товара, его количество, дата поступления, стоимость.

. Стоимость товара.

В данном документе прописываются стоимости товара каждой номенклатуры и его количество.

. Размер бюджета.

Для покупки новых товаров необходим бюджет. Данный бюджет формируется на базе выручки от реализованных товаров. Исходя из такого бюджета, происходит планирование закупок.

. Счета-фактуры.

Документы о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый продавцом покупателю. Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты.

. Прибыль.

Сумма выручки по каждому из товаров с указанием даты реализации, наименования товара, его количества и т.д.

. Учет остатков.

Ниже представлены таблицы формализованного описания входных показателей и выходных.

Таблица 1.1.

Формализованное описание входных показателей

Таблица 1.2

Формализованное описание результатных показателей

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

Существует целый ряд программных продуктов, в том числе и российских производителей, которые позволяют автоматизировать процесс заказа продукции и складскую работу. Приведем некоторые из представленных на рынке программ и дадим их краткое описание.

"Учет и ведение заказов" v 1.75 - База данных для учета и ведения коммерческих заказов и складских операций предприятия (см. Рисунок 1.2)

Учет прихода-расхода товаров + трудозатраты рабочих. Печать всех исходящих документов, предусмотренных законодательством РФ.

Рисунок 1.2 ИС "Учет и ведение заказов"

Применение и особенности продукта:

· производство, оказание услуг, торговля;

· работает в среде MS Access97;

· полноценная справочная система + инструкция по установке;

· три года работает в реальном бизнесе;

· регулярные обновления.

Общие сведения о программе "Учет и ведение заказов" v 1.75

Программа "Учет и ведение заказов" написана в Microsoft ACCESS 97, который входит в состав пакета Microsoft Office 97 Professional. Преобразование программы в формат Microsoft ACCESS 2000, входящего в пакет Microsoft Office 2000, крайне нежелательно из-за появления многочисленных ошибок.

Обратим внимание на то, что программа "Учет и ведение заказов" создавалась для нужд конкретного предприятья. В ней были учтены особенности и пожелания заказавшей ее разработку организации. Вполне логично, что требования нашей компании к программе данного направления могут отличаться от заложенных в данную версию программы "Учет и ведение заказов". Для внесения любых изменений и адаптации программы под конкретные условия работы или для создания совсем другой программы необходимо обратиться к разработчикам.

Программа создавалась для учета коммерческих заказов и печати необходимых документов.

Данная версия программы разрабатывалась и успешно используется на предприятии "сферы быта и услуг", осуществляющей ремонт, обслуживание и продажу офисной техники (копиры, принтеры, компьютеры, телефоны и др.). Для этого в программе идет разделение на реализуемые товары и услуги. Можно беспрепятственно использовать программу только для реализации товаров или только для реализации услуг, а также в любом сочетании обоих видов деятельности.

С помощью программа "Учет и ведение заказов" можно:

вести базу заказов (под заказом понимается любая единовременная операция по реализации товаров, услуг, а также их сочетание);

вести склад товаров;

вести учет услуг выполненных определенным мастером (под услугой понимается выполненная работа мастера без учета расходованных материалов);

вести базу клиентов (один раз вводите данные о клиенте и используете их при повторных обращениях); вести базу поставщиков товаров (аналогично базе клиентов);

выполнять печать документов:

акт приемки передачи на ответственное хранение (принятого у клиента оборудования для последующего ремонта);

счет;

акт выполненных работ;

накладная;

счет-фактура;

приходный кассовый ордер;

сортировать и фильтровать записи для отображения только необходимых сведений и в нужном порядке.

Программа "Склад и торговля"

Простая и гибкая программа для автоматизации продаж и складского учета (см. Рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 ИС "Склад и торговля"

Версия 1.37 от 05.04.2010 (СУБД MS Access).

Основные функции программы:

Учет товара на складах, поступление, продажа.

Учет заказов от покупателей и заказов поставщикам.

Внутренние перемещение, списание товаров.

Отслеживание остатков на складах.

Поддержка нескольких складов.

Учет расходов денежных средств и МБП.

Начисление и учет зарплат сотрудникам.

Работа с прайс-листами.

Отслеживание оплат.

Печать ценников, визиток.

Импорт и экспорт данных.

Отчеты и документы по шаблоном.

Сетевой и многопользовательский режимы.

Гибкая структура БД с настройкой под любые задачи.

Программа Бухсофт: Предприятие позволяет вести полноценный учет заказов (заявок).

Программа может применяться в магазинах, заказывающих для клиентов отсутствующие товары; в организациях, оказывающих услуги на заказ, например: доставка товаров, выполнение каких-либо работ, частичная отгрузка продукции в рамках заказа по мере ее изготовления, для планирования производства (или закупок товаров) на основе поступивших заявок и т.д.

Программа Бухсофт: Предприятие в целях учета заказов позволяет:

вести учет клиентов;

вести учет заказов;

учет товаров или услуг, поставляемых на заказ;

вести учет поставщиков;

вести учет состояния заказов;

вести учет исполнителей (работников, ответственных за исполнение заказа)

делать планирование заказов.