Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»..pdf

При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа - макросами и модулями на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA).

Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами на VBA.

Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL - языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.

Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении.

Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.

Страницы (Pages) - Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.

Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры - функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. В Access 2003 для удобства пользователя объекты базы данных могут быть объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.

В окне базы данных Access 2003 наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта.

Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access: формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата. mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле БД размещаются только ссылки на них.

Диалоговые средства конструирования объектовпредоставляет в распоряжение непрограммирующего пользователя разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Для автоматизации создания объектов БД - таблиц, запросов по примеру (Query By Example, QBE), схемы базы данных, и объектов приложения (форм, отчетов, страниц) используются специализированные диалоговые средства, называемые конструктором (Design). Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора.

Предусмотрено автоматическое конструирование форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов с помощью программ-мастеров и команд, начинающихся с приставки "авто".

В Access 2003 для упрощения внесения изменений в объекты базы данных; разработана технология интеллектуальной замены имен объектов в базе данных. При этом автоматически исправляются ошибки, вызванные переименованием таблиц, полей, форм, отчетов, запросов, текстовых блоков или других элементов управления. Реализуется за счет того, что каждый именуемый объект (или элемент) базы данных имеет внутренний уникальный идентификатор, имя является только псевдонимом. При переименованиях изменяется лишь псевдоним и при необходимости корректируются все ссылки на объект из других объектов. Для применения этой технологии следует до создания объектов установить соответствующие параметры в разделе Автозамена имен (Name AutoCorrect) на закладке Общие (General), открываемой через меню Сервис|Параметры (Tools|Options).

Теперь необходимо заполнить Имена полей и выбрать Типы данных. По окончании заполнения через меню Файл → Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем.

Разработаем схему данных, (создание связей между таблицами). Для этого:

­ нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;

­ щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);

­ в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;

­ закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

­ чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно просто перетащить мышкой таблицы из окна "Базы данных Таблицы" в окно "Схема данных";

­ создадим связь между таблицами.

­ устанавливаем флажок ("галочку") в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;

­ щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

­ В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

­ Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

­ Для создания формы нужно открыть вкладку "Формы" окна базы данных и нажать кнопку "Создать"

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка "Итоги" становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке "Связи с Office", расположенной на панели инструментов "Предварительный просмотр".

Для создания отчета следует нужно открыть вкладку "Отчеты" в окне базы данных и нажать кнопку "Создать" в верхней части окна базы данных.

2.3 Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Технологический процесс автоматизированной обработки информации представляет собой совокупность операций, выполняемых в определенной последовательности, - от сбора исходной информации до получения результатной информации.

Под операцией понимается комплекс действий, выполняемых над информацией на рабочем месте.

Разработка технологического процесса должна обеспечить максимальную автоматизацию процессов обработки информации при использовании различных технологических средств и высокую достоверность получения результатной информации при минимальных трудовых и стоимостных затратах.

Состав операций и последовательность их выполнения зависят от характера решаемых задач и имеющегося комплекса технических средств на каждом уровне обработки.

Характер задач в основном определяется объемами обрабатываемой информации, периодичностью решения, а также сложностью алгоритмов ее преобразования. Решение задачи на каждом уровне обработки может выполняться разными способами с применением различных вычислительных средств методов контроля.

При определении состава операций технологического процесса создается возможность выбора наиболее рационального способа обработки информации.

2.3.2 Схема технологического процесса сбора, обработки и выдачи информации

Технологический процесс начинается со сбора данных. Сбор данных осуществляется с бумажных носителей и текстового редактора Excel.

Входные данные заносят в справочники вручную, а расценки автоматически. Далее идет операция ввода данных в ЭВМ. Контроль вводимых данных осуществляется приемщиками вручную. Также существует контроль через информационные системы, который осуществляется автоматически.

Сортировку и корректировку данных осуществляет оператор по мере поступления новых данных.

Передача информации по каналам связи осуществляется с помощью электронной почты. Вся информация хранится в архиве на бумажных носителях.

Технологическая схема сбора, обработки и выдачи информации представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 Технологическая схема сбора, обработки и выдачи информации

· первичные документы

· отчеты

· сводки

· инвентаризация

Технологический процесс машинной обработки экономической информации представляет собой совокупность операций, осуществляемых в строго определенной последовательности с начального момента до окончательного получения заданных результатов. Его можно подразделить на четыре укрупненных этапа: первичный, подготовительный, основной и заключительный. На первичном этапе осуществляется сбор исходных данных, их регистрация и передача для ввода в ЭВМ. Подготовительный этап охватывает операции по приему, контролю и регистрации входной информации и переносу ее на машинные носители. Основной этап обеспечивает непосредственную обработку информации на ЭВМ. На заключительном этапе осуществляется контроль, выпуск и передача результатной информации потребителю.

В условиях диалоговой обработки внемашинная и внутримашинная технологии тесно связаны друг с другом и не имеют четкой границы, также как и нет четкого разграничения подготовительного, основного и заключительного этапа технологического процесса. Это происходит по причине того, что работа в диалоговом режиме не имеет заранее определенной последовательности действий. Поэтому схема технологического процесса в диалоговом режиме представляет собой совокупность технологических операций, соответствующих схеме диалога задачи и представлена в виде схемы работы системы (см. рис.33.).