Файл: Коммуникации в организациях ОАО «Гомсельмаш».pdf

Введение

По совокупному признанию, коммуникации имеют большое значение для успеха работы организаций и предполагают одну из трудных задач менеджмента. Хорошо работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры обязаны в совершенстве обладать искусством коммуникации, например, образно говоря, они делают работу чужими руками.

Роль коммуникаций явна как в небольших организациях, так и в мощных организациях и корпорациях. Благополучие всей страны в целом зависит от эффективности коммуникационных связей и взаимодействий. Также от этого зависит не только будущее предприятий, но и людей, которые работают на нем.

Как показывает опыт российских и иностранных компаний, что эффективность коммуникаций находится в зависимости от психологического климата коллектива. Там где начальник использует метод «кнута и пряника» происходит стрессовость и нервозность в коллективе, а, следовательно, и не очень хорошая производительность труда наблюдается, большая текучесть кадров, недоступность предприимчивости, зависть и т.п. Ни к чему хорошему это не приводит, а только лишь к затуханию организации и в результате к банкротству.

Впрочем, в случае если начальник проводит собрания в коллективе, где дискуссируются те или же другие трудности развития, используют способы поощрения за инициативу, работу и т.д., создает условия для свободного выражения собственного мнения, если оно даже не совпадает с мнением начальника, то в данном случае персоналу просто трудиться на данном предприятии. Сотрудники понимают свою значимость и стараются применить свой потенциал и ум для достижения процветания организации. На данном предприятии сотрудники не сомневаются в собственном будущем, даже в том, что их проблемы открыто, обсудят на собрании, появятся какие-то идеи, за которые они будут вознаграждены. В сплоченном коллективе легче перенести экономические и политические кризисы страны, так как они будут помогать друг другу.

Все это давно осмыслили иностранные и российские менеджеры. Есть ряд вопросов, которыми обеспокоены современные российские руководители. Например, как достичь эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами?

Все выше сказанное показывает актуальность данной темы и подчеркивается навыком иностранных и российских руководителей, их заинтересованность в исследовании коммуникационных связей и их действенному развитию, потому что одним из очень важных факторов является коммуникация.

Целью курсовой работы является анализ системы коммуникации.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие и роль коммуникаций, элементы и этапы коммуникационного процесса, типы и виды коммуникаций;
2. Проанализировать систему коммуникации;
3. Усовершенствовать коммуникации в организации.

Объектом исследования является коммуникация как поведенческая активность субъектов.

Предметом исследования является умение использовать эффективные коммуникации для достижения поставленных целей.

Глава 1. Коммуникации в системе управления

1.1 Понятие и роль коммуникаций

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов [1].

Непросто переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Абсолютно понятно, что в случае если люди не могут обмениваться информацией, они элементарно не смогут трудиться вместе[10].

Коммуникация – это обмен информацией и смысловое значение между двумя и более людьми.

Крепкость и качество отношений между людьми – будь это приятели, члены семьи или коллеги – в основном предполагают собой функцию того, как отчетливыми и добросовестными считаются их межличностные дела.

Коммуникация – это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Первое условие существования каждой организации – коммуникации – взаимодействия, двусторонние усилия, которые невозможны без совместной деятельности.

Организационная коммуникация – это процесс, с поддержкой которого руководители развивают систему предоставления информации не малому количеству людей внутри предприятия и отдельным лицам и институтам за ее пределами. Она работает важным инструментом в координации работы подразделений организации, разрешает получить нужную информацию на всех уровнях управления.

Руководитель от 50% до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это считается невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, для того чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно поэтому, обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом [7].

Коммуникации в организации играют важную роль. Составление коммуникационных сетей и создание критериев для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важных задач управления. Не случайно немецкие ученые говорят, что хлеб людей организации – это информация и коммуникации. Существование предприятия считается под угрозой, если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связь с внешним миром. Одной информации недостаточно. Это когда она надлежащим образом преобразовывается и обрабатывается, то есть когда возникают коммуникативные связи, которые обеспечивают существование и эффективную работу предприятия.

Американскими исследователями организации были проведены опросы, которые считают, что недостаточная разработка коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности работы организации.

Реально обмен информацией интегрирован как важное звено во все главные виды деятельности организации, значит, в случае. Если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не срабатывают, то это негативно воздействует на функционировании всей организации. Это разъясняется следующими причинами:

- руководители подразделений организации тратят много времени на поиск необходимой информации и её обработку;

- происходит дублицирование информации, потому что одна и та же информация поступает в подразделение и к начальнику из различных источников;

- у одних руководителей и подразделений происходит перегрузка информации, когда в других подразделениях существует недостаток;

- когда работники организации не осведомлены о её деятельности, то это плохо сказывается на процессах интеграции выполняемой работы.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что одна из главных целей управления в организации – это создание системы коммуникации. А также запуск и контроль за нормальным функционированием [8].

1.2. Элементы и этапы коммуникационного процесса

Основу процесса управления взаимодействие между элементами управленческой структуры – подразделениями, должностями, отдельными лицами, которое осуществляется при помощи соединяющих их коммуникационных каналов, которые создаются в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств связи и т.д.

Главная цель коммуникативного процесса – обеспечение понимания информации, которая является предметом общения. Впрочем, сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения. Для лучшего понятия процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:

1. Отправитель;
2. Сообщение;
3. Канал;
4. Получатель.

Отправитель - это лицо, которое стремится донести значимые идеи с помощью передаваемой информации.

Сообщение – это информация, которая шифруется при помощи символов.

Канал – это средство передачи информации.

Получатель – это лицо, которое получает предназначенную информацию.

Процесс коммуникации возможно предположить в виде очередности нескольких взаимосвязанных этапов:

- формулирование идеи;

- кодирование и выбор канала связи;

- передача сообщения;

- декодирование сообщения;

- обратная связь.

Обратная связь

Формулирование идеи

Кодирование информации и выбор канала связи

Передача информации

Декодирование информации

Рис. 1. Процесс коммуникации

Рассмотрим подробнее перечисленные этапы.

Формулирование идеи. Обмен информацией наступает с формирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какое именно сообщение он хочет передать. Конкретно на этом этапе определяется эффективность коммуникационного процесса в целом. До того, как передавать сообщение, отправитель должен принять в расчет много факторов: что должен принять в расчет отправитель, какие идеи и цели уместны и адекватны с учетом выбранной ситуации и т.д.

Кодирование информации и выбор канала связи. Прежде чем, передавать информацию, отправитель дожжен закодировать сообщение при помощи символов. Которые понимает получатель, используя для этого жесты, слова, мимику и другое. Такое кодирование переводит идею в сообщение. Отправитель выбирает канал связи, который соответствует типу символов, использованных для кодирования информации. К таким каналам относится передача речи и письменных материалов, почта, телефон, компьютерные сети, электронная почта, видеоконференции. Бывает случай, что канал связи не пригоден для воспроизведения определенных символов, то передача информации будет невозможна или с затруднением передана. Следовательно, канал связи обязан соответствовать идее, которая формулируется на первом этапе, или обмен информацией будет неэффективным. Во многих случаях обязательно пользоваться многими средствами передачи информации в сочетании. За счет этого становится трудным коммуникационный процесс, потому что отправителю приходится установить последовательность использования данных средств и определить временные интервалы в последовательности передачи информации, в результате делает его более результативным. Исследования показали, что обмен устной информацией лучше, чем обмен письменной информацией.

Передача информации. На следующем, третьем этапе, отправитель использует канал для передачи информации получателю. Речь идет о реальной передаче информации, которую иногда воспринимают за процесс коммуникации. Сообщение посредством передатчика поступает в передающий канал, которое доводится до адресата. Передатчиком может быть как сам человек, так и техническое средство (телефон, радио, факс, компьютер).

Декодирование информации. После получения информации получатель ее декодирует. Декодирование – это символы переводятся в мысли получателя. Если выбранные символы отправителя имеют такое же значение для получателя, то он поймет сразу же смысл информации и идею, которая заложена в ней. В случае, если реакция на идею не потребуется, то процесс обмена информации на данном этапе и не потребуется.

Обратная связь. На данном этапе обратной связи получатель и отправитель меняются местами: получатель становится отправителем и проделывает всю работу коммуникационного процесса при передаче своего ответа начальному отправителю, который теперь стал получателем. Готовый ответ передается по выбранному каналу связи, тем самым замывает цикл пяти коммуникаций.

Обратная связь разрешает подавлять шум, который всегда в большую или меньшую степень присутствует в системе передачи информации. Шум показывает искажением смысла передаваемого сообщения. Когда уровень шума высокий, то это приводит к заметной потере смысла и может полностью блокировать информационный обмен.

Эффективная обратная связь обладает следующими характеристиками:

- направленность, цель эффективной обработки связи – хорошее качество работы сотрудника, повышение его ценности. Она не обязана унижать ощущение собственного достоинства или же задевать репутацию человека.

- конкретность, конструктивность. Действенная оборотная связь, которая обязана обеспечить получателей определенной информацией о состоянии дел, благодаря которой они имеют все шансы взять в толк, как исправить образовавшуюся ситуацию.

- описательный характер. Действенная обратная связь обязана не оценивать работу сотрудника, а беспристрастно обрисовывать то, что в действительности сделано.

- полезность. Действенная обратная связь дает информацию, которую сотрудник имеет возможность применить для лучшего качества своего труда.

- своевременность. Чем быстрее работает обратная связь, тем лучше идут дела.

- желание и готовность сотрудников к восприятию обратной связи. Если сотрудникам навязывают обратную связь, то она оказывается менее важной и значительной.