Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Операции с наличными денежными средствами носят наиболее распространенный характер. Поэтому кассовые операции являются участком деятельности, который наиболее подвержен различного рода нарушениям и злоупотреблениям. И несмотря простоту теоретического материала по учету денежных средств, на практике довольно часто допускаются ошибки и нарушения.

На сегодняшний день актуальность и значимость денежных средств и денежных эквивалентов в деятельности предприятия не вызывает сомнений.

Следовательно, учету денежных средств и их контролю в кассе необходимо уделять особое внимание со стороны руководства предприятия и бухгалтерской службы.

Актуальность аудита денежных средств заключается в проверке учета денежных средств организации - это необходимое условие для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных моментах.

Кассовые операции являются одним из значимых объектов финансового контроля. Обращение денежных средств - непрерывный во времени процесс. Аудит денежных средств - это проверка фактического наличия денежных средств в управлении организацией и правильности отражения их движения в документах. Проверка правильности учета денег и их эквивалентов важна для предприятия.

Учет денежных средств рассматриваются в учебной и периодической литературе многими авторами. При изучении данной проблемы были рассмотрены работы таких авторов: Ф.Ф. Бутынца [1], М.Ф. Огийчука [5], А. Кириченко [2,3], Е. Придава [6].

Учет денежных средств в работах данных ученых рассмотрены очень глубоко и объективно, но в практике множество предприятий, а именно работники этих предприятий допускают разного рода ошибки.

Цель данной работы: раскрыть на примере деятельности организации ООО «Бизнес Аутсорсинг» особенности учета денежных средств в кассе.

Задачи:

- рассмотреть теоретические аспекты учета денежных средств в кассе;

- провести анализ учета денежных средств;

Объект исследования - ООО "Бизнес Аутсорсинг".

Предмет исследования: учет денежных средств в кассе и пути ООО «Бизнес Аутсорсинг».

Структура работы. Работа состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка литературы и приложений.

Методологическими основами исследования является диалектикоматериалистический метод познания и основанные на нем общенаучные, специальные и частно-научные методы.

В работе использованы анализ и обобщение литературы по теме исследования, структурные методы анализа, графические методы и методы математической статистики.

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

1.1 Учет операций по кассе

Движение средств оформляются расходным или приходным кассовым ордером. Установлены особые требования к кассиру: Доступ к денежному ящику и операциям имеет лицо, назначенное руководителем. Кассир несет материальную ответственность, определяемую договором. На время отсутствия кассира в связи с отпуском или болезнью остаток кассы и документы передаются другому лицу по приказу предприятия. Наличие на предприятии нескольких кассиров требует назначения старшего работника. Основной документ учета - кассовая книга. Журнал ведется ежедневно, за исключением случаев отсутствия операций. На конец дня выводится остаток, величина которого должна совпадать документально и фактически. Сумма заносится в кассовую книгу и удостоверяется подписью кассира.

В 2015 году (начиная с 1 июня 2014 года) индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу. Возможность применяется при ведении ИП доходов и расходов, физических показателей, обязательных для учета налоговых показателей. Организации обязаны вести кассовые операции, если на предприятии имеется движение наличных денежных средств. Компания, не использующая наличность для расчетов с работниками, контрагентами, кассовую книгу не ведет. Выручка, полученная предприятием, должна проводится с использованием ККМ. Исключение составляют предприятия, ведущие учет в соответствии с принятыми специальными режимами - ЕНВД и ПНС. По окончании рабочего дня кассир-операционист сдает выручку в кассу предприятия (или инкассаторам) по приходному ордеру.

Кассовые формы - единственные, кроме банковских, бумаги первичного учета, при оформлении которых не допускаются помарки и подчистки. При заполнении бланков и книги в ручном режиме не допускается применение цветных чернил. Если ордера заполнены с ошибками, выписывается новый документ. В кассовой книге или чеке неправильно заполненный лист перечеркивается двумя параллельными линиями.

В 2015 году в порядок ведения документации внесены нововведения: Учет допускается вести в электронном виде с использованием электронной подписи. Кассовые документы могут оформляться не только кассиром, но и главным бухгалтером или, при их отсутствии, руководителем. Кассир должен иметь штамп, подтверждающий проведение операции и подписи лиц, имеющих право удостоверения первичных форм учета. При наличии депонированных сумм реестр не составляется. В последний день выдачи заработной платы отметка о депонировании ставится в платежной ведомости. При ведении в организации ЕНВД или ПСН приход денежных средств может производится по бланкам строгой отчетности (БСО) или иному документу, содержащему обязательные реквизиты. При ведении операций с использованием обслуживающих программ (без электронной подписи) документы должны быть выведены на бумажный носитель. Бланки первичного учета должны иметь реальные (не факсимильные) подписи. Кассовая книга также подлежит выведению на печать. Журнал сшивается по периодам, зависящим от объема операций. Период не имеет значения при условии контроля переноса остатка и постраничной нумерации внутри периода.

Операции по обороту денежной наличности в кассе предприятия отражают в учете и оформляют документально. Весь процесс документооборота представлен на рисунке:

Рис. 1.1 - Документооборот кассовых операций на предприятии

Прием наличных денег кассой организации производится по приходным кассовым ордерам. Выдача наличных денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.

Прием и выдача денежной наличности по кассовым ордерам должна осуществляться только в день их составления. Исправления в приходном кассовом ордере и расходном кассовом ордере запрещены.

При получении приходных кассовых и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

• наличие и достоверность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченных им лиц;
• правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. Прием наличности с помощью ПКО следует оформлять непосредственно в день его составления. После оформления и перед оплатой ПКО, зарегистрированный в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров подписывает главный бухгалтер или лицо, уполномоченное руководителем предприятия.

Для плательщика документом, подтверждающим оплату товара, является квитанция к ПКО (отрывная часть). Он получает ее на руки после того, как внесет наличность в кассу предприятия-получателя.

На квитанции к ПКО обязательно должна быть печать получателя. Приложенные к ПКО документы погашают штампом “Оплачено”, указав рядом с оттиском или прямо на нем дату уплаты (число, месяц и год) Квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная подписями главного бухгалтера, кассира и печатью предприятия, выдается на руки лицу сдавшему деньги.

Приходный кассовый ордер, по которому получена денежная наличность, остается в кассе.

Вся денежная наличность, которая поступает в кассы предприятий, должна своевременно и в полной сумме приходоваться в их кассах [2, с. 17].

Выдача денежной наличности из кассы предприятия ведется по расходным кассовым ордерам или по платежным ведомостям.

При выписке расходного кассового ордера фиксируют основания для его составления и перечисляют приложенные к нему документы. Перед тем как подписать расходный кассовый ордер у руководителя и главного бухгалтера, документ регистрируют в Журнале регистрации, в котором ему присваивают порядковый номер. Если на приложенных к РКО документах (расчетах, ведомостях, накладных) есть разрешающая подпись руководителя, то дублировать ее на самом РКО не обязательно. Лицам, получившим сам ордер, наличность не выдают.

Наличность можно выдавать только тому лицу, на чью фамилию оформлен расходный кассовый ордер. Получив деньги на руки, получатель проставляет в документе дату и подпись. Если деньги нужно выдать третьему лицу, то получатель должен оформить на него доверенность.

Приложенные к РКО документы погашают штампом “Оплачено”, оставив рядом с оттиском или на нем дату уплаты (число, месяц, год) [3, c. 13].

В журнале регистрации указывают дату и номер документа, подтверждающего поступление или выбытие средств из кассы. В конце дня кассир должен порознь подсчитывать поступление и выбытие средств и записать сумму итоговой строкой в Журнале регистрации [6, c. 40].

Предприятие ведет кассовую книгу.

В кассовой книге фиксируют все поступления и выдачу наличности в кассе в национальной валюте предприятия. Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы скреплены оттиском печати предприятия.

Записи в ней осуществляются в двух экземплярах. Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги - остаются в ней.

Другие экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги - “Отчет кассира”, являются отчетом кассира.

Исправления в кассовой книге не допускаются. Если же исправления сделаны, то их заверяют подписями кассира, а также главного бухгалтера. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличности в кассе на начало следующего дня [6, c. 40].

Хозяйственные операции по кассе предприятия отражаются в учетном регистре - Журнале 1 сразу после отработки кассового отчета. Записи в журнале осуществляются на основании отчетов кассира и приложенных к ним приходных и расходных кассовых ордеров [3, c. 17].

Инвентаризацию кассы проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Порядок ведения кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Основное ограничение для остатка кассы - лимит. Величина означает предел денежной наличности на конец рабочего дня. Остаток на конец дня определяется как сумма остатка на начало дня и приход средств за минусом расхода денег. Превышение лимита допускается в дни выдачи заработной платы. Предприятию необходимо: Утвердить срок выдачи заработной платы и авансовых выплат приказом по предприятию. Определить период, отводимый на выплаты. В традиционном варианте устанавливается от 3-х до 5-ти дней. В срок расчетов с сотрудниками включается день получения наличности в банке. Утвердить порядок расчетов с работниками в учетной политике предприятия. Порядок относится только к выплатам наличными деньгами.

1.2 Учет расчетов с применение контрольно-кассовых машин

С целью осуществления наличных расчетов предприятие должно иметь оборудованную кассу, где обеспечивалось бы надежное хранение наличных средств.

Контрольно-кассовые машины, применяемые предприятиями, осуществляющими денежные расчеты с населением, должны соответствовать единым техническим требованиям и подлежат обязательной сертификации и регистрации в государственной налоговой инспекции по месту осуществления деятельности в установленном порядке.

В Государственной налоговой Инспекции ведется специальный реестр, куда вносятся:

• наименование предприятия (владельца);
• ответственный за состояние контрольно-кассовых машин;
• № контрольно-кассовой машины;
• данные фискальной электронной памяти и др.

Ответственность за обеспечение сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке возлагается на руководителя предприятия.

Применение контрольно-кассовой техники (далее — ККТ) регламентируется Федеральным законом от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». ККТ, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальны ми предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Законодательство с 2015 года (Указания № 3210-У) допускает использование программных средств для ведения кассовых операций. Документооборот должен быть защищен от несанкционированного проникновения к операциям. Защита данных учета осуществляется путем применения электронной подписи. В отношении программно-технических средств, осуществляющих прием денежных банкнот, Банк России предъявляет требование о наличии у оборудования функции распознавания фальшивок.

Технические средства должны уметь отличать не менее 4-х признаков защиты российских банкнот.

Хранить в кассе наличность и прочие ценности, которые не принадлежат данному предприятию, запрещено. И, к сожалению в настоящее время не все предприятия выполняют этих требований.