Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Предоставление рекламных услуг».pdf

Описание и оптимизация нужна для автоматизации процессов, для того чтобы понять как функции отдельных сотрудников подразделений взаимосвязаны, какие формы документов приняты в организации.

1.Подпроцесс «поиск клиентов»:

Поиск клиентов осуществляется в ручную, проверяются все раннее заключенные договоры с клиентами.

Клиенты, с которыми не имеются действующие договоры заносятся в список для отправки им коммерческого предложения.

Осуществляется поиск потенциальных клиентов с помощью различных информационных каналов. Найденные клиенты заносятся в список.

Организация получает запросы на предоставление рекламных услуг. Запрос представляет собой сообщение, где указывается информация о предоставлении рекламных услуг.

ООО «Красный куб»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

Подпроцесс « ПОИСК КЛИЕНТОВ»

Согласовано

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за работу с клиентами и заказами

Участники операции

Ответственный за работу с клиентами и заказами.

Документы:

-Список клиентов.

-Действующие договора с клиентами.

-Список потенциальных клиентов.

-Информация о потенциальных клиентах.

-Запросы на предоставление услуг.

-Список клиентов для отправки коммерческих предложений.

2.События:

Входящее событие

Необходимость предприятия осуществлять свою основную деятельность.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Действия выполняемые сотрудниками ООО «Красный куб» предоставлены в таблице №4 Приложение №2

Поиск клиентов указан Рис №5 Поиск клиентов в Приложении № 1

Подпроцесс «отправка коммерческого предложения клиенту»:

На запрос клиента создается коммерческое предложение.

Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласуется внутри компании.

Коммерческое предложение отправляется посредством электронной почты.

Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений.

ООО «Красный куб»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

Подпроцесс « ОТПРАВКА КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ»

СОГЛАСОВАНО

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за подготовку коммерческих предложений

Участники операции

Ответственный за подготовку коммерческих предложений

Документы:

-Отправленные согласованные коммерческие предложения.

-Список клиентов для отправки коммерческих предложений.

События:

Входящее событие

Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса коммерческие предложения должны быть отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Выполняемые действия ООО «Красный куб» указаны в таблице №5 Приложение №2

Отправка коммерческих предложений находится рис №6 Приложение

№1

3.Подпроцесс заключение договоров с клиентами.

В ответ на коммерческое предложение клиент подтверждает заказ.

Заказ регистрируется в журнале. Заносится в список тех с кем был заключен договор.

Далее происходит проверка наличия действующих договоров с клиентами на долгосрочное сотрудничество. Если договора нет, то необходимо перейти к шагу 3.

Далее заключается, продлеваются договоры с клиентами.

ООО «Красный куб»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

4.Подпроцесс « Заключение договоров с клиентами»

Согласовано

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за работу с заказами.

Ответственный за ведение договоров.

Участники операции

-Ответственный за работу с заказами.

+Ответственный за ведение договоров.

Документы:

-Отправленные согласованные коммерческие предложения.

-Заключенные договора с клиентами.

События:

Входящее событие

Коммерческие предложения отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки коммерческих предложений.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса со всеми клиентами должны существовать договора.

Данные Действий выполняемые сотрудниками «Красный куб» на этом этапе находятся таблица №6 Приложение №2

Заключение договоров на оказание рекламных услуг с клиентами указаны рис №7 Приложение №1

От клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договора, принимаются заказы.

На основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения, и заказ согласуется с клиентом, т. е. утверждается.

ООО «Красный куб»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

Подпроцесс ««Обработка заказа»

Согласовано:

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за работу с заказами.

Участники операции

Ответственный за работу с заказами.

Документы:

Заключенные договора с клиентами.

Согласованные заказы.

События:

Входящее событие

Со всеми клиентами существуют договора.

Исходящие событие

Заказы клиентов должны быть утверждены.

Действия: Предоставлены в таблице №7 Приложение №2

Обработка заказа: Предоставлена рис №8 Приложение №1

Подпроцесс «выставление счет-фактуры клиенту»:

В соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура.

На данном этапе подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара) и отправляется клиенту при помощи выбранного канала связи.

На данном этапе счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур

ООО «Красный куб»»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

Подпроцесс ««Выставление счет-фактуры клиенту »

Согласовано

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за подготовку счета-фактуры.

Участники операции

Ответственный за подготовку счета-фактуры.

Документы:

Зарегистрированные заказы.

Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.

События:

Входящее событие

Заказы клиентов должны быть зарегистрированы.

Исходящие событие

Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.

Действия: Предоставление счетов-фактур Таблица №8 находится в Приложении №2. ,Рис №9 «Выставление счета-фактуры клиенту» находится в Приложении №1

Подпроцесс «выполнение обязательств по договору»:

Ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.

В журнал оплат заносится следующая информация:

-Номер счета-фактуры

-Клиент

-Дата отправки

-Сумма

-Дата оплаты

-Дата получения уведомления.

Ответственный за работу с клиентами высылает уведомление о готовности к отгрузке товара, в соответствии с условиями поставки, предварительно занеся его в журнал исходящих документов. В уведомлении, как правило, указывается ориентировочная дата отгрузки. Затем совершается отгрузка товара в соответствии с условиями договора.

ООО «Красный куб»

Бизнес-процесс «Предоставление рекламных услуг»

Подпроцесс ««Выполнение обязательств по договору »

Согласовано

Директор

Ответственный за операцию

Ответственный за работу с клиентами.

Участники операции

Ответственный за работу с клиентами.

Документы:

Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.

Расходные накладные.

События:

Входящее событие

Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.

Исходящие событие

Предоставление рекламных услуг указано в таблице №9 Приложение №2, «Выполнение обязательств по договору»

6.5. Предложения по автоматизации бизнес-продажи предоставление рекламных услуг и внедрение нового программного продукта. бизнес моделиров атоматизация продажа

Подпроцесс «поиск клиентов»:

- необходимо обеспечить возможность ведения общего справочника клиентов.

- должна быть предусмотрено возможность фиксации отправки информации о продукте.

Подпроцесс «отправка коммерческих предложений»

- следует предусмотреть ведение коммерческих предложений для каждого клиента в системе.

- возможность фиксации уже отправленных коммерческих предложений.

Подпроцесс «заключение договоров»:

- факт получения подтверждения комплектации заказа должен фиксироваться в системе путем копирования данных из соответствующего коммерческого предложения в новый заказ. В новый заказ должна переноситься вся информация из коммерческого предложения.

- должна быть реализована возможность ведения договоров с клиентами в системе.

Подпроцесс « обработка заказа»:

- Необходимо предусмотреть возможность редактирования заказов в процессе их оформления.

Подпроцесс «выставление счета – фактуры клиенту»

- фиксация факта отправки счета – фактуры клиенту.

Подпроцесс «выполнение обязательств по договору»:

- Необходимо обеспечить автоматическую процедуру ведения бухгалтерского учета, в том числе налоговых отчислений.

- Необходимо обеспечить возможность работы в системе с банковскими выписками (ввод, просмотр, редактирование).

-в журнале регистрации счетов-фактур необходимо обеспечить отражение получения уведомления о выполнении условий по оплате.

В качестве программного продукта для оптимизации процесса «продажи» была выбрана CRM- система Quick Sales 2.

Quick Sales – это CRM (Customer Relationship Management) система, которая предназначена для управления взаимодействием с клиентами.

Quick Sales обеспечивает решение следующих задач:

-ведение клиентской базы данных,

-планирование и выполнение работы с клиентом,

-контроль работы менеджеров по продажам,

-получение аналитических отчетов.

Система Quick Sales полностью интегрирована с 1С.

Следует отметить, что система Quick Sales предоставляет очень мощный механизм поиска клиентов, товаров, сделок и т.п.

Примеры реализации данных процессов.

Ведение общего справочника клиентов:

Модуль «Клиенты» является основным модулем всей системы Quick Sales и предназначен для ведения базы данных клиентов (компаний).

В режиме «Карточка» можно просматривать, водить новые и редактировать старые данные о клиенте и работах с ним. Информация о самом клиенте и о работе с ним может быть описана очень подробно. Система не требует обязательного заполнения всех полей.

В Quick Sales предоставляется возможность печати платежных документов. Для этого вместе с системой (в формате MS Excel) поставляются четыре шаблона:

-счет,

-счет-фактура,

-товарная накладная,

-приходно-кассовый ордер.

Помимо 4 поставляемых шаблонов, Администратор может создавать в Excel собственные шаблоны и дать возможность пользователям печатать в системе Quick Sales по нему документы.

Ведение договоров с клиентами. Закладка предназначена для ведения договоров, которые оформляются при заключении сделки. Закладка выглядит так:

Интеграция систем Quick Sales и 1С позволяет автоматически формировать и осуществлять загрузку учетных документов (счет, накладная, счет-фактура и другие документы) в системе 1С, а также вносить информацию о денежных поступлениях в Quick Sales и новых документах, созданных в 1С, минуя интерфейс связи Quick Sales и «1С:Предприятие».