Добавлен: 26.06.2023
Просмотров: 103
Скачиваний: 3
Процессный подход к управлению процессов помогает выявлять возможности для оптимизации, а эффективно работающие контроли в составе процессов обеспечивают снижение числа ошибок и уверенность в рационально и точном исполнении процедур.
Процессный подход отлично подходит и для управления IT-деятельностью. Отчётность о работа процессов помогает выявлять возможности для оптимизации, а эффективно работающие контроли в составе процессов обеспечивают снижения числа ошибок и уверенность в рациональном и точном исполнении процедур. В основе IT-решений лежат методы сокращения издержек при работе с информацией.[29][29]
На ряду с преимуществами использования процессного подхода для оптимизации бизнес-процесса существуют так же и недостатки, это:
А) высокое требование к квалификации, личным и деловым качествам работников, необходимость освоения ими смежных профессий;
Б) необходимость чёткого распределения ответственности, взаимодействия, ресурсов, информации для принятия управленческих решений и отчётности;
В) не полностью решаются такие вопросы, как распределение ресурсов, управление процессом и оценка его эффективности, поскольку не создаются реально работающие механизмы выделения ресурсов владельцу процесса и системе управления.[30][30]
Качество – важнейший фактор, влияющий на конкурентоспособность продукции. Применение процессного подхода проявляется в снижении влияния человеческого фактора, что положительно сказывается на качестве производимой продукции, а, следовательно, на конкурентоспособности.[31][31]
Процессный подход вводит горизонтальный менеджмент, пересекающий барьеры между различными функциональными единицами и консолидирующий их внимание на основных целях деятельности организации. Это не всегда берётся в счёт и учитывается при принятии решения в организации о переходе на процессные технологии.[32][32]
Процессный подход в целом рассматривается как документирование деятельности подразделений организации в виде процессов и налаживание взаимодействия между этими подразделениями по входам/выходам. Это идеальный управленческий инструмент, не только снижающий непроизводительные затраты, но и повышающий качество продукции, инструмент, позволяющий иметь полную информацию о текущем процессе бизнеса и принимать своевременные и стратегически верные решения.[33][33]
На основании всего выше описанного можно сделать вывод, что процессный подход – это один из ранних подходов организации деятельности, который был замечен и получил полноценное развитие лишь в конце 80-х годов вытесняя функциональный и другие менее развитые подходы. Процессный подход это прежде всего прогрессивный подход по тому, что он отражает реальные процессы современного бизнеса. Новые методики процессного подхода базируются на предшествующих методах. В современном бизнес процессе происходит лишь их совершенствование, расширение и дополнение. Каждый процесс как живой, он является неотъемлемой частью целостного бизнес-процесса и при этом активно взаимодействует с другими внутренними и внешними процессами. Регламентация процессного подхода происходит посредством стандарта ISO 9000, который является базовым.
Но эта прогрессивность процессного подхода имеет две стороны. С одной – помогает оптимизировать, улучшить бизнес-процесс, систематизировать, внедрять новые более совершенные технологии. С другой стороны – требует желания и подготовленности персонала к изменениям, затраты временных и денежных средств, повышения контроля над качеством самого процесса. Применение процессного подхода требует строгой отчётности и структурированность. Это значит, что прежде чем приступать к оптимизации бизнес-процесса с помощю процессного подхода, следует оценить финансовые возможности, а также располагать временем и морально подготовить всех участников проекта.
ГЛАВА 2
2.1. Реализация процессного подхода
Процессный подход может быть применим как к бизнесу в целом, так и к ресурсам предприятия, в том числе и к персоналу.[34][34]
Процессный подход строится на нескольких базовых принципах: планирование постоянного улучшения качества конечного продукта, направленность на удовлетворение клиента; создание эффективной системы мотивации персонала; корпоративная ответственность за результаты хозяйственной деятельности всех участников управленческих звеньев.[35][35]
Для процессного подхода смысл управления бизнес-процессом состоит в том, что собственник обязан контролировать жизнь процесса с установленной периодичностью и вовремя принимать управленческие решения. Собственник процесса обязан вести оперативное управление, то есть активно вмешиваться в ход бизнес-процесса, по мере необходимости изменять запланированное распределение ресурсов. При этом он имеет право менять не только планы и сроки, но и требования к результатам процесса в соответствии с изменившейся ситуацией, если она требует немедленного вмешательства. [36][36]
Нужно учитывать, что внедрить процессный подход по приказу выше невозможно, нужно помнить о людях, принимающих в этом непосредственное участие. [37][37]
Внедрение процессного подхода к управлению на предприятии можно осуществлять с учётом следующих рекомендаций:
А) процессный подход лучше внедрять «сверху» (через принятие решения руководством предприятия»;
Б) для лучшего понимания процессного подхода необходимо провести обучение всего персонала, включая руководство. Необходимо изменить мышление сотрудников, сместить фокус на клиента, привить навыки командной работы;
В) нельзя «поручать внедрение» процессного подхода какой-либо одной из служб предприятия. Должны быть вовлечены все участники процессов предприятия;
Г) система процессного управления должна быть согласована с уже существующими системами на предприятии (такими, как система стратегического управления и система мотивации);
Д) лучше начинать с разработки стратегических целей компании, а уже затем, на их основе, переходить к определению целей процессов. [38][38]
Чтобы провести оптимизацию бизнес-процессов надо соотносить между собой риски потери управляемости процесса и затратить на его управление средства, и делать соответствующие выводы. Таким образом, проанализировав процесс на оптимальность, надо составить перечень его проблемных зон и разработать меры по их устранению. [39][39]Следует помнить, что сначала нужно автоматизировать бизнес-процессы, увеличить прибыльность компании, заработать деньги, на которые следующим шагом можно проводить оптимизацию внутренних процессов.
2.2. Планирование процессов
Самое главное перед применением процессного подхода – это этап подготовки, а именно описание существующих процессов[40][40]. На этом этапе нужно установить цели процессов, необходимых для выработки результатов в соответствии с требованиями клиентов и политиками организации. [41][41]Планировать можно как саму деятельность (штуки, тонны, рубли, время), так и показатели эффективности процесса.
Независимо от того, впервые организация берётся за управление на основании процессного подхода, или процессное управление уже применяется в ней в течении длительного времени, начинать следует с построения модели процесса. Внедрение процессного подхода - затратный и трудоёмкий проект, который может являться предметом определённого исследования. Но и он начинается с проектирования, а точнее построения моделей уже существующих процессов, или описания процессов.
Моделирование процессов позволяет временно абстрагироваться от структуры предприятия и сосредоточиться на выполнении его основных функций.[42][42]
Модель описания бизнес-процесса определяется возможностью компании использовать специализированные программные продукты, такие как BPWin или RIS.[43][43]
Общий анализ недостатков известных методов моделирования показывает, что наиболее адекватные результаты можно получить с помощю имитационного моделирования экономических процессов при наименьших затратах на его осуществление.
Информационная технология имитационного моделирования стандартизирована и является типовой для любого экономического процесса. Развитие такой технологии привело к появлению моделирующих систем, позволяющих неподготовленному пользователь-экономисту непосредственно создавать и использовать имитационные модели экономических процессов на компьютере.[44][44]
Подробное описание деятельности можно получить при помощи моделей ARIS или IDEF0. И это обеспечит понимание деятельности сотрудниками группы, разрабатывающей модель.[45][45]
Для того, чтобы повысить эффективность и результативность функционирования бизнес-процесса с помощю процессного подхода к управлению, необходимо с использованием одной или нескольких экономико-математических моделей описать деятельность предприятия. Разрабатываемая при этом модель даёт возможность установить количественную связь показателей эффективности с объёмом и стоимостью используемых ресурсов. Таким образом, процессный подход, обеспечивая непрерывность управления, позволяет отслеживать взаимодействия в рамках предприятия различных структурных подразделений, а также измерять и оценивать бизнес-процессы, реализуемые этими подразделениями. [46][46]Очень сложно определить заранее, станет ли попытка внедрить процессный подход удачной или нет, - слишком от многих факторов это зависит. Не последнюю роль играет высшее руководство. Ведь эффективные руководители могут иметь сугубо индивидуальный стиль управления и пользоваться различными приёмами менеджмента, каждый из которых хорош в одном случае и совершенно не приемлем в остальных.[47][47]
Владелец процесса для принятия управленческих решений должен получить информацию о ходе процесса, о результатах процесса, и данные от потребителя о степени его удовлетворительности полученным продуктом. Владелец процесса устанавливает контрольные точки, в которых производится сбор данных о процессе, регламенты сбора, обработки и предоставления этой информации.[48][48]
Следует помнить, что оптимизировать хаос невозможно. Сначала надо «увидеть» ход протекания процессов, т.е. зафиксировать процессы в виде «как есть». Ведь если не удаётся описать процессы, происходящие в настоящее время (например, из-за их высокой изменчивости), то и оптимизировать будет нечего (в данной ситуации можно выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые).[49][49]
Владелец процесса, как ключевое звено, ведущее к оптимизации бизнес-процесса ведёт оперативное управление процессом, корректируя (активно вмешиваясь в ход процесса – Act) запланированное распределение ресурсов, меняя планы, сроки и результаты процесса в соответствии с изменившейся ситуацией.[50][50]
На этапе планирования могут быть определены такие мероприятия, как: выполнение главных причин проведения оптимизации бизнес-процессов и оценка последствий отказа от них; выявление важнейших процессов, требующих реинжиниринга; создание рабочей группы из представителей администрации; обеспечение поддержки проекта руководством; подготовка плана проекта; согласование плана проекта с руководством; подбор команды проекта; проведение вводного совещания; информирование руководителей низшего звена и всей организации; обучение команды проекта; начало реформ, подготовка плана информирования.[51][51]
2.3. Собственно выполнение работы
Переход к процессному управлению может быть осуществлён двумя способами:
А) эволюционным, который представляет собой путь внесения изменений в существующую функциональную систему;
Б) путём реструктуризации и реинжиниринга бизнес-процессов.[52][52]
Модели, описывающие деятельность, должны иметь вход от всех остальных элементов: плановые и учётные данные, данные анализа, управленческие решения и т.д.[53][53]
При внедрении процессного подхода к управлению организацией можно воспользоваться рекомендациями ВНИИС Госстандарта России.[54][54]
Для того, чтобы сформировать систему процессов, необходимо определить следующее:
А) потребителей продукции и/или услуг организации;
Б) продукцию и / или услуги, производимые в организации и поставляемые потребителям;