Файл: "Проектирование реализации операций бизнес-процесса "Складской учет".pdf

Введение

Информационная система (ИС) — система, предназначенная для поиска, хранения и обработки информации, и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию (ISO/IEC 2382:2015)^[1].

Информационная система предназначена для своевременного обеспечения надлежащих людей надлежащей информацией, то есть для удовлетворения конкретных информационных потребностей в рамках определенной предметной области, при этом результатом функционирования информационных систем является информационная продукция — документы, информационные массивы, базы данных и информационные услуги^[2].

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединённых в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления.

Автоматизированная система управления представ- ляет собой автоматизированную систему, предназначенную для автоматизации всех или большинства задач управления, решаемых коллективным органом управления (министерством, дирекцией, правлением, службой, группой управления и т. д.).^[3]

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется организационно-техническая система, являющаяся совокупностью программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации. То есть информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации.^[4]

В АИС лишь часть функций управления и обработки данных выполняется компьютером, а часть все же человеком.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы современного предприятия, необходимо отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета.

Компьютерный автоматизированный учет имеет свои особенности и, в принципе, отличается от обычного учета. Автоматизированная система облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов, но и позволяет формировать обобщенные отчеты из накопленных данных для анализа хода деятельности, необходимого для управления ею. Конечно, такие отчеты можно сделать и в «ручную», но на расчеты уйдет столько времени, что они станут никому ненужными, или для этого придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов.

Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы организации деятельности компании.

Реализация проекта АИС «Складской учет» значительно облегчит работу сотрудников на складе и обеспечит возможность уменьшить расходы на управление за счет освобождения человеческих ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, хранить и анализировать данные за любой промежуток времени, осуществлять поиск нужной информации по различным критериям отбора. Поэтому данная тема является весьма актуальной в современных условиях хозяйственной деятельности.

Целью настоящей курсовой работы является анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада. Результатом выполнения работы является создание готовой информационной системы учета движения материалов на складе.

При выполнении данной работы пред нами были поставлены следующие задачи:

• описание предметной области;
• проектирование концептуальной модели данных;
• моделирование бизнес-процессов;
• проектирование физической структуры базы данных.

Решение этих задач предусматривает создание базы данных учета движения материалов на складе.

Задачи курсовой работы раскрываются в двух главах:

ГЛАВА 1 – Аналитическая часть. Анализ предметной области и постановка задачи. Здесь определяется предметная область, производится выбор комплекса задач автоматизации, даются характеристики существующих бизнес – процессов, документооборота, возникающего при решении задачи. Производятся анализ информационных потребностей пользователей, обоснование проектных решений по информационному обеспечению, обоснование проектных решений по программному обеспечению, а также моделирование соответствующих бизнес процессов в нотациях IDEF0, DFD, IDEF3.

ГЛАВА 2 – Проектная часть. В данной главе производится разработка информационной модели данных, даются характеристики нормативно-справочной, входной, оперативной и результатной информаций.

Также здесь, в рамках реализации информационной системы:

• составлены общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
• построена структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
• даны характеристика базы данных и описание программных модулей.

Завершает глава контрольным примером реализации проекта и его описанием.

ГЛАВА  1. Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Предметная область информационной системы - это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается.

Предметная область информационной системы рассматривается как совокупность реальных процессов и объектов, а также связей между ними, представляющих интерес для её пользователей

Склад готовой продукции не занимается торговой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц заинтересованных в этом. Склад должен выполнять следующие функции:

• прием, рассортировка, учет, хранение, комплектация и отгрузка готовой продукции потребителям,
• определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе
• согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями,
• организация приемки продукции сторонними организациями,
• координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей,
• подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.

При организации учете продукции, находящейся на временном хранении, склад обязан выполнять работы по составлению

• карточек,
• кладовых книг,
• описей,
• приходных и расходных накладных,
• ордеров по учету прихода, расхода, наличия остатков продукции на складе,
• учетных документов о выполнении заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции,
• отчетов о загрузке складских площадей.

Анализ предметной области и сложившейся на складе ситуации приходим к задаче - создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

• электронная регистрация документов;
• поиск товаров для отгрузки в БД и просмотра информации о месте его хранении (номер склада).
• формирование документов отчетности (приходные, накладные и т.д.).

В результате большой объем ранее выполняемой бумажной работы перейдет в электронный формат, что позволит также и сократить фонд заработной платы за счет уменьшения числа занятых работников.

При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет, т.е. те работы, которые имеют значительный удельный вес в общем объеме учетных работ склада. Их автоматизация позволит сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность.

Критерии выбора технических средств

надежность функционирования системы

функциональная полнота системы

быстродействие

минимизация затрат на стоимость

аппаратных средств

прикладных систем

сопровождения системы

развития системы

Характеристика существующих бизнес – процессов

Рассмотрим базовые бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе. Данное рассмотрение позволит выявить недостатки существующей системы складского учета, а так же показать необходимость автоматизации склада.

Процедура приема продукции на склад происходит в следующем порядке:

Прием продукции

продукция на склад приходит в сопровождении экспедитора и приходной накладной

на складе контролер, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных)

контроллер осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение

грузчики склада отвозят товар в свободное место хранения

контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как:

• ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве;
• после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит в следующем порядке:

Отгрузка товаров

получатель товара подает накладную на отгрузку товара

контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов

контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее

затем получатель товара проводит проверку, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве

контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара и выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара и выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара

производится отгрузка товара техническими средствами.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основными пользователями разрабатываемой системы будут: кладовщик - непосредственный работник склада, работающий с документами, бухгалтер, который вносит все изменения состава товаров на складе в бухгалтерский баланс, руководитель - заведующий складом, который видит общую картину товаров склада и пользуется информацией для управления, а также подписывает документы (бухгалтерские, акты приема- передачи и т.д.), а также непосредственные клиенты склада – получают подготовленные информационной системой документы (акты, накладные и т.д.).

Ниже приводится схемы документооборота на складе