Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление товарными потоками»..pdf

1.3 Моделирование существующей технология выполнения функции обработки, заказа на производство необходимой продукции регистрации и передачи

Процессы обработки и сопровождения заказов были смоделированы в нотации IDEF0. В качестве инструмента для моделирования и графического представления данного бизнес-процесса было использовано свободно-распространяемое программное обеспечение моделирования бизнес-процессов – пакет «Ramus Educational».

На рис. 6 отображена контекстная диаграмма приема и сопровождения заказов в ЗАО «МедСил».

Рисунок 6 - Прием и сопровождение заказов в ЗАО «МедСил AS-IS

В качестве входов в данном бизнес-процессе выступают следующие данные:

• Информация о клиентах;
• Информация о заказах;

В качестве управляющих процессов представлены документы- регламенты бизнес-процесса, они в том числе включают в себя идентификацию управленцев управляющих данным бизнес-процессом.

В качестве ресурсов исполнения бизнес-процесса используются сдедующие бизнес-единицы:

• ЭИС «Заказы»;
• Специалист приема и сопровождения заказа в головном офисе;
• Мастера участков;
• Кладовщик;
• Специалист приема и сопровождения заказа в головном офисе;

Выходом бизнес-процесса сопровождения является отгруженная продукция.

На рис. 7 отображена декомпозированная модель приема и сопровождения заказов в ЗАО «МедСил».

Рисунок 7 - Декомпозиция модели приема и сопровождения заказов ЗАО «МедСил» AS-IS

При этом в деятельности компании, существующая ЭИС компании «Заказы» используется лишь на стадии приема и сопровождения заказов в головном офисе (отдел сбыта) ЗАО «МедСил».

На рис. 8 отображена декомпозированная модель функционального блока приема и обработки заказов в отделе приема заказов на производстве.

Рисунок 8 - Декомпозиция модели приема и обработки заказов в отделе приема заказов на производство в ЗАО «МедСил» AS-IS

В ходе осуществления обработки и сопровождения заказов в ЗАО «МедСил» специалисты отдела приема и сопровождения заказов сначала обрабатывают полученную информацию с головного офиса, а далее распределяют заказы по участкам по мастерам участков, далее составляется спецификация на производство продукции и данная информация передается в производственные цеха компании.

На рис. 9 отображена декомпозированная модель функционального блока передачи на стерилизацию и отгрузку продукции.

Рисунок 9 - Модель декомпозиции функционального блока передачи на стерилизацию и отгрузки продукции клиенту в ЗАО «МедСил» AS-IS

В данном процессе участвует компания, которой выделены функции на аутсорсинг по осуществлению стерилизации продукции.

Стерилизация продукции бывает двух видов: газовая и радиционная.

Основные проблемы в существующей технологии приема и сопровождения заказов заключаются в последовательной передачи информации от головного офиса в отделе приема заказов. Это происходит из-за особенностей существующей наследуемой экономической информационной системы обработки информации о выполнении заказа, при этом сама ЭИС используется только в головном офисе.

Таким образом, в отделе приема заказов - отсутствует автоматизированная система обработки заказов, также как и в бизнес-процессах стерилизации продукции.

Таким образом, компания строит дополнительные барьеры в протекании бизнес-процесса, из-за них отсутствует параллельность в выполнении операций технологической цепочки и происходит искажение информации, увеличение транзакционных издержек в производстве продукции.

В ЗАО «МедСил» в целом процесс приема и обработки заказов проходит отлаженно, но всё же существует ряд недостатков:

• В связи с тем, что информация о заказе поступает к исполнителю через промежуточное звено головного офиса, порой случается так, что информация о заказе искажается, совершая очень длинный путь от заказчика до исполнителя.
• На оформление заказа затрачивается достаточно большое количество времени, сначала оформляется в головном офисе, затем в отделе приема заказов на производстве, и только после этого информация поступает в производственные цеха.
• Информация о готовности продукции и отгрузке, до заказчика так же поступает с задержкой, так как сначала она поступает в головной офис, откуда уже отсылается заказчику.
• Приходится часто совершать проверки, выезжая на территорию основного производства, что отвлекает от текущих дел.

Исключить данные недостатки возможно разработав и внедрив в эксплуатацию экономическую информационную систему, с помощью которой сотрудники отделов по обработке заказов головного офиса и основного производства могли работать напрямую, исключая промежуточное звено, т.е. при поступлении заказа, тот единовременно отображается в обоих отделах, после чего сразу же приступает к исполнению.[6]

Подводя итоги первой главы, можно сделать следующие выводы:

1. Внедрение процессного подхода делает процессы организации структурированными, стабильными и воспроизводимыми. Это означает, что такая организация эффективнее, чем не внедрившая процессный подход.

2. При внедрении процессного подхода в организации обязательно должны появиться структурированные процессы и структурированные бизнес-единицы, обеспечивающие гибкость и адаптивность самой системы процессов к изменяющимся условиям внешней среды. Иными словами, должны совершенствоваться не только процессы управления, но и процессы выполнения деятельности.

2.Автоматизация управления процессом приема и сопровождения заказов в ЗАО «МедСил»

2.1 Постановка задачи на разработку ЭИС

Целью внедрения данной ЭИС является устранение тех недостатков, которые были выявлены в ходе исследования работы отделов сбыта головного офиса и приема и сопровождения заказов на производство, обработки и регистрации заказов. Главным недостатком описанного бизнес-процесса обработки заказов клиента является усложнение работы специалистов в связи с лишним рядом действий по дублированию информации, и её ручной обработки в некомпьютеризированной системе. Данная разрабатываемая система, имеющая свою отдельную базу данных на одном сервере и возможность обработки, позволит ускорить обработку заказов в следствие устранения дублирования и появлении информации в обоих отделах одновременно и тем самым ускорять и упростить процесс регистрации заказа клиента и его отправку в производственные цеха компании

Разрабатываемая ЭИС должна обеспечивать:

Сбор, обработку и регистрацию всех данных о клиентах в единую информационную базу компании, подробная характеристика о каждом клиенте, возможность быстрого ввода и доступа к информации о клиенте;

Cбор и учет информации о заказах клиента – информацию о идентификационном номере заказа; планируемой даты отгрузки продукции клиенту и анализ условий поставки клиенту и состояния его заказа;

Формирование производственных спецификаций и др. информации, характеризующая заказ клиента и его перемещение по предприятию;

Формирование следующей отчетности:

отчет, содержащий информацию о клиентах заказавших продукцию за определенный выбранный период;

отчет, содержащий информацию о продажах продукции за выбранный (отгруженная продукция);

отчет, содержащий о всех заказах клиентов за выбранный период с указанием статуса состояния заказа клиента;

Пользователями данной информационной системы являются специалисты приема и сопровождения заказов в головном офисе и на производстве. В их обязанности при работе с ЭИС входит:

занесение данных по клиентам, имеющим интерес к продукции и регистрация их заказов компании в базу данных;

формирование отчетов по отгруженной продукции, который показывает фактические результаты работы организации в различных разрезах.

На схеме. 1 представлена функциональная структура решаемых задач ЭИС, а также входные и выходные информационные потоки.

Данная схема показывает информационные потоки, которые поступают на вход ЭИС, функции решаемых системой и создающею промежуточную информацию в ходе осуществления своих функций в соответствии с целями системы.

Также, на схеме показаны выходящие информационные потоки, которые были созданы в следствии реализации системой своих функций.

Входная информация:

1. Клиенты.
2. Договоры клиентов.
3. Номенклатура.
4. Склады.
5. Услуги.

Функции (задачи, решаемые системой):

- ведение единой клиентской базы;

- обработка информации о заказах клиентов;

- учет заказов клиентов и всех сопровождающих его процессов - перемещение готовой продукции и материалов, составление спецификации, производство, стерилизацию и отгрузку;

Выходная информация:

Отчет о состоянии заказов клиентов;

Отчет о спецификациях на производство;

Отчет о готовой продукции на складе

Отчет о издержках на стерилизацию;

Отчет о прибыли и издержках ЗАО "МедСил" по заказам клиентов;

Промежуточная информация:

Заказ клиента;

Приемка на склад готовой продукции;

Отгрузка продукции клиенту;

Спецификация на производство;

Отгрузка на стерилизацию;

Схема 1. Функциональная структура решаемых ЭИС задач

2.2 Моделирование «как-будет» приёма и сопровождения заказов в ЗАО «МедСил»

В основе разработки ЭИС лежит процесс приема и сопровождения заказов на производство в ЗАО «МедСил», который проводится с помощью специалистов по приему и сопровождению заказов в отделе сбыта (головной офис) и отдела приема заказов на производство, осуществляющих обработку, регистрацию и отслеживание состояния заказов на производство необходимой продукции.

Новая предлагаемая технология приёма и сопровождения заказов в ЗАО «МедСил» позволит устранить основные недостатки присущие существующей в компании практике приема и сопровождения заказов, выявленные на стадии анализа объекта управления.

Разрабатываемая ЭИС направлена на автоматизацию процесса приема и сопровождения заказов в отделах сбыта (головной офис) и отделе приема заказов на производстве компании ЗАО «МедСил».

При этом в отделе сбыта (головной офис) эксплуатация старой наследуемой системы, разработанной ещё на языке FoxPro - будет прекращена и система соответственно будет утилизирована. Также, стоит отметить, что использование пакета MS Excel в отделе приема заказов на производство будет существенно уменьшено - за счет внедрения более эффективной информационной системы, разработанной на платформе 1С: Предприятие 8.3.

Таким образом, вследствие разработки и внедрения ЭИС в отделах сбыта (головной офис) и отделе приема заказов на производство процесс приема и сопровождения заказов становится не столь трудоемким и более оперативным.

Далее представлены схемы бизнес процессов, которые будут организованы на предприятии в результате внедрения и эксплуатации ЭИС.

На Рисунке 6 представлена структура реорганизованного бизнес-процесса приема и сопровождения заказов, составленная с учётом использования разработанной ЭИС.

Рисунок 10 - Структура бизнес-процесса мониторинга заказов

На Рисунках 11 – 14 представлены контекстная диаграмма процесса приема и сопровождения заказов ЗАО «МедСил» и декомпозиции рассматриваемого процесса согласно принципам автоматизации процессов, путём использования ЭИС приема и сопровождения заказов. Диаграммы представлены в нотации IDEF0.