Файл: Разработка конфигурации «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» в среде 1С Предприятие 8.3.pdf

Деятельность коммерческих предприятий должна быть ориентирована на достижение целей, связанных с удовлетворением потребностей в товарах, работах, услугах и извлечением прибыли. В современных условиях особую значимость приобретают вопросы рационального управления экономическим потенциалом предприятия и эффективного его использования.

Использование современных информационных технологий в сфере управления обеспечивает повышение качества экономической информации, ее точности, объективности, оперативности и, как следствие этого, возможности принятия своевременных управленческих решений.

Один из способов автоматизации, это внедрение информационных систем в деятельность организации. Это позволяет автоматизировать либо часть действий производства, либо всё производство целиком. Всё зависит от масштабов системы и масштабов предприятия.

Объектом исследования данной дипломной работы является отдел снабжения организации.

Предметом исследования в работе являются организация планирования закупок и размещение заказов .

Цель курсовой работы – разработка информационной системы «Планирование закупок и размещение заказов». Данная информационная система должна быть информативным, удобным и гибким в администрировании.

Из поставленной цели вытекают задачи:

рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
провести обоснование проектных решений;
рассмотреть и описать нормативно-справочную, входную и результатную информацию;
разработать проект автоматизации;
разработать программный интерфейс информационной системы и выполнить физическую реализацию ИС.

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, списка литературы и приложения с исходным кодом.

Во введении описывается постановка задачи и определяется цель разработка, производится описание объекта и предмета исследования.

Основная часть состоит из 2 глав. В первой главе производится рассмотрение предметной области и обоснование разработки.

Во второй главе производится проектирование структуры конфигурации 1С Предприятие и разработка документов. Производится разработка структурных элементов конфигурации 1С Предприятие. В заключении подводятся итоги выполненной работы.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Отдел снабжения в компании является одним из ключевых звеньев, так как эффективность работы этого отдела напрямую влияет на финансовое состояние компании и на ее положение на рынке.

Внедрение информационной системы в деятельность отдела снабжения является немаловажным фактором, позволяющим добиться высоких результатов деятельности организации.

Она может предоставить компании следующие конкурентные преимущества:

высокую скорость реакции на обращения клиентов;
повышение качества оказываемых услуг;
повышение лояльности существующих клиентов за счет возможности отслеживания всей истории взаимоотношений с клиентами, исключения потери заявок клиентов и предоставления корректной документации.

Моделирование бизнес-процессов позволяет описать все выполняемые функции в рассматриваемой области такие как обработка информации, в информационной системе, проведение анализа количественных показателей объемов сбыта продукции.

Для входных данных были выбраны: заказы на товары, информация о клиенте, информация о товарах.

Выходной информацией являются: оформление закупки товаров, формирование заказа на приобретение товаров, формирование плана закупок, отчет по продажам, отчет по выполнению плана закупок, отчеты по заказам и закупкам.

Механизмами обработки функционального блока являются сотрудники отдела по работе с клиентами, менеджеры по закупкам, начальник отдела снабжения.

Модель IDEF0 представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Модель IDEF0 деятельности по планированию закупки и размещению заказов

Для уточнения границ рассматриваемой задачи производится декомпозиция модели IDEF0. В декомпозиции производится рассмотрение всех функций и этапов обработки данных для формирования плана закупок и размещения заказов.

Можно выделить основные задачи при формировании плана закупок:

Обработка заказов клиентов.
Проверка остатков товаров.
Оформление продажи.
Оформление закупки товаров у поставщиков.
Формирование плана закупок.

Все задачи тесно переплетены между собой. Учёт товаров связан с учётом денежных средств (учёт продаж и закупок), а учёт работы сотрудников связан с продажами. Дальнейшая декомпозиция показывает что с помощью разрабатываемой системы все сотрудники отделов работают в единой информационной среде и выполняют операции с помощью одной программы.

Декомпозиция модели IDEF0 представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Декомпозиция модели IDEF0

С помощью информационной системы планирования закупок и размещения заказов необходимо добиться упрощения операций по выполнению закупок на основании оформленных заказов клиентов, составлению планов на продажи и закупки товаров. Хранить информацию о заказах и изучение потребительских предпочтений клиентов.

Разрабатываемая система должна хранить и обрабатывать данные о продажах и закупках, выдавать результатную информацию в виде оформленного плана продаж и закупок на день и на месяц. Формировать по заказам дилеров план закупок. Все задачи должны выполняться по требованию пользователя [6].

В связи с этим, возникла необходимость в разработке и внедрении программного обеспечения информационной системы «Планирование закупок и размещения заказов» для сотрудников отдела снабжения.

Проектируемое программное обеспечение «Планирование закупок и размещения заказов» должно позволять:

провести учет выполняемых заказов;
провести учет выполняемых продаж;
производить оформление закупок товаров на основании заказов;
выполнять составление планов по продажам и закупкам;
отслеживать динамику изменения сбыта, на основе которой будут планироваться продажи;
хранить данные по клиентам и их заказам;
вести базу данных, содержащую информацию о продуктах, поставщиках;
формировать отчеты по продажам, заказам, планах продаж и заказов и их исполнения.

Обработка исходных данных в виде обработки данных и внесение их в программу:

номенклатура товаров и выполняемых услуг;
стоимость товаров и услуг;
данные клиентов.
текущие сведения о наличии товаров.

Предоставление результатной информации в виде форм и отчетов:

оформление заказов;
оформление продажи;
оформление закупки
отчет по продажам;
отчет по закупкам;
выполненные продажи [17].

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

При оформлении заказов, выполнении продажах и формировании закупки товаров приходится много времени тратить на составление документов, затем, происходит подготовка основной, конечной структуры заказа и отчета о продажах и закупках. Планирование продаж и закупок осуществляется на основании обработки данных о продажа и заказах [8].

Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования ИС «Планирование закупок и размещения заказов» и правильность использования вычислительных систем. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков.

Таблица 1

Характеристики объёма информационных потоков

Наименование документа	Частота возникновения, раз/год	Трудовые затраты на обработку одного документа, чел.-час/док.	Трудовые затраты на обработку документа в год, чел.-час/год
План продаж	12	6	72
План закупок	12	6	72
Отчет по продажам за день	300	1	300
Заказ товаров	48	2	96
Отчет за квартал	4	24	96
Итог		17	636

В среднем оплата труда менеджера по закупкам составляет 150 руб./ч. Следовательно, стоимость составление отчета по продажам за день составит 150 руб./ч. * 300 ч. = 45000 руб.

При использовании ИС «Планирование закупок и размещения заказов», время, потраченное на формирование отчета, составит 0,3 часа. В год, данная операция будет занимать 90 ч. Следовательно, стоимость в год составит:

150 руб./ч. * 90 ч. = 13500 руб.

Экономическая выгода только по формированию отчетов по продажам за день составит: 45000 руб. – 13500 руб. = 31500 руб. Использование информационной системы «Планирование закупок и размещения заказов» при оформлении документов дает положительный экономический эффект по оплате труда и увеличивает производительность труда, что может привести к большей эффективности сотрудников и минимизации издержек при трудоустройстве дополнительного персонала [13].

Автоматизация учёта закупок должно привести к изменению следующих показателей:

Уменьшению времени обработки информации полученной в результате процесса оборота товара.
Уменьшение трудозатрат.
Увеличение прибыли от процесса товарооборота [2].

Схемы документооборота плана продаж представлена на рисунке 3. Схема документооборота заказа товаров клиентом представлена на рисунке 4.

Рисунок 3. Схема документооборота плана закупок

Рисунок 4. Схема документооборота заказа клиента на товары

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

При построении экранных форм для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций [5, 8, 9, 10, 22].

В работе используются как общегосударственные классификаторы, так и локальные, применительно к организации.

В ИС будут использоваться формы документов выполненные оригинальным проектированием непосредственно для работы специалистов.

Оригинальное проектирование заключается в разработке формы документа по требованиям специалистов, с набором и последовательностью реквизитов указанных заказчиком.

Результат обработки будет представляться в виде отчетов, либо измененных наборов данных для отображения на экране. Например, поиск документов по реквизитам, при вводе определенного параметра пользователем система произведет отбор записей, которые отвечают данному условию, и предоставит список.

Для каждого из входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа.

Результатная информация должна отображаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа, отчетах по документу или журналу документов.

Для удобного доступа к данным результатных форм предполагается разработка журналов документов, списка документов отсортированного по различным признакам. Проектируемые журналы: