Файл: Коммуникации в организации: Понятие, сущность коммуникации.pdf

Директор предприятия в соответствии с принципом единоначалия осуществляет общее руководство и несет всю полноту ответственности за производственно-хозяйственную деятельность предприятия.

Директор действует от имени предприятия, представляет его во всех хозяйственных и государственных учреждениях. В соответствии с законодательством и уставом предприятия он издаёт приказы, осуществляет найм и увольнение работников, налагает на них взыскания или определяет меры поощрения за хорошую работу. Директор распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры со сторонними организациями, выдаёт от своего имени доверенности другим лицам, открывает в банках расчетный счёт и распоряжается денежными средствами на счетах. Ему непосредственно подчиняются следующие функциональные органы предприятия: главная бухгалтерия, отдел кадров.

Бухгалтерия ведет бухгалтерский учет хозяйственной деятельности предприятия, контролирует расходование материальных ресурсов и денежных средств, составляет бухгалтерские отчеты и балансы, производит расчеты с рабочими и служащи­ми. На предприятиях, где нет финансовых отделов, их функции выполняет бухгалтерия.

Отдел кадров осуществляет найм и увольнение работников, регистрацию (табельный учет) явки персонала на работу, контроль за соблюдением режима рабочего дня и трудовой дисциплины, обучение кадров и регулирование их профессионального роста, инструктаж по технике безопасности сотрудников.

Эффективность и экономичность структуры управления предприятием, механизмы ее совершенствования.

При рассмотрении структуры управления предприятием можно выявить некоторые недостатки, которые желательно устранить для более слаженной работы предприятия.

Можно было бы перенести финансовый отдел и отдел ВЭС в подчинение заместитель ген. директора по коммерческим вопросам.

В остальном, данная схема, на мой взгляд, удовлетворяет требованиям организации.

.

2.2 Коммуникативная система в управлении

Коммуникация является важнейшей функцией управления, увязывающей все звенья и ступени производственного процесса, и обеспечивает возможность для комплексного и согласованного решения научно-технических, производственно- экономических и социальных проблем.

Комплекс коммуникаций в ООО «ВЕРСАЛЬ» реализовывается через планирование, целью планирования является определение производимых в плановом периоде затрат и их сопоставление с доходом предприятия, полученным в виде выручки по оказанным услугам.

Принятый период планирования - квартал.

По оказанию услуг специального назначения план производства составляется исходя из наличия договоров и подтверждения возможности оплаты заказчиками.

По видам услуг план оказания и реализации составляется также при наличии договоров, а иногда исходя из прогнозирования возможного сбыта с учетом имеющихся мощностей по оказанию и трудовых ресурсов.

Ход планирования:

1. Определяется номенклатурный план на квартал с разбивкой по месяцам, указывается объем услуг в натуральном и стоимостном выражении. Данный план подписывается начальником планового отдела и заместителем директора по оказанию и утверждается генеральным директором.
2. На основании номенклатурного плана осуществляется расчет плановых.
3. Составляется плановая калькуляция на каждый заказ.
4. Плановые калькуляции суммируются, и образуется свод по себестоимости услуг, который подписывается заместителем директора по экономике и утверждается генеральным директором.
5. Рассчитывается смета, которая отличается от свода по себестоимости услуг на изменение незавершенного производства и изменение расходов будущих периодов.
6. Все показатели доводятся до соответствующих служб, отделов, бухгалтерии в качестве директивных и расчетных показателей.
7. В качестве прогноза составляются годовые и полугодовые планы по оказанию услуг, исходя из которых планируется себестоимость услуг, смета затрат и расчет таких показателей как:
   • прибыль от оказания услуг;
   • балансовая прибыль и уровень затрат на 1 рубль.

Данные плана являются ориентировочными и не доводятся до служб.

Маркетинг — это процесс планирования и управления разработкой изделий и услуг, ценовой политикой, продвижением услуг к покупателям и сбытом.

Служба маркетинга состоит из трех отделов:

1) Отдел маркетинга (реклама, сбыт, сбор информации о конкурентах).

Реклама - телевидение, объявления в центральных газетах, обеспечение потенциальных дистрибьюторов, торговых центров рекламными проспектами, представление нашей услуг на выставках, передача информации о услуг в различные информационные центры.

2.3 Кадровые коммуникации в ООО «ВЕРСАЛЬ»

В условиях рыночной экономики один из решающих факторов эффективности и конкурентоспособности предприятия – обеспечение высокого качества кадрового потенциала. Сутью же кадровой политики является работа с персоналом, соответствующая концепции развития предприятия.

Цель кадровой политики – обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава кадров в его развитии в соответствии с потребностями самой организации, требованиям действующего законодательства, состоянием рынка труда.

Численность персонала определяется характером, масштабами, сложностью, трудоёмкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации.

Планирование персонала в ООО «ВЕРСАЛЬ» осуществляется отделом кадров, который проводит оценку наличных ресурсов, оценку будущих потребностей. При этом предусматривается потребность в кадрах на предстоящий год в связи с открытием новых рабочих мест, выходом на пенсию, перемещением внутри цехов, отделов, служб и источники их замещения.

Процесс приёма на работу состоит в сопоставлении требований, предъявляемых работодателем, с квалификацией кандидата.

При подборе кадров ООО «ВЕРСАЛЬ» использует внутренние и внешние методы поиска. Выдвижение кандидатов из числа работников предприятия рассматривается как поощрение за хорошую работу, способствует благоприятному моральному климату и карьерному продвижению сотрудников. Особенно неукоснительно эта практика применяется при заполнении вакансии руководящих должностей.

Рассмотрим процесс отбора кадров на предприятии ООО «ВЕРСАЛЬ»:

1 этап – предварительное собеседование проходит в отделе кадров. На этом этапе анализируются общие сведения, после чего, если кандидат сумел заинтересовать работника отдела кадров, он двигается к этапу 2.

2 этап – претенденты, прошедшие предварительную отборочную беседу, заполняют анкету и пишут заявление.

3 этап – проведение освидетельствования на профессиональную пригодность. Этот этап проводится уже не сотрудником отдела кадров, а руководителем подразделения, то есть непосредственным начальником кандидата. Если кандидат проходит этот этап, то он двигается дальше.

4 этап – медицинский контроль. Замещение некоторых вакансий, в особенности связанных с вредными условиями труда, требуют обязательного медицинского освидетельствования.

5 этап – процедура приема на работу заканчивается подписанием двумя сторонами трудового договора (контракта) и изданием приказа.

2.4 Информационные коммуникации в системе управления

ООО «ВЕРСАЛЬ»

Основным используемым оборудованием на предприятии считаются персональные компьютеры. Для удобного обмена информацией компьютеры, расположенные в отделах объединены в единую локальную вычислительную сеть. Также можно увидеть оборудование, позволяющее записывать, хранить и считывать информацию на магнитных лентах. Например, такая машина стоит в бюро подготовки проектов. Все компьютеры оснащены накопителями на жестких магнитных дисках, необходимых для хранения информации и программ для ее обработки. Для передачи информации используются накопители на магнитной ленте, перфокарты, гибкие магнитные диски, локальная сеть.

Для получения внешней информации на предприятии широко используется факсимильная, телефонная и модемная связь по выделенной линии.

Для обработки данных в отделах и бюро используются разнообразные программные продукты. Например, такие как 1С Бухгалтерия, ГАЛАКТИКА, комплекс задач фирмы «Альт» для электронных таблиц EXCEL, также, в связи с тем, что часть используемых компьютеров морально и технически устарела используются такие программные продукты как LEXICON, SUPER CALC, и пакеты других программ, написанные как работниками АСУП, так и работниками отделов.

Для рационализации документооборота необходимо, во-первых, заменить устаревшую, уже отслужившую технику на более новую и современную. Также оснастить все компьютеры специализированными пакетами программ. Также с помощью специалистов обучить персонал не только пользоваться программными продуктами, но и вносить в них или создавать что-то новое. Во-вторых, также следует отдавать предпочтение электронным средствам хранения информации. В-третьих, можно упростить документооборот, исключая дублирование информации, единое ведение отчетов, создание единых баз данных и так далее. Это сократит время на передачу информации, а также уменьшит совокупные затраты на ее хранение и передачу.

Документооборот на предприятии организован следующим образом:

• Входящие документы поступают в канцелярию. Работники канцелярии регистрируют их в журнале регистрации документов. В журнале записываются основные реквизиты документов: наименование, дата, наименование лиц (организаций), от имени которых составлен документ, назначение и краткое содержание документа. У каждого структурного подразделения в канцелярии есть своя ячейка. Инспектор канцелярии, фиксируя документы, распределяют их по ячейкам. В каждом подразделении приказом назначаются работники, ответственные за документооборот. Они получают документацию в канцелярии под подпись, затем фиксируют ее в книге регистрации входящих документов. Ответственное лицо передает документы руководителю, определяющему ответственных за исполнение документа. Отдельные документы подлежат возврату в канцелярию с подготовленным ответом. Подшивка документов ведется в подразделениях или в канцелярии. Через определенное время они либо сдаются в канцелярию, либо уничтожаются, в зависимости от сроков хранения конкретных документов.
• Все приказы и распоряжения по предприятию регистрируются и размножаются, им присваивается номер, определяется кому они предназначены.
• Исходящие документы поступают в канцелярию, регистрируются и инспектор канцелярии сдает их на почту для отправки по назначению.
• Для оптимизации документооборота на предприятии устанавливается:
• Перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
• Кто из работников имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность предоставления в соответствующие подразделения;
• Рабочая схема действующих отделов предприятия;
• Порядок движения каждого документа между отделами предприятия и крайний срок предоставления документов конечному потребителю информации.

Сбор, регистрация, накопление, обработка, передача, поиск и хранение информации осуществляется посредством автоматизированных информационных технологий.

Рациональная организация документооборота необходима при управлении предприятием. К рациональной организации документооборота предъявляются требования:

• Кратчайший путь движения документов;
• Указание конкретных исполнителей;
• Минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Благодаря этому такие процессы, как расчет заработной платы, учет основных фондов, материальных ценностей, планирование, составление бюджетов на месяц автоматизированы. Такие показатели, как фактическая себестоимость, лимиты материальных затрат, нормы и нормативы определяются и рассчитываются компьютерной техникой. Также на предприятии имеются копиры, телетайпы, факсы. В настоящее время для рационализации информационного процесса на предприятии внедряется программное обеспечение «Гарант».

После того как мы рассмотрели, то как организован коммуникативный процесс в организации, то перейдем к материалу исследования в котором рассмотрены основные проблемы возникающие при коммуникации внутри организации и способы их решения.

3. Решение проблем, возникающих в процессе коммуникации в организациях

Для возникновения проблем в коммуникациях необязательно наличие нескольких уровней иерархии и длинной цепочки делегирования. Проблемы могут возникнуть даже в очень небольшом коллективе. И в принципе, даже если организация состоит из одного человека. В этом случае проблемы будут только во внешних коммуникациях (с подрядчиками, поставщиками, клиентами и т.д.).

Каковы же основные причины возникновения проблем? Одной из важнейших причин недооценки важности коммуникаций является не столько непосредственно недооценка, сколько простой психологический фактор: людям часто свойственно ожидать, что их деятельность, мысли, действия, решения известны всем окружающим, просто потому, что они известны им самим. В результате в организациях часто может наблюдаться ситуация, когда сотрудники искренне удивляются тому, что, например, кто-то начинает по второму разу делать уже сделанную ими работу и пр. [12].

Для предотвращения этой причины руководителю важно формировать командный дух в организации. Для этого необязательно прибегать к модному ныне «тимбилдингу», поскольку далеко не все люди относятся положительно к «командной работе», многие любят работать максимально автономно и самостоятельно.