Файл: Программное обеспечение управления проектами.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Высокая динамичность развития технологий производства и методологий стратегического планирования, постоянно растущий уровень конкурентоспособности бизнеса требуют от участников экономической деятельности постоянной адаптации к новым условиям хозяйствования и растущему уровню требований со стороны потребителя.

Для достижения баланса между технологическими возможностями, нормативно-правовым обеспечением, а также рыночным спросом и предложением применяются дифференцированные подходы к управлению, которые в первую очередь зависят от специфики осуществляемой деятельности.

Сложность управления постоянно возрастает, что влечет за собой увеличение объемов информации, которой необходимо оперировать в управленческих процессах.

Кроме того, информация должна быть достаточной, достоверной и своевременно использованной участниками проектного процесса.

Для обеспечения стратегического развития субъектов экономической деятельности с целью повышения эффективности бизнеса необходим комплексный подход, включающий качественное совершенствование основных бизнес-процессов с одновременным внедрением новых информационных технологий и модернизацией технологической базы. Совершенствование бизнес-процессов предполагает активное использование систем для создания единой регламентной базы по управлению проектами, позволяющих обеспечить эффективный доступ к управленческой информации и оперативным данным по выполнению проектов.

Целью работы является изучение программного обеспечения управления проектами.

Для решения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

- изучить теоретические основы программного обеспечения управления проектами

- провести обзор информационных систем управления проектами

- провести анализ состояния проектного управления в ООО «Абсолют».

Предметом работы является программное обеспечение управления проектами.

Объектом работы является ООО «Абсолют».

Изучению проблем, связанных с управлением проектами, посвящены работы многих отечественных и зарубежных ученых, на трудах которых базируется выполненное исследование. Ими исследованы и решены многие теоретические и прикладные задачи, обусловленные содержанием работ по управлению проектами.

В результате выполнения работы были использованы труды таких авторов как Гончаров В.И., Романова М. В., Светлов Н.М. и др.

Методы исследования. Теоретико-методологической основой исследования явились фундаментальные теоретические положения современной экономики. Ключевыми методами исследования послужили системный анализ и проблемно-ориентированный подход как разновидность структурно-функционального анализа. Использовались такие методологические приемы как сравнение, анализ и синтез, индукция и дедукция.

1. Теоретические основы программного обеспечения управления проектами

1.1. Понятие управления проектами

На сегодняшний день популярной становится разработка проектов, так как экономика переходит на новый инновационный уровень развития. Проектная деятельность востребована не только в предпринимательской, информационной, строительной сферах экономики, но и в политике [2, с. 93].

Многие считают, что проект это прерогатива крупных корпораций. Однако это не так, в организациях, деятельность которых нацелена на мелкосерийное, штучное производство, разработка и реализация проектов является актуальной и востребованной [3, с. 41].

Для того, что бы осветить заявленную тему, определим и конкретизируем ключевое понятие «проект».

Ежедневная рутинная работа не имеет никакого отношения к проектной деятельности. Проектом считается работа, соответствующая определенным критериям, а именно:

· уникальность;

· ограниченность срока исполнения;

· наличие конкретного начала работы и ее завершенность [5, с. 59].

Для данной работы ключевым понятием «проект» будет следующее суждение. Проект — это уникальная деятельность, нацеленная на разработку и создание нового продукта, услуги или оборудования [11, с. 221].

В отдельных определениях акцентируется внимание на уникальности создаваемого продукта, но, с точки зрения авторов, это относится и к характеристикам проекта. Он может быть уникальным, а может быть совершенно обычным, но непохожим на другие и только в этом заключается его уникальность [12, с. 119].

За последние годы управление проектами получило признание у многих руководителей. И это неудивительно —- с позиций управления проектами можно не только рассматривать практически любую целенаправленную деятельность, но и добиться повышения эффективности последней, используя апробированные методы и инструменты. Так, в проектных отраслях (таких как строительство, инновационные разработки, программное обеспечение и др.) эффективность повысилась в разы [13, с. 23].

Сам проект — это сложная система, которую необходимо контролировать, корректировать, регулировать, то есть — управлять. В связи с этим появилось направление, называемое управлением проектами.

Итак, под управлением проектам будем понимать процесс реализации проекта путем планирования, регулирования и контроля, целью которого является создание нового продукта, услуги, оборудования.

Менеджер является ключевым звеном проекта, который непосредственно им руководит. В России на сегодняшний день происходит становление института профессиональных управляющих. Появилось множество высших учебных заведений, в которых готовят специалистов по данному направлению, а так же развиваются организации, у которых есть свои собственные менеджеры проектов, работающие на постоянной основе.

Менеджер проекта — это лицо, в обязанности которого входит планирование, подготовка и реализация проекта, нацеленного на создание нового продукта, услуги, оборудования и или чего-то иного.

Невозможно добиться успеха в управлении проектами без профессионального, грамотного менеджера. Работа управляющего проектом связана с риском, поскольку сам проект нацелен на создание уникальной продукции (услуги). Поэтому менеджеру необходимы такие качества как:

· умение работать в режиме многозадачности;

· способность аналитически мыслить;

· умение общаться с подчиненными и руководством.

При формировании обязанностей менеджера проекта рекомендуется включить в их содержание следующие функции:

·формирование проектной команды и организация ее работы — в большей мере успешная реализация проекта зависит от команды, а именно от профессионализма ее участников, а главное — от их взаимодействия с управленцем;

·достижение результатов проекта в заданный период времени при помощи заданного количества ресурсов — для менеджера важно выполнить все условия заказчика, то есть не выходить за границы ограничений, установленных последним;

·принятие решений в условиях неопределенности — любой проект в большей или меньшей степени зависит от факторов внешних и внутренних. При их изменении реализацию проекта нельзя останавливать, поэтому менеджеру в таких ситуациях нужно уметь принимать решения полагаясь лишь на свой опыт и интуицию;

·календарное планирование и проектирование — как уже было сказано выше, проект — это временный процесс и изменять сроки его реализации недопустимо. Поэтому менеджеру необходимо при реализации проекта ориентироваться на заранее составленный, четкий и продуманный план;

·обеспечение выполнения работ и контроля затрат — менеджер должен обеспечить управление процессами и функциями, такими как: управление безопасностью, конфликтами, коммуникациями, системами, качеством, рисками, контрактами, изменениями и др.

Задачи менеджера проекта заключаются в разработке целей и задач проекта, исследовании рынка, расчете экономической эффективности проекта, контроле работ по проекту, соблюдении сроков проекта, а так же мотивировании команды [5, с. 143].

Поскольку проекты уникальны, менеджеры владеют множеством междисциплинарных знаний и навыков. То есть при работе с проектом менеджер должен ориентироваться во всех областях, которые включает в себя этот проект (например, логистика, юриспруденция, финансирование и проч.).

Любой управляющий, нацеленный на достижение эффективного становления, развития и реализации проекта, опирается на свою команду [6, с. 17].

Одной из важнейших задач менеджера является интеграция в единое целое всего, что происходит в проектной группе. Он должен обеспечить максимальное понимание подчиненными задач, возможность свободных коммуникаций, мотивировать свою команду. Управляющий проектом является не только руководителем, но и лидером, который авторитетно ведет за собой команду специалистов. К его мнению сотрудникам необходимо прислушиваться, осознавая при этом его правоту. В противном случае, эффективность работы команды и самого управленца заметно снижается. От эффективности взаимодействия менеджера и команды зависит то, как будет реализован проект и, как будут достигнуты его цели [7, с. 119].

Менеджер проекта создает условия, позволяющие каждому члену команды почувствовать себя ее неотъемлемой частью и понимать свою ответственность и обязанности.

Профессиональный менеджер проекта при работе использует несколько стилей управления, позволяющих ему наиболее эффективно управлять деятельностью своей команды. Исследования показали, что управленцы, придерживающиеся какого-то определенного стиля руководства менее авторитетны, нежели те, которые применяют на практике сочетание стилей, за счет чего добиваются большей результативности при работе над проектом [8, с. 29].

Подготовка специалистов в области управления проектами реализуется в рамках образовательных стандартов высшего образования второго и третьего поколения.

Управление проектами — актуальное направление в обучении, т. к. на сегодняшний день работодатели заинтересованы в специалистах данной отрасли. Также работа управленца позволяет постоянно развиваться, общаться с интересными людьми, совершенствовать свои лидерские качества.

Каждый проект — это что-то новое, они не бывают одинаковыми, поэтому управляющие проектами сочетают в себе множество качеств как личностных, так и профессиональных. А главное — это всесторонне развитый человек, который готов и хочет профессионально развиваться.

Несмотря на риски, большой объем работ и колоссальную ответственность, менеджер проектов — перспективная специальность, позволяющая человеку расширить область своих знаний и приобрести новые навыки. Ежегодно набор абитуриентов по данному направлению в высшей школе увеличивается, руководители предприятий на которых студенты проходят производственную практику отмечают их универсальность и профессионализм [9, с. 117].

Развитие методов управления проектами в России шло в русле мирового развития УП с некоторым отставанием от Запада, которое связано главным образом с отставанием в компьютеризации и информационных технологиях, а также в масштабах практического применения УП, вызванных невостребованностью УП существовавшими до недавнего времени планово-распорядительной экономикой и административно- командными методами управления.

Управление проектами (далее УП) означает использование и применение знаний, навыков, методов и инструментов к проектной деятельности для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту [18, с. 45].

Преимуществом инструментов управления проектами является то, что данные технологии применимы в разных областях человеческой деятельности и обеспечивают эффективное выполнение проектов и взаимодействие участников для достижения поставленных целей.

Управление проектами позволяет решить основные задачи, такие как:

- обосновать целесообразность проекта;

- разработать план финансирования и поставок;

- разработать план работ, который будет включать в себя сроки, ресурсы и затраты;

- рассмотреть риски;

- обеспечить взаимодействие участников;

- контролировать осуществление плана;

- выявлять отклонения фактического выполнения плана от запланированного и вовремя корректировать показатели;

- принимать обоснованные управленческие решения;

- вести базу данных выполненных проектов, которая поможет передать опыт для ведения последующих проектов.

Система управления проектами – набор организационных и технологических методов и инструментов, которые помогают поддерживать управление проектами в компании и увеличить эффективность их реализации. На рисунке 1 представлена система управления проектами. Цели системы управления проектами [18, с. 45]: