Файл: Программное обеспечение управления проектами.pdf

- повышение эффективности работы персонала при работе над проектом;

- улучшение качества руководства проектом;

- увеличение эффективности управления всем портфелем проектов в компании.

Рисунок 1 - Система управления проектами [20, с. 95]

В зависимости от отраслевой принадлежности компании существуют различные системы управления проектами – в строительстве, сфере IT, системы управления инвестиционными, инновационными и организационными проектами, по разработке и внедрению программного обеспечения, организационные проекты [20, с. 47].

Объект системы управления проектами – проект, понимаемый как некоторое ограниченное во времени предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. В качестве объекта управления рассматриваются [19, с. 143]:

- портфель проектов — совокупность проектов, находящихся в компетенции одного центра ответственности;

- программа — группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения.

- стадии жизненного цикла программ и проектов — набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

- организация, в рамках которой возникает проект и в интересах которой он осуществляется (родительская организация).

Субъектами системы управления проектами являются активные участники проекта (программы), взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений в процессе его осуществления. К основным субъектам относятся:

- управленческий аппарат заказчика проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли заказчика (например, инвестор, функциональный заказчик, генеральный заказчик и др.);

- управленческий аппарат исполнителя (или исполнителей) проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли исполнителя (например, генеральный подрядчик, генеральный системный интегратор, подрядчик, субподрядчик, поставщик и др.);

- команды проектов (группы управления, рабочие группы) — специализированные организационные структуры, создаваемые на время выполнения проектов и включающие управленческий и технический персонал, выделяемый заказчиком и исполнителями для выполнения проектов.

Предмет управления проектами – это совокупность инструментов, позволяющих осуществлять эффективную управленческую деятельность. Реализация проекта – комплекс действий, направленных на достижение целей проекта. Под результатом проекта понимается созданный продукт, услуга, соответствующая требования указанным в проекте.

Управление проектами, как практическая управленческая деятельность, отличается от традиционного менеджмента. Традиционный менеджмент понимается как совокупность действий, ориентированных на достижение целей при экономном расходовании бюджета. Включает в себя планирование, организацию, руководство и контроль персонала, и использование ресурсов для достижения целей компании. Кроме того, имеет циклический характер. Управление проектами – уникальная деятельность и использует соответственно уникальные методы и инструменты. В таблице 1 представлены отличия традиционного менеджмента и управления проектами.

Таблица 1 - Отличия проектного менеджмента от традиционного

Становление управления проектами, как профессиональной деятельности связано с разработкой международных стандартов, в которых описаны элементы системы управления проектами, а также даны практические рекомендации управления проектами [10, с. 35].

1.2. Обзор программного обеспечения управления проектами

Использование информационных технологий и систем является неотъемлемым инструментом в проектном управлении, который позволяет повысить степень обоснованности и своевременность принимаемых решений, оперативность сбора и обработки информации по проектам, скорость согласования решений, принимаемых на различных уровнях управления [3, с. 45]. Однако решение задач управления проектами в первую очередь должно сопровождаться подготовкой единой методологии работы в рамках групп проектов, а также созданием единой регламентной базы по управлению проектами [16, с. 123]. Информационная поддержка управления проектами в большей части обеспечивается специализированным программным обеспечением – информационными системами управления проектами, которые обеспечивают взаимодействие субъектов и объектов управления посредством процессов управления в соответствии с ролями и организационной структурой, определенными в регламентной базе.

Субъектами управления являются активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений, объектом управления – проект, его элементы или обособленные характеристики.

Корпоративные системы управления проектами основываются на одной из базовых методологий управления проектами, а также включают в себя следующие компоненты [16, с. 123]:

– собственная методология, учитывающая специфику сферы применения технологий проектного управления;

– бизнес-процессы, определяющие порядок взаимосвязанных действий, выполняемых для достижения поставленной цели;

– регламентная база, определяющая правила работы системы управления проектами, выполнения ее процессов, функций и межфункциональных взаимодействий;

– организационная структура и роли, отражающие порядок взаимодействия участников;

– информационная система управления проектами, обеспечивающая информационную поддержку процессов управления проектами.

Современные информационные системы управления проектами обладают блоком общесистемных и отраслевых функций. Общесистемные функции характеризуют общий подход к методологии управления проектами и организации управленческой работы.

В свою очередь отраслевые функции в наибольшей степени отражают специфику области применения технологий проектного управления и особенности в ресурсном обеспечении бизнес-процессов [12, с. 145].

К общесистемным функциям относят построение календарно-сетевой модели проекта, определение потребности в ресурсах, расчет расписания проекта с учетом длительности выполнения задач и ограниченности ресурсов, формирование отчетов о ходе реализации проектов. Отраслевыми функциями являются планирование мероприятий и ресурсов для снижения вероятности возникновения рисков, прогнозирование хода выполнения проекта на основе информации о фактическом выполнении работ, автоматизация проектного документооборота в установленных форматах.

На рынке программного обеспечения существует достаточное количество как свободно распространяемых информационных систем управления проектами с базовыми функциями, так и лицензируемого программного обеспечения.

В группу наиболее распространенных информационных систем управления проектами входят такие программные продукты, как Microsoft Project, Open Plan, Spider Project, Project Expert, 1С-Рарус: Управление проектами, Oracle Primavera, Advanta, HP Project and Portfolio Management.

Microsoft Project является наиболее распространенной в мире системой управления проектами. Главными достоинствами системы являются удобный и привычный для большинства пользователей пакета офисных программ Microsoft Office интерфейс, а также глубокая интеграция с офисными программами пакета Microsoft Office. В части функциональных характеристик Microsoft Project обладает широким инструментарием для конфигурирования системы под требуемые задачи. Однако, несмотря на возможность расширения системы дополнительными функциями с помощью средств Visual Basic или Microsoft.Net, программный продукт имеет существенные ограничения для его использования при поддержке отраслевых проектов с динамичной структурой задач и высоким уровнем многофакторности.

Open Plan – система планирования и контроля крупных проектов и программ. Основные отличия системы от аналогов – мощные средства ресурсного и стоимостного планирования, эффективная организация многопользовательской работы и возможность создания открытого, масштабируемого решения для всего предприятия. Система позволяет задавать приоритет проектов и отдельных работ, гарантируя, что распределение ресурсов при возникновении перегрузки всегда будет отвечать стратегическим целям. Эффективный алгоритм итерационных имитаций по методу Монте-Карло дает возможность провести испытания до начала реализации проекта. Существенным недостатком является отсутствие возможности расширения системы собственными функциями, а также сложная настройка параметров проектов.

Spider Project – российская разработка отличается мощными алгоритмами планирования использования ограниченных ресурсов и большим количеством дополнительных функций. Система спроектирована с учетом большого практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов российского рынка. Spider Project является первой системой, которая поддерживает принятую в России технологию управления проектами.

В отличие от бизнес-логики, заложенной в основу зарубежных пакетов, система расширена инструментарием для оптимизации использования ресурсов и верификации адекватности математических моделей объектов. Кроме того, в системе реализована специфичная для России логика проектного управления, при которой планируются физические объемы выполняемых работ, а длительность их реализации автоматически рассчитывается исходя из производительностей назначенных ресурсов. Однако и общепринятый подход к планированию исходя из указания сроков реализации работ в системе также реализован. Недостатками системы Spider Project являются невозможность расширения системы собственными функциями и отсутствие интерфейсов для интеграции со сторонними программными продуктами.

Project Expert – российская разработка в области информационных систем управления проектами, имеющая узкоспециализированную экономическую направленность.

Система обеспечивает построение финансовой модели предприятия, анализ финансовой эффективности бизнес-проектов, разработку стратегического плана развития и подготовку бизнес-плана, а также обладает широким функционалом взаимодействия как с офисными приложениями, так и внешними источниками данных. В силу специфики проектирования система Project Expert ограничивает сферу своего применения только экономическим моделированием проектов. Функционал, связанный с этапами реализации проектов и бизнес-процессами взаимодействия участников проекта на разных эта- пах, в системе отсутствует.

1С-Рарус: Управление проектами – российская разработка, позволяющая осуществлять планирование, организацию, координацию и контроль проектных работ и ресурсов.

Решение разработано средствами и методами технологической платформы «1С: Предприятие» и представляет собой дополнение к конфигурации «1С: Бухгалтерия». Система «1С-Рарус: Управление проектами» обладает только базовым функционалом систем управления проектами, однако имеет возможность интеграции с любыми конфигурациями на технологической платформе «1С: Предприятие». Основными недостатками системы являются невозможность автономного использования от технологической плат- формы, а также отсутствие функционала для оценки возникновения рисков и прогнозирования хода выполнения работ проекта.