Файл: Программное обеспечение управления проектами.pdf

3. Определение единого порядка документооборота и делопроизводства:

- формирование номенклатуры используемых документов:

- определение маршрутов прохождения документов;

- определение порядка согласования и утверждения документов;

- определение правил учета, хранения, использования и уничтожения документов;

- выбор/адаптация и внедрение программных продуктов, обеспечивающих процесс управления документами.

4. Определение и внедрение единых правил управления проектом:

- определение принципов системной интеграции корпоративной СУП в целом и по объектам;

- интеграция информационного, технологического, математического и программного обеспечения;

- интеграция результатов пилотных проектов;

- создание правил планирования и контроля, анализа и оценки состояния на всех этапах управления проектом;

- управление предметной областью корпоративной СУП;

- управление выполнением программ и проектов корпоративной СУП по временным параметрам;

- управление стоимостью и финансированием при создании корпоративной СУП;

- управление качеством создания корпоративной СУП;

- управление рисками при осуществлении корпоративной СУП;

- управление обменом информацией при разработке корпоративной СУП;

- управление поставками и контрактами;

- управление изменениями при создании корпоративной СУП;

- управление персоналом при создании корпоративной СУП.

5. Определение и внедрение единых методических инструкций при управлении проектами корпоративной СУП:

Корпоративная система управления проектом создает действенные инструменты, которые обеспечивают поддержку деятельности управленческого персонала во всех областях управления проектом.

Эти инструменты базируются на комплексе решений, охватывающих организационные, методические и технические вопросы создания корпоративной системы управления проектом, и обеспечивают построение фундамента пирамиды успеха проекта.

6. Организационное обеспечение включает:

- Формирование принципов и регламентов взаимодействия участников проекта, разграничения их функций.

- Создание организационных структур (временных и/или постоянных), обеспечивающих управление работами по проекту; при необходимости – реинжиниринг организационной структуры предприятия.

- Формирование Положений о создаваемых организационных структурах управления, должностных инструкций персонала.

- Определение процедур управления проектами на всех этапах жизненного цикла, разработка детальных инструкций и шаблонов управленческих документов.

---

7. Решения в области инфраструктуры системы:

- Формирование программно-технической среды корпоративной СУП с учетом территориального размещения и организационной принадлежности пользователей.

- Обеспечение технологии коллективного пользования с разграничением прав доступа к информации для исполнителей и лиц, принимающих решения.

- Встраивание программных пакетов корпоративной системы управления проектами в существующую инфраструктуру предприятия.

8. Решения в области системной интеграции

- Основу автоматизированного комплекса управления проектами составляет специализированный программный пакет календарного планирования.

- Современные программные пакеты календарного планирования включают также и другие средства управления проектами. В некоторых случаях объем предоставляемых возможностей являются достаточным. В случае необходимости использования более мощных средств мы предлагаем проводить комплексную автоматизацию в нескольких областях управления проектами.

- Интеграция ППП календарного планирования, финансового планирования, управления документами, управления персоналом, статистических пакетов и др. обеспечивается на уровне межсистемных пользовательских интерфейсов.

· Формирование интегрированных отчетов выполняется Информационно-аналитической системой, обеспечивающей общий взгляд на информацию, порождаемую в различных программных пакетах, в том числе – в ERP системе.

9. Решения в области информационного обеспечения

Концептуальная структура внутрифирменной системы управления проектами включает три основных блока: субъекты управления, объекты управления и процессы управления.

Решение сформулированных вопросов внедрено в Московском технологическом институте, широко ведущем научно-практическую деятельность в области управления проектами, что отражается в научных исследованиях магистрантов.

Субъектами управления в корпоративной СУП являются активные участники проекта, взаимодействующие между собой в процессе выработки и принятии управленческих решений.

Объектом управления корпоративной СУП является проект, понимаемый как некоторое ограниченное во времени предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. В качестве объекта управления рассматриваются:

Программа – общее стратегическое направление развития, обеспеченное более детально проработанными взаимосвязанными проектами, мероприятиями, объединенных общей целью и условиями их выполнения.

---

Проект – системный комплекс плановых (финансовых, технологических, организационных и пр.) документов, содержащих комплексно-системную модель действий, направленных на достижение оригинальной цели или предназначенных для достижения поставленных целей с установленными требованиями к качеству результата в течение заданного времени и при установленном бюджете.

Этапы жизненного цикла программ и проектов – набор логически взаимосвязанных, последовательных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

Процессы управления проектом осуществляются на всех этапах жизненного цикла проекта и могут быть классифицированы по двум признакам – по области применения и результату.

По области применения выделяют: управление предметной областью проекта, управление проектом по временным и стоимостным параметрам, управление качеством, рисками и др.

Под стадией процесса управления понимается совокупность мероприятий (процессов), обеспечивающих достижение результата.

2. Особенности управления проектами в ООО «Абсолют»

2.1. Общая характеристика ООО «Абсолют»

Субъектом исследования в работе является строительная компания Общество с Ограниченной Ответственностью «Абсолют». Полное название ООО Группа компаний «Абсолют». Форма собственности – частная собственность.

По данным ЕГРЮЛ компания занимается следующими видами деятельности:

- Основной вид деятельности: деятельность по управлению холдинг- компаниями (74.15.2);

- Дополнительные виды деятельности: разборка и снос зданий, расчистка строительных участков (45.11.1); производство земляных работ (45.11.2);производство общестроительных работ (25.21.1) и другие.

Отрасль:

- 45 - строительство;

- 65 - финансовое посредничество;

- 75 - государственное управление и обеспечение военной безопасности; социальное страхование;

- 74 - предоставление прочих видов услуг.

В ООО «Абсолют» сформировался коллектив высокопрофессиональных работников, имеющих большой практический опыт, что позволяет решать самые сложные задачи.

---

ООО «Абсолют» относится к строительной отрасли, оно имеет в своей организационной структуре четыре производства – рис. 4.

Рисунок 4 - Организационная структура ООО «Абсолют»

Предметом деятельности общества являются ремонтно-строительные работы. Основными целями общества является более полное эффективное использование местных, сырьевых и трудовых ресурсов, отходов производства, расширение номенклатуры и качества оказываемых услуг.

2.2. Анализ состояния проектного управления в ООО «Абсолют»

Анализ состояния ПУ начнем с рассмотрения этапов жизненного цикла проекта в «Абсолюте: инициация, планирование, реализация и завершение».

В компании есть два вида проектов - внутренние и внешние:

Объекты внешнего Заказчика – объекты строительства, Заказчиком по которым выступают государственные учреждения и компании, организации, не входящие в состав группы компаний ООО «Абсолют».

Внутренние объекты ООО «Абсолют» - объекты строительства, Заказчиком по которым выступает одна из компаний, входящих в состав группы компаний ООО »Абсолют».

1.Инициация проекта

Работа над проектом начинается с определения концепции и идеи проекта. С учетом идеи разрабатывается примерный план реализации и происходит оценка ресурсов. Завершением этапа является принятие решения – выгодно ли работать дальше над этим проектом или нет.

Также разрабатывается Устав и Предварительное содержание проекта. В «Абсолюте» устав включается в себя:

- Цель и обоснование проекта – определение причины инициализации проекта;

- Описание проекта – общее описание проекта;

- Требования верхнего уровня по проекту - определение основных условий, которые необходимо выполнить или использовать для достижения цели по проекту;

- Общий бюджет - в разделе кратко указываются итоги экспресс анализа проекта проведенного на стадии отбора проекта;

- Первоначальные риски - в разделе указываются типовые риски по стоимости и срокам исполнения проекта, а также индивидуальные риски присущие этому проекту;

- Критерии приемки - определение критериев, которые необходимо выполнить для того, чтобы проект был принят заказчиком или Представитель заказчика;

---

- Решения по персоналу - определение полномочий;

- Контроль бюджета и изменения - указываются установленные на проекте проценты отклонений от бюджетных показателей, в рамках которых у управляющего проектом есть возможность принимать решения по изменениям без согласования со Штабом и Правлением;

- Технические решения;

- Разрешение конфликтов.

Необходимо – сформировать команду проекта. Члены команды проекта подчиняются Управляющему проектом. Команда проекта финансируется из бюджета проекта. В состав команды проекта может входить персонал из любого предприятия, входящего в ГК «Абсолют», а также по согласованию со Штабом персонал из сторонней организации.

Штаб является главным органом оперативного управления деятельностью по управлению проектами.

Команда проекта формируется Управляющим проектом.

Для каждого проекта подбирается своя команда. Базовая структура команды проекта:

- управляющий проекта;

- ответственный за коммуникации и документооборот;

- ответственный за строительство;

- ответственный за производственное планирование и учёт;

- ответственный за ПСД документацию.

В документе указывается название проекта, заказчик, руководитель проекта и дата составления. Утверждается приказом ООО «Абсолют».

2.Планирование проекта

Если проект после инициации проходит дальше в работу, то на этом этапе составляются планы-графики производства. В конце создаются рабочие документы с указанием целей, задач проекта, работ, бюджета и другие.

Основным документом на этом этапе является план управления проектами, в который входят следующие вспомогательные планы, на основе которых разрабатывается Базовый план проекта. Который содержит в себе перечень этапов проекта, содержание технологических операций, сроки начала и окончания и исполнителей:

- План по содержанию— каким образом содержание проекта будет определяться, подтверждаться и контролироваться;

- План по управлению сроками проекта — планирование, разработка, управление, исполнение и контроль за сроками выполнения проекта;

- План по стоимости—оценка денежных ресурсов;

- План управления требованиями — способы анализа, документирования требований и управления ими;

- План управления качеством - каким образом будет обеспечиваться выполнение качества;

- План управления коммуникациями — это процесс разработки соответствующего подхода и плана для коммуникаций проекта на основе потребностей и требований заинтересованных сторон в информации;

---