Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (Госплан и госрегулирование в Американской экономике.).pdf

ПОЛНОМОЧИЯ И ВЛАСТЬ. Полномочия и власть часто путают друг с другом. Полномочия определяется как делегированное, ограниченное, присуще данной должности право использовать ресурсы организации. В отличий от этого власть представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Можно иметь власть не имея полномочия.

ЛИНЕЙНЫЕ ПОЛНОМОЧИЯ – это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчинённому и далее другим подчинённым. Делегирование линейных полномочий и возникающая в результате этого цепь команд, которые играют ключевую роль в процессе координации деятельности организации. Поскольку управленческие функции взаимозависимы, неэффективное делегирование задач и полномочий создаёт проблемы для каждой последующей функции. Пока не будет какого ни будь одного лица или небольшой группы людей, обладающих полномочиями принимать жизненно важное, трудное решение, которое необходимо принять, может полностью остановиться деятельность организации. Если нет границы, после которой не на кого больше перекладывать ответственность, то просто не будет никого, кто мог бы сказать:<< Мы подробно обсудили эту проблему, теперь мы должны действовать. Вот что нам следует делать >>. Для разрешение этой проблемы предлагается ПРИНЦИП ЕДИНОНАЧАЛИЯ. ПРИНЦИПОМ ЕДИНОНАЧАЛИЯ является подчинение только перед одним вышестоящим начальником. Это правило проходит по вертикали по всей цепи структуры.

Бюрократия.

Слово << бюрократия >> обычно вызывает в памяти картины канцелярской волокиты, плохой работы, бесполезной деятельности, многочасовых ожидания для получение справок и форм, которые уже отменены и попыток борьбы с муниципалитетом. Всё это является не бюрократия как таковая а недостатки организационно составляющей в реализации правил работы и целей организации.

Концепция социального равенства, заложенная в бюрократической структуре, очень хорошо совпадает с системами ценностей как демократических, так и коммунистических стран. Государственная служба в США, например, является бюрократией, созданной первоначально для того, чтобы обуздать политический патронаж и преобразовать правительственные органы в соответствии с идеалами бюрократической системы.Трудности, возникающие в бюрократических структурах, связаны с преувеличением значимости стандартизированных правил, процедур и норм, обеспечивающих надлежащее выполнение сотрудниками своих задач, выполнение запросов других подразделений этой организации, а также взаимодействие с клиентами и общественностью. Это приводит к тому, что организация утрачивает гибкость поведения, поскольку все возникающие здесь вопросы и проблемы решаются только исходя из прецедентов. Постепенно тщательный поиск альтернатив начинает сокращаться. Клиенты и общественность могут ощущать неадекватность реакции на их потребности, поскольку все их проблемы будут решаться в соответствии с установленными правилами, процедурами и нормами. Если сотрудникам бюрократических организаций указывают на неадекватность их действий, они, защищаясь, ссылаются на соответствующее правило или инструкцию. Это, в свою очередь, легко может испортить взаимоотношения с клиентами или общественностью. Однако бюрократ не может быть наказан, потому что с официальной точки зрения своей организации он или она действует правильно. Такое же отсутствие гибкости может возникать и во взаимоотношениях сотрудников внутри организации. Строгое соблюдение установленных правил может порождать новые проблемы в ходе взаимодействия, обмена информацией и координации деятельности различных частей организации. Еще одним негативным свойством бюрократических структур, по мнению Катца и Кана, является "отсутствие способности спонтанно и по-новому реагировать на окружающие условия, что существенно необходимо для эффективного функционирования организации"⁵. Почти исключительный упор на строгое соблюдение правил ведет к негибкости и полному нарушению способности организации порождать и вводить новые элементы в процесс своей деятельности.

 Задачи с которыми сталкивается организация в целом, разбиваются на множество мелких составляющих по отдельным специальностям. Каждый специалист решает свою задачу как нечто обособленное от реальных задач, стоящих перед организацией в целом, как будто эта его задача — предмет субконтракта. "Кто-то там наверху" должен решать, насколько эти частные задачи соответствуют задачам всей организации. 

В США существуют организации конгломератного типа. Это не какая-то установившаяся и упорядоченная структура. Скорее вся организация приобретает форму, которая лучше всего подходит для данной конкретной ситуации. Так, в одном отделении фирмы может использоваться продуктовая структура, в другом — функциональная структура, а в третьем — проектная или матричная организация. Некоторые крупные конгломераты (такие, как "Биэтрис", "Сирс Робак", "Ай Ти Ти", "Галф энд Уэстерн", "Пепсико") развивались в основном за счет поглощения и слияний, а не за счет внутреннего расширения и роста. 

Одним из рычагов в реализации планов в США применяют мотивацию. Мотивация— это процесс побуждения себя и других к деятельности для дости- жения личных целей или целей организации. Мотивация — это процесс стимулирования кого-либо (отдельного человека или группы людей) к деятельности, направленной на достижение целей организации. Мотивация необходима для продуктивного выполнения принятых решений и намеченных работ.

Применяемые методы при мотивации

1.Политика кнута и пряника. 2. Попытки использовать в управлении методы психологии.

Мотивация и деньги. Деньги — это наиболее очевидный способ, которым организация может вознаградить сотрудников.

Для того чтобы установить взаимосвязь между зарплатой и достигаемыми в итоге трудовой деятельности результатами, Эдвард Доулер предложил следующее объяснение: "Зарплата любого работника может быть разбита на три компоненты.

Одна часть зарплаты выплачивается за выполнение должностных обязанностей, и все, кто занимается в данной организации аналогичными обязанностями, получают за это одинаковое вознаграждение.

Вторая часть зарплаты определяется выслугой лет и факторами стоимости жизни. Все сотрудники фирмы получают эту компоненту зарплаты, но ее величина автоматически ежегодно регулируется.

Наконец, выплата третьей компоненты происходит не автоматически. Она варьируется для каждого работника, и ее величина определяется достигнутыми им результатами в предшествующий период.

КОНТРОЛЬ

Контроль— это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Почему необходим контроль?

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: "Контроль и определение направления — это синонимы

Предварительный контроль

Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.  В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продук цию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ре сурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допус тимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия посту пающих материалов этим требованиям.

Финансовые ресурсы.Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план. —Прим, науч. ред.),который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Действия

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать(Так, например, если система контроля показала, что в каком-то элементе организации все идет хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя цикл контроля.), устранить отклонение или пересмотреть стандарт .

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, Роберт Н. Энтони разделил виды управленческой деятельности на три категории²¹,

1. Стратегическое планирование —"процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обусловливающих получение, использование и размещение этих ресурсов".

2. Управленческий контроль —"процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации".

3. Оперативный контроль —"процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.  Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организацию Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

ГРУППОВАЯ ДИНАМИКА И РУКОВОДСТВО.

ГРУППЫ И ИХ ЗНАЧИМОСТЬ

Человек нуждается в общении с себе подобными и, по-видимому, получает радость от такого общения. Большинство из нас активно ищет взаимодействия с другими людьми.

Однако если двое или более людей проводят достаточно много времени в непосредственной близости Друг к Другу, они постепенно начинают психологически осознавать и существование друг друга. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп. Эти группы, созданные по воле руководства для организации производственного процесса, называются формальными. Как бы малы они ни были, это формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных, конкретных целей.

В организации существует три основных типа формальных групп: группы руководителей, производственные группы и комитеты.

Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями.

Второй тип формальной группы — это рабочая (целевая) группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда.

Был проведен  Хоторнский эксперимент.  Рост производительности труда группы девушек, занятых на сборке продукции , нельзя было объяснить никакими изменениями в физических условиях работы кроме как формированием организованной, коллективно-социальной группы.

Управление с помощью комитетов

Комитет— это группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий.

Иногда комитеты называют советами, целевыми группами, комиссиями или командами. Но во всех случаях здесь подразумевается групповое принятие решений и осуществление действий, что отличает комитет от других организационных структур.

РУКОВОДСТВО: ВЛАСТЬ И ЛИЧНОЕ ВЛИЯНИЕ.  

Первостепенный интерес для нас представляет руководитель организации (organizationalleader) — человек, который одновременно является лидером и эффективно управляет своими подчиненными. Его цель — влиять на других таким образом, чтобы они выполняли работу, порученную организации. Лидерство— это способность оказывать влияние на отдельные личности и группы, направляя их усилия на достижение целей организации. Влияние— это "любое поведение одного индивида, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения и т. п. другого индивида"⁶. Конкретные средства, с помощью которых одно лицо может влиять на другое, могут быть самыми разнообразными: от просьбы, высказанной шепотом на ухо, до приставленного к горлу ножа. В условиях организации таким "ножом" могла бы быть угроза увольнения.

Власть— это возможность влиять на поведение других.

Необходимость власти в управлении. В дополнение к формальным полномочиям руководителю требуется власть, так как он зависит от людей как в пределах своей цепи команд, так и вне ее. Джон П. Коттер подчеркивает это, когда утверждает, что руководителю необходимо развивать власть, "потому что руководители всегда зависят от некоторых людей, которые им не подчинены, и потому что практически никто в современных организациях не примет и не будет полностью подчиняться непрерывному потоку его или ее приказов только потому, что он или она начальник"⁷. Во всех организациях для достижения эффективного функционирования необходимо надлежащее применение власти.