Файл: Разработка конфигурации «Управление документооборотом» в среде 1С:Предприятие 8.3..pdf

Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше.

Данная тема актуальна, поскольку компания развивается, с каждым днем увеличивается документооборот организации, в связи с этим большое количество документов как внешних, так и внутренних сложно обработать без средств автоматизации.

Все документы организации регистрируются и обрабатываются секретарем-делопроизводителем. В связи с этим необходимо средство автоматизации данной деятельности, которое так же позволяет работать с документами сотрудникам организации.

Объектом исследования данной дипломной работы является секретарь-делопроизводитель.

Предметом исследования является организация документооборота организации.

Цель курсовой работы – разработка информационной системы «Управление документооборотом».

Из поставленной цели вытекают задачи:

рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
провести обоснование проектных решений;
рассмотреть и описать нормативно-справочную, входную и результатную информацию;
разработать проект автоматизации;
разработать программный интерфейс информационной системы и выполнить физическую реализацию конфигурации управления документооборотом организации.

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, списка литературы и приложения с исходным кодом.

Основная часть состоит из 2 глав. В первой главе производится рассмотрение предметной области и обоснование разработки.

Во второй главе производится проектирование структуры конфигурации 1С Предприятие и разработка документов. Производится разработка структурных элементов конфигурации 1С Предприятие.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Функции секретаря-делопроизводителя в организации заключаются в том, чтобы обеспечить контроль, над всеми документами который циркулируют в организации и затрагивают различные аспекты функционирования организации.

В настоящий момент управление документами, поступающими в организацию, а также исходящие документы и внутренние регистрируются в ручном режиме, в соответствии с правилами делопроизводства в организациях. Все документы регистрируются в журналах, где описываются реквизиты документов. Документы передаются директору для рассмотрения, и он определяет, кому их передать, ставит свою визу. Секретарь-делопроизводитель, получив документ с резолюцией производят передачу документа исполнителю.

Анализ данной предметной области дает возможность выделить основные задачи, которые мог бы выполнять секретарь-делопроизводитель с помощью системы управления документооборотом:

учет информации о входящей документации;
учет информации об исходящей документации;
учет информации о внутренней документации;
управление документами (поиск, контроль исполнения)
подготовка отчетности.

Большая часть информации фиксируется и обрабатывается с помощью прикладных систем MS Office 2016, необходима информационная система управления документооборотом, которая будет решать задачи управления информацией о документах, поступающих в организацию, назначенных ответственных лицах, резолюциях на документах.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Функциональные методики, наиболее известной из которых является методика

Информационная система управления документооборотом предназначена для сотрудников предприятия при работе с внутренними и исходящими документами, их согласование и визирование, регистрация входящих документов и визирование их у директора, позволит значительно упросить деятельность, связанную с регистрацией, поиском документов, а также обеспечит контроль над исполнением документов. Позволит хранить электронные образы документов, что обеспечит быстрое получение их по мере необходимости.

Все операции выполняются без использования средств автоматизации, с помощью электронной почты и текстового редактора.

При необходимости поиска документа уже зарегистрированного в организации, поиск выполняется в виде просмотра журнала и выписки реквизитов о документе и поиска его оригинала. Для передачи ответственному лицу для него делается копия или документ передается под его ответственность.

Входящей информацией здесь является информация, полученная от отдела кадров, приказы и распоряжения, принятые на предприятии, договора с организациями и заказы, проекты документов, созданных внутри организации.

Выходной информацией являются отчеты об исполнении документов, результаты поиска документов, данные о документах, резолюции и контроль документов.

Данная информация так же передается на бумажных носителях, а также посредством электронной почты.

Основными участниками данного процесса являются секретарь-делопроизводитель, сотрудники организации (исполнители), руководство (в виде директора и начальников подразделений).

Так же новая информационная система позволит обеспечить взаимодействие между подразделениями в процессе получения и исполнения документов.

Модель IDEF0 представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Модель IDEF0 деятельности по управлению документооборотом

Появление информационной системы управления документооборотом призвано обеспечить выполнение операций по учету входящей, исходящей и внутренней документации. Основные процессы выполняемые при управлении документами:

регистрация входящей документацией;
регистрация с исходящей документацией;
регистрация с внутренней документацией;
назначение исполнителей;
визирование документов.

Декомпозиция модели IDEF0 представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Декомпозиция модели IDEF0 по управлению документооборотом

Информационная система управления документооборотом должна иметь возможность передачи данных в пакет прикладных программ MS Office 2016 в табличный редактор, текстовый редактор для формирования отчетности, а также для прикрепления электронных версий документов.

Проектируемая информационная система управления документооборотом должна позволять выполнение следующих операций:

учет входящих документов;
учет исходящих документов;
учет внутренних документов;
формирование карточки документа;
поиск документов;
указание статусов и резолюций по документам;
ведение статистики по документам;
хранить данные по обращениям и адресатам;
вести базу данных, содержащую информацию о корреспонденции, справочной информации;
формировать отчеты по документам.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизация документооборота позволяет прослеживать весь путь работы над документами, начиная с конкретного рабочего места, что помогает оперативно выявлять проблемные звенья как в работе сотрудников, так и во всем документообороте. Переход на электронную документацию гарантирует невозможность утери нужных документов, а поиск конкретного файла занимает намного меньше времени, чем его бумажного аналога.

Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования информационной системы управления документооборотом и правильность использования вычислительных систем. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков, время приведено с учетом за рабочий день.

Таблица 1

Расчет эффекта внедрения

Наименование документа	Частота возникновения раз/год	Время, затрачиваемое при базовой технологии/ мин.	Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту/ мин.
Входящих документов	12000	30	15
Исходящих документов	10000	10	5
Внутренних документов	5000	40	15
Журнал документов	2000	10	5
Отчет по видам документов	500	15	10
Итого		105	50

Таким образом, при существующей системе учета документов на совершение указанных в таблице действий необходимо потратить около 2 часов. При внедрении предлагаемой системы это время сокращается до 50 минут.

Внедрение информационной системы управления документооборотом позволит избежать многих ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также значительно ускорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени сотрудников, а следовательно и к повышению общей эффективности работы предприятия.

Для того что бы оценить сложность процесса обработки и передачи документа в работу необходимо рассмотреть схему документооборота организации.

Схема документооборота учета входящих документов представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема документооборота входящих документов

Как было рассмотрено выше, процесс учета и регистрации документов и передача их в работу трудоёмкий и требующий значительных затрат времени. Объём информации, которая требует обработки, растёт по мере роста активности организации и расширения ее деятельности. Количество работников, участвующих в обработке этой информации также велико. Выходом из сложившейся ситуации является разработка информационной системы управления документооборотом, которая позволит упростить деятельность по работе с документами.

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В информационной системе будут использоваться формы документов, выполненные оригинальным проектированием непосредственно для работы специалистов.

В работе будет использоваться диалоговый режим при работе с программой, т.е. по мере выполнения команд и запуску определенных форм программа будет ожидать от пользователя определенных действий. По мере их выполнения будет происходить обработка информации, запись в БД, преобразование, вывод на печать, фильтрация и поиск.

Система должна обеспечивать доступ к информации следующим категориям пользователей:

секретарь-делопроизводитель;
сотрудники отделов;
директор организации.

Результатная информация должна отображаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа, отчетах по документу или журналу документов.

Для удобного доступа к данным результатных форм предполагается разработка журналов документов, списка документов, отсортированного по различным признакам.

Проектируемые журналы:

Общий журнал.
Журнал входящих документов.
Журнал исходящих документов.
Журнал внутренних документов.
Журнал визирования и назначения исполнителей.

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

Справочная информация:

Контрагенты.
Тип документа.
Резолюция.
Сотрудник.
Должность.
Подразделения.
Статус документа.
Виза документа.

Формы для ввода справочников должны позволять просматривать, добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм ввода справочников применим анкетную форму расположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации справочников [10].

Для ввода и получения информации понадобятся следующие формы: