Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Введение

Совместная деятельность людей предполагает контакты между ними, и, конечно, обмен между ними информацией. Только на этой основе люди, объединенные в организацию, могут достичь общих целей организации. Любая организация вне зависимости от ее масштабов непременно обладает соответствующей системой связей, коммуникаций, которая обеспечивает обмен информацией между ее членами и структурными подразделениями. Вот почему коммуникации часто называют нервной системой организации.

Роль и значение коммуникаций в организации сложно переоценить, поскольку уровень их сформированности говорит, о целостности коллектива, его положительного психологического настроя, от которого, в свою очередь зависит будущее предприятия. Поэтому важно учитывать все проблемы, возникающие внутри коллектива.

Важность коммуникаций определяется еще и тем, что общение для любого индивида является главным способом развития, передачи, получения и обработки информации.

Один из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций. Позже Д. Кац и Р. Кан писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации.

Актуальность выбранной темы объясняется неотделимостью функции управления от функции коммуникации в организации, поскольку без обмена информации, без общения между сотрудниками разных уровней не будет и самой организации.

Таким образом, целью данной курсовой работы является описание особенностей коммуникации в организации. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

• • рассмотреть сущность и содержание коммуникации в организации;
  • изучить особенности коммуникативного процесса в организации;
  • выявить особенности коммуникации в организации на примере БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж».

Объект исследования – коммуникация, предмет – особенности коммуникации в организации на примере БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж».

Методы исследования: изучение и анализ научной литературы, интернет-источников, обобщение, описание, сравнение.

В ходе написания данной курсовой работы будут использованы в основном учебные пособия для студентов высших учебных заведений. Данные пособия составлены в соответствии с требованиями по подготовке специалистов в области организационной психологии. Нами будут проанализированы пособия А. Н. Занковского, А. Л. Свенцицкого, Д. В. Ньюстрома, которые подробным образом рассматривают вопросы организационного поведения и организационной психологии. Поскольку речь идет о внутриорганизационных коммуникациях, то особую ценность приобретают труды Дж. Мескона и О. С. Виханского, которые рассматривают вопросы коммуникаций в организации с точки зрения и функции менеджмента организации.

Глава 1. Сущность и содержание коммуникации в организации

1.1. Понятие коммуникации в организации

Термин «коммуникации» широко применяется в обыденной жизни и среди специалистов. Так, например, транспортные коммуникации обеспечивают грузовые и пассажирские потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому. Инженерные коммуникации образуют сложную подземную инфраструктуру города и микрорайонов, подводя к домам и предприятиям воду, тепло, электроэнергию, канализацию и др. Информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую связь пользователей. Вместе с тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.

Согласно мнению М. В. Каймаковой, коммуникация (от лат. communicatio – сообщение) - специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания.

Кроме того, автор дает и другое определение: коммуникации - это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи [5; с.6].

А по мнению Дж.В.Ньюсторма и К. Девис, коммуникация - передача информации от одного человека к другому, один из способов доведения индивидом до других людей идей, фактов, мыслей, чувств и ценностей [12; с.52].

В кратком психологическом словаре представлено другое определение коммуникации, точнее общения. Общение (коммуникация) – это сложный, многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятия и понимания другого человека [9; с.213].

Таким образом, многочисленные определения коммуникаций отечественных и зарубежных научных исследователей подчеркивают, в первую очередь, направленный характер передачи сообщения, основанного на определенной системе знаков, а также восприятие данного сообщения как необходимые характеристики акта коммуникации.

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций [10; с.117].

В связи с вышесказанным, для осуществления коммуникации необходимы как минимум два человека: отправитель информации (коммуникатор) и ее получатель (коммуникант, или адресат) [17; с.278].

Непременным условием деятельности любой организации являются постоянные коммуникационные акты, соединяющие ее членов как по вертикали, так и по горизонтали (в соответствии с организационной иерархией). Для осуществления любого коммуникационного акта необходим ряд условий. Во-первых, это наличие контакта, который может быть вербальным и невербальным. Во-вторых, требуется общий язык (код). Иными словами, система знаков, используемая людьми для передачи информации. И, наконец, в-третьих, необходима общность тезаурусов, то есть запасов информации, которыми обладает конкретный индивид. Иногда речь идет и о профессиональном тезаурусе, о запасе профессиональных знаний. Известно, что члены одной профессиональной группы также имеют свой специфический язык, часто применяемый ими в своей деятельности. С одной стороны, это позволяет членам одной группы быстрее и лучше понимать друг друга в процессе профессиональной деятельности. Но, с другой стороны, использование своего профессионального сленга в общении с представителями других областей деятельности затрудняет взаимопонимание сотрудников организации. В таких случаях требуется пояснение терминов или применение общепринятой лексики [2; с.379].

1.2. Виды коммуникаций в организации

Для составления более полной картины о сущности коммуникаций важен вопрос рассмотрения классификации коммуникаций.

Если говорить о коммуникации, исходя из направления потока информации в организации, выделяют следующие виды коммуникаций [19; с.58]:

1. Нисходящие, направленные «сверху вниз» от руководителя к подчиненным.
2. Восходящие, направленные «снизу вверх» от подчиненных к руководителю.
3. Горизонтальные, осуществляемые между членами организации в пределах одного должностного уровня.

Другим критерием выделения видов коммуникаций являются средства (формы) передачи информации в процессе общения. В данном случае выделяется два вида коммуникаций [5; с.6]:

1. Вербальная, подразумевающая передачу информации непосредственно голосом и речью.
2. Невербальная, при использовании которой основным средством передачи информации являются мимика, жесты, позы собеседников.

По каналам общения выделяются формальные и неформальные коммуникации. Формальные предполагают общение строго в соответствии с установленной иерархией внутриорганизационных связей. Неформальные коммуникации - социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении. Чаще всего они дополняют формальное общение и распространяются посредством слухов и сплетен.

По субъекту коммуникации выделяются следующие виды [8; с.230]:

1. Коммуникации с помощью технических средств, передаваемые различными посредническими каналами (например, по электронной почте, телефону, селективной или конференц-связи и пр.).
2. Межличностные коммуникации, передаваемые от человека к человеку.

Самым главным в межличностных коммуникациях является передача информации от одного лица к другому. В процессе межличностной коммуникации важное значение имеет обратная связь, поскольку она превращает коммуникационный процесс в двухсторонний. Исследователи выделяют следующие основные характеристики эффективной обратной связи [5;с.19]:

1. Намерение. Эффективная обратная связь не должна осуществляться в форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека.
2. Конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы, и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать.
3. Описательность. Информация должна носить описательный, а не оценочный характер; содержать объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности в целом.
4. Полезность. Информация должна быть такой, чтобы работник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить.
5. Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше, так как работник имеет возможность точнее понять, что от него требуется.
6. Готовность. Для того чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы у работников была готовность ее поддерживать.
7. Ясность. Реципиент должен ясно понимать руководителя. При этом и руководитель должен стремиться быть понятым.
8. Достоверность. Чтобы обратная связь была эффективной, она должна быть надежной и достоверной. Ситуация или проблема только осложняются, если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо.

Таким образом, коммуникации с точки зрения какого-либо признака могут отличаться и могут относиться к разным видам одновременно. Например, общение может быть вербальным, формальным и межличностным в один и тот же момент времени, применительно к одному и тому же коммуникационному акту.

1.3. Функции коммуникаций в организации

В ходе определения содержания коммуникации как процесса важно рассмотреть функции, выполняемые общением. Выделяются следующие функции: информационная, регулятивная, перцептивная, мотивационная, контрольная, экспрессивная [17; с.278].

Информационная функция состоит в передаче работникам различных данных, которые обеспечивают принятие решений, и координации их деятельности, направленной на выпуск какой-либо продукции и оказание услуг потребителям Общение почти всегда имеет двусторонний характер, и у адресанта есть возможность получить информацию о результатах своего общения. Таким образом, источник общения может оценить, обратил ли адресат внимание на его сообщение, понятно ли ему его содержание и принимает ли он его [4; с.441]. Реализация информационной функции коммуникации невозможна без использования каких-либо средств. Существует несколько знаковых систем, которые используются в процессе общения. К ним относится вербальное общение, при котором в качестве знаковой системы используется речь, и невербальная коммуникация, для осуществления которой используются различные формы неречевых знаковых систем (например, жестикуляция, мимика, пантомимика, темп и громкость речи и т.д.).

Регулятивная функция выражается в том, что в процессе общения индивид регулирует (изменяет) как свое собственное поведение, так и поведение партнера по общению. Посредством регулятивной функции общение в организации различными способами контролирует поведение членов организации. Благодаря общению между сотрудниками в организации происходит регуляция действий и поведения собеседника и, одновременно, регуляционное воздействие на самого индивида со стороны коллег, начальства или подчиненных. Таким образом, регулятивная функция раскрывается еще и понятием «взаимодействие», поскольку в процессе общения происходит взаимное воздействие на поведение собеседников. При таком взаимодействии осуществляется не только обмен знаками для изменения поведения партнера, но и процесс организации совместной деятельности. В процессе взаимной регуляции формируются и проявляются феномены, характерные для совместной деятельности: совместимость людей, подражание, внушение, убеждение, формируется дух единой команды, и т. д. Взаимная регуляция поведения людей в группе является существенным фактором превращения ее в совокупного субъекта деятельности [4; с.446].