Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Таким образом, коммуникативный процесс можно разбить на пять этапов [4;с. 440]:

I этап - начало обмена информацией, когда адресант должен ясно представить, что именно (какую идею и в какой форме), с какой целью он хочет передать и какую ответную реакцию получить.

II этап - кодирование или перевод идей адресанта в систематический набор символов. Кодирование обеспечивает форму, в которой идеи и цели могут быть переданы адресату. Форма сигнала передачи информации в виде набора символов выбирается в зависимости от специфики коммуникативной системы, включающей все отмеченные элементы коммуникации [12; с.55].

III этап - выбор и передача информации через определенный канал связи: голос, жесты, мимика, текст, электронные средства связи: (компьютерные сети, электронная почта) и т. д. Теперь цель адресанта выражена в форме сигнала, которая зависит от используемого канала. Здесь также срабатывает фактор времени, т.е. нужно учитывать в какой момент необходимо сообщить запланированную информацию. Также на данном этапе важно минимизировать влияние различных помех и искажений информации.

IV этап - декодирование-прием. Адресат «переводит» вербальные (словесные) и невербальные сигналы и символы в свои мысли. Он интерпретирует (декодирует) сигнал на основе своего предыдущего опыта. Чем полнее достигнута цель адресанта, тем более эффективно общение [4;с.440]. наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Такая тенденция возникает в том случае, кода работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы, в результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций [5; с.28].

V этап - этап обратной связи или оценки реакции адресата на полученную информацию. На всех этапах процесса общения могут возникать помехи, искажающие смысл передаваемой информации. Контур обратной связи обеспечивает канал для реакции адресата, позволяющий адресанту определить, был ли получен сигнал, как он был понят и достигнута ли цель общения. Межличностные коммуникации, формируемые при наличии обратной связи, предполагают диалог отправителя и получателя. В результате возникает развертывающаяся игровая ситуация, в которой отправитель может корректировать свое следующее послание в соответствии с полученным ответом. Отправитель всегда нуждается в обратной связи и должен прилагать все силы к ее установлению [12;с.57].

Особое внимание следует обратить на цели общения. Каждый акт общения обязательно имеет некоторую цель. Она может состоять в том, чтобы что-то сообщить адресату, воздействовать на его отношение к чему или кому-либо, заручиться его поддержкой или повлиять на его поведение (например, выполнить указание, предоставить нужную информацию). Как правило, реальное сообщение содержит одновременно комбинацию сразу нескольких целей [3; с.459].

Эффективность сообщения, посланного адресантом, может быть оценена по тому, в какой мере были достигнуты цели общения. Первое условие успешного общения - это внимание со стороны адресата. Если сообщение передано, но адресат пропустил его мимо ушей, ценность такого общения невелика. Эффективность общения также зависит от понимания содержания сообщения. Если адресат не понял сообщения, то какой бы ни была цель общения, она вряд ли будет достигнута. И, наконец, еще одно условие состоит в принятии сообщения адресатом. Даже если сообщение привлекло внимание адресата и было им понято, он может не принять его, считая ложным, несправедливым или неинтересным для себя [4; с.441].

Только в том случае, если обеспечено внимание, понимание и принятие сообщения адресатом, вероятность достижения целей общения будет достаточно большой.

Общение почти всегда имеет двусторонний характер, и у адресанта есть возможность получить информацию о результатах своего сообщения. Таким образом, источник общения может оценить, обратил ли адресат внимание на его сообщение, понятно ли ему его содержание и принимает ли он его. Самым сложным для источника общения является определение степени принятия его сообщения: адресат не всегда заинтересован в том, чтобы демонстрировать свое действительное отношение к сообщению.

Передача любой информации возможна лишь посредством знаков, точнее, знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, которые используются в процессе общения. Различают вербальную коммуникацию, при которой в качестве знаковой системы используется речь, и невербальную коммуникацию, для осуществления которой используются различные формы неречевых знаковых систем [4; с.441].

Исключительно важной проблемой, возникающих в процессе организационных коммуникаций, является уровень доверия друг к другу ее участников. Можно сказать, что недостаток доверия является главной проблемой взаимоотношения между работниками, стоящей перед менеджментом в наше время. По результатам ряда исследований выяснилось, что для работника высокий уровень доверия равен восприятию высокой эффективности работы руководителя, и наоборот. Соответственно, высокий уровень доверия работника сопровождал повышение эффективности и результативности выполняемой им работы [12;с.64].

Важную роль в процессе коммуникации играет еще и социальный контекст. Ведь каждый человек воспринимает то или иное сообщение и отвечает на него в рамках определенной организационной среды, которая существенным образом влияет на интерпретацию получаемой информации.

В настоящее время практика организационных коммуникаций обращается к возможностям новых информационных технологий, включая компьютеризированные системы обработки информации, новые формы телекоммуникационных систем, комбинации тех и других. Все более широкое применение находят электронная почта, видеоконференции и другие технологии, коренным образом меняющие характер, структуру и восприятие коммуникации в организации [17; с.283].

Нельзя не отметить тот факт, что специфика общения в организации зависит от того, какие статусы присущи субъектам коммуникации. Как мы выяснили ранее, в организации реализуются нисходящие, восходящие и горизонтальные коммуникации, рассмотрим их чуть подробнее.

Нисходящие коммуникации представляют собой поток информации от руководства к подчиненным. По вертикальным каналам передается информация, необходимая для осуществления тех или иных производственных задач организации, для сообщения работнику о достижениях/неудачах, для обеспечения мотивации деятельности работника [17;284]. Частично неудачи нисходящих коммуникаций возникают в результате неготовности высшего руководства к эффективному общению. Предпосылки же эффективного подхода заключаются в следующем. Во первых, менеджеры должны развивать положительное отношение к коммуникациям, убедить себя, что общение с подчиненными – важнейшая часть их профессиональной деятельности. Во-вторых, необходимо работать над получением информации, которая будет интересна работникам. В-третьих, менеджеры должны планировать коммуникации. И наконец. Они должны завоевать доверие [12; с.65].

Эффективная работа каждой организации предполагает непрерывную передачу информации не только «сверху-вниз», но и «снизу-вверх». Восходящая коммуникация выражается в форме жалоб и предложений, мнений и просьб сотрудников [17;с.287]. Осуществление восходящих коммуникаций в организации сопровождается рядом сложностей. Во-первых, это медленное восхождение информации, поскольку работники не рискуют поднимать проблемы, опасаясь негативной реакции руководства. Во-вторых, присутствует так называемая «фильтрация» информации, т.е. доведение до руководителей только угодных им сведений [12;с.68]. Кроме того, восходящим коммуникациям присуще искажение информации с целью «приукрасить» собственные достижения и заслуги.

Значительная же часть коммуникаций в любой организации принадлежит горизонтальным коммуникациям. Эти коммуникации служат целям координации действий сотрудников в пределах одной и той ж рабочей группы. Они вступают в контакты, чтобы, объединив общие усилия, достичь общей цели. Сложнее такие коммуникации осуществляются в условиях большой организационной структуры предприятия, когда необходимо передавать информацию между подразделениями или службами предприятия [17;с.290]. Основная трудность будет возникать при кодировании и декодировании информации, поскольку каждый отдел имеет свою специфику и направленность деятельности. Важность горизонтальных коммуникаций заключается еще и в том, что посредством их члены организации удовлетворяют свою потребность в общении, и, как следствие, принадлежность к неформальной группе.

Таким образом, мы выяснили, что основными элементами коммуникативного процесса в организации являются адресант, адресат, сообщение, код, цель, канал связи и результат. Каждый из них влияет на эффективность всего процесса и определяет характер взаимоотношений в организации. Кроме того, мы рассмотрели этапы коммуникативного процесса в организации, и очевиден тот факт, что он одновременно сложен и прост, порой некоторые этапы происходят одновременно. А самое главное, чтобы каждый из них был подчинен общей цели.

Глава 3. Особенности коммуникаций в организации на примере БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж»

3.1. Характеристика деятельности БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж»

Для того чтобы более предметно рассматривать коммуникации в организации, необходимо это сделать на примере конкретного предприятия. Мы в качестве такого примера возьмем образовательную организацию, а именно «Вологодский педагогический колледж». Наш выбор определяется в первую очередь тем, что данная организация достаточно большая, осуществляет различные виды и направления деятельности.

Для начала охарактеризуем саму образовательную организацию. Колледж располагается в центре города Вологды, на улице Батюшкова, имеет хорошую транспортную доступность и выгодную инфраструктуру. Вологодский педагогический колледж начинает историю образования с 20 июля 1872 года, когда указом Александра I при существовавшей здесь Мариинской женской гимназии был открыт дополнительный класс по получению звания домашней наставницы и учительницы. Иными словами был открыт первый педагогический класс. Здесь велось преподавание по семи основным предметам: закон Божий, русский язык, педагогика и дидактика, математика, история всеобщая и русская, география всеобщая и русская и французский язык. Кроме того, будущие учительницы работали с ученицами низших классов самой гимназии. Само же здание, где сегодня размещается колледж, принадлежало ранее удельному ведомству, и здесь провел последние годы жизни известный поэт Константин Николаевич Батюшков.

С тех пор прошло много времени, но неизменной осталась традиция обучения будущих педагогов. Колледж претерпел много преобразований: до сегодняшнего дня он был и училищем, и высшим педагогическим училищем [14]. За годы своей работы колледж подготовил специалистов различных профилей: учителей русского языка и литературы, учителей английского и немецкого языка, учителей начальных классов в области физической культуры/информатики/психологии, педагогов дополнительного образования в области музыкальной/туристско-краеведческой деятельности, а также социальных работников. Подготовка по этим специальностям осуществлялась в соответствии со стандартами среднего профессионального образования второго поколения.

Современный педагогический колледж представляет собой образовательную организацию, которая ведет подготовку специалистов среднего звена на базе основного и среднего общего образования по следующим квалификациям: учитель начальных классов, воспитатель детей дошкольного возраста (в том числе и по заочной форме обучения), педагог дополнительного образования в области социально-педагогической/ физкультурно-оздоровительной деятельности/хореографии, а также специалист по туризму.

На сегодняшний день контингент студентов дневной и заочной форм обучения составляет более 500 человек. Корме того, вот уже второй год в колледже осуществляется реализация программ профессиональной переподготовки по квалификации воспитатель дошкольной организации. Причем, обучаются по таким программам не только граждане, работающие в детских садах, но и студенты выпускных и предвыпускных групп. В результате, выпускаясь из колледжа, студенты будут иметь две квалификации.