Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Перцептивная функция реализуется в том, что общение включает в себя взаимное восприятие партнерами друг друга, которое во многом обеспечивает или затрудняет понимание общающихся. Перцептивная функция – это межличностное восприятие. Необходимо отметить, что восприятие социальных объектов обладает такими многочисленными специфическими чертами, что само употребление слова «восприятие» в традиционном общепсихологическом смысле является не совсем точным. К таким чертам относится восприятие не только внешних характеристик объекта, но и его поведенческих и психологических характеристик: целей, мотивов, мыслей, способностей, эмоций и т. д [1;с.5]. В ходе познания другого человека одновременно осуществляется несколько действий: и эмоциональная оценка этого человека, и попытка понять смысл его поступков, и основанное на этом формирование стратегии изменения его поведения, и, наконец, построение стратегии собственного поведения. Но в процессе коммуникации участвуют как минимум два собеседника, и каждый из них пытается сопоставить свое поведение с поведением другого. И в таком случае при выработке собственной стратегии общения необходимо учитывать не только мотивы и потребности собеседника, но и его восприятие ваших мотивов и потребностей. Таким образом, осознание себя через партнера посредством коммуникации имеет два аспекта: идентификацию (способ понимания другого человека через осознанное или бессознательное уподобление себя его характеристикам) и рефлексию (это осознание отправителем информации того, как он воспринимается партнером по общению) [4; с.449].

Другая функция, мотивационная, заключается в том, чтобы поддерживать работников в их преданности целям организации и активизировать их трудовые усилия. Мотивационная функция побуждает работников к исполнению и улучшению работы, используя управление поведением, убеждение, внушение, просьбы и т.д. [15]. Механизм мотивации в организации является, по сути, системой социально-экономических отношений, функционирующих в рамках сложившихся формальных и неформальных корпоративных коммуникаций на различных уровнях. С другой стороны, корпоративный механизм мотивации представляет собой систему мотивов (внутренняя составляющая личности) и стимулов (внешнее воздействие), сформированную согласно индивидуальным потребностям сотрудников и реализуемую посредством корпоративных коммуникаций организации согласно поставленных руководством целей и задач [11; с. 117].

Контрольная функция служит целям определения официальных обязанностей сотрудников, их профессиональной ответственности и субординации [4;с.437]. На реализацию такой функции руководством организации направлена система передачи информации о распределении функций между работниками и отслеживании выполнения мим своих должностных инструкций. Контроль со стороны руководства действительно важен, поскольку ничем неподкрепленные распоряжения не способствуют развитию у работников чувства ответственности за выполняемую ими работу. Средствами реализации контрольной функции коммуникаций могут служить различные проверки, инспекции, отчеты, планы работы предприятия и пр.

А экспрессивная функция коммуникации предназначается для выражения чувств, эмоций и удовлетворения социальных потребностей [17; с.278]. Она означает стремление партнеров по коммуникации выразить и понять эмоциональные переживания друг друга. В данном случае все начинается с установления контакта, средствами для которого могут служить, например, рукопожатие, улыбка, стереотипные вербальные высказывания приветствия. В зависимости от того, какой способ передачи чувств и эмоций выбран, экспрессивная функция может значительно усилить или ослабить информационную функцию коммуникации. Особое значение экспрессивная функция имеет для творческих людей, создающих произведения, которые должны быть оценены другими и в которых отражается их собственное образное восприятие мира и эмоциональное отношение к нему. В ходе осуществления этой функции в партнере возбуждаются нужные эмоциональные переживания, которые в свою очередь способны изменить собственное эмоциональное состояние [13;с.96].

Итак, выясняется, что процесс общения в организации многогранен, имеет множество значений для собеседников, а также разнообразие способов передачи информации и возможности ее интерпретации. Наиболее ярко эти функции находят свое отражение в межличностном общении.

Таким образом, можно сделать вывод, что коммуникация в организации – это не просто процесс обмена информации, но это и эмоциональный процесс, затрагивающий чувства всех участников. В результате изучения различного рода источников мы выяснили, что коммуникация – это еще функция организации, направленная на достижение работниками единой цели предприятия. Также мы определили, что коммуникация в зависимости от критериев имеет видовое разнообразие, выполняет множество функций. Кроме этого, можно сказать, что важным аспектом изучения данного вопроса является знание эффективных форм обратной связи в процессе коммуникации.

Подводя итог, мы выявили, что коммуникация в организации – это многогранный процесс, на эффективность которого влияет множество факторов, совокупность участников и передаваемой информации.

Глава 2. Особенности коммуникативного процесса в организации

2.1.Основные элементы коммуникационного процесса

В процессе общения происходит не просто «движение информации» между двумя приемо-передающими устройствами, а возникает отношение двух индивидов, каждый из которых, являясь активным субъектом, ориентируется на партнера, т.е. исходит не только из своих собственных целей, мотивов, установок, но и анализирует мотивы, цели, установки собеседника, ожидая от него определенной реакции. Поэтому в общении важен не просто обмен информацией, а выработка общего смысла, что возможно только в том случае, если информация не просто принята, но и понята, осмыслена. Поэтому в каждом процессе общения в единстве представлены и деятельность, и общение, и познание [4; с.438].

«Для того чтобы общаться, надо иметь то, чем можно общаться, т.е. прежде всего свои собственные переживания, чувства, мысли». По меткому замечанию И. Канта, в общении человек «публично пользуется своим разумом».

Таким образом, особенности человеческой коммуникации не позволяют рассматривать ее только в терминах теории информации, а некоторые понятия, заимствованные из этой теории и употребляемые для описания общения [17; с.277].

Реализация коммуникативной функции общения включает несколько уровней. На первом из них осуществляется выравнивание различий в исходной информированности, имеющейся у индивидов, которые вступают в контакт. Второй связан с передачей и принятием значений. В этом случае общение выступает как информирование, обучение, инструктаж и т. д. Наконец, третий уровень связан со стремлением индивидов понять взгляды и установки друг друга. Общение здесь направлено на получение обратной связи о результатах собственных действий (согласие, несогласие, сопоставление взглядов и т. д.) [19;с.58].

Рассматривая проблему коммуникаций в организации, исходя из теории организации, можно выделить в соответствии с работами классиков этой теории К. Шеннона и У.Уивера три следующих аспекта коммуникации [17;с.280]:

1. Техническая проблема. Она заключается в том, что сложно достоверно определить, сможет ли собеседник получить информацию в том объеме и смысле, который передавался от отправителя.
2. Семантическая проблема. Сущность ее в том, что сложно определить насколько точно был понят смысл передаваемых символов от отправителя получателю.
3. Проблема эффективности. Данная проблема определена трудностью измерения эффекта воздействия на получателя информации, насколько эффективно воспринятый смысл влияет на людей в желаемом направлении.

Все эти проблемы тесно связаны между собой. Так, технические помехи какого-либо передающего устройства или неточность используемых понятий могут уменьшать степень эффективности той или иной коммуникации.

Рассмотрим структуру коммуникативного акта, процесса. В каждом акте общения можно идентифицировать несколько его элементов [4; с.439]:

1. Адресант или коммуникатор) - лицо, посылающее сообщение (субъект общения).
2. Адресат (или рецепиент) - лицо, которому направлено сообщение. В организациях источниками и адресатами общения выступают сотрудники организации с их целями, мотивами, знаниями, идеями и т. д.
3. Сообщение - содержание коммуникативного акта. Сообщения состоят из символов, которые имеют для источника и получателя определенное значение. Сообщения содержат информацию, определяемую как изменение вероятности осуществления некоторой альтернативы в данной ситуации. Таким образом, сообщение информации уменьшает неопределенность знаний относительно некоторого явления у получателя [7].
4. Код - форма, в которой идеи и цели могут быть выражены как «сообщение». Код может включать вербальные средства (т.е. средства естественного языка), математические символы, диаграммы, жесты и т. д.
5. Цель - зачем, ради чего послано сообщение.
6. Канал связи - среда, обеспечивающая связь адресанта с его адресатом. Каналом связи может быть голос, текст, проводная связь, связь через эфир, информационные табло и др.
7. Результат – то, что достигнуто в итоге общения

Схема коммуникативного процесса представлена в Приложении 1 [4; с.439].

Кроме указанных выше элементов коммуникации существуют также скрытые и явные факторы, влияющие на эффективность коммуникативного процесса. К этим факторам относятся барьеры и помехи. При диалоге людей разной национальности, например, может возникнуть языковой барьер, а при передаче информации по селективной связи – радиопомехи. В коммуникациях между руководителем и подчиненными в качестве помех и барьеров могут служить статусные различия или желание слышать только то, что хочется услышать. В беседе с помехой могут быть и отвлечения, и неправильная интерпретация, и семантические проблемы [5; с.28]. Все барьеры и помехи искажают передаваемый сигнал, поэтому адресанту важно понять, правильно ли понята адресатом информация.

Исходя из указанных элементов, можно сказать, что коммуникативный процесс - процесс взаимодействия между различными субъектами коммуникации, при котором осуществляется обмен информацией. Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии коммуникантов. Процесс обмена информацией начинается с ее формирования. Способ передачи информации определяется целью коммуникации, сформированностью каналов коммуникации, наличием общих сторон коммуникации знаковой системы (языка общения, символьной системы). Язык общения характеризуется жанрами устной и письменной форм речи, которые должны быть сформированы для каждого канала коммуникации [6; с.64].

Таким образом, каждый элемент коммуникации играет свою важную роль при передаче информации. От качества каждого из них зависит эффективность, достижение цели коммуникации.

2.2.Реализация коммуникативного процесса в организации

С точки зрения передачи и восприятия смысла сообщения схема «адресант - сообщение - адресат» асимметрична. Для адресанта смысл информации предшествует процессу кодирования (высказыванию), так как он сначала имеет определенный замысел, а затем воплощает его в систему знаков. Для адресата смысл принимаемого сообщения раскрывается одновременно с декодированием. В этом последнем случае особенно отчетливо проявляется значение ситуации совместной деятельности: ее осознание включено в сам процесс декодирования, раскрытие смысла сообщения немыслимо вне этой ситуации [4; с.440].

Точность понимания адресатом смысла высказывания может стать очевидной для адресанта лишь тогда, когда произойдет смена коммуникативных ролей, т.е. когда адресат превратится в адресанта и своим высказыванием сообщит о том, как он раскрыл смысл принятой информации. Диалог, или диалогическая речь, как специфический вид «разговора» представляет собой последовательную смену коммуникативных ролей, в ходе которой выявляется смысл речевого сообщения и происходит обогащение, развитие информации. Мера известной согласованности действий адресанта и адресата в ситуации попеременного принятия ими этих ролей в большей степени зависит от их включенности в общий организационный контекст.