Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Специфика понимания в процессе коммуникации может быть раскрыта через призму феноменологии. Для того чтобы люди понимали друг друга, а также разбирались в ситуациях и обстоятельствах повседневной жизни, они должны соблюдать ряд условий. Главное из них заключается в том, что человек руководствуется предположением, согласно которому его партнер по взаимодействию видит и понимает мир в сущности так же, как он сам. А.Шюц именовал это бессознательно используемое в жизни допущение «общим тезисом о взаимозаменяемости перспектив» [60].

Итак, мы рассмотрели ряд теоретических концепций, авторы которых определяли коммуникационный процесс как значительную, если не решающую часть общественного развития.

Преодолению противоречия между «структурным» и «деятельностным» подходами способствует осознание того, что в ходе социальных взаимодействий люди активно создают и изменяют социальную структуру. Согласно данной точке зрения, представленной в основном приверженцами символического интеракционизма, целенаправленность действий социальных субъектов обусловлена тем, что они являются составляющей окружения, пронизанного культурными смыслами. Социальные явления, согласно этой позиции, зависят от символических значений, которыми мы наделяем свои действия. В этой связи необходимо подробно изучить само социальное явление коммуникации, оказывающее непосредственное влияние на развитие общества.

К числу важнейших методологических принципов исследования коммуникации был отнесен принцип детерминированности коммуникации способом производства. Другими словами, процесс коммуникации понимался как естественно-исторический процесс, соответствующий определенному уровню развития производительных сил. Сторонники подобной марксисткой точки зрения выступали с критикой альтернативной ей позиции М.Вебера, по мнению которого ключевую роль в социальном развитии играют неэкономические факторы.

1.2 Сущность и формы управления организационными коммуникациями

Управление организационными коммуникациями представляет собой формирование системы связей и делового общения в организации, которая предполагает взаимодействие коммуникантов разного уровня, выполняющих разные роли в процессе трансакции. Функции управления организационными коммуникациями: целеполагаение, координация, мотивация и контроль коммуникативных актов.

---

В качестве субъекта управления организационными коммуникациями выступает система менеджмента (управления) организации – это менеджеры разного уровня (начиная от топ-менеджеров, заканчивая низшим звеном управления).

С одной стороны, организационная коммуникация [60, с.41] – это процесс межсубъектного взаимодействия в процессе деятельности, реализуемый через общение участников, имеющих определенные статусы и выполняющих соответствующие им роли.

С другой стороны организационная коммуникация обладает структурой, она подчинена принципам иерархии, поскольку каждый из участников коммуникаций имеет разный статус (высокий, средний, низкий) и поэтому установлены определенные правила коммуникации в организациях, закрепленные в документообороте и проявляющиеся в информационных потоках [42].

Развитие организации через коммуникации может осуществляться на следующих уровнях: внутриорганизационный; региональный; национальный; международный. Развитие персонала в данном контексте предполагает влияние коммуникации на развитие профессиональных и личностных качеств и самореализацию каждого сотрудника организации. Данная функция реализуется на внутриличностном и межличностном уровнях. Организационная коммуникация помимо названных выше ролей является инструментом управленческого воздействия, так как фактически это способ формирования не только деятельности, но и корпоративной культуры, ценностей и стратегий.

В процессе коммуникации на различных организационных уровнях происходит формирование коммуникативного потенциала как отдельных сотрудников, так и организации в целом. Обладая высокой значимостью, коммуникации требуют разработки инструментария управления. Под управлением организационными коммуникациями понимается совокупность непрерывных целенаправленных управленческих воздействий на внутренние и внешние процессы информационного обмена и неинформационных взаимодействий, обеспечивающих удовлетворение коммуникационных потребностей и реализацию долгосрочных интересов развития предприятия.

Управление организационными коммуникациями осуществляется на следующих принципах: ориентация на стратегические цели организации; преемственность управленческих методов и приемов на всех уровнях развития организации и персонала; соотнесенность развития внутренних и внешних коммуникаций; определение зон управленческого воздействия; непрерывный характер и обратная связь. Управление коммуникацией в организации выражается в целенаправленном воздействии на ее функции. Наряду с классическими функциями коммуникации – контроль, мотивация, эмоциональное выражение, передача информации – ряд исследователей выделяет специфические функции. Так, Г.Г.Почепцов [59, с.78] отмечает, что эффективность коммуникационного менеджмента проявляется в результате качественного наполнения классических функций управления новым содержанием, а также в результате реализации ряда специализированных функций, которые обусловлены использованием новых управленческих, маркетинговых и информационных технологий, инновационной активностью экономических систем.

---

Среди специфических функций, предложенных Г.Г. Почепцовым [60, с.110]: интегрирующая, контактоустанавливающая, ритуальная, образовательная, функция самопрезентации. Не отрицая важности предлагаемых функций, считаем, однако, что их необходимо рассматривать в двух аспектах: как относящиеся к организации в целом и как направленные на каждого индивидуума, сотрудника организации. В нашем исследовании предлагается выделить две группы функций, дополнив традиционный перечень в соответствии с двумя обозначенными выше основополагающими функциями коммуникации – развитие организации и развитие персонала.

На основе приведенных характеристик возможно формирование следующих коммуникационных стилей в организации:

1. изоляция (минимизация коммуникационных процессов, максимальная закрытость, отсутствие обратной связи);
2. открытие (имеет место при высокой степени открытости и низкой степени адекватности обратной связи);
3. взаимодействие (при достаточно высокой открытости большое внимание уделяется воздействию на партнера, оценке его действий; стиль является наиболее предпочтительным);
4. защита (предполагает отсутствие собственной инициативы; процесс коммуникации происходит в результате ответной реакции на побудительные стимулы);
5. компромисс (открытость проявляется лишь в том случае и в той мере, в какой это делают партнеры).

Оценка организационных коммуникаций должна носить регулярный характер, что позволяет выделить коммуникационный мониторинг как инструмент управления, содержанием которого является систематическое наблюдение и анализ динамики развития организационных коммуникаций. Мониторинг коммуникационных процессов способствует накоплению практического опыта в управлении коммуникациями и повышению точности прогнозирования последствий решений.

Следующим этапом в процессе управления коммуникациями является разработка стратегии развития организационных коммуникаций, которая должна включать: создание межфункциональной команды из специалистов в различных сферах для разработки стратегических альтернатив и последующего выбора стратегии; а также создание группы для управления коммуникациями, на основе которой в перспективе будет создан отдел коммуникаций, выполняющий функцию модератора [72].

В таблице представлены задачи оценки эффективности коммуникаций по каждому блоку. Эффективная коммуникативная деятельность содействует обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности. Именно поэтому неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем в организациях, табл.1.

---

Таблица 1. Оценка эффективности управления организационными коммуникациями

Объект оценки	Задача оценки
Коммуникационные потребности	Степень удовлетворенности информационных и коммуникативных потребностей в организации, а также влияние неудовлетворенности на развитие организации
Коммуникационный синергизм	Наличие эффекта взаимодействия различных инструментов коммуникации, возникающего при их совместном использовании
Структура коммуникационного пространства	Эффективность структуры внутренних коммуникаций
Качество коммуникаций	Соответствие комплекса параметров информационной и коммуникационной системы требованиям, предъявляемым к ней организацией
Коммуникативная культура	Степень сформированности единого коммуникативного пространства на основе общих культурных стандартов, традиций и развитой коммуникативной компетентности
Обратная связь	Наличие и продуктивность внутренней и внешней обратной связи
Коммуникационное обеспечение	Уровень обеспечения организации техническими средствами коммуникации для реализации коммуникационных функций

При оценке эффективности коммуникаций в организациях целесообразно проводить анализ информации и сообщений, которые передаются при реализации управленческих функций. Прежде всего, сообщения в коммуникациях должны быть: конкретны, понятны, достоверны. Иначе говоря, они должны отвечать требованиям управления и требованиям организационной культуры (то есть соответствовать организационным правилам). Важнейшим аспектом обеспечения эффективности коммуникации является обеспечение требования конкретности сообщений.

Анализ сообщений в коммуникациях проводится для определения:

1. Значения классификационных признаков
2. Значения их реквизитов
3. Свойств содержательной части (текста).

Определение значений классификационных признаков и значений реквизитов не представляет труда, так как оно напрямую следует из их существа. Из свойств текста рассмотрим только одно из самых главных, определяющих его качество, а именно свойство конкретности сообщения.

Отметим, что значение одного и того же сведения может быть выражено в различной форме.

Для достижения целей организаций необходимо, чтобы значения ряда сведений в коммуникациях были бы определены точно (по названию и/или значению) и в нужной форме (по значению). Если сведение соответствует этим требованиям, то они называются конкретно определёнными.

---

Отклонение от этого требования приводит к неконкретности сообщения в процессе коммуникаций. Эти отклонения могут быть различными. Например:

1. не точно определено название сведения;
2. не приведено название некоторого сведения;
3. принятая в документе форма выражения значение сведения не соответствует требуемой и т. п.

Неконкретно изложенные сведения, требуют уточнения и поэтому пока они не будут конкретизированы цели коммуникаций будут недостижимы. Кроме этого у участников коммуникаций появляется возможность снять неконкретность сведений. Если при этом будет допущена ошибка, то цели коммуникаций не будут достигнуты.

Сказать, что-либо о полной определенности, конкретности сообщений в процессе коммуникаций можно только на основе его анализа. Рекомендации, позволяющие выполнить этот анализ, не разработаны, а на практике очень часто неконкретность сообщений проявляется в процессе последующего общения. Как говорилось, это может привести, или к дополнительным затратам времени для выяснения того, что имеется ввиду, или к не достижению целей коммуникаций.

Слово в русском языке двустороннюю природу. Внешняя сторона слова это его звучание, буквенное, графическое обозначение. Внутренняя сторона слова – его значение, его соотнесённость, связь с определенными явлениями действительности. Словами мы называем, обозначаем элементы среды управления и отношения между ними. Передача словом его звучания и значения является основной назывной или номинативная функцией слова. Большинство слов русского языка передают, какие – либо понятия. Понятие – это совокупность, закрепленных в мыслях человека существенных признаков того, что обозначает слово. По сути, понятие, соответствующее некоторому слову, передает его смысловое значение. Значение слов родного языка объясняется, истолковывается в толковых словарях русского языка.

Эффективность механизма управления коммуникациями определяется комплексным эффектом (экономическим, социальным, инновационным, управленческим, координационным) от реализации мероприятий в рамках принятой коммуникационной стратегии. Эффективное управление организационными коммуникациями характеризуется высоким уровнем экономической и социальной эффективности коммуникационных мероприятий и ориентированностью на реализацию долгосрочных интересов развития предприятия на основе создания благоприятных коммуникационных условий. Оценку эффективности коммуникаций предлагается проводить по семи укрупненным блокам:

---