Файл: Способы исправления ошибок в учетных регистрах(Формы бухгалтерского учета).pdf

Остановимся подробнее на требованиях, предъявляемых к ведению учетных регистров.

Во-первых, регистр бухгалтерского учета должен содержать название самого документа, дату составления, наименование экономического субъекта, в отношении которого ведется регистр бухгалтерского учета. Во-вторых, необходимо указать должность лиц, ответственных за формирование документа и удостоверяющих указанные данные своей подписью. В-третьих, в отношении представления информации о фактах хозяйственной жизни должны соблюдаться условия хронологической и систематической группировки объектов бухгалтерского учета в регистре. В документах бухгалтерской отчетности должно отражаться фактическое состояние определенных счетов бухгалтерского учета на начало и окончание подотчетного периода. В-четвертых, в регистрах должна найти отражение величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с обязательным указанием на принятую единицу измерения. Если для целей аналитического учета объект отражается в натуральных единицах измерения, то в регистры дополнительно вносится информация о стоимостном выражении единицы объекта учета, количестве самих единиц измерения, а также расчет итоговой денежной величины конкретной хозяйственной операции экономического субъекта путем умножения стоимостного выражения цены за единицу объекта на количество единиц измерения [2].

Необходимо отметить, что если раньше в регистры вносились только сведения о хозяйственных операциях, произошедших в организации за определенный период времени, в соответствии с новыми требованиями необходимо отражать всю информацию, о которой составляются документы первичного бухгалтерского учета.

С развитием отрасли информационных технологий большинство компаний в настоящее время для ведения бухгалтерского учета используют лицензированные компьютерные программы. На российском рынке представлены различные программные продукты – Галактика, Парус, SAP, Microsoft Dynamics Axapta (Navision) и др., но наиболее распространенной является программа «1С: Бухгалтерия» («1С: Предприятие»).

1.4. Практические аспекты формирования учетного регистра для торгового предприятия

Рассмотрим процесс формирования регистра бухгалтерского учета для коммерческой организации торговой сферы с помощью возможностей программы «1С: Бухгалтерия 8.3». Изначально организацией была выбрана журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, которая требовала ежемесячного составления следующих документов:

- журнал-ордер по синтетическому счету;

- карточка аналитического учета по синтетическим счетам;

- оборотно-сальдовая ведомость по аналитическому счету;

- оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам;

- главная книга.

На основании главной книги составлялся бухгалтерский баланс.

Рис.1. Обороты счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (исходный вариант)

С упразднением обязательных форм учетных регистров, появилась возможность использовать иные формы документов, в наибольшей степени отвечающие потребностям организации. На рис.1 представлен пример регистра «Обороты счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», который разработан компанией «1С: Бухгалтерия» и доступен в базовой версии программы. На рисунке приведен фрагмент отчета, сформированный по двум покупателям, итоговые обороты включают в себя значения по всем контрагентам ООО «Термопарк-Волга».

Представленный на рис.1 документ сформирован с помощью встроенных функций лицензионной программы «1С: Бухгалтерия» версия 8.3. и включает наименование документа «обороты счета»; период, за который составлен документ; наименование экономического субъекта – ООО «Термопарк-Волга». В регистре представлена информация о хозяйственных операциях (реализация товаров) в хронологической последовательности по однородной совокупности объектов (покупателей). Однако отчет не содержит ряд реквизитов, предусмотренных законом о бухгалтерском учете в качестве обязательных, таких как наименование валюты расчетов, информация о лице, ответственном за составление документа. Также нарушено требование представления в отчете полной информации о факте хозяйственной жизни – при отражении операции в качестве номера первичного учетного документа указывается порядковый номер этой операции в журнале регистрации. В случае если организация применяет для нумерации комбинацию букв и цифр, составленный таким образом регистр не позволит получить актуальную информацию о первичном документе, на основании которого отражена операция. Кроме того, описываемые обороты счета не раскрывают аналитическую информацию по корреспондирующим счетам, что означает необходимость дополнительно вести и распечатывать карточки аналитического учета по счету.

Таким образом, созданный регистр не соответствует требованиям, предъявляемым законодательством, и требует доработки. На рисунке 2 представим усовершенствованный регистр, созданный с учетом замечаний, приведенных выше. По-прежнему представлен только фрагмент отчета, сформированный по двум клиентам, итоговые обороты включают в себя значения по всем контрагентам ООО «Термопарк-Волга».

Рис. 2. Обороты счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (усовершенствованный вариант)

Отчет «обороты счета», представленный на рисунке 2, дополнен наименованием валюты с указанием принятой единицы измерения (руб. коп.), содержит информацию об ответственном лице (главный бухгалтер предприятия), представляет полную информацию о первичном учетном документе, на основании которого отражается факт хозяйственной жизни. Таким образом, разработанный нами регистр соответствует всем требованиям, предъявляемым к регистрам бухгалтерского учета, и позволяет обобщить все факты хозяйственной жизни предприятия за анализируемый период в одном документе.

Необходимо отметить, что разработанный регистр позволяет заменить ряд документов – карточку аналитического счета, оборотно-сальдовую ведомость по счету и переносить данные непосредственно в главную книгу. В результате процесс составления ежемесячной отчетности можно представить в виде последовательности заполнения следующих документов:

-обороты счета;

- оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам;

- главная книга;

- бухгалтерский баланс.

Выводы:

Бухгалтерский учет занимает одно из основных мест в управлении предприятием. Являясь частью процесса, бухгалтерский учет позволяет контролировать хозяйствующие операции.

Хозяйствующие операции, оформленные необходимыми документами, для получения информации о наличии и изменении имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовой деятельности, подлежат оформлению в учетных регистрах. Учетные регистры оформляются на основании законодательства и утверждаются Министерством финансов РФ.

Бухгалтер должен грамотно вести бухгалтерский учет и уметь правильно хранить и передавать хозяйственные операции в архив.

Глава 2. Способы исправления ошибок в учетных регистрах

2.1. Понятие ошибки и методы обнаружения ошибок в бухгалтерском учете

Невзирая на множество приемов и способов, которые используются в организациях в целях контроля за первичной документацией и правильностью ведения бухгалтерского учета, время от времени случается так, что в бухгалтерском учете данные отражаются неточно или ошибочно. Ошибкой признается неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации (ПБУ 22/2010, утв. приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н) [4]. Под данное определение попадает не только непреднамеренная, но и преднамеренная ошибка, совершенная в бухгалтерской отчетности. Это могут быть, например, ошибки в расчетах, ошибки из-за неправильного применения либо норм бухгалтерского учета, либо своей учетной политики, недобросовестные действия должностных лиц организации и проч. Для исправления ошибок предназначено ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности». Данное ПБУ устанавливает:

• правила исправления ошибок,
• порядок раскрытия информации об ошибках, в бухгалтерском учете и отчетности организаций, являющихся юридическими лицами (за исключением кредитных организаций и государственных, муниципальных учреждений). [5]

Самые распространенные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности делятся на три типа:

1. Счетные ошибки - данные ошибки связаны с некорректными вычислениями или с некорректным переносом/внесением информации в регистрах бухгалтерского учета. [7.C.9]

2. Ошибки, связанные с несвоевременным учетом первичных документов - такие ошибки зачастую возникают из-за неслаженной работы подразделений. Документы подписаны, но просто «не доходят» вовремя до бухгалтерии. Однако, если первичные документы были задержаны контрагентами – их не отражение в учете организации не будет ошибочным. [7.C.9]

3. Ошибки, возникающие из-за неверного применения законодательства - эти ошибки возникают при невыполнении требований действующего законодательства к порядку ведения бухгалтерского учета и раскрытию информации в бухгалтерской отчетности.

Кроме вышеперечисленных ошибок, ошибки могут быть вызваны предоставлением в бухгалтерскую службу недостоверных, неполных, неточных данных. Такие ошибки могут быть совершены как непреднамеренно, так и нарочно, с целью скрыть факты хищений, например:

• завышение количества списываемых материалов по тем или иным основаниям (скрывает факт хищения материалов), [11.C.55]
• непредставление кассиром приходных кассовых ордеров с последующим неотражением прихода наличных в кассу организации (скрывает факт хищения денежных средств из кассы организации), и т.п.

Необходимо отметить, что неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (не отражения) таких фактов хозяйственной деятельности, ошибками не являются. [9.C.113]Так же ошибкой не признается изменение оценочных значений, в частности:

- Резервов по сомнительным долгам.

- Резервов под обесценение финансовых вложений.

- Резервов под обесценение МПЗ. [11.C.57]

Все вышеуказанные оценочные значения не отражаются в бухгалтерской отчетности отдельными строками, а корректируют отдельные показатели бухгалтерского баланса. В ПБУ 22/2010 закреплены случаи, когда бухгалтерскую отчетность нужно уточнять, и/или заменять уже сданную в налоговую инспекцию бухотчетность на ее исправленный вариант. [4]

Как преднамеренное, так и непреднамеренное искажение бухгалтерской отчетности может быть несущественным или существенным. При этом единого понятия существенности в настоящее время в нормативных актах по бухучету нет. Существенность ошибки организация должна определять самостоятельно исходя как из величины, так и из характера статьи бухгалтерской отчетности. При этом организация должна принимать во внимание ее влияние на все показатели, представленные в бухгалтерской отчетности за период, когда были выявлены ошибки, в т.ч. показатели отчетного года и сравнительные показатели всех представленных в этой отчетности предыдущих периодов (письмо Минфина России от 24.01.2011 № 07-02-18/01). [4]Решение вопроса о существенности зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. Иными словами, существенность при формировании бухгалтерской отчетности определяется совокупностью качественных и количественных факторов.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ [2] существенным (грубым) нарушением правил считается искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. Существенной ошибкой признается та ошибка, которая в отдельности или вместе с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей отчетности, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период.

Под порогом существенности в соответствии с международной практикой предлагается понимать сумму, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее пяти процентов. Следует отметить, что понятие существенности актуально и при решении вопроса о раскрытии информации в бухгалтерской отчетности, в частности, об обособленном представлении в отчетности информации об отдельных активах, обязательствах, доходах и расходах (ПБУ 4/99), и при формировании пояснительной записки. [12.C.10]