Файл: «Теория менеджмента»(Организация как функция управления).pdf

3. Как мы собираемся сделать это? Нужно решить, что конкретно должны делать сотрудники организации, чтобы достичь выполнения организационных целей. При ответе на этот вопрос следует выбрать один из нескольких вариантов реализации цели, по возможности наименее затратный как в ресурсном, так и временном отношении для предприятия [15].

В процессе исполнения функции планирования, независимо от вида плана, руководитель реализует следующие этапы [15]:

1. На первом этапе следует определиться с направлением деятельности организации, сформулировать цель и определить отличие между текущим состоянием на момент планирования и желаемым состоянием организации. Под целью обычно понимается идеальное или желаемое состояние объекта управления, на достижение которого и ориентирована управленческая деятельность. Процесс определения (особенно долгосрочных) целей предполагает использование двух крупных направлений: 1) экстраполяционное, базирующееся на уже известных научных открытиях и ориентированное на будущее, т.е. на тот период, когда эти открытия будут использованы на практике; 2) нормативное (целевое), где исходным моментом является постановка цели, которой необходимо достигнуть. При этом если экстраполяционное направление использует уже известные положения науки, то целевое может базироваться как на известных, так и на будущих научных открытиях.

Цели организации выполняют следующие функции [19, 20]:

1. Отражают философию организации и концепцию ее развития.

2. Составляют основу управленческой структуры организацию.

3. Уменьшают неопределенность текущей деятельности фирмы.

4. Составляют основу критериев выделения проблем, принятия решений, контроля и оценки полученных результатов.

5. Сплачивают персонал организации.

6. Официально провозглашенные цели служат оправданию в глазах общественности необходимости и законности существования организации.

Цели должны быть [21]:

1) конкретными и измеримыми, выражаться в количественных показателях. Это необходимо для контроля за их выполнением и определением того, насколько выбранное направление развития способствует их достижению;

2) выполнимыми, т.е., соответствующими ресурсам организации. Осознание работниками нереалистичности поставленных перед ними целей, не способствует приложению усилий с их стороны по их достижению;

3) гибкими, способными к корректировке. Любая цель – это предполагаемое состояние в будущем на основе прогнозов его (будущего) развития. Не всегда события развиваются в том направлении, которое предполагалось, это вызывает необходимость изменения целей;

---

4) понятными исполнителям. Если исполнителю не ясно назначение той или иной цели, то ожидать от него максимально продуктивной деятельности невозможно;

5) проверяемыми, в связи с необходимостью оценивать степень их достижения, т.е. цель должна содержать в себе параметры, поддающиеся сравнению.

6) совместимыми во времени и пространстве, поддерживающими друг-друга. Организация должна развиваться последовательно-поступательно и, соответственно, новые цели не должны противоречить общей концепции развития организации.

7) полезными организации и окружающим, т.е. способствовать удовлетворению потребностей организации и внешней среды.

На втором этапе разрабатывается план. Данный этап предусматривает анализ различных вариантов достижения цели, оценку альтернатив их реализации с прогнозированием положительных и отрицательных последствий для организации и принятие планового решения.

На третьем этапе происходит информирование сотрудников организации о плановых заданиях, целях, сроках выполнения на предстоящий период.

Планирование – это процесс принятия конкретных решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем. Плановые решения (в широком смысле) могут касаться постановки целей и задач, выработки стратегии, распределения ресурсов и т.д. В узком смысле планированием является составление специальных документов (результатов реализации функции планирования) – планов. В планах содержатся прогнозы развития организации, промежуточные и конечные цели и задачи, механизмы координации текущей деятельности, стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

Существует три основных типа планов [17]:

1. Планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик будущего желаемого состояния объекта управления.

2. Планы для повторяющихся действий, предписывающие их сроки и порядок осуществления в стандартных ситуациях (например, железнодорожное расписание).

3. Планы для неповторяющихся действий, составляемые для решения специфических проблем.

По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные (свыше 5 лет) – это планы-цели; среднесрочные (от года до 5 лет) – выполняемые в виде различных программ; краткосрочные (до года) – имеющие форму бюджетов, графиков и т.д. [9]

Планирование базируется на ряде универсальных принципов [20]:

1. Участие максимального числа сотрудников в работе над планом.

2. Непрерывность процесса планирования (вызвано изменениями внешней среды).

---

3. Гибкость и возможность корректировки планов.

4. Согласование планов между всеми подразделениями организации (системность организации).

5. Экономичность планирования (минимизация затрат на процесс планирования).

Каждый вид планирования отличается составом решаемых задач, используемой информацией, планируемыми параметрами и степенью их детализации, методами выполнения плановых расчетов.

Продуктово-тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации (плана диверсификации, ликвидационного плана, плана НИР), определяющего мероприятия по обновлению продукции, совершенствованию технологии и организации производства. На производственной стадии этот вид планирования предусматривает разработку и оптимизацию производственных программ предприятий и цехов.

Ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения номенклатурно-тематических заданий, а также оценку экономических результатов и эффективности деятельности организации.

Календарное планирование заключается в планировании объемов работ, в загрузке подразделений и исполнителей, построении календарных графиков проведения работ по отдельным исполнителям, подразделениям, проектам и в распределении работ по отдельным календарным периодам.

Стратегическое планирование состоит в определении миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формировании системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период пять и более лет [7, 9, 10]. Задача долгосрочного планирования – обеспечивать адаптацию организации к условиям внешней среды. Ускорение изменений в окружающей среде, появление новых запросов потребителей, возрастание конкуренции за ресурсы, интернационализация бизнеса, развитие информационных сетей, широкая доступность современных технологий, изменение роли человека - все это привело к резкому возрастанию значения долгосрочного планирования. В ходе его осуществления проводится анализ тенденций изменения внешней среды, изучаются потенциальные возможности организации, делается выбор относительно желаемого состояния организации в будущих изменившихся условиях и намечается путь, по которому должно осуществляться развитие организации, ее изменение.

Тактическое планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. В процессе тактического планирования разрабатываются процедуры – конкретные действия по реализации стратегии в конкретной ситуации. Тактика для достижения цели разрабатывается обычно на уровне руководителей среднего звена. Исходя из знания перспективы, разрабатываются текущие (годовые) планы. Их задача не только своевременно начать необходимые изменения, но и взаимоувязать действия всех структурных звеньев [7].

---

Годовые планы разбиваются на квартальные и месячные.

Задача оперативного планирования – увязать действия, осуществляемые на отдельных рабочих местах, с тем, чтобы не допускать простоев и потерь. Все виды техники планирования варьируются от традиционных методов, таких как бюджетные методы, до более сложных, таких как моделирование, разработка планов на основе теории игр, проектов сценариев и т.д. [22].

Таким образом анализ современной литературы позволяет заключить, что cущность планирования заключается в том, чтобы на основе анализа положения, в котором в данный момент находится организация, формулируются стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывается стратегия действий, составляются необходимые планы и программы для достижения этих целей. Где мы находимся на данное время? Руководители должны оценить сильные и слабые стороны организации в таких важных отраслях, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы. Все это осуществляется с целью определения, чего может реально добиться организация. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей среде, такие, как конкуренция, клиенты, законы, политические факторы, экономические условия, технология, снабжение, социальные и культурные изменения, руководство определяет, что может помешать организации достижению этих целей. Как мы собираемся это сделать? Руководители должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения целей организации. С помощью функции планирования в значительной мере решается проблема неопределенности в организации, так как именно планирование помогает менеджерам более эффективно реагировать на изменения внешней среды.

Организация как функция управления

Когда мы хотим что-либо организовать, мы последовательно воплощаем некоторую конструкцию. Функция организации заключается в установлении непрерывных и, возможно, недолгих взаимоотношений между всеми подразделами организации. В процессе организации мы объединяем людей для достижения общего результата. Процесс организации формирует трудовую нагрузку и создает рабочие группы и подразделы, исходя из пропорций компании, её технических средств и состава работников. В процессе выполнения обязанностей организации управляющий выбирает профессионалов для определенной работы, поручает людям задания, наделяет полномочиями, дает право для применения ресурсов организации и, вслед за тем, координирует их работу. Возможность стремительной адаптации предприятия к изменению факторов внешней среды является одним из показателей высочайшей организации управления [23].

---

Основными задачами функции организация являются [24]:

- формирование устройства организации, отталкиваясь от размера предприятия, его целей, технологии, кадров и других подразделов;

- формирование определенных параметров, регламентов работы подразделов организации и взаимоотношений между ними;

- снабжение организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Следующие этапы помогут эффективно исполнить функции организации:

1. Формирование организационной структуры управления. На данном этапе принципиально принимать во внимание надлежащие моменты: период актуального цикла компании, используемые технологии, установленные цели, величина организации, воздействие внешней среды. Учитывая эти факторы, мы можем подчеркнуть подразделения, определить задачи, функции и структуру каждого подраздела.

2. Формирование соподчиненности и взаимосвязи между кадрами организации. На данном этапе разрабатываются положения о подразделах и должностных инструкциях, в которых конкретизируется область деятельности каждого элемента предприятия, определяются права и ответственность. Качество исполнения данного этапа во многом предупреждает необходимость применения административных воздействий.

3. Распорядительство. На этом этапе до исполнителей доводятся проработанные ранее распорядительные документы.

Принципы, которые необходимо соблюдать для осуществления функции организации [23, 24]:

1) единство цели, т.е. должно быть полное отсутствие противоречий между различными подразделами и кадрами и общими целями организации;

2) подчинение целям предприятия, определенным в процессе планирования;

3) разделение труда, т.е. все сотрудники должны получить задания;

4) регулирование разных видов деятельности каждой группы, т.е. каждый участник производства должен знать свои личные задачи, сроки выполнения задания и понимать полную ответственность перед исполнителем;

5) соблюдение требований норм управляемости.

Важным организационным процессом является делегирование. Делегирование - это отдача задач и полномочий сверху вниз другому лицу, которое берет на себя ответственность за выполнение этих задач [24].

Полномочия – это организационно закрепленное ограниченное право что-либо делать, занимая определенную должность. Полномочия наделяют лицо что-либо делать.

Ответственность – это обязательство сотрудника выполнить определенную задачу и отвечать за ее выполнение.

---