Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций (Анализ коммуникативной политики фирмы ЧП «ТехноКонтинет»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации играют огромную роль в успешной деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Продуктивно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве знать искусство коммуникаций, потому что, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций важна как на малых фирмах, так и в крупных корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, которые выполняют работу на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как отечественных, так и иностранных предприятий показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя команды. Там где менеджер использует метод «кнута и палки» наблюдается раздражительность и разрозненность сотрудников компании, а следствием этого – низкая производительность труда, увеличение текучести кадров, отсутствие инициативности, регулярные сплетни, зависть и т.д. Все эти факты приводят к затуханию предприятия и в конечном итоге даже к банкротству.

В рамках всего вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом иностранных и отечественных руководителей, их интерес в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию, ведь одним из самых главных факторов интеграции управления является коммуникация (до 75% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на различные виды общения).

Цель данной работы – ознакомиться с природой и трудностями коммуникаций, с различными ловушками на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более продуктивно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

Задачи курсовой работы:

• Изучить сущность, элементы, виды и этапы коммуникационного процесса в современном предприятии
• Раскрыть представления о коммуникационных барьерах;
• Проанализировать систему коммуникаций на основе фирмы «ТехноКонтинет» ;
• Проанализировать основные барьеры на пути эффективных коммуникаций фирмы «ТехноКонтинет»;
• Дать предложения и рекомендации по улучшению коммуникационной политики фирмы «ТехноКонтинет»

Объектом данной курсовой работы является коммуникация как поведенческая активность субъектов, а предметом – грамотное использование эффективных коммуникаций менеджерами для достижения поставленных целей компании. Базой исследования является фирма «ТехноКонтинет».

В исследовании использованы методы экономического анализа, сравнение , систематизации и обобщения статистических данных.

Практическая значимость курсовой работы определяется возможностью применения основных положений и выводов, рекомендаций для улучшения эффективности коммуникационного процесса, не только в отечественных организациях, но и в иностранных.

Курсовая работа выполнена на 39 страницах, включает введение, 3 раздела, 6 подразделов, заключение, список использованных источников, 3 приложения.

ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИИ: ПОНЯТИЕ, ВИДЫ, ХАРАКТЕРИСТИКА

1.1 Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика

Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы[1, с. 80].

Информация – это всего лишь внешнее выражение коммуникации, точнее ее результат. Информация играет главную роль в коммуникационном существовании человека и проявляется как средство коммуникации.

Информация передается от одного субъекта к другому в коммуникационном процессе. В качестве субъектов могут выступать отдельные личности, группы и даже крупные организации.

В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется посредством передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица к другому в устной или в другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ ожидаемой реакции.

Информация и коммуникация различные, но взаимосвязанные между собой понятия. Коммуникация несет в себе и то, что передается, и то, как это «что» передается. Необходимо присутствие , как минимум, двух людей, для того чтобы коммуникация состоялась, [1, с. 85].

Ко всем участникам управленческого взаимодействия, коммуникация предъявляет требования. Так как ,любой из участников должен обладать всеми, либо частичными способностями: видеть, говорить, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия взаимопонимания.

Понятие «коммуникация» произошло от латинского «communis», что значит «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Исходя из этого, коммуникация может быть определена как передача не именно информации, а значения или смысла с помощью символов [1, с. 135] .

В силу ряда причин, эффективная межличностная коммуникация очень значительна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (менеджер с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных мероприятий .

Во-вторых, межличностная коммуникация является самым лучшим способом обсуждения и решения различных вопросов, характеризующих неопределенностью или двусмысленностью [2, с. 125].

Менеджеры обычно тратят на коммуникации 50—90% своего времени. Это может показаться невообразимым, но, если учесть, то, что менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли, а также роли, связанные с принятием решений, то все становится на свои места. Именно по причине того, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов деятельности менеджера, их называют связующим процессом.[2, c. 130]

Все три главные ролевые установки менеджеров и все четыре основные управленческие функции направлены на формулировку организационных целей и их достижение, и степень реализации этих целей, в большинстве случаев, напрямую зависит от качества коммуникаций. Поэтому, эффективные коммуникации просто необходимы для успеха, как отдельного работника, так и организации в целом.

Опросы показывают, что, по мнению 73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров, именно неэффективные коммуникации сегодня являются главным барьером на пути достижения организационных целей. Еще один опрос почти 250 тысяч работников из двух тысяч компаний выявил, что коммуникации являются одной из серьезных проблем компаний[2, c. 160]. Понимание сути коммуникаций на личностном и организационном уровнях, можно научиться снижать вероятность неэффективного общения и стать более продуктивным руководителем. Эффективный менеджер — это менеджер, который эффективен именно в сфере коммуникаций. Данный руководитель знаком с природой коммуникационного процесса, обладает прекрасными навыками устного и письменного общения и понимает, как на качество коммуникаций влияет среда.

Главная задача менеджмента – получение прибыли, что напрямую зависит от умения менеджера управлять делами. Можно увидеть связь между коммуникацией, информацией и умением менеджера работать. Известно, что обмен информацией в компаниях не всегда так эффективен, как следовало бы. В жизни люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Этот факт отлично отразило исследование Р. Лайкерта, в котором он проанализировал деятельность бригадиров и их подчиненных, одной из компаний коммунального обслуживания.

85% бригадиров считали, что их подчиненные могут свободно обсуждать главные деловые проблемы, но только 5 % признались, что действительно это делают. В другом исследовании менеджер отдела сообщил, что дал инструкции и донес до подчиненных решения по 166 конкретным моментам. Но, по сведениям подчиненных, они были в курсе лишь о 85 его распоряжениях [2, c. 182].

Более того, очень часто переданное сообщение ложно понимается его получателем, что также относится к признакам неэффективных коммуникаций. Дж. Майнер, исследователь в сфере менеджмента, считает, что всего 50% контактов в организации приводят в результате к взаимопониманию сторон. Причиной этому служит неспособность людей учитывать тот факт, что коммуникации представляют собой определенный обмен.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между 2-мя или более людьми.

Главная цель коммуникации состоит в достижения понимания обмениваемой информации, то есть сообщения. Факт обмена информацией далеко не гарантирует, что процесс будет успешным. Безусловно, каждому человеку доводилось сталкиваться с примерами неэффективных коммуникаций с родителями, друзьями или сотрудниками. Необходимо иметь представление о этапах коммуникационного процесса, чтобы лучше его понимать. Ниже представлен рисунок 1.1.

Рисунок 1.1 – Элементы коммуникационного процесса

Примечание – Источник: собственная разработка.

В процессе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задачей является составление сообщения и использование канала для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли первоначальную идею. Это тяжело, так как на каждом этапе смысл идеи может быть искажен или даже утрачен. Ниже представлены данные этапы (Рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 – Этапы коммуникационного процесса

Примечание – Источник: собственная разработка.

Иногда процесс коммуникации требует всего пару секунд и, следовательно, выделить в нем этапы довольно сложно, нужно проанализировать каждый из них и рассказать о проблемах, возникающих на каждом из этапов. Данный анализ похож на исследование кадров короткого эпизода фильма.

• Генерирование идеи

Коммуникация начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель принимает решение, какую идею или сообщение необходимо донести. К несчастью, многие попытки дают сбой уже на начальном этапе, так как отправитель не уделяет времени обдумыванию идеи. Важность данного этапа подчеркивает К. Дэвис: «Неудачно составленное сообщение не улучшат ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель. Лозунг этого этапа — «Не начинай говорить, не начав думать»[2, с. 194].

Необходимо помнить, что на данном этапе идея еще не выражена в словах или в другой форме, в которой она должна быть передана. Отправитель только решил, какую точно концепцию он хочет донести до получателя. Необходимо учесть множество факторов, чтобы это сделать эффективно. Например, менеджер, который собирается сообщить сотрудникам о результатах оценки их деятельности, должен понимать, что ему необходимо донести до подчиненных точную информацию об их сильных и слабых сторонах и о методах улучшения результатов. Сообщение менеджера не должно состоять из похвал общего характера или сильной критики.

Данный пример отражает взаимосвязь между восприятием и коммуникацией. Если менеджер считает, что его подчиненные имеют потенциал к развитию, следовательно, информация об оценке результатов их деятельности для них будет полезна, то ему необходимо найти позитивные конструктивные идеи. Если же менеджер воспринимает подчиненных, как маленьких детей, которым необходимо указать на то , в чем они не правы, и направили их на верный путь, то, скорее всего, доносимые им сообщения будут основываться на негативной критике, что характерно для такого образа мышления.

• Кодирование и выбор канала

Перед тем, как передать идею, отправителю необходимо закодировать ее в определенные символы: интонацию, слова, и жесты (язык тела). Такое кодирование воплощает идею в сообщение.

Отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Самыми широко известными из них являются письмо, устная речь, и электронные средства: компьютеры, электронная почта, видеозаписи и видеоконференции. Передача невозможна, если канал не подходит для физической формы выбранных символов.