Файл: Роль кадровой службы в формировании и реализации кадровой стратегии (Оценка кадровой работы в ООО «НПК «Форма-Стиль»).pdf

2. Текущая ситуация и основные проблемные зоны

2.1. Общая характеристика сотрудников кадровой службы.

Деятельность кадровой службы возглавляет начальник кадровой службы, непосредственно подчиняющийся директору предприятия. Общая численность службы составляет 5 человек: руководитель кадровой службы, два ведущих специалиста по кадрам, инженер по кадрам, инспектор по кадрам. Из 5 сотрудников кадровой службы 3 человека имеют высшее профессиональное образование, 2 - среднее профессиональное образование. Знания сотрудников кадровой службы в области законодательства, регламентирующего кадровый документооборот, находятся на среднем уровне. Обучение сотрудников кадровой службы носит эпизодический и бессистемный характер. Выявлен ряд существенных пробелов в профессиональных знаниях сотрудников кадровой службы.

2.2. Регламентация деятельности сотрудников кадровой службы.

Положение о кадровой службе разработано и утверждено. Деятельность сотрудников службы регламентирована должностными инструкциями. Указанные в должностных инструкциях обязанности сотрудников службы дублируют друг друга, конкретные участки работ в инструкциях четко не обозначены. Процедуры выполнения кадровых работ и правила оформления сопровождающей их документации в локальных нормативных актах не зафиксированы.

2.3. Функциональная загрузка сотрудников кадровой службы.

Текущая численность отдела кадров в настоящий момент превышает действующие нормативы. Кроме того, из-за отсутствия формализованной системы внутренних коммуникаций между кадровой службой и другими структурными подразделениями завода, предоставления руководителями структурных подразделений необходимой информации и визирования проектов кадровых документов с опозданием деятельность сотрудников кадровой службы носит авральный характер, что регулярно приводит к их перегрузкам.

2.4. Взаимоотношения с другими подразделениями завода

Система внутренних коммуникаций с сотрудниками других подразделений не отлажена. Значительное количество времени затрачивается сотрудниками кадровой службы на передачу документации в другие подразделения, ее согласование и получение необходимой информации из других подразделений. Возможности корпоративной информационной системы используются не в полном объеме. Представители подразделений завода в целом регулярно обращаются в кадровую службу с требованием предоставить сведения о сотрудниках, а также представить документы, подготовка которых не входит в обязанности сотрудников кадровой службы. Подготовка данных документов отвлекает сотрудников службы от выполнения прямых текущих обязанностей по оформлению документов, регулирующих трудовые отношения с работниками, сведений для ОМС, ФСС, УФМС и др. государственных организаций. Юридическая служба практически не принимает участия в подготовке проектов кадровых документов, ограничиваясь визированием приказов, связанных с увольнением работников по инициативе работодателя. Принимаемые изменения в трудовом законодательстве вносятся в практику работы кадровой службы с большим опозданием, в результате чего часть издаваемых документов не соответствует требованиям закона.

Внутренний контроль со стороны руководства предприятия за документами, оформляемыми в кадровой службе, осуществляется стихийно.

1

2

2.5.Программное обеспечение, используемое для оформления кадровой документации.

Оформление кадровой документации ведется в электронной системе кадрового документооборота ООО «НПК «Форма-Стиль». Обучение сотрудников работе в программе происходит стихийно и в основном самостоятельно. Недостаточные знания и отсутствие устойчивых навыков работы со специализированным программным обеспечением у сотрудников кадровой службы приводят к выполнению части кадровых работ в ручном режиме с ведением параллельной документации в письменной форме.

Мероприятие

Сроки

Результат

Разработка новых должностных инструкций сотрудников кадровой службы

До 1 декабря 2016 г.

Закрепление зон персональной ответственности за сотрудниками кадровой службы

Обучение сотрудников кадровой службы последним изменениям в трудовом законодательстве и нормативной базе, регламентирующей кадровый документооборот

До 15 декабря 2016 г.

Исключение ошибок в документах и отчетности, составляемых сотрудниками кадровой службы

Составление графика регулярного повышения квалификации сотрудников кадровой службы на 2015 г.

До 1 января 2017 г.

Регулярное повышение профессионального уровня сотрудников кадровой службы

Дополнительное обучение сотрудников работе с программным обеспечением

До 25 января 2017 г.

Сокращение времени, затрачиваемого сотрудниками отдела кадров на оформление текущей кадровой документации

Формализация взаимоотношений между структурными подразделениями завода в части запроса и предоставления информации, подписания и визирования кадровой документации

До 1 марта 2017 г.

Перевод сотрудников кадровой службы из аврального режима в плановый. Ускорение сроков оформления кадровой документации и передачи ее в другие подразделения. Освобождение работников кадровой службы от работы, не относящейся к ее компетенции

Наименование работ (перечень элементов затрат)

Индекс (шифр затрат)

Продолжительность работ, всего

В том числе

Сократить нельзя

Можно сократить или исключить

мин

% к итого

мин

% к продолжительности данной работы

мин

% к продолжительности данной работы

1

2

3

4

5

6

7

8

Изучение текущих (нормативных, директивных и др.) документов

01

60

2

30

50

30

50

Поиск и работа с правовой и экономической информацией

02

30

1,02

21

63

9

37

Работа с документацией

03

105

3,6

87,51

83

17,49

17

Подготовка отчетов, докладов и справок

04

180

6,1

147,5

82

32,5

18

Осуществление переписки

05

90

3,06

88

98

12

2

Телефонные разговоры

06

210

7,14

147

70

63

30

Прием посетителей и представителей других подразделений

07

105

3,57

105

100

-

-

Участие в производственных совещаниях

08

-

-

-

-

Участие в собраниях общественных организаций

09

30

1,02

29,4

97

0,6

3

Подготовка собраний, совещаний

10

120

4,08

120

100

-

-

Служебные разъезды

11

525

17,85

294

56

231

44

Повышение квалификации

12

-

-

-

-

-

-

1

2

3

4

5

6

7

8

Общественная работа

13

75

2,55

75

100

-

-

Проведение собраний, совещаний

14

195

6,63

164

84

31

16

Беседы с подчиненными

15

240

8,16

235

98

5

2

Решение оперативных вопросов

16

90

3,06

70

77

20

23

Решение перспективных вопросов

17

75

2,55

59

79

16

21

Обход рабочих мест

18

30

1,02

30

100

-

-

Прием по личным вопросам

19

105

3,57

105

100

-

-

Личные дела

20

195

6,63

118

60

77

40

Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)

21

200

6,12

130

65

63

35

Прочие затраты времени

22

Итого

607,59