Файл: «Основные функции в системе менеджмента» (ООО «Полисервис»).pdf

2.2 Характеристика распределения функций управления по уровням и звеньям аппарата управления на ООО «Полисервис»

Согласно модели А.Файоля функциями менеджмента (управления) являются следующие: планирование, организация, руководство, координирование, контроль.

Рассмотрим работу менеждеров всех уровней управления ООО «ПолиСервис» в соответствии с данными функциями.

Высшее управленческое звено:

Генеральный директор фирмы - осуществляет общее руководство деятельностью фирмы. На основе анализа ситуации на рынке полиэтиленовой пленки и общей экономической ситуации в стране, а также стратегической цели фирмы, директор прогнозирует и планирует работу фирмы на краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный период. Распределяет обязанности и задачи между менеджерами высшего звена в соответствии с оперативными целями и организационной структурой. Организует работу фирмы. Руководит выполнением задач и обязанностей, побуждает работников к действию и проявлению инициативы. Директор должен согласовать, координировать деятельность всех подразделений фирмы для их слаженной работы. Директор обязан контролировать выполнение отданных распоряжений, степень и результаты поставленных перед сотрудниками задач. Сверяя полученные результаты с запланированными, директор, если находит отклонения анализирует их и ставит новые задачи перед подчиненными для достижения цели фирмы. В то же время директор ООО «ПолиСервис» осуществляет взаимодействие с внешним окружением фирмы, контактирует с поставщиками и заказчиками (на высшем уровне), заключает особо важные контракты.

Среднее управленческое звено:

Коммерческий директор руководит отделами маркетинга и бухгалтерией, в его подчинении находится 8 человек, он напрямую подчиняется генеральному директору организации. Анализируя ситуацию на рынке производимого товара и в соответствии со стратегическими целями фирмы, он планирует работу отдела маркетинга по достижению запланированного объема продаж и по обеспечению производственного отдела сырьем и необходимыми материалами, и сопоставляет их с финансовыми планами и прогнозами. Организует работу менеджеров по продажам и снабженцев. Руководит их действиями, советует, помогает. Координирует взаимодействие отделов между собой, например отдела продаж с бухгалтерией. Например, отчеты о продажах и соответствующие первичные документы должны вовремя поступать в бухгалтерию для учета, обеспечения возможности контроля и сдачи отчетности; а данные бухгалтерии об оплате заказов должны вовремя поступать в маркетинговый отдел для контроля оплаты заказов. С производственным отделом: получает информацию о потребности сырья для производства полиэтиленовой пленки и дает задание снабженцам, передает информацию о полученных заказах производственному отделу на выполнение. Коммерческий директор контролирует работу менеджеров по продажам, снабженцев и бухгалтерии, проверяет выполнение отданных поручений, осуществляет обратную связь с директором, доводит до него результаты работы по продажам и обеспечению сырьем и финансовые итоги работы.

Технический директор - руководит производственным отделом, транспортным отделом и складом, в его подчинении 15 человек, он непосредственно подчиняется генеральному директору. На основе полученных от отдела маркетинга заказов, составляет план производства и план потребности в сырье и материалах. Организует работу транспортного отдела по доставке, погрузке, разгрузке, внутреннему перемещению сырья и готовой продукции и производственного отдела по всему технологическому циклу производста. Координирует взаимодействие со снабженцами отдела маркетинга по бесперебойному обеспечению сырьем и доведению заказа на поставку сырья, а также с менеджерами по продажам по согласованию заказов. Технический директор контролирует процесс производства полиэтиленовой пленки и изделий из нее и решает все вопросы, связанные с этим.

Юрист – непосредственно подчиняется генеральному директору, решает юридические вопросы, возникающие в организации, связанные с заключением договоров, оформлением организационных изменений в фирме, приобретением имущества, средств производства, сертификации продукции, аренды и пр. Взаимодействует с государственными регистрирующими органами и органами регулирующими деятельность предприятия (администрация, лицензионный орган и пр.).

Секретарь - непосредственно подчиняется генеральному директору, в его обязанности входит ведение делопроизводства и документооборота на предприятии, а также работа по учету кадров, так как фирма небольшая и в ней нет отдела кадров.

Низшее управленческое звено:

Главный бухгалтер - руководит бухгалтерией. В его подчинении 2 человека. Подчиняется коммерческому директору. Планирует работу бухгалтерии, составляет финансовые планы (планирование движения денег, планирование прибыли, планирование налогов) в соответствии с целями организации и планами по производству и продаже продукции. Организует работу всех сотрудников бухгалтерии, распределяет между ними обязанности. Руководит, ставит перед ними текущие задачи. Координирует взаимодействие с другими отделами. Контролирует выполнение работы в бухгалтерии, составляет налоговую отчетность. Осуществляет взаимодействие с налоговой инспекцией, банками, бухгалтериями заказчиков и поставщиков, если в этом возникнет необходимость. Осуществляет обратную связь с коммерческим директором, информируя его о выполнении финансовых планов.

Начальник отдела маркетинга - руководит отделом маркетинга, в его подчинении 2 менеджера по продажам и 2 снабженца, он непосредственно подчиняется коммерческому директору. Анализирует тенденции на рынке и потребности потребителей. Планирует объемы продаж. Планирует закупки необходимого сырья для производства. Руководит менеджерами, ставит им задачи, распределяет обязанности. Координирует взаимодействие между сотрудниками своего отдела. Контролирует весь процесс закупок, от заключения договора на поставку (купли-продажи) до доставки сырья в производственный цех. Контролирует полученные результаты объемов продаж, анализирует их, доводит до менеджеров новые задачи. Общается с потребителями, заключает договора. Осуществляет взаимодействие с поставщиками материалов.

Начальник прозводства - руководит производственным отделом, транспортным отделом (2 человека –водитель погрузчика и водитель грузовика), складом (2 человека) в его подчинении 2 бригады рабочих, обслуживающих посменно технологическую линию по производству полиэтиленовой пленки (10 человек), он подчиняется техническому директору. Организует слаженную работу бригад. Отдает распоряжения и ставит производственные задачи бригадирам.

3 ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ПОЛИСЕРВИС»

В связи с небольшим размером фирмы, отдел маркетинга выполняет по сути функции двух отделов (отдела маркетинга и отдела снабжения), соответственно коммерческий директор тоже совмещает две абсолютно разные должности. За счет чего его функциональные обязанности слишком разняться и он не может сосредоточиться на целенаправленном выполнении какой-то одной функции, а вынужден «разрываться» и «разбрасываться».

При дальнейшем развитии и расширении организации необходимо:

• разграничить функции отдела маркетинга и снабжения;
• создать отдел снабжения и ввести должность начальника отдела снабжения, наделив его соответствующими полномочиями и закрепить его должностные обязанности инструкциями;
• перераспределить обязанности начальника отдела маркетинга, оставив ему функции и вопросы, связанные с маркетингом продукции и продажами;

Необходимо наделить сотрудников отделов большими полномочиями в решении вопросов, это сократит время принятия решений, повысит мотивацию сотрудников, высвободит время у руководства для решения стратегических задач и планирования.

Разработаем схему распределения функциональных обязанностей по одной из функций управления (функция организации) в масштабе всей фирмы ООО «ПолиСервис».

Таблица 3.1. Таблица распределения функций.

Условные обозначения:

. – непосредственное исполнение операций

D –подготовка документации

t -вычислительные и расчетные операции

C - участие в совещаниях с правом голоса

p - участие в совещаниях с правом решающего голоса

P – единоличное решение

н –визирование и согласование документов

к - контроль и исполнение

и – инструктаж и помощь в исполнении операций.

Таким образом схема распределения функциональных обязанностей по такой функции управления как организация, доказала, что распределение функциональных обязанностей отдела маркетинга не совсем соответствует назначению отдела. И организация нуждается в структурной реорганизации и некотором перераспределении функциональных обязанностей.

Также можно отметить, что некоторые операции как то: работа с заказчиками, поставщиками, требуют участия всех уровней управления от генерального директора до непосредственно сотрудников отделов. Следовательно необходимо внести корректировку в распределениеобязанностей и возможно делегировать большую часть полномочий непосредственно исполнителям. Что сократит сроки решения вопросов и освободит больше времени у высшего управленческого звена для решения глобальных задач.

Таблица 3.2.Предложения по совершенствованию распределения функций управления

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, функции управления занимают центральное место в системе менеджмента, являясь основным компонентом процесса управления. Функции управления — это конкретный вид управ­ленческой деятельности который осуществляется специ­альными приемами и способами, а также соответствующая организация работ. Изучение и понимание функций управления необходимо менеджеру современной организации для постоянного совершенствования навыков менеджмента, что будет способствовать эффективности деятельности организации.

Согласно модели А.Файоля функциями менеджмента (управления) являются следующие: планирование, организация, руководство, координирование, контроль.

Таким образом, планирование является ключевой функцией управления, так как именно в процессе планирования принимается решение о том, какими дол­жны быть цели организации и что должны делать ее члены, что­бы достичь этих целей. Планирование осуществляется на всех уровнях управления фирмой, при этом используются различные методы и модели.

Важность организационной функции связана с тем, что она способствует воплощению в жизнь целей и планов организации и от тщательного выполнения этой функции зависит конечный результат работы фирмы и удовлетворение потребностей клиентов.

Функция мотивации в фирме важна как с точки зрения потребителей, так и персонала; так как понимание мотивации потребителей способствует более полному удовлетворению их потребностей, а правильная мотивация трудового коллектива способствует повышению результативности их труда, и всей организации в целом.

Функция контроля важна, прежде всего, с точки зрения «работы над ошибками». Сверяя результаты деятельности (поездки, экскурсии и пр.) с целями и планами и найдя отклонения, менеджер фирмы может вырабатывать стратегию улучшения деятельности с целью недопущения ошибок в будущем.

Схема распределения функциональных обязанностей рассматриваемой организации ООО «Полисервис» по такой функции управления как организация, доказала, что распределение функциональных обязанностей отдела маркетинга не совсем соответствует назначению отдела. И организация нуждается в структурной реорганизации и некотором перераспределении функциональных обязанностей.

С целью совершенствования распределения функций управления можно рекомендовать:

-создание отдела снабжения;

-перераспределение функциональных обязанностей отдела маркетинга;

-введение должности начальника отдела маркетинга с наделением его соответствующими обязанностями;

- делегирование полномочий по принятию решений начальников отделов маркетинга и снабжения по вопросам, связанным с закупками сырья и работы с потребителями.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Большаков, А. С. Менеджмент / Учебное пособие. — СПб.: «Издательство "Питер"», 2010. - 160 с.

2. Брасс, А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: Пособие. - Минск: ОАО “Мисанта”, 2012. -217с.