Файл: «Основные функции в системе менеджмента» (ООО «Полисервис»).pdf

В 1960-е годы широко применялась такая техника планирова­ния, как оперативное исследование. Речь идет об использовании современных моделей управления для анализа проблемы и оценки возможных решений (теория очередей, игр, имитационное моде­лирование).

Применение той или иной модели в процессе планирования зависит от накопления и анализа объективной информации. Пред­полагается, что информация должна поступать в каналы управле­ния в достаточном объеме и в нужное время. Это самый ценный актив организации.

Все методы планирования имеют одну цель — помочь менед­жеру наиболее точно предсказать будущее в развитии организа­ции, поскольку в управленческой жизни постоянно присутствуют случайности и неопределенное развитие событий. Именно поэто­му организации и разрабатывают долгосрочный план, в котором пытаются определить элементы решения альтернатив.

Неопределенность — это одна из основных причин, по которой планирование в организации особенно необходимо, так как оно помогает ей более эффективно реагировать на изменения внеш­ней среды.

Организационная функция.

В любом плане, составленном в фирме, всегда при­сутствует организационный этап (организовывание), т.е. этап со­здания реальных условий для достижения запланированных це­лей. Речь идет о создании (формировании) структуры фирмы и обеспечении ее всем необходимым для решения задач, определен­ных на этапе планирования. Организационная функция управле­ния обеспечивает упорядочение технической, экономической, со­циально-психологической и правовой сторон деятельности любого предприятия (организации). Она нацелена на упоря­дочение деятельности менеджера и исполнителей.[2, с. 187] Поскольку всю работу выполняют люди, то посредством этой функции определя­ется тот, кто именно должен выполнять каждое конкретное зада­ние до большого количества таких заданий и какие для этого потребуются средства.

Через организаторскую деятельность, т.е. распределение и объе­динение задач и компетенции, должно целенаправленно происхо­дить управление отношениями на предприятии.

Организация — это средство достижения целей предприятия. С экономической точки зрения организационная деятельность ведет к повышению эффективности работы предприятия, с точки зрения управления персоналом она передает смысл работы и распределяет ее по ис­полнителям. Т.е. речь идет об установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми под­разделениями фирмы, определении порядка и условий ее функ­ционирования. Это процесс объединения людей и средств для достижения поставленных фирмой целей.[8, с.65]

Фирма, имеющая много разных планов и не имею­щая цельной схемы (структуры) претворения их в жизнь, обречена на неуспех. Планирование готовит сцену для того, чтобы реализо­вать цели организации (организует структуру, создает аппарат, ко­торый будет «играть» на сцене), а организация как функция управ­ления создает рабочую систему, главным компонентом-которой выступают люди. Речь идет о привнесении человеческого фактора в нечто имеющееся на бумаге (план), в нечто неодушевленное.

Поскольку функция организации состоит в сведении воедино всех специалистов фирмы, задача в том, чтобы определить мис­сию, роль, ответственность, подотчетность каждого из них. Про­цесс организации структурирует работу и формирует подразделе­ния исходя из размера предприятия, его целей, технологии и персонала.

Существует ряд элементов, которые необходимо струк­турировать для того, чтобы фирма смогла выполнить свои пла­ны и тем самым достичь своей цели. Независимо от типа и масштабов своей деятельности каждая фирма должна быть неко­торым образом организована.

Существует ряд принципов, кото­рыми следует руководствоваться в процессе выполнения органи­зационной функции:

- определение и детализация целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;

- определение видов деятельности, необходимых для дости­жения этих целей;

- поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделе­ния;

- координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотно­шений, включая четкое определение того, кто осуществляет руко­водство (у одного подчиненного не может быть двух начальни­ков), т.е. каждый член группы должен знать, что он должен сделать и в какие сроки, а также того, кто им руководит (управляет);

- единство цели — каждый член организации работает на общее благо, т.е. никто не должен работать против целей организации. [9, c. 37]

Таким образом, организация — это процесс, посредством кото­рого создается и сохраняется структура предприятия.

Мотивация как функция управления.

При самых прекрасных планах, эффективной организацион­ной структуре, современном оборудовании (оргтехнике, средствах сбора и обработки информации), но без мотивации труда работ­ников фирмы добиться желаемых результатов невозможно; члены трудового коллектива не будут справляться со своими служебны­ми обязанностями.

Мотивация — это работа менеджера, направленная на активи­зацию сотрудников фирмы в плане повышения эффективности их труда для достижения как личных целей, так и целей фирмы.

При рассмотрении данного вопроса менеджмент ориентируется на два аспекта этой проблемы: мотивацию (мотивы) покупок и мотивацию трудовых отношений.

Мотивы покупок (мотив, побуждающий человека покупать) — это причина, при отсутствии которой данная покупка не состоялась бы. Информация о цели покупки нужна прежде всего для того, чтобы правильно разделить рынки на сегменты и определить целевые рынки, по­ложенные в основу разработки модели управления продажами.

Мотивация трудовых отношений. В этом смысле мотивация рассматривается нами как совокупность стимулов, побуждающих работников к активной трудовой деятельности, т.е. после проведе­ния организационных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы. В этих целях используются: а) сти­мулирование, т.е. побуждение работников к активной деятельнос­ти с помощью внешних факторов (материального и морального стимулирования); б) собственно мотивирование, т.е. создание у ра­ботников внутреннего побуждения к труду. Главными здесь явля­ются заинтересованность в труде, потребность в трудовой актив­ности и удовлетворенность от нее. Это свидетельствует о том, что поведение человека всегда мотивировано. Он может трудиться усер­дно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может и уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие прояв­ления. Всегда следует искать мотив поведения человека [10, c. 51].

Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники — это всего лишь ресурсы, активы, которые должны эффективно работать. Но после промышленной революции наше общество становилось все более сложным. Технический прогресс радикально изменил отношение людей к труду и повседнев­ному их существованию. В результате менеджер ежедневно стал­кивается с тем, как мотивировать деятельность сотрудников, т.е. как направить их энергию на выполнение определенной работы.

Личное удовлетворение от хорошо выполненной работы и гор­дость за плоды своего труда привили работникам чувство цели. Это не менее важно, чем деньги (с точки зрения мотивации тру­да). Менеджеров всегда интересовало, в каких условиях человек мотивирован к работе по чужому заданию. Этот интерес возрастал по мере расширения личных свобод подчиненного и его превра­щения в частичного сопредпринимателя. Чем свободнее становит­ся человек, тем важнее для него осознание того, что им движет и что заставляет приносить больше пользы.[7, с.68]

Человек, получивший в процессе обучения, повышения квали­фикации и накопления производственного опыта знания и навы­ки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень его удовлетворенности, а соответ­ственно и степень выраженности мотивов. В таком случае сотруд­ник считает цели организации своими целями.

Вывод состоит в том, что результативный труд доставляет удов­летворение. Ученые считают, что чувство хорошо выполненной ра­боты вызывает удовлетворение собой и, по-видимому, способству­ет повышению результативности труда. Практика управления подтверждает эту мысль: высокая результативность является при­чиной полного удовлетворения, а не следствием его. В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:

- во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника. Менеджер должен создать такую рабочую среду, которая будет способствовать мотивации сотрудников. Такая окружающая среда, или организа­ционный климат, окажет существенное влияние на отношение ра­ботников к делу;

- во-вторых, создать атмосферу, благоприятную для мотивации рабочих;

- в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, посколь­ку для того, чтобы работник был полностью мотивирован и рабо­тал с полной отдачей (эффективно), он должен четко себе пред­ставлять, чего от него ждут. Это важно не только потому, что сотрудники знают об ожиданиях своих менеджеров. Им нужно говорить и о том, как они выполняют свою работу. Прямое обще­ние с руководителем свидетельствует о его одинаковой доступно­сти для всех работников. Обратная связь обеспечивает крепкую основу для мотивации.

Функция контроля

Понятие «контроль» выходит за пределы понятия «контро­лирование (проверка) как вид административной деятельности». Оно охватывает собой и активную деятельность менеджера — управление.

В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. По сути это количественная и качественная оценка и учет результатов работы фирмы.[1, с.66]

В процессе контроля менеджер не столько отдает приказы сотрудникам, сколько оценивает успеш­ность выполнения намеченных организацией планов и удовлетво­рение потребностей внутренней и внешней среды.

Слово «контроль» первоначально использовалось в бухгалтер­ском учете для отражения практики хозяйственной деятельности организации. Именно этим значением и пользуется некоторая часть управляющих и теоретиков бизнеса. Однако функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управлен­ческой деятельности, благодаря которой организацию можно удер­живать на нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее дея­тельности с установленными стандартами (планами).[6, с.135]

Некоторые организации создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельнос­тью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями — определенными первоначальными планами менед­жмента и реальными показателями деятельности организации. Следовательно, тот, кто имеет современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить.

Для менеджмента характерно не только большое количество раз­личных видов планов, но и видов, и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи: они сопос­тавляют реальные достижения с прогнозными данными. В резуль­тате этого устанавливаются определенные отклонения от заданных показателей с тем, чтобы либо исправить негативные влияния (ре­зультаты), либо усилить воздействие, если результаты позитивные.

В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? что в следующий раз следует делать иначе? в чем причина отклонений от намеченного? какое воздей­ствие оказал контроль на принятие решений? воздействие контро­ля было позитивным или негативным? какие выводы следует сде­лать для выработки новых целей?

В практике управления существует своего рода технология кон­троля. Однако какую бы технологию контроля мы ни применяли, окончательная цель его состоит

В том, чтобы обслу­живать различные планы и цели менеджмента.

В основу создания всех систем контроля должны быть положе­ны следующие основные требования-критерии [5, с.135]:

-эффективность контроля — определяется успешность, полез­ность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружени­ем и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

-эффект влияния на людей — выясняется вопрос: применяемая технология контроля вызывает у работников положительные сти­мулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда)?

-выполнение задач контроля — контроль должен определить со­впадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать устранению отклонений и выработке эффектив­ных решений;

-определение границ контроля — контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых от­резков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные дей­ствующим законодательством.

Различают три вида контроля.[2, с.87]