Файл: Разработка регламента выполнения процесса .. ..pdf

Зам. Генерального директора по логистике ….

«Согласовано»

Руководитель отдела закупок ….

Руководитель департамента маркетинга …..

Приложение 1.1. Порядок

распределения полномочий при утверждении заявок поставщикам

1. Утверждаются письменно директором Компании, следующие заявки:
2. Рамочные заявки.
3. Заявки на ассортиментный товар/товар новых направлений, требующие денежных вложений на сумму, превышающую 25000 Euro.
4. Заявки, составленные по прямому указанию руководства и связанные с личными договоренностями руководства.
5. Утверждаются письменно руководителем Продуктово-рыночного Департамента следующие заявки:
6. Сверхпрогнозные Заявки на эксклюзивный товар/ассортиментный товар/товар новых направлений, требующие денежных вложений на сумму до 25000 Euro.
7. Заявки, по письмам филиалов на разовую целевую закупку товаров для конкретных клиентов.

Все указанные заявки согласуются с Директором складского комплекса на предмет возможности их грузопереработки.

1. Утверждаются письменно руководителем ГФЗ следующие заявки:
2. Заявки на товар, составленные согласно прогнозам.

Приложение 2. Инструкция по нормированию запасов в логистических цепях поставок.

Основные правила работы форм.

1. В формах по нормированию отражены все цепочки организации товародвижения, которые определены в форме «Учетной себестоимости» (то есть для каждого склада проставлена связь «Производитель – артикул»)

Основные варианты цепочек поставок:
Поставщик – Консолидационный склад – ЦРЦ – Дивизион – Филиал
Поставщик – ТС (транзитный склад) – Дивизион – Филиал
Поставщик – ЦРЦ – Дивизион – Филиал

2. Существующие формы по нормированию можно условно разделить на две группы:

2.1. Формы, предназначенные для заведения исходных данных для расчета нормирования цепочек поставок и подготовки норм запаса к активации.

•  Форма «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Коэффициенты надежности» содержит данные, которые используются при расчете страховых запасов и являются едиными для всей Компани. Править и корректировать информацию в данной форме дивизионы и филиалы не имеют права.
•  Форма «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Нормы запаса по складам по артикулам» предназначена для заведения исходных нормативов для различных звеньев логистической цепи. Доступ ограничен правами пользователей. ДАННАЯ ФОРМА НЕ ПРЕДАЗНАЧЕНА ДЛЯ АНАЛИЗА.
•  Форма «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Нормирование цепи поставок» предназначена для анализа нормативов снабжения полной логистической цепи («Поставщик – филиал») либо отдельных ее звеньев по артикулам. Доступ ограничен правами пользователей.

---

Нормы запаса из данных форм, до момента их активации не являются действующими, то есть не отображаются в рабочих формах по управлению запасами и не участвуют в расчетах потребностей для заказа и отгрузки (Статистики филиалов, Формы ПТЗ на WEB, формы прогнозирования и т. п.).

2.2. Информационные формы по действующим (активированным) нормам запаса.

•  Форма «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Действующие нормы запаса для склада» содержит информацию (уникальную для каждого склада и артикула) по нормам запаса, действующим на текущий момент. Эти нормы используются при формировании заказов Поставщикам, отгрузок с распределительных центров, расчете логистических показателей. Форма может быть использована для анализа действующих норм запаса и контроля состояния логистической системы.
•  Форма «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Средневзвешенные нормы запаса (Склад – Производитель)» содержит информацию по средневзвешенным нормам запаса (действующим на текущий момент). Группы агрегации - по складу, по производителям в рамках одного склада. Взвешивание осуществляется по прогнозам (прогнозы - в деньгах).

Если прогнозы отсутствуют (например, по отдельным производителям), но цепочка пронормирована, то в форме предъявляется среднее от этих норм.
Форма может быть использована для анализа действующих норм запаса и контроля состояния логистической системы.

3. Работа с нормами запаса.

Пересчет исходных данных по нормированию запаса. Пересчитывается информация по категорированию товара, вариативности спроса, статистике поставок (фактическим данным). Пересчет осуществляет ДИТ один раз в месяц по установленному графику. О завершении пересчета пользователи информируются.

Заведение нормативов снабжения – сотрудники Логистик, Дивизионов и Филиалов, в рамках своей ответственности, в on-line режиме поддерживают в актуальном состоянии исходные нормативы снабжения для звеньев логистической цепи, а именно: плановое время в пути, время между поставками, время производства. Форма для заполнения нормативов - «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Нормы запаса по складам по артикулам»

Проставление упреждающих запасов. Упреждающие запасы проставляются в случае необходимости создания дополнительных запасов в отдельных звеньях логистической цепи.
Упреждающие запасы проставляются в форме «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Нормы запаса по складам по артикулам» с обозначением времени их действия.

---

Проверка сотрудниками Дивизионов и филиалов расчетных данных по нормам запаса в цепях поставок - Форма «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Нормирование цепи поставок».
Нормативы снабжения и упреждающие запасы, проставленные в форме «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Нормы запаса по складам по артикулам» мгновенно отображаются в форме «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Нормирование цепи поставок» (дополнительных действий выполнять не требуется)

Активация норм.
Активируются (переводятся в действующие) нормы из формы «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Нормирование цепи поставок»
Активацию осуществляет IT отдел по установленному графику (автоматическая активация).

Внимание:

При активации норм запаса, активируются нормы только по артикулам, включенным в ассортимент данного склада, вне зависимости проставлены по ним нормы запаса или нет.

После активации, нормы запаса предъявляются во всех рабочих формах и являются основополагающим компонентом при формировании отгрузок и заказов Поставщикам.

В случае срочной необходимости возможна активация норм запаса с большей частотой, чем это определено графиком. Возможность запуска внеплановой активации норм запаса определяется правами пользователей.
Дивизионы и филиалы при возникновении срочной потребности в активации норм запаса обращаются в Отдел развития логистики управления товарными запасами Управляющей Компании.

ВАЖНО 1. Увеличивая норму запаса в одном отдельном звене цепи, мы увеличиваем норму запаса во всей цепочке поставок. Количество, заказанное и персонифицированное для каждого отдельного склада, увеличивается - возможность отреагировать на изменение рынка, если спрос снизится, уменьшается; риск создания балласта увеличивается; фактическая оборачиваемость ухудшается. 2. Проставляя упреждающие запасы во всех звеньях логистической цепи, мы увеличиваем норму запаса во всей цепочке поставок на сумму упреждающих запасов во всех звеньях цепи. Последствия те же, что в п.1. 3. Вместе с тем, занижая норму запаса, мы тем самым создаем риск возникновения дефицита. Необходимо найти «золотую середину». 4. Занижая или завышая норму запаса в отдельных звеньях цепи мы провоцируем дефицит в звене в недостаточной нормой запаса и излишнее накопление в звене с завышенной нормой. 5. Упреждающий запас имеет смысл ставить отрицательным, только если есть необходимость снизить расчетную величину страхового запаса. Упреждающий запас не должен снижать плановый норматив времени в пути и частоту поставок.

---

Описание форм.

A. Форма «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Коэффициенты надежности».

Форма содержит значения заданного уровня сервиса (P%) для разных категорий товара (категорирование A1B1C1/ABCDE) и коэффициентов надежности (K), которые этот сервис позволяют обеспечивать.
Коэффициенты надежности используются при расчете страховых запасов Компании (формула расчета страховых запасов приведена в описании формы «Нормирование цепи поставок»)

B. Форма «Прогнозы. Нормы запаса - меню. Нормы запаса по складам по артикулам».

Описание основных полей и правила работы с формой:

1. Определяем склад и артикулы, по которым планируется корректировка нормативов снабжения

ПОЛЕ «СКЛАД» (1)
В поле определяется склад, для которого заводим нормативы.
Например, если выбираем 6000, то выбираем информацию по нормативам в ближайшем верхнем к 6000 звене цепочки, то есть это может быть либо звено «Консолидационный склад – ЦРЦ», либо «Поставщик – ЦРЦ». Если выбираем склад 3914, то выбираем информацию по нормативам в ближайшем верхнем звене к 3914: это может быть либо звено «ЦРЦ – Дивизион», либо «Поставщик – Дивизион».

Сотрудники « Логистик» отвечают за заведение нормативов для складов ЦРЦ (6000), Транзитного склада (3926), Wisla (2135), ELL(4655). (после подключения к новой системе нормирования Консолидационного склада – ответственность за заведение нормативов будет передана сотрудникам данных консолидационных складов).

Сотрудники службы логистики Дивизионов/филиалов отвечают за заведение нормативов для своих складов. (Например: сотрудники службы логистики Дивизиона Приволжье имеют право проставлять нормативы для дивизионального склада и складов всех входящих в дивизион филиалов) .
Поле 4 – Позволяет ограничить выборку в соответствии с тем, включен товар в ассортимент страны или дивизиона или нет (если выбираем склад дивизиона или филиала, то действует ограничение по ассортименту дивизиона; если выбран 6000 – то действителен признак для страны; для 2135 и 4655 - предъявляется товар, включенных в ассортимент хотя бы одной страны).

Поле 5 – Позволяет ограничить выборку в соответствии с тем, проведено категорирование товара на филиале/дивизионе/стране или нет (ABCDE/A1B1C1, H, N, Z категорирование.). В категорирование не попадают артикулы, по которым на момент проведения расчета нет товарных остатков, не было движения за 12 последних месяцев, нет прогнозов на ближайшие 3 месяца. Подробное описание принципов категорирования - в Приложении 1

---

Есть возможность ограничить выборку, используя фильтры (кнопка «Фильтр»).
В обновленной версии форм по нормированию добавлена возможность устанавливать фильтры по товару с ограниченным сроком годности; неморозостойкому товару; товару, поставляемому по системе «кросс-докинг»; прогнозируемому товару (средний прогноз за 3 месяца).

Есть возможность ограничить выборку перечнем артикулов из файла Excel. При использовании этого инструмента устанавливаем галку в окошке «Из Excel» и нажимаем кнопку «Добавить». В диалоговом окне выбираем нужный файл и нажимаем кнопку «Загрузка», затем выходим из диалогового окна (кнопка «Закрыть»).

2. В основном окне формы «Нормы запаса по складам по артикулам» нажимаем кнопку «Загрузка» - в рабочей области предъявляется перечень выбранных артикулов.

При перемещении по артикулам рабочей области в поле 2 и 3 отображается информация по производителю и Поставщику, от которого поставляется данный артикул на выбранный склад (привязка «артикул – производитель» из формы «Учетной себестоимости»).

Описание основных полей рабочей области.
Поле 6 – Признак поставки артикула по системе «кросс-докинг».
Если дивизион получает товар с ЦРЦ по системе «кросс-докинг», то эта информация отображается и для филиалов, входящих в данный дивизион.
В настоящее время система поставки по принципу «кросс-докинг» реализована только при отгрузках со склада 6000.
Поле 7 – Логистический канал поставки, действительный на момент формирования отчета для выбранного склада (не всегда совпадает с финансовым каналом поставки – необходимо учитывать это при проставлении нормативов) .
Поле 8 – Категория артикула на выбранном складе (ABCDE/A1B1C1, H, N, Z категорирование).
Поле 9 – Признак «не заказывать», действующий для выбранного склада.
Поле 10 – Плановое время производства. Поле доступное для корректировки, заполняется в месяцах и отражает нормативное (договорное) время исполнения заявки внешним Поставщиком. Филиалы и дивизионы Компании заполняют это поле только для прямых поставок.
В отдельных случаях, если Поставщик по факту выполняет заявки быстрее, чем это установлено договором (и при этом менять договорные условия отказывается), ответственный за работу с Поставщиком сотрудник может установить не договорное, а фактическое время выполнения заявки, тем самым сократив норму запаса в цепочке товародвижения. Но при этом есть риск возникновения дефицита, если Поставщик увеличит срок поставки - то есть необходимо в этом случае уделять особое внимание контролю дисциплины поставок по таким Поставщикам (артикулам).
Поле 11 – Фактическое время производства (в месяцах). Расчет по статистике за 12 месяцев, отражает среднее время между датой размещения заявки Поставщику и фактической отгрузкой.
Поле 12 – Поле доступное для корректировки, заполняется в месяцах и отражает нормативное (или договорное) время в пути от Поставщика (распределительного центра) до выбранного склада. Заполняется как для внешних Поставщиков, так и для поставок с распределительных центров. Рекомендация: Учитывать, при заведении данного норматива, время на оприходование поставки. Проставлять фактическое время выполнения поставки: например, не может быть время в пути от ЦРЦ до склада по одному артикулу отличаться от времени в пути от ЦРЦ до этого же склада по другому артикулу – это некорректно.
Поле 13 – Фактическое время в пути от Поставщика (распределительного центра) до выбранного склада. Расчет по статистике за 12 месяцев, отражает среднее время между датой отгрузки товара от Поставщика (распределительного центра) до его оприходования на складе.
Поле 14 – Поле доступное для корректировки, заполняется в месяцах и отражает плановое время между поставками (далее частота поставок) выбранного артикула на склад. Рекомендация: Для проставления корректной частоты поставок можно использовать категорирование товара. Как правило, ходовые артикулы - категория AA1, AB1, A1В, BВ1 – поставляются с каждой отгрузкой, поэтому для них корректно проставить частоту поставки равную частоте прихода машин от выбранного Поставщика. Артикулы других групп поставляются реже – по ним частоту поставок лучше увеличить. Проставление слишком большой величины времени между поставками также нежелательно, так как частота поставок напрямую связана со страховыми запасами и при увеличении этого норматива существует опасность получить двойное увеличение нормы запаса.
Поле 17 – Поле доступное для корректировки. Упреждающий запас (заполняется в месяцах) - запас товара, который формируется на складе распределительного центра или филиала, в связи c необходимостью создания дополнительных запасов с целью обеспечения незапланированного роста продаж либо в связи с предстоящими перерывами в отгрузках товара от Поставщиков (отпуск, национальные праздники, реорганизация). Рекомендация: не рекомендуется устанавливать упреждающий запас больше 1 мес.
Поле 18 – Поле доступное для корректировки. Дата начала включения упреждающего запаса в цепочку поставок (то есть в расчет нормы запаса). Нельзя установить дату меньше текущей даты.
Поле 19 – Поле доступное для корректировки. Дата завершения действия упреждающего запаса, то есть с этого момента упреждающий запас не будет включаться в нормирование цепи поставок. Нельзя установить дату меньше даты начала включения упреждающего запаса.
Поле 21 – Средний прогноз продаж по артикулу (в единицах измерения). Среднее рассчитывается от прогнозов за текущий и два последующих месяца. Информация в данном поле позволяет при нормировании акцентировать внимание на прогнозируемых артикулах.
Правила предъявления прогнозов:

---