Файл: Разработка регламента выполнения процесса .. ..pdf

Управление запасами является одной из наиболее значимых функций логистики. Актуальность рационализации управления запасами определяется наличием существенного нереализованного резерва сокращения затрат, связанных с содержанием запасов.

Область управления запасами в России в настоящее время отличается высокой вариабельностью ситуаций и значительной стохастичностью товарных потоков. Тренды, сезонность, большие расстояния, низкая дисциплина поставок и перевозок – вот характерные черты среды, в которой сегодня осуществляется деятельность по управлению запасами. В этих условиях соотношение централизованного и децентрализованного начала в управлении многозвенными торговыми структурами, сложившееся в странах с устоявшимися и относительно стабильными процессами в торговле, например, страны Западной Европы, Япония, США, должно быть смещено в сторону децентрализации. Иными словами, филиалам должна быть предоставлена большая свобода действий, позволяющая быстрее и точнее учитывать складывающуюся на месте ситуацию. Для реализация этих процессов необходимо разработать регламент.

Цель курсовой работы: разработать регламент выполнения процесса «Управление запасами».

Задачи:

проанализировать виды, роль запасов в Компании.
выбрать средство для моделирования бизнес-процесса по управлению запасами.
определить процедуру формирования запасов Компании на основе прогнозов продаж и нормативов запасов и механизм соответствующего взаимодействия между подразделениями Компании.
предложить мероприятия по улучшению бизнес-процесса.

Глава 1. Построение бизнес процессов «как есть»

1.1 Понятие, основные виды, роль и логистика материальных запасов в Компании

Понятие материального запаса является одним из ключевых понятий логистики: материальные запасы — это материальная продукция, ожидающая вступления:

в процесс производственного потребления
в процесс продажи
в процесс личного потребления

Роль запасов в экономике заключается в том, что они обеспечивают устойчивую работу производственных и торговых систем. Японцы образно сравнивают запасы с поднявшимся уровнем воды. Плавание становится спокойным, снижается риск, уходят многие проблемы, связанные с управлением судном. Однако такой способ обеспечения устойчивости обходится недешево. По данным зарубежных источников содержание в течение года в качестве запаса единицы продукции, стоимостью в 1 доллар, обходится от 15 до 35 центов и в среднем составляет 25 центов. Расчеты отечественных экономистов дают аналогичные результаты:

годовые затраты на содержание запасов составляют

от 20 до 30 %

от их закупочной стоимости^{^[1]}

Например, если средний запас торговой компании составляет 100 млн. руб., то это означает, что компания тратит примерно 25 млн. руб. в год на содержание запасов^[2].

Проблему запасов на уровне государства показывает относительная доля запасов в валовом общественном продукте народного хозяйства страны, которая в 1990 году в СССР составляла 32,5% (для сравнения, в США этот показатель в 1994 году составлял 13,27%).

Следует отметить, что затраты на содержание запасов – единственный, но весьма существенный фактор, определяющий целесообразность сокращения последних.

Применение правил логистики, как свидетельствует зарубежный опыт, позволяет сократить запасы на 30-70%. Возможности логистики влиять на снижение запасов, рассмотрены в параграфе 1.5.

Перечислим основные проблемы управления запасами в Компании.

Большое число факторов, влияющих на размер заказа:
потребность (спрос),
неравномерность расхода,
отдаленность поставщиков,
ограничения по ресурсам,
способы транспортировки.

Многообразие видов запасов:

текущие,
страховые,
сезонные,
подготовительные,
др. виды запасов.

Большое число параметров, по которым необходимо принимать решения при управлении запасами:

величина заказа,
момент заказа,
момент поставки,
интервал времени между заказами,
величина страхового запаса,
др. параметры.

Большое разнообразие систем контроля состояния запасов, в т.ч.:

системы периодического контроля
системы непрерывного контроля

Содержание запасов всегда сопряжено с затратами, однако предприниматели вынуждены их создавать, так как отсутствие запасов может привести к еще большей потери прибыли.

Рассмотрим основные причины, которыми руководствуются предприниматели, создавая материальные запасы.

Увеличение запасов ведет к увеличению возможности немедленного обслуживания покупателей.

Выполнить заказ покупателей можно одним из двух способов:

закупить заказанный товар;
выдать заказанный товар немедленно из имеющегося запаса.

Второй способ является, как правило, наиболее дорогим, так как требует содержания запаса. Однако в условиях конкуренции возможность немедленного удовлетворения заказа может оказаться решающей в борьбе за потребителя.

Таким образом, снижение запаса может привести к потерям в результате снижения продаж.

Увеличение запасов ведет к снижению затрат, связанных с размещением заказов.

Увеличение запасов ведет к уменьшению числа заказов, т.к. заказы размещаются реже, но становятся более крупными. Уменьшение числа заказов, в свою очередь, ведет к снижению затрат, связанных с их размещением.

Каждый заказ, направленный поставщику, сопряжен с определенными затратами. Необходимо принять решение о направлении заказа, затем оформить заказ, провести соответствующие платежи, проконтролировать соблюдения поставщиком условий договора по данному заказу, принять товар, возможно, предъявить претензию по факту выполнения заказа. Приведенный перечень работ, который не является полным, свидетельствует, что увеличение числа заказов увеличивает трудозатраты сотрудников отдела снабжения, склада, бухгалтерии, а также других подразделений предприятия. Рост трудозатрат влечет за собой рост числа сотрудников с соответствующим ростом заработной платы. Увеличивается потребность в площадях офисных помещений и в их оснащении, что также увеличивает затраты. Увеличивается расход бумаги, увеличиваются затраты на телефонные звонки и электронные сообщения. Перечень видов затрат, возрастающих при увеличении числа заказов, может быть продолжен.

Таким образом, снижение запаса ведет к увеличению затрат, связанных с размещением заказов.

Увеличение запасов ведет к снижению затрат, связанных с доставкой продукции.

Увеличение размера доставляемой партии товара в ряде случаев позволяет переходить с малотоннажного автомобильного транспорта на крупнотоннажный или на железнодорожный, что в свою очередь сокращает суммарные транспортные затраты в единицу времени.

Таким образом, снижение запаса может привести к увеличению транспортных расходов.

Увеличение запасов увеличивает способность предприятия выдерживать нарушения установленного графика поставок.

Увеличение запасов увеличивает способность предприятия выдерживать колебания спроса.

Речь идет о страховом запасе, который создается для того, чтобы в случае задержки поставок не остановился торговый процесс.

Таким образом, снижение запаса ведет к увеличению потерь от отсутствия товара в торговле.

Создание запасов необходимо в cвязи с сезонным характером производства или потребления некоторых видов товаров, а также с сезонным характером транспортировки.

Увеличение запасов позволяет получать прибыль, играя на разнице в рыночных ценах, т.е. за счет спекуляции.

Цена на некоторые товары на рынке может возрасти. Предприятие, сумевшее предвидеть этот рост, создает запас с целью получения прибыли за счет изменения рыночной цены.

Скидки за покупку крупной партии товаров

Снижение запаса в ряде случаев ведет к потере скидок поставщика.

Перечисленные причины свидетельствуют о том, что предприниматели вынуждены создавать запасы, так как в противном случае возникают потери и затраты уменьшающие прибыль. Однако увеличение запасов ведет к росту других видов затрат, что также уменьшает прибыль.

Уровень запасов на предприятии должен подбираться таким, чтобы суммарные затраты и потери по всем статьям были бы минимальны, т.е. прибыль максимальна.

1.2 Выбор средства для разработки регламента выполнения процесса «Управление запасами»

В данный момент в России бизнес-консалтинговые организации используют терминологию процессного подхода к управлению, не имеющую общего толкования. В этом легко убедиться введя в поисковой системе "моделирование бизнес-процессов".

Я с этим лично столкнулся на примере организации, в которой работаю на данный момент, при подготовке данной курсовой работы.

Поскольку я являюсь студентом университета "Университет", я воспользовался материалами рекомендованными программой обучения.

Изучив рекомендованные учебные материалы, я увидел, что, сравнивая различные подходы в области менеджмента организаций и свой опыт в построении систем управления организациями, авторы разработали собственное видение концепции процессного подхода к управлению.

В основе процессного подхода управления организацией лежит выделение самих бизнес процессов и способов управления этими бизнес-процессами.

Далее в тексте термин "бизнес процесс" заменим на термин "процесс".

Построить систему управления возможно только после того, как мы определимся из каких объектов будет состоять система.

Главными объектами являются "объект управления" - то, чем управляют, и "субъект управления" - тот, кто управляет. В терминологии процессного управления эти объекты называются "процесс" и "владелец процесса".

На этом этапе общая формулировка процесса звучит так: - "это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя".

Выделяют три основных группы процессов:

а. сквозные процессы, проходящие через несколько подразделений, пересекающие границы функциональных подразделений. Их часто называют межфункциональными процессами.

б. процессы (подпроцессы) подразделений, деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения. Такие процессы называют внутрифункциональными процессами.

в. операции (функции) самого нижнего уровня декомпозиции. Функции выполняются одним сотрудником.

Итак: "межфункциональные процессы", "процессы подразделений" и "функции".

Для управления процессом необходимо назначить должностное лицо, ответственное за выполнение процесса и его результат.

Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжение должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия (хотя их тоже можно считать ресурсами должностного лица).

Владелец процесса - это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат выполнения процесса.

Выход (продукт) - материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами.

Выход процесса имеет потребителя. Если потребитель - другой процесс, то для него этот выход является входом. Также продукт может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса.

Вход бизнес-процесса - продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.

Вход всегда должен иметь поставщика. Ко входам относятся: материалы, сырье, информация, документация, услуги.