Файл: Разработка регламента выполнения процесса .. ..pdf

k_{сезон ср.} – средний коэффициент сезонности. Определяется как среднее значение от коэффициентов сезонности за три месяца - 3, 4, 5, считая текущий месяц - первым. Средний коэффициент сезонности определяется для каждого ТН для каждого филиала и позволяет контролировать величину страхового запаса при входе/выходе из сезона.

k_вер- коэффициент вероятности наступления страхового случая одновременно у всех филиалов. Рассчитывается ежеквартально по теореме умножения вероятностей с учетом количества филиалов и среднего прогноза на 1 филиал.

S _в.п.д. - норма запаса на время доставки товара с Центрального склада Компании на Дивизиональный склад, мес. Рассчитывается по статистическим данным за 12 закрытых месяцев до наступления расчетной даты.

S _{стр. д} = k * k_{.дивиз х}* k_{сезон ср}* Var(D) _ф * S _м.п.

k_{дивиз х.} - коэффициент распределения страховых запасов между Центральным складом Компании и Дивизиональным складом. Определяет долю страховых запасов на Дивизиональном складе и устанавливается директивно для каждой группы товара. При поставках через транзитный склад Компании k_{дивиз х} равен 1. Сумма k_{дивиз х.} и k _{х. дивиз} не может быть больше 1.

S _в.п.ф. – норма запаса на время доставки товара на филиал: с момента списания накладной в Компании/в Дивизионе до даты оприходования поставки на филиале, мес. Рассчитывается по статистическим данным за 12 закрытых месяцев до наступления расчетной даты.

S _м.п.ф. – норма запаса на время между поставками с ЦС Компании/Дивизионального склада на филиал для каждого артикула, мес. Рассчитывается по статистическим данным за 12 закрытых месяцев до наступления расчетной даты.

S _{стр. ф.} – норма страхового запаса на филиале, мес. Учитывает колебания продолжительности цикла исполнения заказа со склада Компании/Дивизионального склада до филиала и вариативность спроса клиентов филиала.

S _{стр. ф.} = k * k_{сезон ср} *Var(D) _ф * S _м.п.ф.

Страховой запас Компании и филиалов по каждому артикулу рассчитывается по статистическим данным за 12 закрытых месяцев до наступления расчетной даты, либо если первая отгрузка артикула была менее 1 года назад, то с момента первой отгрузки.

---

К - коэффициент безопасности, характеризующий степень защиты от дефицита.

Для определения коэффициента К для каждого артикула по филиалам проводится ABCDE и XYZ анализ.

Классифицируются артикулы для каждого филиала отдельно. В классификации участвуют все артикулы, по которым в течение 12 закрытых месяцев до наступления расчетной даты было движение товара, либо на момент формирования отчета имеются складские остатки. Исключены из ранжирования артикулы, имеющие в Компании категорию «новый» и имеющие в анализируемом периоде статистику продаж меньше трех месяцев.

ABC классификация основана на ранжировании товара по числу отгрузок клиентам филиалов за 12 закрытых месяцев до наступления расчетной даты. Класс A – артикулы, количество обращения по которым составляет первые 80 % от общего количества обращений по всем артикулам; класс B – артикулы, количество обращения по которым составляет следующие 15 % от общего количества обращений по всем артикулам; класс C – артикулы, количество обращения по которым составляет 4 % от общего количества обращений по всем артикулам; класс D – артикулы, количество обращения по которым составляет 1 % от общего количества обращений по всем артикулам; класс E - за анализируемый период обращения к товару не было.

В основе классификации XYZ - вариация ежемесячного спроса. Группа X - артикулы, имеющие наименьшую вариацию спроса, которые в течение года продаются равномерно с вариацией спроса меньше или равной 0,5. Группа Y - артикулы, вариация спроса по которым больше 0,5, но не превышает 1. Группа Z - артикулы с вариацией спроса больше или равной 1.

Артикулам, имеющим в Компании категорию «N» (новый) и имеющим в анализируемом периоде статистику продаж меньше трех месяцев, присваивается категория N.

Так как каждый артикул участвует в ABCDE и XYZ классификации, то в итоге весь ассортимент делится на подгруппы AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ, DX, DY, DZ, E, N.

По каждому артикулу, в соответствии с подгруппой, которая получена в результате проведения ABCDE и XYZ анализа, величина страхового запаса корректируется на коэффициент безопасности k, который характеризует уровень защиты от дефицита.

Категория	Вероятность обеспечения склада товаром	Коэффициент безопасности
AX	97%	1,9
AY	97%	1,9
AZ	97%	1,9
BX	85%	1.03
BY	85%	1.03
BZ	85%	1.03
CX, CY, CZ, DX, DY, DZ, E, N	0%	0

---

Распределение товара между филиалами осуществляется на основе прогнозов продаж и норм запасов для филиалов (S _ф ).

Распределение товара на дивизиональный склад осуществляется на основе суммарных прогнозов продаж. Норма запаса для распределения товара на дивизион (S _{д.с. распр}) определяется по формуле

S _{д.с. распр} = S _д.с + S _ф. + S _м.п.

Исходя из категории товара (ABCDE/XYZ анализа) на каждом из филиалов для каждой подгруппы устанавливаются минимальная и максимальная границы норм запаса.

При входе в сезон эти нормы должны принимать более высокие значения, чем при выходе из сезона. Таким образом, норма запаса (S _ф.) для каждого артикула по каждому филиалу рассчитывается по формуле, но эта расчетная величина не может выходить за рамки установленных максимальных и минимальных значений.

Пересчет норм запаса, ABCDE и XYZ анализа осуществляется ежеквартально отделом логистики Компании.

Нормы запаса анализируются руководителями группы распределения запасов и группы формирования запасов департамента логистики ежемесячно. Корректировка норм запаса осуществляется руководителем группы распределения запасов по согласованию с руководителем группы формирования запасов.

Ограничения по границам норм запаса для каждой группы товара для каждого филиала пересматриваются ежеквартально и утверждаются заместителем генерального директора Компании по логистике.

1. Порядок формирования запасов на центральном складе Компании

Заказ товара у поставщика в соответствии с прогнозами филиалов

1. К 1 числу каждого месяца маркетологи филиалов проверяют корректность прогноза продаж по артикулам до конца года (за исключением закрытого для коррекции прогнозов периода), согласно «Инструкции по формированию прогнозов продаж на период».
2. К 5 числу каждого месяца маркетологи департамента маркетинга (ДМ) проверяют корректность прогноза продаж Компании по своим товарным направлениям.
3. При помощи формы "Подготовка заявок" СУБД «Oracle» группа формирования запасов (ГФЗ) отдела логистики (ОЛ) формирует заявки с учетом установленных норм запаса, норм упаковки и норм паллетной упаковки, других особых условий поставщика. Количество товара к заказу рассчитывается программно как разница между расчетным объемом запаса (на основе суммарного прогноза филиалов) и наличием товара в системе Компании (на складах, в движении между складами, в размещенных заявках поставщику) в соответствии с установленными нормами запаса. Заявки поставщикам формируются и отправляются, как правило, еженедельно.
4. ГФЗ при формировании заявок определяет ближайший срок поставки в соответствии с договоренностями, имеющимися с поставщиками, и оформляет заявки в компьютерной базе Компании.
5. По товарным группам, поставляемым через Международного импортера 1 и Международного импортера 2, заявки отправляются не позже четверга каждой недели.
6. Оформленная заявка подписывается (утверждается) в соответствии с правилами, прописанными в приложении № 1.
7. Менеджеры по управлению запасами ГФЗ контролируют своевременное поступление заявок к поставщикам.
8. Руководитель ГФЗ осуществляет контроль состояния складских запасов системы в соответствии с «Положением об обеспечении установленных норм страховых запасов Компании».
9. При отсутствии требуемого количества к заказу и отсутствии товара на центральном складе Компании к распределению возможно перераспределение ресурсов между филиалами. Перераспределение осуществляется при неравномерном распределении товара (дефиците товара на отдельном складе и излишках на другом). В отдельных случаях, в связи с особой необходимостью, санкционированной руководством Компании, может быть запрошен возврат товара не находящегося в излишке. Инициатором перераспределения товара могут выступать ГРЗ ДЛ, маркетологи ДМ, филиалы. Ответственным за принятие решения о целесообразности перераспределения является руководитель группы распределения запасов департамента логистики.

---

Заказ товара у поставщика сверх прогноза по заявкам филиалов.

1. Заказ сверхпрогноза по заявкам филиала возможен

• по ассортиментному или эксклюзивному товару (категория C, D, E, N)
• при возникновении потребности на разовую целевую закупку товаров для стратегически важных для компании клиентов.

1. Заказ товаров по заявкам филиала осуществляется согласно «Порядку заказа новых комплектующих и комплектующих не входящих в стандартную складскую программу Компании
2. Заявка подписывается (утверждается) в соответствии с правилами, прописанными в приложении № 1.
3. ГФЗ оформляет заявки в компьютерной базе Компании и осуществляет контроль за выполнением этих заявок.
4. Товар, поставленный под заказ филиала, отправляется на филиал в полном объеме в безакцептном порядке.
5. Ответственность за реализацию товаров по заявкам клиентов, за затоваривание склада и наличие балласта несет директор филиала.
6. Ответственность за распределение товара, поставленного под заказ, несет руководитель ГРЗ ОЛ.
7. Заказ сверхпрогноза массового товара по заявкам филиала запрещен.

Заказ товара у поставщика сверх прогноза по инициативе продуктово-рыночных департаментов.

1. Заказ сверхпрогноза по инициативе продуктово-рыночных департаментов возможен:

• по новому и эксклюзивному товару. Заказ осуществляется согласно «Порядку заказа новых комплектующих и комплектующих не входящих в стандартную складскую программу Компании.
• в случае непредвиденного увеличения спроса на товар, который нельзя покрыть за счет страховых запасов центрального склада.

1. Сумма заказа сверхпрогноза не может превышать 25% от суммы заказа, определенной существующими прогнозами филиалов. В противном случае инициатор заказа обязан предоставить в отдел логистики информацию по планируемым каналам сбыта в установленной в Приложении 2 форме.
2. ГФЗ оформляет заявки в компьютерной базе и осуществляет контроль за выполнением этих заявок.
3. Оформленная заявка подписывается (утверждается) в соответствии с правилами, прописанными в приложении № 1.
4. Руководитель продуктово-рыночного Департамента несет персональную ответственность за реализацию заказанного сверхпрогноза товара.
5. Ответственность за распределение товара, поставленного по инициативе продуктово-рыночных департаментов, несет руководитель ГРЗ ОЛ.

Департамент информационных технологий Компании несет ответственность за сохранность баз данных, касающихся истории размещения заказов, поставок, прогнозов филиалов и т. п.

---

1. Порядок формирования запасов на складах филиала

1. В случае если товар не является дефицитным, его распределение на филиалы по каждому артикулу осуществляется в соответствии с количеством, определенным прогнозом продаж на период нормы запаса (S _ф ) по данному артикулу на конкретном филиале.

Филиал может отказаться от предложенного ему к поставке товара (в соответствии с его прогнозами) только в следующих случаях:

• загруженность стеллажей и складских площадей центрального склада Компании по данному товарному направлению не превышает 85%. Решение принимает директор департамента логистики.
• превышена загрузка машины (контейнера) на величину, не позволяющую заказать дополнительно машину (контейнер).
• предложенные замены не устраивают клиентов филиала.
• некомплектные артикулы.
• товар является дефицитным.

2. В случае если товар является дефицитным, количество к распределению определяется руководителем группы распределения запасов департамента логистики.

При распределении дефицитного товара основным критерием является доля прогноза филиала по артикулу в суммарном прогнозе всех филиалов по данному артикулу.

Расчет осуществляется исходя из прогноза филиалов на месяц вперед от текущей даты.

3. Количество товара к отгрузке на филиал может превышать прогнозируемое в случаях, если имеется заявка за подписью директора филиала с обоснованием причин отгрузки сверх прогноза и имеются страховые запасы в Компании и при этом заявки всех других филиалов по прогнозам удовлетворены.

Департамент логистики может в счет будущих прогнозов отгрузить товар сверх прогноза для обеспечения нормы упаковки и полной загрузки транспорта.

Порядок взаимодействия подразделений Компании и распределение ответственности между ними

№ п/п	Наименование операции	Ответствен- ный	Срок
1	Формирование прогноза продаж по каждому артикулу до конца года (за исключением закрытого для коррекции прогнозов периода).	Маркетолог филиала	Ежемесячно до 1 числа каждого месяца
2	Анализ прогнозов филиалов, формирование своих прогнозов и прогнозов по новым артикулам.	Маркетолог ДМ	Ежемесячно до 5-го числа каждого месяца.
3	Формирование заявок поставщикам в соответствии с прогнозами, нормами запаса, наличием товара на складах, нормами упаковки и паллетной упаковки, а также особыми условиями поставки каждого поставщика, отправка заявок поставщикам.	ГФЗ ОЛ	Еженедельно по каждому поставщику
4	Контроль получения заявок поставщиками.	ГФЗ ОЛ	Еженедельно по понедельникам
5	Проверка полученных подтверждений по номенклатуре и количеству заказанного товара, сроку поставки.	ГФЗ ОЛ	Ежедневно по мере поступления подтверждений
6	Разноска заявок по счетам	ГФЗ ОЛ	Ежедневно по мере выхода поставок
7	Отправка недопоставок поставщикам с запросом о сроках отгрузки, информирование ОЗ об имеющихся недопоставках.	ГФЗ ОЛ	Еженедельно по понедельникам, после разноски, либо при необходимости
8	Контроль за соблюдением сроков поставок. Решение вопросов о закрытии недопоставок с поставщиками.	ОЗ	Еженедельно согласно графику поставок.
9	Отгрузка товаров на филиалы в соответствии с прогнозами, распределение дефицита, возврат товара с филиалов, перераспределение товара на филиалах.	ГРЗ ОЛ	Еженедельно согласно графику поставок на филиалы, по необходимости

---