Файл: Процесс построения модели управленческого решения (Анализ процесса построения модели принятия управленческих решений в администрации Володарского района).pdf

2.2. Процесс построения модели управленческого решения в Администрации Володарского района

Процесс построения управленческого решения в Администрации Володарского района рассмотрим на примере процесса материального обеспечения организации. Так как для реализации механизма принятия управленческих решений – это наиболее наглядный пример как принятия, так и реализации управленческих решений в данной области. К тому же в эффективности данный процесс заинтересованы все структурные подразделения администрации. Необходимо отметить, что данный процесс регулируется действующим законодательством. Также необходимость исследования данного процесса обусловлена современными тенденциями в сфере контроля за деятельность муниципальных органов управления, в частности жесткой экономией бюджетных средств, рациональностью их использования. Важность процесса обеспечения материальными ресурсами администрации обусловлена также и оптимизацией процессов управления в администрации, необходимостью реализовывать несколько социальных программ одновременно, на разработку которых в свою очередь требуются материальные ресурсы. К тому от качества, сроков поставки и достаточности материальных ресурсов зависит эффективность деятельности самой администрации и реализуемых социальных программ.

Рассмотрим данных процесс более подробно. Приобретение материально-технических ресурсов для структурных подразделений по всем направлениям использования осуществляется: при оплате материально-технических ресурсов в рублях РФ.

На первом этапе формирования заявок на материально-технические ресурсы в конце третьего квартала каждого года, подразделения администрации Володарского района представляют в финансово-экономическое упавление предварительные заявки на материально-техническое снабжение на следующий год.

Все заявки на материальные ресурсы вводятся в администрации Володарского района в программный модуль «Учет заявок на материальные ресурсы», раздельно по номенклатуре на бумажном носителе и в электронном виде, с подробным указанием основных технических характеристик, сроков поставки и количества. Прогнозные цены проставляются сотрудниками планово-экономического отдела, исходя из рыночных цен, сложившихся на момент составления заявки.

---

Рассматривая процесс принятие решений по обеспечению администрации материальными ресурсами мы в качестве примера остановимся на формировании заявки в пределах до 100 тыс.руб. Так как это наиболее часто используемые в администрации виды заявок на материальные ресурсы. Организация процесса принятия решений об обеспечении материальными ресурсами подразделений администрации Володарского района на следующий календарный период происходит следующим образом:

А) процесс формирования сводных заявок (рисунок 33):

1-й этап:

Представление предварительных заявок на МТР подразделениями Администрации МО «Володарский район» на следующий год

Электронная обработка представленных заявок, их оценка

2-й этап:

Возвращение оцененных заявок подразделениям Администрации МО «Володарский район», их последующая корректировка

3-й этап:

Рис.3. Процесс формирования сводных заявок.

После проставления цен на заявленные материально-технические ресурсы финансово-экономическое управление возвращает заявки в электронном виде структурным подразделениям с целью корректировки заявок и доведения их до предварительно установленных лимитов. К концу первой декады четвертого квартала подразделения представляют в финансово-экономическое управление скорректированные заявки.

Все изменения и дополнения по заявкам вносятся структурными подразделениями в программный модуль «Учет заявок на материальные ресурсы».

Б) Подготовка и оформление договоров на поставку материально-технических ресурсов (рисунок 4).

По результатам торгов осуществляется подготовка и оформление договора, которая состоит из следующих этапов:

1.Выбор контрагента.

Необходимо отметить, что по действующему законодательству устанавливаются следующие границы использования способов размещения заказов по начальной цене контракта (запрос котировок – от 0 до 500 тыс.руб.; электронный аукцион, аукцион, конкурс – до 1000 тыс.руб.; аукцион, конкурс, размещение на товарных биржах – свыше 5 000 тыс.руб. ).

Подготовка и оформление договоров. Проведение переговоров

4-й этап

5-й этап

Работа тендерного комитета. Утверждение поставщиков

6-й этап

Подписание договора.

Рис. 4. Подготовка и оформление договоров на поставку материально-технических ресурсов.

При этом необходимо отметить основные этапы торгов: подача заявок, вскрытие конвертов, рассмотрение заявок, оценка и сопоставление, заключение контракта. Тендерный комитет в установленные сроки выбирает поставщиков, определяет оптимальную цену, тип сделки, порядок оплаты, валюты платежа по сделке.

---

1. Проведение предварительных переговоров.

2. Составление проекта договора.

3. Обоснование его необходимости и целесообразности.

4. Сопровождение проекта договора при его согласовании.

5.Подписание договора.

При выборе контрагента необходимо руководствоваться многими критериями. Вот некоторые из них: имелись ли в прошлом с данным поставщиком деловые отношения; возможность осуществления поставок по широкой номенклатуре потребностей; финансовое состояние поставщика; какова его возможность проведения предварительных поставок; сроки поставок; цена продукции; местонахождение поставщика; гарантии на качество поставляемой продукции, ее соответствием техническим требованиям и т.д. Если контрагентом является юридическое (или физическое) лицо, с которым Администрация МО «Володарский район» уже состояла в договорных отношениях, следует учитывать длительность предшествующих договорных связей и добросовестность данного лица при исполнении ранее заключенных договоров.

Если контрагент является новым, то следует учитывать необходимость и целесообразность заключения договора именно с данным контрагентом и с учетом результатов экспертизы тендерного комитета. Требуется до проведения предварительных переговоров запросить у контрагента следующие документы и сведения: копии учредительных документов и свидетельства о регистрации, информацию о производственно-технических и прочих хозяйственных связях с другими контрагентами; связях с банками и характер этих связей; копию лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит лицензированию в соответствии с действующим законодательством; подтверждение полномочий лица на подписание договора, оформленных надлежащим образом.

При составлении или рассмотрении проекта договора обязательно участие юридической службы, которая обеспечивает соответствие условий договора действующему законодательству Российской Федерации.

Все предложения поставщиков по номенклатуре материально-технических ресурсов, а также все необходимые дополнительные материалы, другие существенные требования к будущему договору (контракту) передают в Тендерный комитет для выбора поставщиков на альтернативной основе и определения оптимальных условий поставки.

В рамках темы нашего исследования далее рассмотрим критерии принятия решений в выборе поставщиков Администрация МО «Володарский район».

При выборе поставщиков может использоваться интегральная оценка ценовой и неценовой предпочтительности предложений предприятий поставщиков и на основе этого производится выбор предприятия – поставщика. В случае необходимости производится комплексная оценка квалификации поставщиков и ранжирование их по этому признаку. При этом используется метод балльной оценки, который рекомендуется применять при невозможности использования другие расчетных методов для комплексной оценки предложений и (или) квалификации предприятий - поставщиков в соответствии с предложенными заказчиками критериями.

---

Организация работ по квалификационному отбору, оценке и выбору предприятий-поставщиков, для поставки продукции для нужд Администрации МО «Володарский район», осуществляется Тендерным комитетом и привлечением в случае необходимости высококвалифицированных экспертов.

Оценка квалификации поставщиков выполняется, ориентируясь на следующие критерии (показатели) по следующей шкале - наличие критерия – 1 балл, отсутствие – 0 баллов:

- соответствие уставных и регистрационных документов требованиям действующего законодательства;

- состав привлекаемых соисполнителей;

- опыт и репутация поставщика;

- профессиональные знания поставщика;

- наличие финансовых ресурсов, оборудования и других материальных возможностей для выполнения контракта;

- банковские гарантии, поручительства.

Поставщик не должен быть неплатежеспособным, находиться в процессе ликвидации, быть признанным банкротом. Поставщиком не может являться организация, на имущество которой наложен арест и (или) экономическая деятельность которой приостановлена.

Данная информация, как правило, должна подтверждаться результатами экспертной проверки.

При оценке предложений поставщиков и выборе предприятий-поставщиков Тендерным комитетом учитывается следующее:

- цена продукции;

- сроки осуществления платежей;

- срок действия заявленной цены;

- условия корректировки цены;

- формы, порядок платежей;

- сроки поставки продукции;

- расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт, связанные с поставляемой продукцией;

- функциональные характеристики поставляемой продукции;

- условия предоставления гарантий на продукцию.

В большинстве случаев при выборе предприятий-поставщиков используется более узкий круг показателей. В этих случаях основными критериями (показателями) могут являться предложенная цена, возможности претендентов выполнять поставки продукции в установленные сроки с требуемым качеством, а также возможность работы по различным формам оплаты.

В проектах заключаемых договоров, как правило, предусматриваться следующие способы установления в цены закупаемой продукции:

- фиксированная цена на весь срок действия контракта;

- фиксированная цена на весь срок действия контракта с возможным ее уменьшением при резком падении рыночных цен;

- фиксированная цена на весь срок действия контракта с возможной корректировкой на уровень инфляции, предусмотренный в бюджете на данный год.

---

Все стоимостные критерии (цена, стоимость транспортировки, страхования и другие сопутствующие расходы по доставке продукции, стоимость запасных частей к оборудованию и эксплуатационные расходы и др.), а также показатели, количественные значения которых могут быть определены в стоимостном выражении (сроки осуществления платежей, средство платежа), необходимо, используя расчетно-аналитический метод, привести к интегральному стоимостному критерию - к приведенной цене продукции. Величина приведенной цены продукции используется при выборе поставщика.

Таким образом, мы видим, что администрация в своей деятельности использует метод суммы баллов при оценке квалификации поставщиков.

При привлечении экспертов, в случае необходимости, к оценке предложений предприятий – поставщиков, необходимо обеспечивать анонимность материалов, передаваемых экспертам для подготовки заключений. Анонимность обеспечивается путем передачи на экспертизу копий предложений предприятий-поставщиков, в которых отсутствует информация о наименовании предприятия-поставщика, его адресе, телефонах и другая информация, позволяющая идентифицировать поставщика. Требование анонимности особенно важно для условий поставки продукции в особо больших объемах. Прямые переговоры экспертов с поставщиками не допускаются. В случае необходимости дополнительной информации, каких - либо разъяснений эксперт ставит свои вопросы перед заказчиком, который вступает в контакт с предприятием-поставщиком.

На этапе подготовки условий отбора устанавливается фиксированный перечень критериев (показателей), который будут учитываться при оценке и выборе предприятия-поставщика.

При заключении всеобъемлющего договора устанавливается долговременное сотрудничество, при котором поставщик обязуется осуществлять повторные поставки по мере необходимости и по согласованным ценам в течение всего оговоренного периода времени. В данном случае запас товара находится у продавца, и подобная практика получила название «плана закупок без накопления запасов».

Далее проведем оценку эффективности принятия решений о выборе поставщиков в администрации Володарского района.

Оценку эффективности принятия решений о выборе поставщиков можно провести с использованием (1) оценки отклонения фактических и планируемых показателей материально-технического снабжения и (2) данных о контроле и отбраковке продукции на входном контроле качества и (3) оценки результатов отбора поставщиков через структуру плановых централизованных и срочных прямых поставок.

---