Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Методики управления в оптово-продовольственной торговле).pdf

В планах компании «Food City» организовать логистические мини-центры для обслуживания социальных объектов г. Москвы и активного продвижения бренда компании в рамках реализации социальных программ.

В данный момент компания все ещё находится в стадии становления, хотя уже сейчас в её организации наблюдается стремление к достижению качества и эффективности, что подтверждается стремлением компании применять современные подходы к организации бизнес-процессов.

3.1  Описание и моделирование процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» в компании «Food City»

В рамках оптимизации деятельности оптово-продовольственного центра «Food City» в соответствии с приоритетами руководства компании мною для проведения описания и усовершенствования был выбран бизнес-процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции».

В оптово-продовольственном центре «Food City» формально не существует системы менеджмента качества ISO 9001:2008, так как компания ещё не проходила сертификацию на соответствие требования международного стандарта. Однако, проектирование и организация бизнес-процессов добавляющих ценность и некоторых вспомогательных процессов опирается на применение принципов системы менеджмента качества – ориентацию на потребителя, системный подход, вовлечение персонала и лидерство руководства, а также процедур установленных требованиями международных стандартов по качеству системы управления и продукции.

Такое отношение руководства компании также выражено в попытках применения цикла «PDCA» в операционной деятельности, в частности в процессе «Оптовая продажа продовольственной продукции».

В данном пункте как и в следующем пункте анализ процесса будет проводится в широко известной и популярной во всем мире методологии структурного анализа процессов IDEF0.

Методология IDEF0 была создана в США в 1963 году. С тех пор в сам стандарт не вносились существенные изменения. Сейчас стандарт больше развивается за счет усовершенствования программных продуктов, автоматизирующих его работу и жизненный цикл проектирования.

Стандарт IDEF0 предоставляет хорошие возможности для моделирования деятельности организации, и её бизнес-процессов на так называемом верхнем уровне с концентрацией на управление бизнес-процессами. Концентрация на управление бизнес-процессами реализуется за счет обратных связей при проектировании деятельности. Такие обратные связи могут быть различного типа – по управлению, по информации, по движению ресурсов. В IDEF0 прекрасно реализована декомпозиция моделей, что упрощает понимание сложных систем.

Методология IDEF0 позволяет прекрасно моделировать управление процессами, структурную вложенность. Основное её предназначение – моделировать деятельность высокоуровневых бизнес-функций.

Описание процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» начнем с построения так называемой в методологии IDEF0 контекстной диаграммы, которая является вершиной древовидной структуры диаграмм, которая была создана в ходе описания и оптимизации деятельности компании «Food City».

Контекстная диаграмма представляет собой самое поверхностное, общее, не детализированное описание системы – процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» и ее взаимодействия с внешней средой. Диаграмма представляет собой, так называемый в методологии SADT – черный ящик. Контекстная (корневая) диаграмма имеет порядковый номер А-0 и представлена на рис. 3.1.

Рис. 3.1 Контекстная диаграмма «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Контекстная диаграмма состоит из одного общего, не детализированного процесса (функции, работы) которая называется «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Взаимодействие с внешней средой процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» связанно с определенными входами, выходами, управляющими механизмами и обеспечивающими ресурсами.

Входами для описываемого процесса являются:

Входящие товары – различные товары продовольственного направления, поступающие от поставщиков, в основном товары из следующих групп: мясо, рыба, молочные продукты, хлебобулочные и кондитерские изделия, консервы.

Сопроводительные документы – различные входящие документы как электронные так и не в цифровом виде, связанные с регистрацией первичных операций управленческого и финансового учета.

Информация о заказах клиентов – обобщенная информация в цифровом и не цифровом виде, отображающая детали потребностей платежеспособных клиентов.

Цели в области качества продовольственной продукции – установленные цели в области качества продовольственной продукции, размещенные в руководстве, политике по качеству, а также в более детализированных внутренних документах компании «Food City».

Требования потребителей к продовольственной продукции – установленные на основе первичных маркетинговых исследований и анализе вторичных маркетинговых данных требования и ожидания потребителей и заинтересованных лиц к качеству продовольственной продукции и организации процесса оптовой продажи продовольственной продукции.

Обеспечивающими ресурсами для описываемого процесса оптовой продажи продовольственной продукции является персонал, техническое и программное обеспечение. Обеспечивающие ресурсы более подробно будут описаны на следующих стадиях детализации процесса оптовой продажи продовольствия.

Управляющими механизмами для процесса оптовой продажи продовольственных продукции выделены – требования международных стандартов, регламентирующая документация компании «Food City» и политика управленческого учета компании.

Выходами для описываемого процесса являются:

Товары – проданные товары клиентам либо возвращенные после продажи товары от клиентов, признаваемые в системе как негодные и имеющие статус брака, неудовлетворительного результата исполнения процесса.

Накладные – документы, свидетельствующие о завершении бизнес-процесса оптовой продажи продовольственной продукции, например выданный товарный чек или товарная накладная.

Управленческая отчетность – итоговая управленческая отчетность, содержащая в своем составе финансово-управленческую информацию, включающая в себя также показатели по процессам, которые будут переданы владельцу бизнес-процесса.

Таким образом, мы обобщенно рассмотрели процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции». Далее, после описания процесса в целом проводится анализ процесса на основные подпроцессы (функции, работы). Такой анализ в выбранной нами для исследования методологии структурного анализа и в нотации IDEF0 называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый подпроцесс (работу, функцию) называют диаграммами декомпозиции.

Рассмотрим основные работы процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции». В соответствии с управлением компании данный процесс стоится в виде цикла PDCA, где имеются функции планирования, реализации, контроля и корректировки показателей процесса.

Декомпозиция контекстной диаграммы имеет номер А0 и представлена на рис. 3.2.

Рис. 3.2 Диаграмма декомпозиции процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» состоит из трех основополагающих подпроцессов, а именно:

Планирование процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» - данный подпроцесс принимает на входе требования и цели в области продовольственной продукции и учитывает эту информацию при планировании показателей по процессу. Выходом из процесса являются требования в области показателей организации процесса которые поступают в виде управляющего механизма в подпроцесс «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»». Также, выходом из данного процесса является информация о планируемых показателях процесс для проведения план/факт анализа. Данный выход является входом подпроцесса «Совершенствование процесса «Оптовая продажа продуктов».

Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» - данный подпроцесс является центральным в нашем исследовании, так как именно он подлежит оптимизации и усовершенствованию. На входе в подпроцесс поступают аналогичные материальные и информационные потоки, которые были показаны на контекстной диаграмме. Одним из выходов процесса является информация об итоговых показателях в области качества продовольственной продукции, информация о которых является входом для подпроцесса «Совершенствование процесса «Оптовая продажа продуктов»

Совершенствование процесса "Оптовая продажа продуктов" – данный подпроцесс является последним в цепочке PDCA. Выходами данного подпроцесса является обратная связь по управлению идущая в подпроцесс «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственных продуктов», предназначенная для осуществления корректировок и отчет об эффективности процесса для владельца бизнес-процесса.

Таким образом, процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» отвечает требованиям реализации цикла «PDCA и в нем корректно осуществляется планирование, реализация и корректировка по деятельности оптовой продажи продовольственной продукции.

3.2 Описание и моделирование подпроцесса «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»» «AS-IS» в компании «Food City»

Проведение описания, анализа и оптимизации деятельности компании «Food City» будет продемонстрировано на примере подпроцесса «Реализация оптовой продовольственной продукции» процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции».

В первую очередь необходимо рассмотреть данный подпроцесс в его текущем состоянии «как-есть», в рамках нотации IDEF0.

Описываемый подпроцесс состоит из ряда процессных групп:

«Обслуживание клиентов» – процессная группа предназначена для описания совокупности транзакций обслуживания клиента в автоматизированной системе и ручным способом;

«Обслуживание поставщиков» – процессная группа предназначена для описания совокупности транзакций обслуживания поставщиков в автоматизированной системе и ручным способом;

«Финансовый учет» – процессная группа предназначена для описания совокупности транзакций осуществления финансовых операций и составления финансовой отчетности в автоматизированной системе и ручным способом;

Подпроцесс «Реализация оптовой продовольственной продукции» представлен на рис. 3.3 диаграммой декомпозиции А2.

Рис. 3.3 Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»».

Процессная группа «Обслуживание клиентов» принимает на входе информацию о заказах клиентов, осуществляет её обработку и передает сопроводительные документы в процессную группу «Обслуживание поставщиков», также при этом возможно появление информации о возвращенных товарах клиентов. Информация о возвращенных товарах клиентов передается в процессную группу «Финансовый учет» где происходит перерасчет.

В рамках исследования нас большего всего интересуют процессные группы «Обслуживание клиентов» и «Обслуживание поставщиков», деятельность которых планируется оптимизировать в рамках настоящего исследования.

Рассмотрим её транзакции на более подробном уровне детализации с помощью декомпозиции данных процессных групп.

Декомпозиция процессной группы «Обслуживание клиентов» имеет номер А21 и представлена на рис. 3.4.

Рис.3.4 Диаграмма декомпозиции процессной группы «Обслуживание клиентов».

Эта декомпозиция состоит из следующих групп транзакций: «Прием заказа» где производится транзакция по принятию заказов от клиентов; «Прием/Выдача товаров» - производится транзакция по получению и возврату товаров; «Получение/Возврат денежных средств» - транзакция с денежными средствами – получение денег от клиентов и их возврат в случае возвращения товара.

Входом для группы транзакций «Получение/Выдача денежных средств является сумма дохода, полученная при приеме заказа от оптового клиента перечисленная безналичным способом. Выходом группы транзакций «Получение/Выдача денежных средств является информация о статусе оплаты товара, которая поступает как управляющая информация влияющая на решение о выдаче товара в группе транзакций «Выдача/прием товара» процессной группы «Обслуживание клиентов». Также выходом группым транзакций «Получение/Выдача денежных средств» является отчет по денежным средствам используемым в управленческом учете и бухгалтерии для учета и анализа движения денежных средств.