Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Методики управления в оптово-продовольственной торговле).pdf

Таким образом, мы рассмотрели основные методики управления связанные с процессным управлением и применяемые в оптово-продовольственной торговле.

1.2. Применение основных средств автоматизации и методик управления в оптово-продовольственной торговле на основе процессного управления

На данном этапе развития экономики России, процессный подход к управлению или так называемое процессное управление развивалось достаточно стабильно и прагматично (только во время кризиса 2008-2009 гг. и в 2014 г. многие компании откладывали начало консалтинговых проектов, что вполне предсказуемо в условиях жесткой оптимизации). Однако в целом, широта, глубина, и качество его применения оставляет большой потенциал для роста до уровня развитых стран.

Очень важным для доказательства эффективности процессного подхода является понимание, что в основе процессного подхода к управлению лежит теория о статистическом управлении процессами, управлении вариациями процессов, заложенным основоположником японского экономического чуда -Эдвардом Демингом. В основе теории Деминга лежит постулат о том, что структурированный и управляемый процесс является более эффективным, чем процесс с высоким значением вариации, т.е процесс в деятельности которого наблюдается большая неупорядоченность, не структурированность и подверженность общим и особым причинам вариации, вследствие чего результаты (выходы) такого процесса менее предсказуемы.

Причины вариации исследовал в свое время профессор Э.Деминг. Именно вариация процессов приводит к падению эффективности процесса. Деминг выделил общие и особые причины вариаций. Именно особые причины вариаций процесса приводят процесс к нестабильности (невозможность предсказать показатели процесса) и к не воспроизводимости (систематическое получение качества ниже установленного уровня). При этом, за счет титанических, героических усилий отдельных лиц управляющих и рабочих такой процесс с огромными ресурсными затратами можно привести в предсказуемое и воспроизводимое состояние, однако данный подход крайней неэффективен и соответствует той культуре героев и базовому уровню культуры работы с процессами.

В недалеком прошлом, да и сейчас в некоторых областях российского менеджмента остаются востребованными различные методики, подходы повышения эффективности предприятий. Среди таких методик можно выделить – бюджетирование, реинжиниринг бизнес-процессов, систему сбалансированных показателей.

Каждая из предложенных методик объявлялась решением от всех проблем, волшебной пилюлей. Но как показала практика, дело обстоит совсем иначе. Каждая перечисленная выше управленческая методика эффективно применима в своей области, однако возникает проблема их взаимной интеграции, взаимной увязки друг с другом.

Использование процессного подхода к управлению также не является единственно верным решением в вопросе повышения эффективности операционной деятельности компаний. Однако при правильном применении процессного подхода можно использовать процессный подход как единую, универсальную базовую платформу для использования других методик. Процессный подход позволяет собрать, обработать, проанализировать и передать информацию для других методик управления.

Применение процессного подхода как фундаментальной, интеграционной платформы, которая позволяет качественно использовать обозначенные выше методики возможно при помощи комплекса средств автоматизации поддерживающие жизненный цикл данной технологии.

1.3. Средства автоматизации для построения процессного управления

Создать и качественно внедрить систему процессного управления в настоящем времени невозможно без грамотного, комплексного использования средств автоматизации. Именно отсутствие средств автоматизации в недалеком прошлом тормозило реализацию процессного подхода на практике. Особенно остро такая ситуация обстоит в средних и крупных компаниях, где достаточно проблематично реализовывать процессное управление не имея современных, качественных средств автоматизации.

Для реализации внедрения процессного подхода в реальные бизнес-процессы компании и автоматизации поддержки бизнес-процессов в рамках процессного управления, можно использовать следующие средства автоматизации:

• Информационные системы транзакционного вида (ERP-системы, различные другие учетные системы) предназначаются в основном для учета и фиксации первичных операций по учету, формированию первичного комплекса документов, а также для реализации функций импорта и экспорта различной плановой и фактической информации в другие информационные системы и программное обеспечение.
• Программное и аппаратное обеспечение автоматизации операционных процессов (АРМ операторов, SCADA-системы, и др BPMS-системы) выполняют функции автоматического сбора и фиксации прохождения бизнес-процесса на производственной или торговой площадке, предусматривают использование безбумажных технологий.
• Информационные системы для управления эффективностью бизнес-процессов (например, информационная система «1С:Управление Холдингом 8» и др. BPM, CPM - системы) ориентированы в основном на формирование планов по процессам, сравнении фактических и плановых показателей, помогают в проведении консолидации бюджета для крупных компаний и процессов бюджетирования.
• Программное и аппаратное обеспечение для создания и эксплуатации электронного документооборота (терминалы, различные СЭД). Системы электронного документооборота призваны реализовать безбумажный документооборот в системы документации компании по их жизненному циклу. Такие системы в первую очередь призваны обеспечить нормативной документацией всех сотрудников компании в цифровом виде.
• Программное обеспечение для моделирования архитектуры предприятия в целом и бизнес-процессов в частности (например система CaseView, ARIS, BussinessStudio). Системы бизнес-моделирования в первую очередь направлены на решение задач связанных с созданием электронного(промышленного) репозитория процессов компании и их моделированием, автоматическую генерацию нормативной документации в связи с их процессами и предоставление пользователям регламентирующих документов в СЭД либо в системе корпоративного экстра-нет портала.

На настоящее время выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов относительно велик. В зависимости от потребностей компании, и её размера можно найти как относительно дешевое и простое средство автоматизации моделирования бизнес-процессов (например, графический пакет MS Visio), так и довольно сложное и относительное дорогостоящее комплексное программное обеспечение (например, ARIS). Основным преимуществом для больших компаний в использовании сложного программного обеспечения моделирования бизнес-процессов является более качественная организация базы данных, электронного репозитория бизнес-процессов описываемой организации, так как в отличие от более дешевых аналогов в такой базе данных все описания процессов и сами карты процессов хранятся в одном единственном месте. Способ их извлечения, редактирования и повторной загрузки не затруднен, так как обычно в таком ПО используется одна из распространенных СУБД. В данном случае более высокие затраты на лицензию дорогостоящего и комплексного программного обеспечения окупаются за счет эффекта масштаба, ведь количество процессов и схем процессов оказывается в больших компаниях довольно значительным.

Описания процессов и их модели, созданные в системе бизнес-моделирования, необходимо своевременно включать в нормативно-методическую документацию, которая и содержит в себе всю информации по работе организации. На практике, когда нужно использовать большое количество документов возникают затруднения, особенно это часто встречается в крупных компаниях, так как их объем документооборота большой. Включением описанных процессов занимается либо система бизнес-моделирования либо СЭД. В больших и средних компаниях системы электронного документооборота должны поддерживать полный жизненный цикл документации – создание, согласование, утверждение, хранение, оповещение пользователей о различных операциях с документом, актуализация и так далее. Очень важным в данном случае является умелое использование руководителями системы электронного документооборота для доведения своих целей и планов до нижестоящего персонала и создание базы знаний для реализации тиражирования лучших практик организации.

Безусловно, использование тех или иных средств автоматизации зависит от конкретной задачи, да и некоторые программные продукты, могут дублировать функции друг друга. В целом для больших организаций (больше 1000 человек) рекомендуется использовать все 5 вышеперечисленных средств автоматизации в комплексе для создания интегрированной системы процессного управления и поддержки бизнес-процессов.

​​​​​​​1.4. Использование среды бизнес-моделирования для построения комплексной системы процессного управления

Центральным средством автоматизации процессного управления и его фундаментом, по-моему, мнению является система бизнес-моделирования, моделирования архитектуры организации.

Система бизнес-моделирования (в зависимости от вендора) сочетает в себе некоторые элементы и других программных продуктов, хоть и в более узком контексте и функциональности, но позволяет начать процесс внедрения процессного управления более мягко, без значительных затрат на автоматизацию других средств автоматизации процессного управления.

Таким образом, система бизнес-моделирования является основополагающей в списке средств автоматизации и подлежит глубокому рассмотрению с нашей стороны.

Использование программного обеспечения – среды бизнес-моделирования для построения комплексной системы процессного управления направлено в целом на решение следующих типичных задач:

1. Формализация и планирование целей, постановка и реализация контроля осуществления стратегии.
2. Описание и оптимизация бизнес-процессов.
3. Построение архитектуры управленческо - организационной структуры компании.
4. Создание системы менеджмента качества по ISO 9004:2009 и ISO 9001:2008.
5. Разработка технического задания на внедрение информационных систем.

Использование системы бизнес-моделирования позволяет автоматизировать процессы управления, проектирования и реализации, предназначенные для реализации вышеназванных задач. Рассмотрим подробнее каждую из определённых задач.

Первая задача связанна с построением стратегии развития предприятия. Часто, при построении стратегии развития предприятия и надобности её связывания с текущими процессами компании используют методологию BSC и MBO, о которых подробно рассказано в п. 1.2.

Системы бизнес-моделирования используют для проведения автоматизации процессов формализации стратегии компании, автоматизации выделения и фиксации в карте стратегических целей – дерево целей компании, в создании и утверждении показателей достижения определенных целей, которые в дальнейшем детализируются при моделировании и оптимизации бизнес-процессов и связываются со стратегическими целями.

Разработав стратегию и формализовав её в виде определенного дерева целей в системе бизнес-моделирования обычно переходят к реализации модели бизнес-деятельности организации в виде набора процессов предназначенных для реализации стратегии. Происходит ответ на вопрос – «Что нам делать каждый день для реализации стратегических целей организации?»

Системы бизнес-моделирования позволяют строить комплексные модели деятельности организации, а также модели отдельных процессов, при этом методология может быть как однонаправленной (например, только ARIS) так и смешанной (например, ARIS вместе c IDEF0).

Таким образом, использую системы бизнес-моделирования можно автоматизировать построение процессной модели на основании использования различной методологии и связать процессную модель со стратегией организации. Далее, системы бизнес-моделирования позволяют оптимизировать существующую структуру управления и создать регламентирующую документацию на основании оптимизированной структуры.

Автоматизация построения архитектуры управленческо - организационной структуры компании в системах бизнес-моделирования обычно преследует устранить недостатки присущие иерархически-функциональной структуре.

После создания новой организационной структуры можно задуматься и о сертификации новой системы по международным стандартам ISO 9001:2008 и 9004:2009.

Создание реальной системы менеджмента качества (СМК) и сертификация данной СМК на соответствие международному стандарту ISO 9001:2008, даст организации маркетинговые и финансовые преимущества за счет повышения внимания клиентов (надежная компания, уделяющая максимальное внимание качеству продукции) и поставщиков (скидки, надежный партнер с отлаженным и подтвержденным уровнем управления).

Также, системы бизнес-моделирования позволяют разрабатывать технические задания на доработку или создание информационных систем, Такой порядок особенно распространен в концепции ARIS.

В следующей главе, мы более подробно рассмотрим системы бизнес-моделирования, проведем сравнительный анализ средств автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов, выберем систему бизнес-моделирования исходя из особенностей проекта по описанию и оптимизации деятельности оптово-продовольственного магазина.