Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (1 Теоретические аспекты коммуникационного процесса в управлении организацией).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Ценность информации и коммуникации во всех областях человеческой деятельности постоянно возрастает из-за изменений в социально-экономическом характере, появления новейших достижений технологий и результатов исследований в данной сфере.

Коммуникации между сотрудниками имеют большое значение для успеха организаций, и являются одной из самых сложных проблем управления. По сути, это своего рода «система циркуляции» единого организма компании. Менеджеры относятся с особым вниманием к работникам, способным быть эффективными в общении. Руководители должны овладеть искусством общения, ведь они выполняют свою работу «чужими руками».

Роль коммуникации проявляется как в малом бизнесе, так и в крупных компаниях. Эффективность коммуникационных связей и взаимодействий определяет будущее не только организации как хозяйствующего субъекта на рынке, но и людей, работающих в данной организации^[1].

Коммуникации между сотрудниками оказывают большое влияние на эффективность управления организацией и ее функционировании в целом. Если сотрудники не могут эффективно обмениваться информацией, то совместная работа будет существенно затруднена, формулировать цели и добиваться их станет практически невозможно.

Эффективное взаимодействие очень важно для успеха в управлении.

Во-первых, от него зависит решение многих административных задач, основанных на прямом взаимодействии людей на различных уровнях.

Во-вторых, межличностное общение может быть лучшим способом обсудить и решить проблемы неопределенности и двусмысленности, что приведет к снижению профессиональной неудовлетворенности сотрудников, улучшит психологический фон в коллективе.

Актуальность темы работы обусловлена следующим: значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии и результатами научных исследований.

Цель работы состоит в рассмотрении коммуникационного процесса в управлении инновационной организации.

Задачи:

1. Раскрыть сущность коммуникационных процессов. Элементы и этапы коммуникационного процесса;
2. Провести анализ инновационного процесса в ООО «Император Плюс»;
3. Произвести расчет эффективности внедрения инновации в компании.

Предмет исследования - коммуникации в инновационной организации. Объект исследования - ООО «Император Плюс».

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и одного приложения.

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1.1 Сущность коммуникационных процессов

Коммуникации (от лат. Communication – связь) – в буквальном смысле означают «разделяемое всеми» или «общее». Практически, коммуникация – это процесс обмена информацией и идеями между двумя и более людьми, который ведет к взаимопониманию.

Задачи коммуникации возможно решить только в процессе коммуникационных взаимодействий, то есть в процессе обмена информацией^[2].

Коммуникационные стили – это способы, с помощью которых человек строит различного рода взаимодействия с другими людьми. В настоящее время существует огромное множество различных стилей, которые используются в межличностных коммуникациях.

Также существует множество подходов к определению этих стилей. Понимание стилей помогает определить оптимальную линию поведения в определенной ситуации и выявить ожидания от поведения, связанного с каким-либо стилем^[3].

Процесс коммуникации - это обмен информацией между людьми или группой людей. Основная цель процесса коммуникации - обеспечить понимание отправленного сообщения.

В процессе обмена информацией есть четыре основных обязательных элемента:

• отправитель, лицо, собирающее информацию и передающее ее;
• сообщение, сама информация, представленная в той или иной форме;
• канал, или средства передачи информации;
• получатель, или лицо, которым предоставляется информация, и который интерпретирует ее.

Однако сам процесс коммуникации состоит из большего числа элементов и этапов.

Первоначально у отправителя есть идея, или она может быть сформулирована как «подумайте сначала и скажите». Нужно подумать о том, какую мысль передать получателю, почему и как его следует воспринимать. Например, если информация передается на презентацию нового продукта для потребителя, определяется, что ему нужно знать о товарах, почему он нуждается в этом продукте и как этот продукт максимизирует выгоду^[4].

Таким образом, обрабатывается идея «под получателем», рождается информация, которая должна быть представлена в той или иной форме или, другими словами, для кодирования.

Кодирование - это перевод информации на слова, символы, интонацию, жесты (язык жестов). Кодирование во многом зависит от выбранного канала или передатчика: устная речь, письменный адрес, знак, плакат, электронный канал связи (компьютерная ссылка) и т. д^[5].

Если канал не соответствует идее, которая произошла на начальном этапе, она будет неэффективной. Например, если необходимо объяснить, как работает новое оборудование, то можно сделать это либо в устной форме, либо путем написания конкретной инструкции. Если рабочий процесс является сложным, другой канал связи становится более эффективным, особенно если он поддерживается визуальной информацией (рисунки и диаграммы). Элементы коммуникационного процесса в менеджменте предоставлены на рисунке 1.

Помехи

Рисунок 1 – Схема коммуникационного процесса в менеджменте ^[6]

Выбор средств связи не должен ограничиваться одним каналом. Часто желательно использовать два или более коммуникационных устройства в комбинации. Это может улучшить эффект восприятия и исправить недостатки канала.

Важным фактором, влияющим на процесс коммуникации, является организационный аспект, а именно конфигурация сетей связи.

Сеть - это связь между отдельными лицами или элементами, которые определенным образом участвуют в коммуникационных процессах посредством информационных потоков.

Централизованные информационные потоки (тип «колесо», радиальный). Характеризуется тем фактом, что один из членов группы всегда находится на перекрестке всех областей связи. Понимание этих типов сетей связи важно для определения авторитета и социального статуса группы.

Выбор на практике определенной сети связи определяется целями и задачами, стоящими перед группой. Если необходимо улучшить систему связи, целесообразно начать с анализа сетей связи.

Передача информации получателю - это физическая доставка информации получателю, что часто принимается за весь процесс коммуникации. Фактически, это процесс организации доступности информационных или информационных сообщений. В организации этот процесс осуществляется секретариатами, посланниками или электронными средствами. Получатель (например, исполнитель или босс) должен видеть, слышать и понимать то, что ему говорят^[7].

Понимание зависит от того, как декодируется информационное сообщение.

Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Чем точнее символы выбраны, тем точнее они будут декодированы. Каждый лидер должен выбирать такие выражения своих мыслей, которые соответствуют уровню восприятий восприятия^[8].

Весь процесс передачи информации будет неполным без получения (проверки) и интерпретации обратной связи. После получения сообщения получатель имеет ответ, который характеризует, как сообщение было понято. Получатель производит измерение, которое также должно быть декодировано, но сам отправитель.

Существует обратная связь, которая позволяет отслеживать и корректировать процесс передачи информации. Обратная связь повышает эффективность всего процесса связи и позволяет компенсировать звук в канале.

Звук - это то, что искажает смысл передаваемой информации. Это может быть чисто механическая ошибка (например, плохое качество печати), разница в формировании участников процесса (люди не понимают терминологию или понимают ее самостоятельно), разницу в восприятии и т.д. Шум присутствует практически всегда. Поэтому менеджер должен знать о возможных источниках шума и способах их устранения.

Выбор средств связи не должен ограничиваться одним каналом. Часто желательно использовать два или более коммуникационных устройства в комбинации. Это может увеличить восприятие и исправить недостатки канала. Важным фактором, влияющим на процесс коммуникации, является организационный аспект конфигурации сетей связи.

1.2 Элементы, виды и этапы коммуникационного процесса

Во время обмена информацией отправитель и получатель получают ряд взаимосвязанных шагов. Их задача состоит в том, чтобы скомпилировать сообщение и использовать канал для передачи, чтобы исходная идея с обеих сторон была понята и разделена. Это довольно сложно, потому что каждый этап также является точкой, в которой предложение может быть искажено или полностью потеряно^[9].

Хотя часть процесса коммуникации завершается за несколько секунд, что затрудняет отключение ее шагов, ее анализ помогает выявить проблемы, которые могут возникать в разных точках их опыта. Взаимозависимые этапы связи:

Шаг 1 - Происхождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идей и выбора информации. Некоторые попытки обмена информацией уже нарушены здесь в начале сообщения. На этом этапе нужно понять, какое сообщение отправить, а также оценить уместность и адекватность идей в отношении определенной ситуации и целей коммуникации.

Шаг 2 - кодирование и выбор канала. Перед отправкой идеи отправитель должен кодировать ее с помощью семантических символов и символов, используя слова для этого, интонации, жесты.

Эта идея кодирования будет сообщением. Отправитель также должен выбрать канал, который совместим с типом символов, используемых в кодировке. Известные каналы включают передачу речевых и письменных материалов, а также электронные средства связи, электронную почту, видеоконференции.

Если веревка физического воплощения символов неуместна, передача невозможна. Например, визуальное изображение на обычном телефоне не может быть передано.

Если канал не соответствует идее, которая произошла на первом этапе, обмен информацией становится менее эффективным.

Выбор средств связи не должен ограничиваться одним каналом. Желательно использовать комбинацию нескольких каналов связи.

Процесс, конечно, сложный, поскольку отправитель должен установить последовательность для использования этих средств связи и определить временные интервалы в последовательности передачи сообщений. Однако исследования показывают, что одновременное использование комбинированных обменов визуальной, устной и письменной информацией более эффективно, чем обмен только визуальной или письменной информацией^[10].

Шаг 3 - Передача. В это время отправитель использует каналы для доставки сообщения получателю. Мы говорим о физической передаче сообщения, технических компонентах процесса взаимодействия, которые многие неправильно используют для самого процесса коммуникации.

В то же время передача является лишь одним из шагов, через которые необходимо пройти, чтобы идея передавалась другому человеку.

Шаг 4 - декодирование. Исходя из результатов отправки сообщения отправителя, получатель его декодирует.

Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы имеют одинаковое семантическое значение для получателя, как для отправителя, получатель будет знать, что означал отправитель, когда его идея была сформирована.

Если реакция на идею не нужна, процесс обмена информацией должен быть завершен. Однако по нескольким причинам получатель может уведомить сообщение, которое немного отличается от сознания отправителя.