Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (1 Теоретические аспекты коммуникационного процесса в управлении организацией).pdf

С точки зрения инициатора связи обмен информацией следует рассматривать как эффективный, если получатель продемонстрировал понимание идеи и выполнил действия, которые ожидал от него отправитель.

Межуровневые коммуникации в организациях образуются посредством того, что информация перемещается внутри организации с уровня на уровень вертикальной связи. Он может передаваться вниз, т.е. от более высоких уровней до более низких. Таким образом, подчиненные уровни управления информируются о текущих задачах, изменениях приоритетов, конкретных задачах, рекомендуемых процедурах и т. д^[11].

Помимо обмена в порядке убывания, организация нуждается в общении все чаще. Передача информации с более низкого уровня на более высокий уровень может существенно повлиять на производительность.

Для координации задач и действий между несколькими организационными подразделениями необходима информация для обмена между ними. Поэтому информационные потоки между отделами устанавливаются горизонтально. Так скоординированные рабочие группы по контролю затрат, распределению ресурсов, новым методам производства, маркетингу продуктов^[12].

Руководители разных ведомств информируют друг друга о развитии внедрения нового оборудования. В дополнение к общей координации коммуникации, это помогает создавать равные отношения между устройствами, что оказывает положительное влияние на всю организацию.

Следующий тип коммуникации руководитель-подчиненный. Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникации в организации является взаимосвязь между боссом и подчиненным. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между менеджерами и управляемыми.

Некоторые из многих типов обмена информацией между начальником и подчиненными связаны с выяснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов. обеспечить участие в задачах департамента с обсуждением проблем с эффективностью работы. Достижение признания и вознаграждение за мотивацию; совершенствование и развитие подчиненных навыков; со сбором информации о реальной или существующей проблеме уведомления подчиненных о предстоящем изменении; а также получить информацию об идеях, улучшениях и предложениях^[13].

Поскольку подчиненные связаны с рабочими группами, общение с боссом является важным компонентом для достижения эффективности обработки. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет развивать более правильные отношения в группе с лидером и лидером - активно привлекать подчиненных в делах организации.

Общение между лидерами и рабочими группами. В дополнение к обмену информацией между начальником и работорговли, глава и его рабочие группы имеют место. Общение с рабочей группой в целом позволяет менеджеру повысить эффективность работы группы^[14].

Поскольку обмен включает всех членов группы, у каждого есть возможность задуматься о новых проблемах и приоритетах отдела, о том, как сотрудничать в отношении предстоящих изменений и их возможных последствий для этого и других отделов, недавних проблем и результатов, рационализации предложения.

Кроме того, рабочая группа без лидеров иногда собирает информацию о проблемах, улучшениях или неизбежных изменениях. Как упоминалось выше, такое гендерное равенство может помочь повысить удовлетворенность сотрудников работой.

Организации состоят из формальных и неформальных групп. Канал неформальной коммуникации можно назвать каналом распространения слухов. Слухи «плавают возле машин с охлажденной водой через коридоры, столовые и в другом месте, где люди собираются группами».

Что касается слухов о том, что информация о канале транслируется гораздо быстрее, чем через официальные каналы связи, лидеры сначала планируют протекать и распространять некоторую информацию или информацию как «только между нами». Информация, передаваемая по каналам в неформальном сообщении, т.е. слухи часто правильны и не искажены^[15].

По словам Дэвиса, 80-99% слухов являются точными в отношении последовательной информации о самой компании. Однако он полагает, что уровень точности не может быть столь же высоким с точки зрения личной или высоко эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности, «все доказывает в пользу влияния слухов, является ли их влияние положительным или отрицательным».

Типичная информация, посланная распространением слухов:

1. Предстоящее сокращение производства рабочих;
2. Новые меры по указаниям за опоздания;
3. Изменения в структуре организации;
4. Будущие улучшения;
5. Подробный пересказ о конфликте между двумя лидерами на последнем заседании.

Экзогенные факторы оказывают значительное влияние на производственную и хозяйственную деятельность организации. Наиболее важные из них связаны с влиянием рынка.

Таким образом, спрос, потребительский спрос на промышленные товары, особенности конкуренции при выпуске аналогичных продуктов, условия поставщиков сырья, компоненты, возможности и требования инвесторов определяют экономическое положение фирмы^[16].

Внешняя социальная среда включает экономическую среду, социальную структуру общества, систему образования, психологическое состояние населения, технические системы для различных видов деятельности^[17].

Внешние факторы в экологии - экологические требования к законодательству и законодательству. Определенное влияние на производственную деятельность организации оказывают факторы государственного и муниципального влияния в части законодательных условий их деятельности.

Поэтому в организации, в частности, сложной, все более важной в современных условиях, проводится всесторонний анализ всех компонентов и динамики внешней среды и реализации на основе этого процесса стратегического планирования, предназначенного для контроля факторов, выходящих за пределы организации, для определения степени возможностей и опасностей.

Коммуникация как организационный процесс является ключевым процессом решения этой проблемы. С существующими и потенциальными потребителями организации информируются через рекламные и другие программы продвижения продуктов.

В области PR приоритет отдается созданию определенного образа, «образа» организации на местном, национальном или международном уровне. Организации должны соблюдать правительственные правила и заполнять всеобъемлющие письменные отчеты в этом отношении. В своих ежегодных отчетах каждая компания сообщает о финансовой и маркетинговой информации, а также предоставляет информацию о ее местонахождении, возможностях карьерного роста, преимуществах и т. д^[18].

Это всего лишь несколько примеров того, как организация реагирует на события и факторы во внешней среде. Дискуссии, встречи, телефонные звонки, видеоролики, диски и т. д., Которые распространяются внутри организации, часто являются ответом на возможность или проблемы, создаваемые внешней средой^[19].

ГЛАВА 2 ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИЙ В ООО «ИМПЕРАТОР ПЛЮС»

2.1 Характеристика организации ООО «Император Плюс»

Гостиница «Императоръ», расположена по адресу: 300022, Россия, Тульская область, г. Тула, пос. Октябрьский (Зареченский район), улица Богучаровская, дом 2а. Юридическое название – Общество с ограниченной ответственностью «Император Плюс».

Гостиница «Императоръ» расположен в центре города Тула, в его историческом, культурном и деловом центре, который прекрасно сочетает в себе деловую активность, сферу развлечений и спокойную размеренную жизнь. Гостиница входит в состав мини-гостиниц города, однако ее номерной фонд составляет 30 номеров: 15 стандартных двухместных номера, 10 стандартных одноместных номера, 4 двуместных эконом номера и 1 люкс (апартаменты). Для размещения иностранных туристов в составе группы из 20 человек, этого вполне достаточно. Выбор сделан в пользу гостиницы «ООО «Император Плюс»» поскольку, она направлена на работу в размещении и расселении иностранных граждан.

Услуги гостиницы:

1. Визовая поддержка. В частности, все заботы по регистрации иностранных граждан, отель берет на себя, и иностранным туристам не придется беспокоиться о том, чтобы оформить свое легальное пребывание в городе. Регистрация стоит 150 рублей за человека. Все иностранные граждане прибывшие в наш отель для проживания в Туле ставятся на миграционный учет. Для иностранных граждан, так же осуществляется визовая поддержка. Стоимость услуги от 1000 рублей и зависит от страны въезда.
2. WI-FI. Беспроводной интернет в каждом номере.
3. Камера хранения багажа. В камере хранения багажа, которая расположена на первом этаже гостиницы, иностранные туристы могут оставить свой багаж при раннем заезде и позднем выезде.
4. Такси до отеля. Возможность вызвать такси совершенно бесплатно в аэропорт, на вокзал до отеля.
5. Конференц-зал. Описание: Площадь: 31 м2, Вместимость:  до 22 чел. Цена:  500 руб. в час.  Мин. срок аренды:  4 часа.  В стоимость аренды входит: Wi - Fi, ЖК телевизор, музыкальный центр, ксерокс / принтер, кондиционер, бумага / ручки, аренда проектора с экраном — 2 500 руб. за день.

В состав стандартных номеров входят: мини-холодильник, косметические принадлежности, ежедневная уборка, тв, высокоскоростной интернет, телефон, душ. Клиентами гостиницы являются туристы, прибывшие из других городов России и зарубежья. Успех гостиничного бизнеса зависит от его правильной организации. Поэтому организационная структура гостиницы в очень высокой степени влияет на абсолютное большинство показателей деятельности гостиницы. Организационной структурой гостиничного предприятия является функционально-технологическая система, обеспечивающая его деятельность. Основа деятельности связана с предоставлением услуг. Их оказание происходит на основании договора, определяющего условия и стоимость услуг, и действует одинаково в отношении всех, кто обращается в гостиницу^[20].

В структуре гостиницы «ООО «Император Плюс»» имеются основные службы (приема и размещения, бронирования, служба питания, служба эксплуатации номерного фонда, служба безопасности, отдел маркетинга и др.) и дополнительные службы (ремонтные и сервисные). Службой приема и размещения гостя занимаются администраторы отеля. К главным функциям службы приема относится приветствие гостя и выполнение необходимых формальностей^[21].

Менеджер службы приема владеет всей информацией о гостинице и ее услугах, несет материальную ответственность и т. п. В обязанности администратора входят выдача ключей от номера гостю, ведение картотеки гостей и учет свободных мест в гостинице. Менеджер по бронированию занимается оформлением предварительных заказанных мест и номеров, который можно оформить на сайте, по телефону, факсу, почте или с помощью компьютерных систем бронирования. К службе эксплуатации номерного фонда относятся старшая горничная, дежурные горничные и дежурные по этажу. Основная их обязанность – уборка номеров, которые убираются независимо от того, заняты они или свободны. Дежурные по этажу следят за выполнением горничными обязанностей и за порядком в гостинице. Особое внимание в отеле, как в любом другом предприятии, уделяется службе безопасности.

К сотрудникам службы безопасности предъявляются высокие профессиональные требования, обеспечивающие охрану жизни и имущества клиентов гостиницы.

Служба питания в гостинице осуществляет свои функции разными путями. Клиент может сам спуститься в ресторан или кафе, либо заказать еду в номер. Отдел маркетинга в гостинице «ООО «Император Плюс»» предоставляет привлекательную информацию для гостей о работе гостиницы. Основными задачами являются разработка рекламы для потенциальных гостей, взаимодействие со СМИ и организация пресс-конференций и переговоров.

К звеньям управления относятся руководители, их заместители, управляющие несколькими структурными подразделениями, сами структурные подразделения и ведущие специалисты. Этим подразделениям подчиняются непосредственные исполнители (обслуживающий персонал). Вершину организационной структуры возглавляет управляющий гостиницей.

Организационная структура гостиницы «ООО «Император Плюс»» строится следующим образом (рисунок 2).

Рисунок 2 - Структура управления

Распределение задач, определение полномочий и обязанностей, а также взаимоотношения между сотрудниками отеля строятся на персональной и неформальной основе. Организационная структура гостиницы определяется, прежде всего, назначением предприятия, местом расположения, спецификой дополнительных услуг и другими факторами.