Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Анализ условий развития рынка сбыта компании).pdf

Электронный обмен данными с поставщиками через web-интерфейс повышает эффективность взаимодействия с поставщиком. Поддержание актуальности ценовых листов поставщика позволяет торговому предприятию заранее планировать выделение средств на закупку, планировать увеличение розничных цен или отказываться от поставки товара, не приносящего необходимой прибыли.

Размещение заказов поставщику позволяет минимизировать время согласования объема и даты поставки, подтверждение поставки в виде электронной копии товарно-транспортной накладной способствует разрешению возможных конфликтных ситуаций [24, с. 15-17].

Таким образом, электронный обмен повышает эффективность работы как предприятия, так и самого поставщика, что в конечном итоге влияет на финансовый результат взаимодействия с поставщиками.

БЛОК «ПРОДАЖИ».Основное назначение блока - ведение розничных и мелкооптовых продаж. Одним из основных элементов блока является интеграция с POS-терминалами, так как в розничной торговле подавляющее число продаж осуществляется через кассу. При взаимодействии с POS-терминалами предполагается формирование карточки единого виртуального обезличенного покупателя, не имеющего ни контактной информации, ни задолженности в силу оплаты, осуществлямой одновременно с покупкой. Для учета продаж по дисконтным картам в случае необходимости могут быть созданы дополнительные карточки покупателей. Общий принцип взаимодействия с POS-терминалами представлен на схеме (Рисунок 4) [16, с. 662].

Рисунок 4. – Схема взаимодействия с POS-терминалами

Из системы экспортируются справочник товаров и прайс-листы, по которым осуществляется продажа в торговом зале. После того, как справочники экспортированы, на кассах осуществляется процесс продажи. Все данные о продажах аккумулируются на POS-терминале и передаются в единое хранилище - кассовый сервер. После закрытия кассового дня данные могут быть импортированы в SBO.

Импорт продаж - процесс считывания данных о продажах из БД кассового сервера и формирование документов в базе данных SBO. Весь процесс можно условно разделить на следующие стадии:

- Подготовка данных для представления в систему. Осуществляется драйвером кассового сервера, который является уникальным (разрабатываемым отдельно) для каждого типа кассового сервера.

- Анализ продаж на допустимость формирования документов. На данной стадии осуществляется анализ по каждой товарной позиции на наличие штрих-кода, наличие достаточного товарного запаса для формирования продажи, проводятся прочие формальные проверки

---

- Агрегирование данных для формирования документов SBO (если это необходимо).

- Предоставление данных пользователю для проверки. Сведения, импортированные из БД кассового менеджера, представляются в разрезе кассового терминала, что позволяет пользователю сверить эти данные с Z-отчетами, чтобы исключить ошибки при импорте.

- Формирование документов в БД SBO. В случае если товарного запаса достаточно, то формируется документ Продажа, если нет, то формируется документ Заказ на продажу, имеющий серию «Реализованные излишки». В процессе формирования документов ведется подробный журнал загрузки, выделяются документы, которые по каким-либо причинам не удалось загрузить

- Если существуют документы, которые не удалось сформировать в БД SBO, то анализируя журнал загрузки следует выявить причину, по которой документ не создался, устранить ее, и осуществляется дозагрузку данных.

Строки документов продажи агрегируются по коду товара в пределах кассового дня.

Агрегирование строк в документы может производиться по различным критериям, например по структурному подразделению (отделу) или по основному поставщику.

Кроме продаж, в БД SBO формируются документы оплаты, в зависимости от способа оплаты покупок покупателем. Выделяется оплата разными видами кредитных карт.

Фиксируются факты оплаты услуг через POS-терминалы (например, услуг операторов мобильной связи).

Автоматизирована работа Пункта обслуживания покупателей. На нем регистрируются возвраты товаров от покупателей. Поддерживается автоматизация как с использованием POS-терминала, так и с использованием специализированного рабочего места SBO.

Отличительной особенностью решения является прогноз продаж, формируемый на основании анализа продаж. Прогнозная модель предназначена для построения краткосрочного прогноза и может строиться как на основе анализа продаж за фиксированный период, предшествующий текущей дате, так и за аналогичный период прошлых лет, что позволяет получать более точный прогноз сезонного товара (например, елочных игрушек). В основе прогнозной модели лежит метод среднего значения для каждого товара с учетом дней недели. Для долгосрочного прогноза система может быть расширена дополнительными прогнозными моделями (трендовая, сезонная и др.) [4, с. 112-113].

Использование прогнозных моделей позволяет заранее оценить вероятность выполнения плана продаж и в случае высокой вероятности невыполнения предпринять какие-либо действия на его выполнение (например, маркетинговые акции) или снизить план продаж, одновременно избавившись от излишков продукции путем перемещения в другой филиал.

---

БЛОК «УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ». Основное назначение блока - ведение товарного справочника, всестороннее описание товара, анализ товарных запасов и товародвижения, реализация перемещений товара внутри магазина или между филиалами. Также к этому блоку относится процедуры интеграции с торговым оборудованием (весы, принтеры этикеток и т.д.).

Вся информация о товаре хранится в карточке товара. Карточка включает наименование товара, сокращенное наименование для использования на чеке, свойства товара, принадлежность к отделу, складу, расширенное описание для печати на ценнике. Также в товарной карточке отображается дополнительная информация, подтягиваемая из других модулей, что позволяет пользователю системы оперативно видеть все интересующие его сведения о товарах. Например, текущие цены (закупочные и прейскурантные), текущую маркетинговую акцию, историю операций с товаром и т.д.

Каждому товару может быть поставлено в соответствие несколько штрих-кодов. Данная функция поддерживается всеми модулями решения (Формирование документов, поиск товара, терминалы сбора данных, POS-терминалы.)

Также в системе реализовано хранение иерархии товаров. Иерархия может быть сколь угодно подробной и иметь любую степень вложенности. Каждый товар привязывается к узлу в иерархическом справочнике (категории). В карточке товара отображается положении товара в иерархии.

Для предприятий розничной торговли важной задачей является интеграция с торговым оборудованием (электронными весами, принтерами этикеток и пр.). Для поддержания актуальности данных, используемых торговым оборудованием (справочник товаров, штрих-коды и т.п.), в системе реализован многоцелевой экспорт данных. Для формирования этикеток может быть использован специальный отчет, подключенный при помощи универсального механизма подключения отчетов Crystal Report, являющийся частью решения [34].

БЛОК «УПРАВЛЕНИЕ ЦЕНАМИ И МАРКЕТИНГОВЫМИ АКЦИЯМИ». Особенностью решения является гибкий механизм формирования неограниченного количества прайс-листов, в том числе и мультивалютных, с ограничением срока действия. Поддержка маркетинговых акций реализуется с помощью формирования специальных цен или скидок. При формировании документов система автоматически определяет необходимость применения прайс-листа, специальной цены или специальной скидки в зависимости от характера покупки и/или настроек карточки покупателя. При централизованном ведении прайс-листов (например, в центральном офисе) осуществляется импорт прайс-листов в систему из внешних источников.

---

Терминал сбора данных может использоваться как система контроля ценников. Оператор проходит по торговому залу, сканирует товары и вводит цены. Система осуществляет сравнение указанной цены с ценой в БД SBO и для товаров, у которых эти цены разные, ест возможность распечатать ценники (с помощью специального отчета).

БЛОК «ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С КЛИЕНТАМИ» (CRM) используется для ведения информации о взаимодействии с клиентами. Он входит в стандартную функциональность SBO. В системе формируется карточка потенциального покупателя, в которую заносятся все контакты с ним, а также финансовая оценка потенциальной сделки. Выстраивая цепочку этапов с оценочными критериями каждого этапа, система помогает определить уровень риска по каждой сделки уже на начальных этапах. Заключительным этапом работы с потенциальным заказчиком служит формирование предложения с выбранным набором товаров по договорным ценам. Завершением этапа является формирование заказа покупателя на основе ранее сделанного предложения.

Совокупность функций CRM позволяет оптимально распределить ресурсы предприятия, выделяя наиболее перспективных потенциальных клиентов и сокращая трудозатраты на ведение бесперспективных клиентов уже на начальных этапах. Постепенное формирование базы знаний и последующий анализ позволяет выработать стратегию работы с потенциальными клиентами.

В решении реализована возможность автоматизации сервисной службы, которая осуществляет послепродажное обслуживание проданных товаров. Модуль автоматизирует работу сервисной службы, службы, осуществляющей гарантийный ремонт, а также горячей линии поддержки клиентов.

При помощи календаря обеспечивается ведение контактов с клиентами, которые позволяют отследить всю историю взаимоотношений, проанализировать их результативность.

Важным свойством контакта является возможность привязать любые документы. Данная функциональность может быть использована, например, для проведения опросов и хранения анкет, заполненных покупателями [32].

БЛОК «ФИНАНСЫ». Основным задачами блока являются отображение финансового результата логистических операций на бухгалтерских счетах и взаиморасчеты с деловыми партнерами. Система поддерживает мультивалютный учет, используемый как при взаимоотношениях с иностранными деловыми партнерами, так и при ведении прайс-листов в условных единицах.

В основе бухгалтерской составляющей решения лежит система настроек на план счетов, позволяющий оперировать не только счетами, но и субсчетами различного уровня. Это может быть использовано, например, при необходимости более гибко управлять широким ассортиментом, формируя необходимое количество субсчетов 41-го счета (при условии, что используется именно 41-й счет).

---

Все логистические операции, выполняемые в рамках системы (за исключением складских перемещений), автоматически формируют бухгалтерские проводки, изменяющие сальдо соответствующих счетов или субсчетов, исходя из соответствующих настроек. Все проводки, формируемые как автоматически на основании документов, так и ручные, формируемые непосредственно пользователем системы с помощью специального интерфейса, фиксируются в журнале операций. При этом система позволяет в рамках одной операции формировать двойную, тройную проводку или проводку с большим количеством корреспондирующих счетов или субсчетов. Таким образом, можно получить необходимую финансовую информацию, не прибегая к построению сложных отчетов, а лишь воспользовавшись просмотром сальдо того или иного счета или субсчета.

БЛОК «СРЕДСТВА РАЗРАБОТКИ». Одной из основных особенностей системы SAP Business One является то, что компания SAP предоставляет средства для расширения функциональности, необходимой для внедрения системы. SAP SDK делится на две части: компоненты для разработки пользовательского интерфейса, по сути, встройки дополнительных решений в оболочку SBO, и компоненты для управления данными. Все эти возможности активно использовались при формировании решения для розничной торговли.

Для упрощения процесса интеграции в существующую инфраструктуру предприятия был разработан интеграционный слой, который позволяет в сжатые сроки реализовать взаимодействие с прочими информационными системами (информационные системы центрального офиса, средства автоматизации бухгалтерии и т.д.). Интеграционный слой используется в решении eds:Retail для интеграции с системой SAP R3 или SAP All-ln-One, устанавливаемой в центральном офисе.

Весь дополнительно разрабатываемый функционал, который имеет пользовательский интерфейс, встраивается в интерфейс SBO. Для унификации разработки Add-on был разработан менеджер Адд-он, который осуществляет диспетчеризацию событий между модулями. Менеджер Дцд-Он позволяет в сжатые сроки реализовывать новую функциональность, которая встраивается в пользовательский интерфейс SBO [24, с. 19].

Таким образом можно резюмировать, что внедряя интегрированное решение для управления корпоративными проектами, построенное на стандартной платформе, а не на совокупности разрозненных приложений, организации могут в полной мере воспользоваться преимуществами ИТ для управления проектами, упрощая внедрение и снижая риски.

Интегрированные пользовательские приложения, построенные на общей платформе для управления проектами, ресурсами, совместной работы, построения отчетности и проведения бизнес анализа, снижают сроки внедрения и адаптации пользователями, уменьшают затраты, облегчают поддержку и администрирование.

---