Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Анализ условий развития рынка сбыта компании).pdf

Задача проектного офиса - обобщить опыт ведущихся проектов, разработать правила календарного планирования для различных уровней управления проектом, стандартную декомпозицию работ (Work Breakdow- Structures - WBS) для разных видов проектов, распространить технологию планирования на все проекты [35].

Взаимодействие людей в организации требует передачи друг другу определенной информации. И именно проектному офису необходимо формализовать информационные потоки, разработать схему проектного документооборота и набора шаблонов основных документов. Созданные документы также необходимо сохранить, так как они являются бесценным опытом ошибок и достижений.

Появление на свет нового проекта происходит в несколько стадий. Необходимо не просто сформулировать идею, инициатор проекта должен подготовить грамотное техническое и экономическое обоснование, что для самого инициатора может быть совершенно непривычным делом. Оценить имеющиеся ресурсы и обеспечить ими проект, подобрать менеджера и команду проекта - все это должно быть сделано под управлением проектного офиса. Четкие методики и регламенты должны сделать процесс инициации проекта простым и понятным.

С течением времени проект неизбежно приходит к завершению. Иногда не по своей воле. Корректное закрытие проекта на любой фазе его выполнения, роспуск команды, оценка результатов, подведение итогов, извлечение уроков, хранение и использование информации о проекте
в других проектах - обязанность проектного офиса [20, с. 19-20].

Современное управление проектами немыслимо без применения компьютеров. И неважно, какие программные продукты при этом применяются - Microsoft Project, Primavera, web портал проекта или просто общий каталог на сервере. В той или иной форме они обязательно присутствуют. Попытка отдать внедрение этих программ ITслужбе наталкивается на отсутствие методики применения самого продукта
и методики управления проектами в целом. Дальнейшая поддержка
и настройка продукта также требуют в большей степени знания бизнеса компании, чем знания информационных технологий. Таким образом, ответственность за эффективное использование информационных систем, поддерживающих управление проектами, - также задача проектного офиса.

Сведение всех разработанных процедур управления проектами, инструкций, различных методик (управление рисками, приоритетами)
в целостный системный документ может быть сделано только централизованно. Внедрение в жизнь корпоративной методики управления проектами происходит через обучение и последующий аудит, внесение изменений и улучшений является следующей важнейшей задачей.

---

Руководителю проектного офиса приходится брать на себя ответственность за результаты конкретных проектов, так как нередко для упрощения управления команды проектов целиком включают в состав проектного офиса. Именно это привлекает сотрудников. Люди стремятся попасть в проектный офис, потому что в нем постоянно что-то происходит: можно вырваться из рутины и увидеть результаты своего труда, можно продемонстрировать свои возможности, добиться успеха и карьерного роста. Появляется необходимость организовывать труд людей, оборудовать рабочие места, разрабатывать схемы карьерного продвижения, забирать сотрудников из подразделений и возвращать их обратно, а иногда и просто увольнять по завершении проекта - то есть заниматься административными вопросами.

Когда управление отдельными проектами достигает определенной зрелости, большое количество разнообразных по целям и масштабам проектов должно быть систематизировано и сгруппировано в программы и портфели проектов. Программы подразделяются на более управляемые части, связанные друг с другом по результатам и срокам.

Обобщив все вышесказанное, можно сформулировать основной (но не полный) перечень задач проектного офиса компании «Упаковочные материалы»:

- разработка, внедрение и развитие корпоративной методологии управления проектами;

- управление программами и портфелями проектов;

- управление отдельными проектами;

- реализация отдельных проектов;

- технологическая поддержка управления проектами программными и техническими средствами;

- административное управление персоналом, задействованным в проектах;

- ведение архива проектов.

На первом месте стоит корпоративная методология, так как, по опросам наиболее успешных западных компаний, основным фактором успешности была именно методология управления проектами. Опыт российских компаний показывает, что подобная тенденция нарастает в последнее время и в нашей стране.

Проектный офис или департамент по управлению проектами может быть не единственной структурной единицей, имеющей непосредственное отношение к управлению проектами. На крупном предприятии может потребоваться и комитет по инновациям, дающий добро на запуск проекта, и координационный совет по управлению проектами, который разрешает вопросы, лежащие вне компетенции руководителя проектного офиса.

Для непроектных компаний, быстро расширяющих свой бизнес, характерно выделение отдельного института проектных менеджеров, подчиненных одному из топ-менеджеров или непосредственно генеральному директору. Основными задачами менеджеров проектов становятся планирование и контроль работ каждого участника проекта и управление взаимодействием между ними. При этом наблюдается общемировая тенденция, которая еще пару лет назад считалась неосуществимой в нашей стране. А именно - то, что менеджеры проекта не обязательно должны быть техническими специалистами, они должны быть управленцами. Вырастает большинство из них с инженерных должностей, но обязанности, закрепленные за ними, только управленческие. Можно привести немало примеров менеджеров проектов, работавших и успешно управлявших проектами в разных отраслях и сферах бизнеса.

---

Методология управления проектами в компаниях обычно отстает от практики. Проекты уже давно идут, а отделы, отвечающие за методики, или отсутствуют, или не успевают за жизнью, что вызывает законное раздражение людей, занятых делом, а не бумажками. Специализированные программные средства для управления программой или портфелем проектов, несмотря на их доступность, используются редко. Не многие могут похвастаться работающей информационной системой, которой охвачено большинство участников проектов.

2.3. Инструменты управления и оценки результатов интернет-торговли

Проектные офисы используют лучшую практику проектного управления для улучшения исполнения, бизнес процессов и коммуникаций. Такие возможности современных решений для управления корпоративными проектами как информационные панели (dashboards), системы показателей (scorecards), коммуникации и поддержка совместной работы упрощают консолидацию и презентации информации высшему руководству и повышают эффективность работы всех участников проектов.

Например, руководитель департамента исследований и разработок может контролировать состояние своего портфеля проектов по двум ключевым показателям в разрезе проектных затрат: соответствие бюджету и количество отработанных часов, при помощи соответствующей системы показателей на портале своего подразделения (рисунок 1) [18, с. 92].

Рисунок 1. - Четыре "П" корпоративной стратегии

При наличии каких-либо отклонений, он всегда может выполнить детальный анализ информации о затратах в поисках причин, поскольку структура затрат с возможностью интерактивного многомерного анализа представлена тут же на портале.

Инструменты для поддержки коммуникаций и совместной работы могут помочь сотрудникам проектного офиса координировать управление проектными группами, улучшить информационный обмен и документооборот, а также ускорить процессы разработки, тестирования и внедрения информационных технологий.

Руководители проектов могут использовать эти инструменты для назначения ресурсов на проекты, исходя их текущей загрузки, знаний и навыков; собирать отчетность о выполнении работ, коммуницировать проектные изменения, анализировать отклонения от планов, вести библиотеки проектных документов и т.д.

---

Решение задачи построения системы корпоративного управления начинается со стратегического планирования, проектирования структуры бизнес-подразделений компании и показателей эффективности их работы и заканчивается контролем результатов деятельности филиалов и отделов по календарным периодам. Сложность и важность решения такой задачи, скорость, с которой активная бизнес-среда требует реакции на изменения, определяет необходимость концентрации ресурсов и выбора инструментов, адекватных масштабам задачи. Наиболее развитым инструментом, позволяющим в полной мере организовать контроль процессов на всех уровнях управления в торговой сети, сохранив при этом гибкость организации и способность реакции на изменения внешней среды, является решение SAP для Розничной торговли (SAP for Retail).

Рассмотрим подробнее особенности применения SAP for Retail, как инструмента управления и оценки результатов интернет-торговли.

Отраслевое решение для розничной торговли на платформе SAP Business One, предназначено для автоматизации розничной и мелкооптовой торговли.

Данное решение может быть использовано как для автоматизации отдельного магазина, так и в крупной сети для автоматизации филиалов. Решение построено на базе продукта Business One компании SAP, который предназначен для автоматизации средних и малых предприятий. Обладая развитым функционалом, SBO имеет широкие возможности для осуществления доработок, которые были использованы при разработке решения. Решение обеспечивает полный цикл управления конечными точками сбытовой системы предприятия розничной торговли: от планирования и оперативного управления до анализа результатов деятельности. При этом управление может осуществляться как непосредственно в торговой точке, так и централизованно (рисунок 2) [16, с. 651].

Рисунок 2. – Решаемые задачи

Основные преимущества решения:

- планирование поставок на основании расширенного графика поставок и анализа продаж;

- расширенное ведение цен и маркетинговых акций;

- электронный обмен с поставщиком;

- автоматизация формирования документов при помощи терминалов сбора данных;

- интеграция с кассовым оборудованием, адаптируемая к новым видам касс;

- Система контроля ценников;

Автоматизация торгового предприятия, прежде всего, подразумевает решение двух основных задач: закупки и продажи. Возможности функционала закупок позволяют не только автоматизировать процесс приемки товара, но и решить задачи краткосрочного планирования закупок на основании товарного запаса и динамики продаж. Функциональность системы также позволяет решать задачи ведения продаж в двух направлениях: ведение розничных продаж с использованием POS-терминалов и продажи мелкооптовым покупателям. Решение перечисленного спектра задач торговли позволяет эффективно использовать систему при тиражировании на центы сбыта различного формата (например, в случае сети розничной торговли). Одним из преимуществ системы является возможность гибкой настройки автоматизированных рабочих мест, регламентирующая доступ к функциональности блоков, отдельных операций и общим справочникам. Возможность настройки позволяет как определить права для пользователей системы, так и частично ограничить права в случае использования решения совместно с внешней автоматизированной системой управления предприятием. Например, для крупной торговой сети магазины могут использовать решение на платформе SAP Business One, интегрированное с системой SAP for Retail, установленной в центральном офисе. Если ведение справочника товаров происходит централизованно, то для всех рабочих мест в магазинах с помощью настройки прав можно запретить создание новой карточки товаров и разрешить только просмотр или частичное редактирование, например, только информации для ценника.

---

Настройка АРМ пользователей также затрагивает и систему отчетности. Помимо стандартных отчетов, решение обладает достаточно широким набором дополнительно разработанных отчетов, являющихся мощным инструментом анализа. В частности, разработаны финансовые и аналитические отчеты, учитывающие корректировки документов. Необходимые еще нереализованные отчеты могут быть сформированы опытными пользователями как с помощью стандартного генератора отчетов Sap Business One, так и с помощью конструктора отчетов Crystal Report. Отчеты, реализованные в Crystal Report, подключаются для вызова непосредственно из интерфейса Sap В1 при помощи специализированного Add-On.

Дополнительной возможностью системы является импорт начальных данных, что особенно актуально при поэтапной замене ранее используемой системы в магазинах торговой сети. Это позволяет эффективно распределить ресурсы предприятия при внедрении системы в одну из торговых точек и при дальнейшем тиражировании решения, настроенного с учетом специфики предприятия.

В рамках ограниченности объема работы дадим краткую характеристику представленных блоков.

БЛОК «ЗАКУПКИ». Особенностями предприятий розничной торговли является высокая оборачиваемость товаров. Для своевременного пополнения товарного запаса предназначен блок «Закупки», основными задачами которого являются оптимизация товарных остатков и поддержание широкого ассортимента. Для решения указанных задач в системе предусматривается ведение графика поставок и планирование. График поставок описывает алгоритм определения дат поставок и поставляемый ассортимент, согласованный с поставщиками. Поддерживается ведение различных графиков в разные периоды времени. На основании прогноза продаж и текущих остатков рассчитываются прогнозируемые значения уровня запасов на момент следующей поставки. Для взаимодействия с поставщиками в системе предусматривается ведение мультивалютных документов. Механизм связанности документов позволяет контролировать исполнение заказов, осуществлять возвратные операции по ценам закупки, отслеживать оплату. Специально настроенные отчеты позволяют оценить правильность выбранной прогнозной модели.

В системе осуществляется ведение карточки поставщика, хранящей всю контактную и коммерческую информацию, а также историю изменений и настройки делового партнера (поставщика). Поддерживается несколько ценовых листов, позволяющих приобретать товар у разных поставщиков по заранее фиксированным ценам. Также в решении реализована возможность ведения заказов и закупок для проведения маркетинговых акций совместно с поставщиком. Для таких закупок есть возможность ведения специального ценового листа поставщика для маркетинговых акций.

---