Файл: Контракт и его содержание.pdf

Данный обзор может включать в себя обзор документов, подготовленных продавцом, результаты проверок, выполненных покупателем, а также результаты проверок качества, проведенных во время выполнения работ продавцом.

Целью обзоров выполнения работ является определение, насколько успешно или не успешно происходит выполнение работ, каков прогресс выполнения работ по отношению к содержанию проекта и обнаружение несоответствий с положениями контракта, которые позволяют покупателю дать оценку, способен или не способен продавец выполнять данную работу.

1. Инспектирование и аудит.

Инспектирование и аудит проводятся по требованию покупателя и поддерживаются продавцом на основании положений контракта. Они могут проводиться во время исполнения проекта, и предназначены для определения недостатков в процессах выполнения работ продавцом или в результатах работ.

Некоторые команды инспекций и аудита могут иметь в своем составе сотрудников покупателя, занимающихся поставками, если это предусмотрено условиями контракта.

1. Отчетность по исполнению.

Отчетность по исполнению предоставляет руководству информацию о том, насколько эффективно поставщик продвигается к целям контракта. Отчетность по исполнению контракта является частью общей отчетности по исполнению.

1. Система расчетов.

Платежи продавцу обычно отслеживаются и осуществляются при помощи системы оплаты счетов, имеющейся на предприятии покупателя. Для больших проектов со сложным расписанием поставок или многоступенчатыми поставками может быть разработана особая схема оплаты [12, с. 208].

В любом случае, схема оплаты пересматривается и одобряется командой управления проектом, а осуществление платежей производится согласно условиям контракта.

1. Администрирование претензий.

Оспариваемые изменения и подразумеваемые изменения представляют собой запрошенные изменения, по которым покупатель и продавец не могут прийти к соглашению о размерах компенсаций изменений, или не могут прийти к соглашению о внесении данных изменений.

Оспариваемые изменения называются иногда «претензии», «разногласия» или «апелляции».

Претензии подлежат оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и управлению на всем протяжении жизненного цикла проекта, обычно, на основе условий, предусмотренных контрактом.

Если стороны не могут сами договорится о решении претензии, то вступают в силу предусмотренные контрактом способы и механизмы разрешения разногласий.

Эти статьи контракта могут предусматривать решение спорных вопросов посредством арбитражных или судебных разбирательств, и могут быть инициированы как в период действия, так и по окончании периода действия контракта.

1. Система оперативного учета.

Система оперативного учета - это особый комплекс процессов, соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации, объединенных в единое целое, и являющегося частью информационной системы управления проектами.

Система оперативного учета используется менеджером проекта для управления контрактной документацией и учетно-отчетными материалами. Данная система используется для поддержания каталога контрактной документации и корреспонденции, а также для поиска и архивирования подобных документов [12, с. 209].

1. Информационные технологии.

Использование информационных технологий и технологий коммуникаций может повысить эффективность администрирования контрактов. Это достигается благодаря автоматизации частей системы оперативного учета, системы платежей, администрирования претензий и отчетности по исполнению, а также благодаря обеспечению обмена электронными данными между покупателем и поставщиком [10, с. 367].

2.2 Администрирование контрактов: входы и выходы, процесс закрытия контракта

Начальная стадия администрирования контрактов включает следующие этапы (входы):

1. Контракт.
2. План управления контрактом.
3. Выбранные продавцы.
4. Отчеты об исполнении.

К документации, касающейся деятельности продавцов, относятся:

• подготовленная продавцом техническая документация и информация о других результатах поставки, предоставляемая в соответствии с условиями контракта
• отчеты об исполнении, предоставляемые продавцом.

1. Одобренные запросы на изменение.

Одобренные запросы на изменения могут включать в себя изменения условий контракта, в том числе и изменение содержания работ контракта, цены и описания продуктов, услуг или результатов, предназначенных к поставке.

Все изменения должны официально оформляться письменно и проходят процедуру одобрения перед вводом их в действие. Любые изменения, обсуждавшиеся в устной форме, но не отраженные в официальных документах, не подлежат обработке и внесению в проект.

1. Информация об исполнении работ.

Информация об исполнении работ, включая степень соответствия стандартам качества, понесенные расходы, счета-фактуры продавцов и т, д, являются частью общей информации о выполнении проекта [9, с. 333].

Отчеты продавцов об исполнении работ указывают на то, какие результаты выполнены, а какие нет. Продавец обязан вовремя присылать заявки на оплату выполненных работ в форме счетов-фактур (иногда их еще называют просто «счета» или «требования об уплате»).

Порядок выставления счетов, включая перечень необходимой сопроводительной документации, определяется условиями контракта.

Заключительная стадия характеризуется следующими результатами (выходами):

1. Наличие документации по контракту.

Документация по контракту включает в себя, в частности, контракт вместе со всеми относящимися к нему расписаниями, запрошенные неодобренные изменения контракта и одобренные запросы на изменения.

К контрактной документации могут также относиться разработанная в рамках самой организации техническая документация и другие документы, содержащие информацию о выполнении работ (например, результаты поставки, отчеты об исполнении работ подрядчиками, гарантийные обязательства, финансовые документы, включая счета-фактуры и платежные документы), а также результаты инспекций, проводимых в рамках проекта.

1. Информация о запрошенных изменениях.

Из процесса администрирования контрактов могут исходить запрошенные изменения для плана управления проектом и входящих в него вспомогательных планов и другие элементов, таких как расписание проекта и план управления поставками [9, с. 335].

В процессе общего управления изменениями запрошенные изменения тщательно проверяются и получают (или не получают) одобрение.

Запрошенные изменения могут содержать указания покупателя или действия, предпринятые подрядчиком, которые противная сторона может рассматривать как подразумеваемые изменения в контракте.

Поскольку любые подразумеваемые изменения могут быть оспорены противной стороной и могут привести к претензиям в адрес другой стороны, то такие изменения идентифицируются отдельно и документируются среди корреспонденции проекта.

1. Рекомендованные корректирующие действия.

Рекомендованные корректирующие действия - это любые предпринятые меры, направленные на обеспечение выполнения подрядчиком своих обязательств в точном соответствии с условиями контракта.

1. Активы организационного процесса (обновления):

• Корреспонденция.

Положения и условия контрактов часто предполагают письменную форму коммуникации между покупателем и продавцом по определенным аспектам, например, заявления о неудовлетворительном выполнении работ, пояснение или изменение условий контракта.

К корреспонденции также могут относиться отчеты об инспектировании или аудите, указывающие на недостатки, которые подрядчик обязан устранить.

В дополнение к особым требованиям к документации контракта, обе стороны обязаны поддерживать в письменном виде весь процесс как устной, так и письменной коммуникации по контракту, а также о предпринятых действиях и принятых решениях.

• Расписания платежей и запросы на оплату.

Данный пункт предполагает, что в проект используется внешняя система оплаты. В случае, когда в проекте используется внутренняя система оплаты, выходом будет непосредственно оплата.

• Документация об оценке деятельности продавца.

Документация об оценке деятельности продавца подготавливается покупателем. В документах об оценке деятельности продавца отражается оценка способности подрядчика продолжать выполнение работ по текущему контракту, указывается, можно ли привлечь данного подрядчика к выполнению работ по будущим проектам или оценка того, насколько хорошо подрядчик выполняет работы проекта. Данные документы могут являться основанием для досрочного прекращения действия контракта с подрядчиком или для определения того, как осуществляется администрирование штрафных санкций, вознаграждений или средств поощрения, предусмотренных контрактом.

Результаты данных оценок деятельности продавцов также могут быть включены в соответствующие списки предпочтительных продавцов.

1. План управления проектом (обновления).

• План управления поставками.

План управления поставками подлежит обновлению с тем, чтобы в нем отражались одобренные запросы на изменения, относящиеся к управление поставками.

• План управления контрактом.

Каждый план управления контрактом подлежит обновлению с тем, чтобы в нем отражались одобренные запросы на изменения, относящиеся к администрированию контрактов.

Процесс закрытия контракта поддерживает процесс завершения проекта, поскольку включает в себя подтверждение того, что все работы и результаты выполнены в надлежащем виде и могут быть приняты.

Процесс закрытия контракта также включает в себя и административные функции, например, обновление учетно-отчетных материалов для отображения в них окончательных результатов и архивирование этой информации для использования в будущем.

Закрытие контракта относится к каждому контракту, затрагивающему данный проект или фазу проекта. В многофазных проектах термин "контракт" может затрагивать только одну определенную фазу проекта. В таких случаях процесс закрытия контракта затрагивает контракт или контракты, относящиеся к данной фазе проекта.

Неразрешенные претензии могут являться предметами судебного разбирательства после закрытия контрактов. Положения и условия контракта могут предписывать проведение специальных процедур для закрытия контракта [9, с. 339].

Преждевременное расторжение контракта является особым случаем закрытия контракта и может наступать в результате соглашения обеих сторон или в случае невыполнения обязательств одной из сторон.

Права и обязанности сторон в случае преждевременного расторжения договора определяются в статье контракта, описывающей условия расторжения договора. Если это предусмотрено положениями и условиями контракта, покупатель может иметь право в любое время прервать действие всего договора или части проекта при наступлении определенных условий или по своему усмотрению.

Однако согласно этим же положениям и условиям в этом случае покупатель может быть обязан компенсировать продавцу расходы на подготовительные мероприятия и оплатить все выполненные и принятые работы по проекту, относящейся к той части контракта, действие которой прекращается.

Глава 3 Контрактные отношения в деятельности современных организаций

3.1 Общая характеристика ЧЗПСН-Профнастил

Данное предприятие было создано в 1974 году как уникальный промышленный объект. Через несколько лет ЧЗПСН обеспечивал 60% строек Советского Союза.

ЧЗПСН сегодня - это динамично развивающееся предприятие, которое сочетает в себе традиции и опыт, накопленные в советское время, и самые передовые технологии современности.

За последнее десятилетие была проведена модернизация производственных мощностей. Компания имеет на вооружении высококлассное автоматизированное оборудование европейского производства (Италия, Германия, Великобритания, Финляндия, Голландия).