Файл: методичка_EXCEL_КОНОНОВА.docx

Задание 1.1: Запуск программы.

1. Способ 1. Щелкнуть на кнопке Пуск панели задач, в Главном меню выбрать пункт Программы, в появившемся подменю установить указатель мыши на пункт Microsoft Excel и щелкнуть на нем.

2. Закрыть окно программы командой Файл/Выход.

3. Способ 2. Найти ярлык программы Microsoft Excel на рабочем столе и активизировать его двойным щелчком мыши.

4. Закрыть окно программы нажатием клавиш Alt+F4.

Адресация ячеек

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами (A, B,… AA,…, IV), максимальное количество столбцов - 256. Строки озаглавлены цифрами, максимальное количество строк - 65536. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки таблицы. Обозначение (адрес, ссылка) ячейки составляется из номера столбца и строки. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Рамка активной ячейки играет роль курсора. Заголовки активной ячейки выделяются полужирным шрифтом и рельефно приподняты.

Пример. На рисунке адрес активной ячейки - A5.

Перемещение рамки осуществляется мышью или клавишами управления курсором. Для выбора ячейки достаточно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши, при этом она становится активной. Для перемещения по листу также используются полосы прокрутки и клавиши Home, Ctrl+Home, Page Up, Page Down. В поле Имя отражается адрес активной ячейки.

Пример. F4, E8, A1.

Существует другой способ адресации ячейки. Столбцы задаются цифрами, перед номером строки ставится буква R, перед номером столбца - буква C.

Пример. Адреса ячеек из предыдущего примера, заданные другим способом: R4C6, R8C5, R1C1.

При выделении ячеек указатель мыши имеет вид белого креста.

Задание 1.2: Адресация и выделение ячеек.

1. Выделить по очереди ячейки с адресами A5, B1, F40 при помощи мыши или клавиш управления курсором и полосы прокрутки.

2. Проверить действия клавиш Home (к столбцу А текущей строки), Ctrl+Home (к ячейке А1), Page Up (на один экран вверх), Page Down (на один экран вниз), при перемещении по ячейкам таблицы.

3. Установить стиль имени ячейки R1C1 командой меню Сервис/Параметры/Вкладка_Общие/Установить_флажок_Стиль_ссылок _ R1C1.

4. Определить адреса ячеек A5, B1, F40 в текущем стиле (R5С1, R1C2, R40C6).

5. Вернуться к прежней адресации ячеек командой меню Сервис/Параметры/Вкладка_Общие/Снять_флажок_Стиль_ссылок_R1C1.

Диапазон ячеек

Группа соседних ячеек, образующих в таблице область прямоугольной формы, называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначается адресами ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, и разделенных двоеточием (A1:A5). Для выделения прямоугольного диапазона нужно щелкнуть по первой ячейке диапазона и удерживая кнопку мыши протянуть указатель мыши от одной угловой ячейки до противоположной (последней в диапазоне) по диагонали, отпустить кнопку мыши. При этом рамка текущей ячейки расширяется и охватывает весь выбранный диапазон. Первая ячейка выделенного диапазона остается белой, а остальные выделяются цветом; при выделении следующего диапазона первая выделенная ячейка остается белой, остальные выделяются цветом, а в предыдущем диапазоне все ячейки выделяются цветом.

Для выделения строки или столбца целиком, следует щелкнуть на заголовке строки или столбца соответственно. Для выделения нескольких диапазонов одновременно надо выделить один диапазон, а затем прижать клавишу CTRL и выделить все остальные диапазоны.

Задание 1.3: Выделение диапазонов.

1. Установить указатель мыши в виде белого креста на первую ячейку выделяемого диапазона А1.

2. Нажать левую кнопку мыши и перетащить указатель мыши на последнюю ячейку выделяемого диапазона Н5. Выделен диапазон А1:Н5.

3. Снять выделение щелчком в любом свободном от выделения месте таблицы.

4. Выделить столбец или строку щелчком по заголовку столбца или строки соответственно.

5. Выделить несколько расположенных рядом столбцов или строк, щелчком по заголовку первого объекта и протаскиванием указателя для выделения других столбцов или строк.

6. Выделить весь рабочий лист щелчком на сером прямоугольнике на пересечении заголовка строк и столбцов.

7. Выделить несколько диапазонов: выделить первый диапазон, нажать клавишу Ctrl, и, не отпуская ее выделить следующий диапазон. Выделите группу диапазонов A1:A3, B3:D6, F1:F65536 (столбец F), A8:A256 (строка 8).

Маркер заполнения

Небольшой черный квадрат в правом нижнем углу активной ячейки или диапазона называется маркером заполнения. Попав на маркер заполнения, указатель мыши принимает вид черного креста.

Активная ячейка Диапазон ячеек

В выделенном диапазоне ячеек имеется только один маркер заполнения.

Вводить данные можно только в активную (выделенную) ячейку. В Excel используются данные следующих типов: текст, число, дата и время, формула, функция. Тип данных определяется автоматически при вводе. Тип данных можно переопределять.

Текстовая информация

Текст - это комбинация букв, цифр и пробелов. Для ввода данных необходимо выбрать ячейку и начать ввод. В ячейке отобразится курсор (точка вставки). В строке формул также отобразится содержимое ячейки, при этом включатся кнопки . Ввод данных можно осуществлять непосредственно в строке формул. Для завершения ввода необходимо нажать клавиши Enter или Tab или кнопку в виде зеленой галочки в строке формул. По умолчанию текст в ячейке выравнивается по левому краю. Отменяет ввод клавиша Esc на клавиатуре или кнопка в виде красного крестика в строке формул. В стандартных ячейках таблицы размещается 8-9 символов. При вводе более длинного текста, он визуально располагается и на соседних ячейках. Если один раз щелкнуть на текущей ячейке и снова ввести данные, то старые данные замещаются новыми. Если дважды щелкнуть по текущей ячейке или выделить ячейку и один раз щелкнуть по строке формул, то можно редактировать содержимое, не удаляя уже введенные данные.

Короткий текст можно отредактировать заменой, объемные данные удобнее редактировать в строке формул.

Числовая информация

Числа - это цифры от 0 до 9 и символы «+», «-», «/», «.», «,», «%», «$», «(«, «)». Для ввода отрицательного числа надо поставить перед ним знак «-» или взять число в скобки, для ввода дроби надо ввести целую часть, пробел и дробную часть. Целая часть десятичной дроби отделяется от ее дробной части запятой. По умолчанию числа в ячейке выравниваются по правому краю.

Пример. -7, (7), 0 2/5, 2 1/3. Если после ввода числа в ячейке появляется последовательность символов , это означает, что для отображения числа не хватает ширины столбца и ее надо увеличить.

Ширину столбца можно отрегулировать вручную или командой Формат/Столбец /Автоподбор_ширины. Ввод и редактирование числовой информации аналогичны таким же операциям для текстовой информации.

Задание 2.1: Ввод и редактирование текста и числовых данных.

1. Ввести на первом рабочем листе книги следующие данные, начиная с ячейки А1. Завершать ввод данных клавишей Enter.

2. Сравнить действия при нажатии клавиш Enter (рамка активной ячейки перемещается вниз) и Tab (рамка перемещается вправо).

3. Числа в первом столбце ввести с использованием маркера заполнения:

4. При необходимости внести исправления следующим образом:

a. выделить ячейку, дважды щелкнуть, в ячейке появится курсор, можно вносить исправления;

b. выделить ячейку, щелкнуть по строке формул, в ней появится курсор, править в строке формул. (Для удаления символов использовать клавиши Del или BackSpасе).

5. Отрегулировать ширину столбцов вручную:

a. подвести указатель мыши к правой границе заголовка столбца, он примет вид двунаправленной стрелки, протащить край заголовка вправо до установления нужной ширины, отпустить кнопку мыши;

b. дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца - ширина будет установлена автоматически по самой длинной записи. (Возврат вверх или к разделу Работа с таблицами).

6. Сохранить файл с названием Ведомость.xls в папке на диске D:\ студенты (имя папки может быть изменено) командой меню Файл/Сохранить. В диалоговом окне «Сохранение документа» выбрать свою рабочую папку (ь), указать имя файла (ь) и уточнить тип файла (должно быть установлено по умолчанию - Книга Excel).

Дата и время

В Microsoft Excel даты и время суток интерпретируются как числа. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание. Для корректного ввода данных необходимо использовать коды форматов. Например, для ввода дат можно использовать следующие шаблоны:

День, Месяц и Год вводятся цифрами или буквами. При вводе данных цифрами в качестве разделителя используется точка, пробелы не допустимы. Если месяц вводится буквенным обозначением, то в качестве разделителя используется пробел. При вводе времени в качестве разделителя используется «:», Часы, Минуты и Секунды вводятся одной или двумя цифрами. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. В строке формул дата отображается в формате дд.мм.гг, а время - в формате чч:мм:сс. Если ввод не корректен, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю. Если после ввода даты и (или) времени в ячейке появляется последовательность символов, то надо увеличить ширину столбца.

Пример. Можно вводить даты так: 1.1.01, 07.05.01, 01 сен 2001. Можно вводить время так: 1:10, 13:10:57, 8:1:2.

Формат ячеек

Внешнее представление времени или даты на листе зависит от формата, назначенного ячейке. Выбор типа данных активной ячейки или диапазона производится командой меню Формат/Ячейки/Закладка_Число.

Задание 2.2: Форматы ячеек и диапазонов.

1. В файле с названием D:\студенты\Ведомость.xls в ячейку D2 ввести текст «Дата рождения».

2. В ячейки D3:D8 ввести даты рождения 01.02.60, 04.05.70, 15.09.64, 17.02.59, 08.11.72, 05.08.79 соответственно. Ввод в каждой ячейке завершать нажатием клавиши Enter.

3. Поочередно выделить рамкой ячейки диапазона D3:D8 и проверить вид представления даты в строке формул.

4. Поочередно выделить рамкой ячейки диапазона D3:D8 и изменить формат представления даты в таблице командой меню Формат/Ячейки/Закладка_Число.

5. Выделить диапазон С3:С8, выполнить команду меню Формат/Ячейки/Закладка_Число и выбрать формат Денежный с двумя десятичными знаками после запятой и обозначением р. (рубли).

6. Сохранить изменения в документе командой меню Файл/Сохранить.

Работа с таблицами

Внешний вид документа с введенными данными не всегда отвечает нашим требованиям. Для корректного отражения информации таблицу надо отформатировать. Выравнивание ширины столбцов и строк позволяет сделать видимой всю информацию, расположенную в ячейках.

Добавление и удаление строк и столбцов

Для вставки между столбцами A и B дополнительного столбца:

1. Выделить столбец В.

2. Способ 1. Щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Добавить_ячейки.

3. Способ 2. Выполнить команду меню Вставка/Столбцы. Для вставки одновременно нескольких столбцов:

а. выделить столько столбцов, сколько необходимо вставить;

в. применить Способ 1 или Способ 2, перед выделенными столбцами добавится соответствующее количество новых столбцов. Для очистки содержимого столбца необходимо его выделить и нажать клавишу Del. Для удаления и содержимого, и самого столбца необходимо его выделить, а затем выполнить команду меню Правка/Удалить. При этом удаляется вся информация из целиком выделенных столбцов, включая ячейки, находящиеся в невидимой в настоящий момент на экране части таблицы. Таким же образом вставляются и удаляются строки.

Задание 3.1: Добавление и удаление строк и столбцов.

1. Продолжить работу с файлом Ведомость.xls. Выделить столбец С, добавить новый столбец командой меню Вставка/Столбцы, таблица раздвинется, теперь столбец С стал пустым.

2. Убедитесь, что информация сместилась на один столбец вправо и в формулах также отразились соответствующие изменения, но на расчеты это не повлияло.

3. В ячейку С2 ввести текст «Имя», в ячейки С3:С9 ввести имена «Сергей, Петр, Игорь, Лев, Яков, Ирина».

4. Выделить и удалить столбцы F, G командой меню Правка/Удалить.

5. Выделить строку 9, добавить новую строку. В новой строке ввести в соответствующие ячейки информацию о новом сотруднике: Гаршин Иван, 750р., 12.09.74. Протаскиванием ячеек А7:А8 ввести порядковый номер в ячейку А9. Обратите внимание, что произошел расчет премии для нового лица и изменилась итоговая сумма.

6. Сохранить документ.

Копирование и перемещение данных в пределах одного листа

Задание 3.2: Копирование и перемещение данных.

1. Продолжить работу с файлом Ведомость.xls.

2. Поменять местами столбцы D и E. Для этого: выделить столбец D, вставить новый столбец перед ним (команда меню Вставка/Столбцы), выделить столбец F, вырезать содержимое столбца F (команда меню Правка/Вырезать или кнопка ), информация в столбце F выделится пунктирной дорожкой, выделить столбец D, выполнить команду меню Правка/Вставить или нажать кнопку , выделить и удалить пустой столбец F (команда меню Правка/Удалить).

3. Добавить новую строку для записи сведений о новом сотруднике-однофамильце. Для этого: выделить строку 6, добавить новую строку (команда меню Вставка/Строки), выделить строку 9, скопировать ее содержимое (кнопка ), оно выделилось пунктирной дорожкой, выделить строку 6, выполнить команду вставки (кнопка ). В ячейках В6, Е6 заменить данные на «Карпова, 550» соответственно. Убедитесь, что данные в ячейках G6, G11 изменились. Исправьте порядковую нумерацию в столбце А, для этого: выделить диапазон А3:А4, и протащить маркер заполнения вниз на остальные ячейки.