Файл: Адаптация типовой конфигурации для учета деятельности секретариата администрации правительства.docx

Факультет информационных технологий

Кафедра Направление подготовки/Специальность Прикладная информатика

Рейтинговая работа

по дисциплине «Адаптация типовых конфигураций корпоративных информационных систем».

Задание/вариант № ____10_____________________________________

Тема: Адаптация типовой конфигурации для учета деятельности секретариата администрации правительства

Выполнена обучающимся _ о.ИЗДтс 23.2/Б1-20, Коптев Роман Андреевич

(№ группы, фамилия, имя, отчество)

Преподаватель __Простомолотов Андрей Сергеевич_________

(фамилия, имя, отчество)

Москва – 2023 г.

1. 
   Описание предметной области
   

Администрации правительства Государственный орган, образованный для обеспечения деятельности Правительства Российской Федерации и

Председателя Правительства России и организации контроля за выполнением органами исполнительной власти принятых Правительством решений.

Основными задачами секретариата являются:

1) Организационное обеспечение исполнения мероприятий, проводимых с участием или по поручению руководителя аппарата администрации области (начальника службы гражданской обороны администрации области).

2) Координация деятельности структурных подразделений аппарата администрации области по правовому, информационному, материальному и иным видам обеспечения деятельности администрации области.

3) Осуществление контроля за выполнением поручений руководителя аппарата администрации области руководителями структурных подразделений аппарата администрации области.

4) Осуществление контроля за исполнением документов, поступивших в аппарат администрации области.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА

Основными функциями секретариата являются:

1) Выработка предложений по планированию рабочего времени руководителя аппарата администрации области, организация обеспечения проводимых мероприятий и внесение их в недельные и суточные графики его работы.

---

2) Регистрация и предварительное ознакомление с корреспонденцией, поступающей в адрес руководителя аппарата администрации области, определение степени срочности ее исполнения, выработка предложений по реализации указаний и распоряжений главы администрации (губернатора) области, вице-губернатора области - руководителя администрации Особой экономической зоны.

3) Обмен информацией с управлением делами администрации области по регистрационному учету входящих и исходящих документов, обеспечение соблюдения установленного порядка их прохождения.

4) Организация своевременного доведения решений (поручений) руководителя аппарата администрации области до руководителей структурных подразделений аппарата администрации области и других исполнителей.

5) Реализация мер по повышению эффективности функционирования системы контроля исполнительской и служебной дисциплины в администрации области.

6) Взаимодействие по вопросам обеспечения исполнительской дисциплины с Главным контрольным управлением. Главным управлением оперативного обеспечения деятельности главы администрации (губернатора) области, секретариатом (управлением) администрации Особой экономической зоны.

7) Обеспечение взаимодействия руководителя аппарата администрации области с Администрацией Президента Российской Федерации, Администрацией Правительства Российской Федерации, аппаратами палат Федерального собрания Российской Федерации, министерствами и ведомствами Российской Федерации, их территориальными органами, органами местного самоуправления, другими организациями и гражданами.

8) Обеспечение взаимодействия с Главным управлением оперативного обеспечения деятельности главы администрации (губернатора) области и секретариатом (управлением) администрации Особой экономической зоны с целью координации деятельности руководителя аппарата администрации области по мероприятиям, проводимым с участием главы администрации (губернатора) области.

9) Обеспечение приема руководителем аппарата администрации области граждан по личным вопросам.

10) Обеспечение деятельности руководителя аппарата администрации области в качестве председателя жилищно-бытовой комиссии и комиссии по социальному страхованию администрации области.

---

11) Обеспечение деятельности руководителя аппарата администрации области в качестве начальника службы гражданской обороны администрации области.

12) Обеспечение руководителя аппарата администрации области информацией, в том числе правового характера, необходимой для осуществления его деятельности.

13) Организационное обеспечение командировок руководителя аппарата администрации области.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРИАТА

Секретариат для осуществления своих функций имеет право:

1) Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, организаций и должностных лиц.

2) Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных администрации области.

3) Использовать имеющиеся в администрации области системы связи и коммуникации.

4) Пользоваться служебным автотранспортом администрации области при выполнении задач, входящих в компетенцию секретариата.

Анализ данной предметной области дает возможность выделить основные задачи, которые мог бы выполнять секретарь-делопроизводитель с помощью системы управления документооборотом:

• 
  учет информации о входящей документации;
  
• 
  учет информации об исходящей документации;
  
• 
  учет информации о внутренней документации;
  
• 
  управление документами (поиск, контроль исполнения)
  
• 
  подготовка отчетности.
  

Большая часть информации фиксируется и обрабатывается с помощью прикладных систем MS Office 2016, необходима информационная система управления документооборотом, которая будет решать задачи управления информацией о документах, поступающих в организацию, назначенных ответственных лицах, резолюциях на документах.

Документооборот организации– это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Функциональные методики, наиболее известной из которых является методика

Информационная система управления документооборотом предназначена для сотрудников предприятия при работе с внутренними и исходящими документами, их согласование и визирование, регистрация входящих документов и визирование их у директора, позволит значительно упросить деятельность, связанную с регистрацией, поиском документов, а также обеспечит контроль над исполнением документов.

---

Позволит хранить электронные образы документов, что обеспечит быстрое получение их по мере необходимости.

Все операции выполняются без использования средств автоматизации, с помощью электронной почты и текстового редактора.

При необходимости поиска документа уже зарегистрированного в организации, поиск выполняется в виде просмотра журнала и выписки реквизитов о документе и поиска его оригинала. Для передачи ответственному лицу для него делается копия или документ передается под его ответственность.

Входящей информацией здесь является информация, полученная от отдела кадров, приказы и распоряжения, принятые на предприятии, договора с организациями и заказы, проекты документов, созданных внутри организации.

Выходной информацией являются отчеты об исполнении документов, результаты поиска документов, данные о документах, резолюции и контроль документов.

Данная информация так же передается на бумажных носителях, а также посредством электронной почты.

Основными участниками данного процесса являются секретарь-делопроизводитель, сотрудники организации (исполнители), руководство (в виде директора и начальников подразделений).

Так же новая информационная система позволит обеспечить взаимодействие между подразделениями в процессе получения и исполнения документов.

---

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизация документооборота позволяет прослеживать весь путь работы над документами, начиная с конкретного рабочего места, что помогает оперативно выявлять проблемные звенья как в работе сотрудников, так и во всем документообороте. Переход на электронную документацию гарантирует невозможность утери нужных документов, а поиск конкретного файла занимает намного меньше времени, чем его бумажного аналога.

Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования информационной системы управления документооборотом и правильность использования вычислительных систем. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков, время приведено с учетом за рабочий день.
Таблица 1

Расчет эффекта внедрения

Наименование документа	Частота возникновения раз/год	Время, затрачиваемое при базовой технологии/ мин.	Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту/ мин.
Входящих документов	12000	30	15
Исходящих документов	10000	10	5
Внутренних документов	5000	40	15
Журнал документов	2000	10	5
Отчет по видам документов	500	15	10
Итого		105	50

Таким образом, при существующей системе учета документов на совершение указанных в таблице действий необходимо потратить около 2 часов. При внедрении предлагаемой системы это время сокращается до 50 минут.

---