Файл: Адаптация типовой конфигурации для учета деятельности секретариата администрации правительства.docx

Внедрение информационной системы управления документооборотом позволит избежать многих ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также значительно ускорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени сотрудников, а следовательно и к повышению общей эффективности работы предприятия.

Для того что бы оценить сложность процесса обработки и передачи документа в работу необходимо рассмотреть схему документооборота организации.

Схема документооборота учета входящих документов представлена на рисунке 3.



Рисунок 3. Схема документооборота входящих документов

Как было рассмотрено выше, процесс учета и регистрации документов и передача их в работу трудоёмкий и требующий значительных затрат времени. Объём информации, которая требует обработки, растёт по мере роста активности организации и расширения ее деятельности. Количество работников, участвующих в обработке этой информации также велико. Выходом из сложившейся ситуации является разработка информационной системы управления документооборотом, которая позволит упростить деятельность по работе с документами.

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В информационной системе будут использоваться формы документов, выполненные оригинальным проектированием непосредственно для работы специалистов.

В работе будет использоваться диалоговый режим при работе с программой, т.е. по мере выполнения команд и запуску определенных форм программа будет ожидать от пользователя определенных действий. По мере их выполнения будет происходить обработка информации, запись в БД, преобразование, вывод на печать, фильтрация и поиск.

Система должна обеспечивать доступ к информации следующим категориям пользователей:

• 
  секретарь-делопроизводитель;
  
• 
  сотрудники отделов;
  
• 
  директор организации.
  

Результатная информация должна отображаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа, отчетах по документу или журналу документов.

Для удобного доступа к данным результатных форм предполагается разработка журналов документов, списка документов, отсортированного по различным признакам.

---

Проектируемые журналы:

1. 
   Общий журнал.
   
2. 
   Журнал входящих документов.
   
3. 
   Журнал исходящих документов.
   
4. 
   Журнал внутренних документов.
   
5. 
   Журнал визирования и назначения исполнителей.
   

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

Справочная информация:

1. 
   Контрагенты.
   
2. 
   Тип документа.
   
3. 
   Резолюция.
   
4. 
   Сотрудник.
   
5. 
   Должность.
   
6. 
   Подразделения.
   
7. 
   Статус документа.
   
8. 
   Виза документа.
   

Формы для ввода справочников должны позволять просматривать, добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм ввода справочников применим анкетную форму расположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации справочников [10].

Для ввода и получения информации понадобятся следующие формы:

1. 
   Входящие документы.
   
2. 
   Исходящие документы.
   
3. 
   Внутренние документы.
   
4. 
   Назначение исполнителя.
   
5. 
   Визирование документа.
   
6. 
   Список входящих документов.
   
7. 
   Список исходящих документов.
   
8. 
   Список внутренних документов.
   

Для хранения количественных и суммарных промежуточных данных по проведенным документам должны быть разработаны регистры хранения информации:

1. 
   Регистр по входящих документов.
   
2. 
   Регистр исходящих документов.
   
3. 
   Регистр внутренних документов.
   

Для всех документов должны печататься отчетные формы.

Результат обработки будет представляться в виде отчетов, либо измененных наборов данных для отображения на экране.

• 
  отчет по входящим документам;
  
• 
  отчет по исходящим документам;
  
• 
  отчет по внутренним документам;
  
• 
  отчет по исполнителям;
  
• 
  отчет по визам документов.
  

Модель базы данных 1С:Предприятия 8.3 имеет ряд особенностей, отличающих ее от классических моделей систем управления базами данных (например, основанных на реляционных таблицах), с которыми имеют дело разработчики в универсальных системах [14].

В «1С:Предприятии 8.3» реализован современный дизайн интерфейса и повышена комфортность работы пользователей при работе с системой в течение длительного времени [19].
1.3 Проектирование комплекса функциональных подсистем конфигурации

Платформа 1С:Предприятия 8.3 обеспечивает операции исполнения запросов

---

, описания структур данных и манипулирования данными, транслируя их в соответствующие команды. Это могут быть команды системы управления базами данных, в случае клиент-серверного варианта работы, или команды собственного движка базы данных для файлового варианта. В системе обрабатывается большой объём информации: входной, нормативно-справочной [12].

В таблице 2 представлен перечень и описание нормативно-справочной информации, которая обрабатывается в информационной системе.


Таблица 2

Перечень нормативно-справочной информации

Название	Ответственный за ведение	Средний объём в записях	Средняя частота актуализации	Описание
Сотрудник	Секретарь	50	4 раза в год	ФИО сотрудника
Отдел	Секретарь	20	2 раза в год	Название отдела
Тип документа	Секретарь	50	6 раз в год	Тип документа
Должность	Секретарь	10	4 раз в год	Название должности
Резолюция	Секретарь	20	1 раз в год	Формулировка резолюции
Статус	Секретарь	15	6 раз в год	Формулировка статуса
Контрагент	Секретарь	50	48 раз в год	Данные организаций и физических лиц
Виза документа	Директор	20	200 раз в год	Виза по документу для дальнейшей обработки документа

---

Выполняется создание таблиц в технологической платформе 1С Предприятие 8.3. Доступ к СУБД осуществляется через встроенные механизмы технологической платформы. Пользователь работает с реквизитами документов, без указания их места хранения.

Экранные формы справочников должны быть представлены в виде сетки с управляющими элементами в виде кнопок или навигаторов, с помощью которых происходит добавление записей в таблицы. Перечень реквизитов справочников определен в соответствии с характеристиками документов, обрабатываемых в ИС.

Структура справочников представлена в таблицах 3 – 10.

Таблица 3

Структура справочника «Отделы»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код отдела	Код отдела	Числовой	5	Ключевое поле
Название	Наименование	Строка	30

Макет экранной формы справочника «Отделы» представлен на рисунке 4.



Рисунок 4. Макет формы справочника «Отделы

Таблица 4

Структура справочника «Должности»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код должности	Код товара	Числовой	5	Ключевое поле
Должность	Должность	Строка	30

Макет экранной формы справочника «Должности» представлен на рисунке 5.

---

Рисунок 5. Макет формы справочника «Должности»

Таблица 5

Структура справочника «Тип документа»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код документа	Код документа	Числовой	5	Ключевое поле
Документ	Документ	Строка	30

Макет экранной формы справочника «Тип документа» представлен на рисунке 6.



Рисунок 6. Макет формы справочника «Тип документа»

Таблица 6

Структура справочника «Резолюция»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код резолюции	Код резолюции	Числовой	3	Ключевое поле
Резолюция	Резолюция	Строка	50

Макет экранной формы справочника «Резолюция» представлен на рисунке 7.



Рисунок 7. Макет формы справочника «Резолюция»

Таблица 7

Структура справочника «Сотрудники»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код сотрудника	Код_сотрудника	Числовой	5	Ключевое поле
Код должности	Код_должности	Числовой	5	Внешний ключ
Код отдела	Код_отдела	Числовой	5	Внешний ключ
Фамилия	Фамилия	Строка	20
Имя	Имя	Строка	20
Отчество	Отчество	Строка	20

---