Файл: Проектирование организации.pdf

Секретарь выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора фирмы, получает для руководителя информацию от начальников отделов, вызывает их по его поручению, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройства, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию и осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в фирме порядком. Таким образом, важнейшая функция секретаря – это организация максимальной помощи Генеральному директору и экономия времени, а именно работа с документами, работа со средствами связи, работа с посетителями.

Однако руководство осуществляется не только директором, но и его заместителями, такими как исполнительный директор. Исполнительный директор несет ответственность за все операции компании, их развитие, разработку, воплощает в жизнь стратегические замыслы топ-менеджеров, организует и контролирует работу всей компании. Являясь «правой рукой» Генерального директора, Исполнительный директор транслирует проблемы работников руководству, и курирует обратную связь.

Одна из самых главных служб ООО «Столичная регистрационная компания» – это бухгалтерия. Бухгалтерией руководит Главный бухгалтер, в подчинении у которого 2 сотрудника – бухгалтер-кассир и бухгалтер-экономист.

Главный бухгалтер составляет бухгалтерскую отчетность, производит расчет заработной платы, учет расчетов, учет налогов, учет операций по продаже товаров, учет себестоимости услуг, прибыли и т.п.

Бухгалтер-кассир составляет и передает в банк платежно-расчетные документы, кассовые операции, производит выдачу заработной платы, а также сдает отчетность по работе торгового менеджера отдела продаж.

Бухгалтер-экономист осуществляет калькулирование себестоимости товара и услуг, планирование затрат и денежных потоков, анализ и сопоставление плана и факта.

Административно-хозяйственный отдел ООО «Столичная регистрационная компания» состоит из начальника отдела, инспектора по кадрам, электрика, сантехника, двух уборщиц и трех охранников. Функции работников следующие:

1. Начальник отдела – распределение работы, решение технических проблем, в том числе проблем ремонта и строительства, который ответственен за техническое состояние помещения фирмы, ведет переговоры и подписывает договора с ремонтными и строительными организациями.
2. Инспектор по кадрам – осуществляет учет личного
   состава организации, ее подразделений, оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации, участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам, подготавливает необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления на работников к поощрениям и
   награждениям.
3. Сантехник – ремонт и монтаж сантехнических сооружений.
4. Электрик - ремонт электропроводки, электроприборов.
5. Уборщицы – осуществляют уборку помещений и содержат их в чистоте.
6. Охранники – занимаются обеспечением порядка и охраны помещения.

Исходя из этого, можно заключить, что организационная структура ООО «Столичная регистрационная компания» направлена на установление четких взаимосвязей между отдельными отделами фирмы, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию системы управления, находящие выражение в тех или иных принципах управления.

Выводы по 2 главе:

По итогам анализа можно сделать вывод, что ООО «Столичная регистрационная компания» имеет стабильные показатели динамики, успешно развивается и расширяется. Это подтверждается ростом показателей прибыльности и рентабельности. В то же время актуальными проблемами для ООО «Столичная регистрационная компания» в настоящее время является замедление производительности труда, обусловленное снижением платежеспособного спроса на услуги предприятия в связи с кризисным состоянием экономики страны.

Процесс организации бизнеса также кажется простым, но и он имеет свои подводные камни, которые надо решать Генеральному директору фирмы.

Во-первых, фирма не имеет своего маркетолога, и вся эта нагрузка целиком ложится на исполнительного директора, который руководит 2 подразделами и шестью специалистами. Он постоянно вместе с руководителями подразделов в разъездах по заключению договоров, прибыльных для фирмы.

3. Совершенствование организационной структуры предприятия «Столичная регистрационная компания»

3.1 Мероприятия по совершенствованию организационной структуры системы управления предприятием

Новые рыночные условия заставляют игроков рынка недвижимости и ООО «Столичная регистрационная компания» в частности обратить внимание на развитие особых компетенций. Наряду с основными, операционными преимуществами, которые необходимы для эффективной работы на остальных рынках, рынок недвижимости требует от игроков развитого чутья в отношении предпочтений и ожиданий со стороны потребителей и умения достаточно мобильно и гибко реагировать на их изменения, организуя деятельность в соответствии с поведением своего потребителя.

За последние годы на российском рынке недвижимости произошли существенные перемены, причем наиболее важные из них являются прямым следствием изменения общей экономической ситуации, обусловившей общий спад покупательской способности населения на недвижимость и резкое падение цен на недвижимость.

Основная цель политики ООО «Столичная регистрационная компания» состоит в привлечение и удержании клиентов посредством улучшения узнаваемости собственного брэнда, оповещение клиентов о высоких стандартах качества обслуживания и конкурентных ценах. В рамках данной стратегии компания использует следующие маркетинговые мероприятия:

- снижение цен, информирование покупателей происходит посредством распространения печатных материалов в магазинах, в ближайших районах;

- выпуск информационных брошюр и проведение рекламных акций с крупнейшими поставщиками;

- распространение дисконтных карт, которые представляют их обладателям скидки на все товары магазина;

- проводящиеся опросы мнений покупателей с целью выявления предпочтений целевых групп покупателей;

- проведение праздничных акций путем предоставления скидок или вручения специальных подарков.

Эффективность использования средств коммуникации зависит от многих причин, в том числе и от предпочтений потребителей. Поэтому в ООО «Столичная регистрационная компания» запланировано исследование потребителей для определения места ООО «Столичная регистрационная компания» на рынке, а также прогнозирования ее деятельности в условиях мирового экономического кризиса:

1. Оценить текущее состояние рынка:

- объем и потенциал рынка;

- уровень конкуренции;

- уровень цен;

- существующая структура рынка.

2. Выявить угрозы и возможности.

3. Оценить слабые и сильные стороны компании на рынке.

При выборе и определении целевого сегмента потребителей продукции ООО «Столичная регистрационная компания» , была собрана информация среди конечных потребителей в возрасте от 18 до 85 лет с различными доходами. Опрос проводился по репрезентативной квотной выборке путем личного интервью и анкетирования в различных торговых точках.

Выборка составила 2000 человек.

Метод исследования - анкетирование.

Из общего числа респондентов 54% редко пользовались услугами ООО «Столичная регистрационная компания» ; 36% пользовались часто и 10% вообще не слышали о такой компании, 52 % опрошенных респондентов видели рекламу ООО «Столичная регистрационная компания». Из них: по видам рекламы респонденты распределись следующим образом (рис. 2).

Рис. 2. Рекламные носители, на которых респонденты видели

рекламу ООО «Столичная регистрационная компания»

Предпочтения по каналам у респондентов выявились следующим образом (рис. 3).

Рис. 3. Распределение предпочтений между телевизионными каналами

Что касается радиостанций, то наиболее популярной оказалось «Европа плюс» – 31%, Остальные радиостанции распределились следующим образом (рис. 4) .

Данные опроса подтверждают данные анализа, проведенного во второй главе о необходимости ввода в организационную структуру предприятия маркетингового отдела для улучшения работы предприятия и детальной разработки маркетинговой программы деятельности, что приведет в конечном результате к более высоким показателям узнаваемости фирмы среди потенциальных и непотенциальных клиентов.

Таким образом, основными факторами предполагаемой конкурентоспособности ООО «Столичная регистрационная компания» являются:

- известность торговой марки, под которой работает предприятие;

- широкий географический охват.

По нашему мнению, в ближайшие несколько лет московский рынок недвижимости ожидает постепенное насыщение и, в связи с этим, особенно перспективными для риэлторов станет выход в крупные региональные центры и регионы России с высоким уровнем потребления. 

Рис. 4. Популярность радиостанций

Как показал анализ, проведенный во второй главе, в ООО «Столичная регистрационная компания» необходимо создание маркетингового отдела для формирования и проведения сбытовой политики предприятия, а также выделить из структуры административно-хозяйственного отдела отдельным звеном инспектора по кадрам, в непосредственное подчинение генерального директора.

В предложенной концепции реструктуризации предлагается новая организационная форма предприятия, которая представляет собой вертикально интегрированную компанию (холдинг) в составе:

- маркетинговый отдел;

- коммерческий отдел;

- отдел продаж;

- транспортный отдел;

- бухгалтерия;

- административно-хозяйственный отдел;

- инспектор по кадрам;

- юридический отдел.

В результате реструктуризации предлагается сократить должность исполнительного директора, при этом его обязанности возложить на генерального директора.

Как правило, исполнительные директора отвечают за всю операционную деятельность компании, включая производство, маркетинг и продажи, научные исследования и разработки. В одних фирмах они руководят всеми бизнес-функциями компании, а генеральный директор берет на себя внешние связи, в других — отвечают лишь за определенное направление. Роль исполнительного директора формируется исходя из особенностей генерального директора.

Далее мы покажем, сколь разными бывают взаимоотношения двух первых лиц. Очень часто исполнительный директор работает, воплощая в жизнь замыслы генерального. Иногда от второго лица ожидают, что он будет доводить до завершения все начинания первого. И наконец, бывает, что работу исполнительного директора рассматривают как необходимый этап перед тем, как он займет кресло генерального. Во всех этих случаях стрелкой компаса, задающей вектор исполнительному директору, служит генеральный.

Если роль исполнительного директора зависит от генерального директора, а двух одинаковых генеральных не существует, это означает, что в принципе невозможно определить, чем занимается второе лицо? Следовательно предлагается его сокращение.

Кроме того, в связи с реструктуризацией предлагается сокращение следующих должностей:

- специалиста по аренде помещений (в настоящее время их два);

- бухгалтера-экономиста;

- службу технического обслуживания здания и уборки (5 человек).

Техническая эксплуатация зданий - это комплекс мероприятий, которые обеспечивают безотказную работу всех элементов и систем здания в течение не менее нормативного срока службы, функционирования здания по назначению. Задачи эксплуатации здания заключаются в обеспечении безотказной работы его конструкций, соблюдении нормальных санитарно-гигиенических условий, правильном использовании инженерного оборудования; поддержании температурно-влажностного режима помещений; проведении своевременного ремонта; повышении степени благоустройства зданий и т.д. Для этого предлагается сократить полностью службу технического обслуживания здания и уборки состоящую из двух человек, а в необходимых случаях обращаться в сторонние организации.

Таким образом, организационная структура ООО «Столичная регистрационная компания» примет централизованную форму (Приложение 2).

Рассмотрим преимущества централизации организационной структуры управления ООО «Столичная регистрационная компания». Принятие основных решений генеральным директором фирмы приводит к снижению издержек фирмы. Во-первых, сокращаются накладные расходы, так как фирме требуется меньше менеджеров (по товарам, по персоналу, по маркетингу и финансам).