Файл: Правовое обоснование учета денежных средств в кассе организации.pdf

Выписанный приходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов <http://www.snezhana.ru/upload/ko_3.rar> (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги) (приложение 10).

Дт 50 Кт 91/1 - 140399 - поступила выручка от реализации за наличный расчет

Дт 50 Кт 62 - 150040 - поступили деньги от покупателей

Дт 50 Кт 71 - 173 - возращен остаток подотчетных сумм

Дт 50 Кт 71 - 14317 - возвращены остатки подотчетных сумм

Дт 50 Кт 73 - 11434 - поступления от сотрудников организации

Операции по выдаче денежных средств из кассы ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез» оформляются унифицированным первичным документом - Расходным кассовым ордером <http://www.snezhana.ru/upload/ko_2.rar> (форма КО-2) (приложение 11). Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость <http://www.snezhana.ru/upload/form_t53.rar> и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер). Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов <http://www.snezhana.ru/upload/ko_3.rar> (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (приложение 12). Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

1. Выплата заработной платы и приравненных к ней платежей <http://www.snezhana.ru/cash_4_1/> (премии, отпускные, пособия).
2. Выдача денег под отчет сотрудникам организации <http://www.snezhana.ru/cash_4_2/>.
3. Сдача наличных денег в банк <http://www.snezhana.ru/cash_4_3/>.
4. Выплаты поставщикам <http://www.snezhana.ru/cash_4_4/>.
5. Выплаты учредителям.

Дт 70 Кт 50 - 133970 - выплачена заработная плата из кассы

Дт 71 Кт 50 - 36164 - выдано под отчёт на хозяйственные расходы

Дт 57 Кт 50 - 99870 - переданы деньги инкассатору

Дт 60 Кт 50 - 111340 - оплачена задолженность поставщикам.

Когда выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Когда же выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается. Деньги по приходным и расходным кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или платежные ведомости на руки, лицам, вносящим или получающим деньги, не выдаются. Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную (отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятия ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез», присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга на предприятие ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез» ведется кассиром. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются мастичной печатью. На последней странице книги делается запись: "В настоящей книге всего пронумеровано страниц ..." и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр отрывается и представляет собой отчет кассира, а затем подшивается к кассе за тот период, за который он составлен.

Подчистки и исправления в кассовой книге запрещены, за исключением исправлений, сделанных корректурным способом и заверенных подписями кассира и главного бухгалтера.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве предприятия ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез» 5 лет, в последнее время применяется ЭВМ.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом № 49 Минфина РФ <http://www.snezhana.ru/upload/49fz.rar> от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.

Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе. Инвентаризация на предприятии ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез» проводится в случаях:

• при смене кассира;
• при выявлении недостач и хищений;
• перед составлением годовой отчетности.

В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (это, как правило, представитель руководства, бухгалтерии, службы аудита).

Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира. По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15 (приложение 13), на основании которого в бухгалтерии делают проводки: Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка; Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи; Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира Ревизия кассы проводится неожиданно комиссией назначенной приказом руководителя предприятия в присутствии кассира. При этом сполично проверяются наличные деньги. Расписка, на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение денежных средств, не принадлежащих ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез» запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками.

Центральный банк выпустил письмо от 30.09.94г. № 113 "О рекомендациях по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями и учреждениями "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации". В письме банкам поручается организация систематических проверок соблюдения предприятиями условий работы с денежной наличностью, порядка ведения кассовых операций, обеспечить в первую очередь охват проверками организаций имеющих постоянную денежную выручку. Периодичность и круг предприятий подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от выполнения предприятиями требований порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью.

При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходными и расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление, полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по сумам, полученным из банка и. сданным в банк).

В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Проверяется также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели указанные в чеке) и расходование наличных денег из выручки. Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и установленного банком лимита кассы. Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях в 3 экземплярах.

Справка подписывается руководителем, главным бухгалтером предприятия и представителем банка. При проверке, нарушений на предприятии ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез» не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено.

На предприятии ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез» при расчетах с подотчетными лицами определяют круг работников предприятия, являющимися подотчетными лицами, то есть работниками, получившими авансом наличные суммы денежных средств на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Надо также отметить, что список подотчетных лиц утверждается генеральным директором предприятия ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез. Размеры выдаваемых сумм ограничены: выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия (1500 рублей). Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения.

Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда в оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения. Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером. (приложение 14).

Указанные суммы на командировочные расходы включаются в себестоимость продукции. В течении трех дней по возвращению из командировки подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет (приложение 15) на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, последний, утверждается генеральным директором предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном законодательством.

К учету принимаются авансовые, отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденных генеральным директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчёт, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Дт 71 Кт 50 - 9266 - выданы суммы под отчёт на командировочные расходы

Дт 50 Кт 71 - 173 - возвращены в кассу неиспользуемые деньги.

В конце каждого месяца на ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез» по счету 50 "Касса" составляется журнал - ордер № 1 и ведомость №2 по счету 50 (приложение 16), в котором обобщаются данные за весь месяц по приходу и расходу денежных средств. После занесения всех данных в журнал - ордер идет подсчет дебетовых и кредитовых сумм, которые в дальнейшем заносятся в Главную книгу, по счету 50 (приложение 17). Эти данные послужат для составления бухгалтерского баланса.

Счёт 50 "Касса" активный. По дебету счёта отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы.

К счёту 50 могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 "Касса организации"

50-2 "Операционная касса"

50-3 "Денежные документы" и другие.

На субсчёте 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации.

На субсчёте 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в операционных кассах. Например, это - билетные кассы, кассы отделений связи, кассы товарных контор и т.д. Этот субсчёт может быть открыт организацией при необходимости.

На субсчёте 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Типовые проводки по работе с кассой. По дебету:

Дт 50 КТ 01 - Прочие поступления наличных денежных средств

Дт 50-01 Кт 50-02 Сданы наличные из операционной кассы в основную

Дт 50 Кт 51 Поступили в кассу денежные средства снятые с расчётного счёта

Дт 50-01 Кт 57 Поступили в кассу денежные средства, числившиеся в пути

Дт 50-01 Кт 60 Возврат сумм поставщиком, излишне уплаченные ему ранее

Дт 50-01 Кт 62 Поступили в кассу денежные средства от покупателей

Дт 50-01 Кт 66 Поступили в кассу денежные средства, полученные по договору краткосрочного кредита

Дт 50-01 Кт 67 Поступили в кассу денежные средства, полученные по договору долгосрочного кредита

Дт 50-01 Кт 75 Поступили в кассу денежные средства, внесённые в уставной капитал

Дт 50-01 Кт 76-01 Поступили в кассу денежные средства от страховой организации

Дт 50-01 Кт 76-02 Поступили в кассу денежные средства от признанной (присужденной) претензии

Дт 50-01 Кт 76-03 Поступили в кассу денежные средства в счёт дивидендов от участия в других организации

Дт 50-01 Кт 90-01 Поступили в кассу денежные средства за проданную продукцию, товары, работы, услуги

Дт 50-01 Кт 98-01 Поступили в кассу денежные средства за счёт доходов будущих периодов

По кредиту:

Дт 62 Кт 50-01 Возвращены излишне оплаченные/аванс покупателем наличные денежные средства

Дт 66 Кт 50-01 Погашен краткосрочный кредит наличными денежными средствами

Дт 68 Кт 50-01 Уплачены из кассы налоги и сборы в бюджет

Дт 73-01 Кт 50-01 Выданы из кассы наличные денежные средства работнику в виде займа

Дт 94 Кт 50-01 Отражена недостача наличных денег в кассе при инвентаризации или ревизии кассы