Файл: Распределение затрат на протяжение проектного цикла.pdf

Задача управления ресурсами решается на протяжении всего проекта, неразрывно от этапов жизненного цикла проекта.

Планирование проекта с учетом ресурсного обеспечения является важнейшей задачей проект-менеджера, вынужденного прибегать к различным методикам перераспределения ресурсов, чтобы добиться приемлемого графика работ. Существует два основных пути разрешения ресурсных перегрузок: 1) ресурсное планирование при ограничении по времени; 2) планирование при ограниченных ресурсах. Ресурсное планирование при ограничении по времени предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок. Планирование при ограниченных ресурсах предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта. При данном подходе наличное количество ресурса остается неизменным, а разрешение конфликтных ситуаций производится за счет смещения даты окончания работ.

Глава 2. Практические аспекты управления затратами проекта

2.1. Характеристика проекта

Исследуемый проект предполагает расширение торгового зала магазина торговли товарами по контактной и бесконтактной коррекции зрения в компании «Vidi Оптика» (г.Улан-Удэ).

На сегодняшний день компания «Vidi оптика» является одним из ведущих предприятий на оптическом рынке г. Улан-Удэ. За два года работы компании уже открыты четыре салона оптики с полным комплексом услуг: ул. Терешковой, 7а; ул. Балтахинова, 13, ДЦ «Европа»; пл. Революции, 3; ул. Терешковой, д. 24, «Дом быта».

В середине 2015 г. планируется запуск пятого салона, что делает компанию «Vidi оптика» самой большой сетью оптических салонов в республике.

Компания «Vidi Оптика» предлагает своим клиентам услуги по изготовлению очков и оправ. Постоянный жесткий технологический контроль, современное оборудование позволяют нам предлагать очки и оправы самого высокого качества. В перечень услуг медицинского кабинета компании «Vidi Оптика» входит: визометрия, авторефрактокератометрия, скиаскопия, оптометрия, тонометрия бесконтактная, биомикроскопия, офтальмоскопия.

Компания обладает самым современным производственным оборудованием. В том числе фирмы «Essilor» (Франция), Huvitz (Юж. Корея), Reichart (США) и Shin Nippon (Япония). Немаловажно, что в салоне посетители могут воспользоваться услугами квалифицированного врача-офтальмолога, определить остроту зрения, пройти авторефрактокератометрию и офтальмоскопию. При этом компания впервые в городе внедрила измерение внутриглазного давления на бесконтактном автоматическом тонометре фирмы Reichart (США).

Для расчета расходов проекта составлена следующая формула:

Ср = Cf + Cv + Cd (1)

где Ср - стоимость (затраты) на проект;

Сf – постоянные расходы;

Сv – косвенные расходы;

Сd – прямые расходы.

Соотношение «время-расходы» для нескольких работ проекта можно отобразить графически (рис. 4).

Рисунок 4 – Соотношение «время-расходы»^[34]

Существует такой срок выполнения проекта, при котором суммарные расходы минимальны. Очевидно, что имеет смысл сокращать срок только в том случае, если удорожание прямых расходов меньше, чем снижение косвенных. Модель имеет ограничения, так как некоторые работы нельзя выполнять быстрее.

2.2. Оптимизация затрат проекта и распределение их по стадиям проектного цикла

Декомпозиция работ по проекту представлена в таблице 4 с указанием сроков работ. Введем определения:

1. нормативный срок работ – средний срок выполнения работы с использованием обычных ресурсов;

2. минимальный срок выполнения работы – при привлечении дополнительных или «более быстрых» ресурсов, за какое минимальное время можно выполнить работу без ухудшения качества;

3. предельный срок работы – фиксированное время выполнения работы, обусловленное техническими, технологическими или иными ограничениями (в том числе управленческими).

Для определения срока выполнения работы при расчете следует использовать планируемое количество ресурсов, их производительность, технические и технологические ограничения.

Таблица 4

Декомпозиция работ проекта и срок исполнения^[35]

Продолжение таблицы 4

Как видно из таблицы, по многим работам возможно сокращение работ до предельного срока. Однако по некоторым работам возможное сокращение до минимального срока ограниченно управленческим решением.

Общий срок проекта определяется исходя из порядка проведения работ. Обычно по ремонтным и строительным проектам срок определяет подрядчик, исходя из своего опыта. Однако, используя инструменты управления проектами, данный срок можно проверить и уточнить.

Для выполнения строительных работ для данного проекта исполнителем является подрядчик. Первоначальная информация от подрядчика была следующей: так как некоторые работы могут проводиться параллельно, то первоначально рассчитанное нормативное время составит 165 дней. Минимальное время может составить 69 дней, однако предельное – 97 дней. Согласно договору, услуги строительного подрядчика оплачиваются, исходя не из времени, а из объема работ. В договоре оговорены штрафы за неисполнение срока работ. Отметим, что такие штрафы на практике редко взыскивают (особенно в малом бизнесе, где собственники не имеют достаточной юридической подготовки для ведения судебных процедур).

Как правило, оценка проекта идет от аналогичных проектов, при этом не составляются сетевые графики проекта. При анализе проекта выясняется, что некоторые сроки работ занижены, некоторые наоборот завышены. Кроме того, существуют ограничения, напрямую с проектом не связанные, но которые необходимо учесть при планировании. Например, можно ускорить проект на несколько дней, проводя работы параллельно в основном торговом зале и в новом помещении. Однако в этом случае с точки зрения заказчика есть корректировка с точки зрения бизнеса: перерыв в торговле продолжался бы не 84 дня, как при нормативном раскладе, а 97 дней. Следовательно, бизнес понес бы потери в виде недополученной прибыли и потери клиентов. Если клиенту срочно нужны услуги, а он не может их получить в привычном месте, то обратится к другому исполнителю. Если клиент не достаточно лоялен, то он может в дальнейшем не вернуться к старому исполнителю. И тогда, в расходы можно включить недополученную в будущем прибыль.

Для расчета оптимального времени проекта возьмем расходы по нескольким работам.

К постоянным расходам можно отнести стоимость регистрации права собственности, расходы на согласование проекта, подготовка помещений к работе.

Косвенные расходы на проект – это ежедневная недополученная прибыль в пересчете на количество дней.

Прямые расходы – это, например, расходы на привлечение профессиональных риелторов для подготовки и оформления документов на передачу прав собственности. Это можно сделать своими силами, но это займет 5 дней, тогда как, пригласив специалистов и оплатив им услуги, можно закончить работу за 2 дня.

Далее необходимо составить сетевой график проекта. Порядок выполнения работ определяется логическими и управленческими решениями, в том числе нормативно-правовыми ограничениями. Так, невозможно получить согласование строительного проекта по объекту, на который нет права собственности или распоряжения. Очевидно, что пока документы находятся на регистрации в ФРС, невозможно провести данную работу.

По укрупненным работам сетевой график представлен на рис. 5.

Таким образом, к третьей работе необходимо завершить две ветки проекта: первую группу работ и вторую группу работ, которые могут идти одновременно. Но так как что продолжительность «нормальная» первой группы 29 дней, а второй 40 дней, при «нормальном» раскладе третья работа начнется только на 41-день. Поэтому снижение срока работ по первой группе не даст желаемой экономии средств.

Начало

1.1.

5-2-2

1.2.

3-1-1

1.3.

20-20-20

1.4.

1-1-1

2.1.

10-10-10

2.2.

20-10-10

2.3.

10-5-8

3.

30-30-30

4.1.

15-3-7

4.2.

5-1-3

4.5.

5-3-3

4.3.

20-5-10

4.4.

4-2-2

5.1.

5-3-3

5.2.

4-2-2

5.4.

5-3-3

7.

5-2-2

5.3.

30-10-15

6.

3-30-30

8.

15-1-15

Рисунок 5 – Сетевой график проекта^[36]

Таблица 5

Первая группа работ по проекту^[37]

Однако по второй группе работ снижение возможно на 12 дней. Следовательно, при максимальном снижении, работы будут закончены за 28 дней, и по первой группе работ возникает потребность анализа сокращения срока на 1 день.

Таблица 6

Вторая группа работ по проекту^[38]

Для перехода к работе 5.2 также возникают две ветки.

Таблица 6

Ветки перехода к работе 5.2^[39]

Мы видим, что вторая ветка короче, но в данном случае имеет смысл сокращать обе ветки до предельного времени 68 дней.

Таблица 7

Сокращение веток перехода к работе 5.2^[40]

Последние две ветки работ представлены в таблице 8.

Таблица 8

Последние ветки работ^[41]