Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» (Проектирование реализации процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»).pdf

Огромное значение имеет согласованность действий и отсутствие проблем на стыках процессов. Как правило, при согласовании внутреннего взаимодействия, руководители должны определить между собой, кто?, что?, кому? и  когда передает? Одним из удобных средств документального регламентирования такого взаимодействия являются хорошо известные «Положения о подразделениях». В типовую форму можно добавить раздел «Взаимодействие» внести в этот раздел порядок взаимодействия подразделений (процессов) между собой и согласовать между взаимодействующими руководителями.

 При этом рекомендуется соблюдать еще три правила:

Правило 1. За то, что все требования Потребителя  (в том числе внутреннего) выявлены и выполнены  несет ответственность  Хозяин Процесса и только он один. Или лицо его замещающее.

Правило 2. За результат Процесса (Выход) и его своевременную доставку Потребителю (в том числе внутреннему)  несет ответственность  Хозяин Процесса и только он один. Или лицо его замещающее.

Правило 3.  За эффективность Процесса несет ответственность  Хозяин Процесса и только он один. Или лицо его замещающее.

Последняя фраза о замещающем лице продиктована жизненной необходимостью выполнения требований Потребителя вне зависимости от присутствия или отсутствия  на работе конкретных лиц.

Для улучшения управляемости Процесса целесообразно разбить его на сеть бизнес-процессов. Количество бизнес-процессов также должно подчиняться закону 7±2. За выполнение каждого бизнес-процесса, также должен быть назначен ответственный из сотрудников подразделения. Пример такого разбиения приведен на рис. 4. Пример распределения и закрепления ответственности  в матричной форме на рис. 5.

Буквы в Матрице ответственности означают следующее:

О – ответственный за проведение и результат данного бизнес-процесса (работы, функции).

У – участвует в проведении данного бизнес-процесса (работы, функции).

И – получает информацию о результатах и/или ходе данного бизнес-процесса (работы, функции).

Правило 4. В каждой строчке Матрицы может быть только одна буква О. То есть, за каждую работу может быть назначен только один ответственный. Букв У и И может быть несколько, или не быть вообще, но, как правило, Хозяин Процесса должен участвовать или получать информацию обо всех бизнес-процессах. Ответственность, закрепленная в Матрице, должна быть внесена в Должностную инструкцию данного сотрудника.

Пример 3. Из Матрицы на рис. 5 в должностную инструкцию «Главного специалиста» должна быть перенесена ответственность за бизнес-процессы бп2, бп6 и участие в выполнение работ по бизнес-процессам  бп5, бп7 и Подготовке кадров.

Рис. 4 Декомпозиция Процесса в сеть бизнес-процессов

 Данный процесс выполняют 5 сотрудников во главе с Хозяином Процесса:

Х – Хозяин Процесса,

Г/с – главный специалист;

С – специалист;

и1 – исполнитель 1;

и2 – исполнитель 2.

Рис. 5. Матрица ответственности по Процессу N

Этапы разработки информационных систем

Этапы разработки информационных систем:

1. Предпроектное обследование объекта;
2. Проектирование информационной системы;
3. Разработка информационной системы.

В результате предпроектного обследования получают два документа: Техническое задание  и Технико-экономическое обоснование.

На этапе проектирования на основе Технического задания и Технико-экономического обоснования разрабатывается документ – Техно-рабочий проект.

Затем  на основе полученных проектных решений ведется разработка информационной системы. Процесс разработки предполагает реализацию этого проекта, программную реализацию выделенных в процессе проектирования задач, а также комплекс работ по внедрению информационной системы.

Процесс проектирования информационной системы:

1. Изучение экономического объекта;
2. Декомпозиция информационной системы;
3. Проектирование технического обеспечения;
4. Проектирование математического обеспечения;
5. Проектирование информационного обеспечения.

Разработка информационной системы включает в себя следующие этапы:

1. Разработка технического обеспечения;
2. Разработка математического обеспечения;
3. Разработка информационного обеспечения;
4. Разработка программного обеспечения;
5. Разработка организационного и правового обеспечения;
6. Внедрение информационной системы представляет собой процесс, включающий подготовку объекта, опытную эксплуатацию и сдачу системы в промышленную эксплуатацию.

Подготовка объекта включает в себя следующий комплекс мероприятий:

1. Организационные мероприятия (план мероприятий по подготовке к внедрению);
2. Мероприятия по подготовке технической базы (оборудование, монтаж оборудования, его ввод в эксплуатацию, подготовка кадров);
3. Подготовка информационной базы (загрузка информационной базы);
4. Подготовка кадров.

Опытная эксплуатация заключается в проверке алгоритмов программы и звеньев технологического процесса обработки данных в реальных условиях. Она проводится для окончательной отладки программ, отработки технологического процесса решения задач, проверки подготовленности информационной базы, отработки взаимосвязанности задач системы, приобретения персоналом предприятия навыков работы.

Проектирование реализации процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»

Описание предметной области

Планирование закупок будет рассмотрено на примере магазина детской одежды «Одуванчик».

Основным бизнес–процессом является учет продаж, целью которого является оптимизация работы отдела продаж и получение доходов.

Контекстная диаграмма не может дать полное представление о том, как протекает данный процесс. Ее декомпозиция дает более детальное представление о процессе и о его особенностях. Рисунок 5 содержит контекстную диаграмму изучаемого процесса, выполненную в методологии IDEF0.

NODE:

TITLE:

NUMBER:

Учет продаж

A-0

прайс-листы

законы,

стандарты,

правила,

локальные

акты

отчеты

заказы

клиентов

сотрудники магазина

0

0р.

Учет продаж

Рис.5. Контекстная диаграмма бизнес процессов

На рисунке 6 представлен результат декомпозиции контекстной диаграммы, который также выполнен в методологии IDEF0.

На рисунке видно, что контекстная диаграмма была разбита на четыре функции: получить заказ, оформить заказ, выполнить заказ и оформить отчет.

Рис. 6. Результат декомпозиции контекстной диаграммы
бизнес процессов

Входной информацией функции «получить заказ» являются: заказ от клиента, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «получить заказ» является предоставление клиенту квитанции.

Входной информацией функции «оформить заказ» являются: квитанция, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «оформить заказ» является передача накладной на склад.

Входной информацией функции «выполнить заказ» являются: накладная, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «выполнить заказ» является информация о покупке.

Входной информацией функции «оформить отчет» являются: информация о покупке, прайс-листы, законы, стандарты, правила, локальные акты. Выходом функции «оформить отчет» являются отчеты.

Схемы управления процессов, схемы подпроцессов

Для оценки трудозатрат определим подпроцессы и процедуры бизнес-процесса.

Уровень подпроцессов бизнес-процесса «Управление поставками»

Уровень процедур подпроцесса «Определение ассортимента закупаемых материалов»

Уровень операций процедуры «Спланировать объем поставки»

Уровень процедур подпроцесса «Поиск и выбор поставщиков»

Уровень операций процедуры «Получить информацию о поставщиках»

Уровень операций процедуры «Получить информацию о поставщиках»

Уровень процедур подпроцесса «Заключение договора»

Уровень операций процедуры «Провести переговоры об условиях поставки и отправить реквизиты»

Вывод: время реализации процесса «управление поставками» составляет 665 часов в год.

Определение стоимости процесса управления

График работы индивидуального предпринимателя

Прибыль за месяц составляет 109340,8.

Стоимость одного часа работы = 109340,8/120=911,173 рубля

Вывод: годовая стоимость реализации процесса «управление поставками» составляет 605930,05 рублей.

Совершенствование процесса управления поставками

Мероприятия по улучшению процесса

На основе проведенного исследования с использованием методики FAST предлагается оптимизация времени на планирование объема поставки за счет ведения всех операций в специализированной информационной системе. Стоимость информационной системы 20000 рублей. Стоимость обучения работе с ИС 7000 рублей.