Файл: Автоматизация бизнес-процессов организации на примере организации ООО «Инфоцентр Главбух»..pdf

Также по правилам внутреннего распорядка в отделах существует правило, в кабинете, в рабочее время должно оставаться двое сотрудников, в целях безопасности данных предприятия.

К тому же на входе в здании есть пост охраны, который следит, чтобы человек с улицы не смог войти в здание.

На каждом компьютере установлен персональный пароль сотрудника, о котором знают следующие лица:

• Сотрудник, работающий за данным рабочим местом
• Начальник отдела, в котором работает сотрудник
• Генеральный директор
• Системный администратор

Ответственный за безопасность информации является начальник информационного отдела, а именно системный администратор. Помогает в этом его заместитель. В отсутствии системного администратора, его заместитель отвечает за безопасность информации в целом.

На каждом компьютере установлен персональный пароль, который предоставляет начальник информационного отдела или его заместитель. Все пароли хранятся у системного администратора и к ним имеют доступ лишь его заместитель и руководитель организации.

На каждый отдел есть своя папка, называется она так, как зовут начальника отдела. Другие отделы не имеют доступ к папке чужого отдела. Помимо этого есть общие папки, созданные для работы всех сотрудников компании.

На каждом компьютере установлен антивирус Kaspersky, который блокирует все опасные файлы, защищает от вирусов и блокирует вредоносные веб-сайты.

Чтобы обеспечить защиту сайта компании, изначально информация на сайте была размещена там, где сложный язык программирования и к тому же сервер не имеет выход из внутренней сети, что является дополнительным плюсом в защите информации. Помимо этого, для входа с паролем администратора, нужно ввести двадцатизначный пароль, который не так и просто взломать.

Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».

Анализ существующих разработок для автоматизации задачи.

Как дело доходит до автоматизации задач или бизнеса в целом, руководство любого предприятия начинают задаваться вопросом, какая система больше всего подходит для их организации. ERP или CRM?

Рассмотрим систему CRM. Данная программа помогает работать с клиентами, хранить и систематизировать данные связанные с клиентами. В ней можно оставлять подробную информацию о клиенте и работать с ней. Также система позволяет отправлять документы клиенту такие как: счета, документы и есть возможность формировать отчеты. Данная система помогает менеджеру автоматизировать каждый этап продажи любого товара клиенту.

Теперь рассмотрим ERP систему.

Данная система может обрабатывать и хранить базу данных организации. Данная система может синхронизировать все подразделения организации. Данные вносятся один раз и ее смжет обрабатывать и работать с ним каждый сотрудник. Это очень удобно, когда добавляешь организацию, которая подписывается на нашу продукцию. Помимо этого благодаря ERP системе руководство сможет в любой момент оценить работу сотрудника, а бухгалтерия узнать, что продажа состоялась.

Исходя из этого, приоритет ставиться на данный момент на ERP по той причине, что данная система может держать под контролем все части организации разом. Для такой маленькой компании как ООО «Инфоцентр Главбух» разработки большой CRM системы будет лишним и не нужном на данном этапе развитии компании.

Для эффективности предприятия нужно выбрать нужный продукт, который больше всего подойдет к автоматизации данного продукта. На данный момент в компании установлена программа «1С: Предприятие» для простого учета товаров. После проведенного анализа мы поймем, стоит ли оставлять данную программу и дорабатывать ее или стоит задуматься о приобретении продукта более подходящего нашей компании.

Для сравнения рассмотрим следующие продукты ERP[10] систем таких как: 1C:предприятие, Парус, Галактика. Таблица 5.

Таблица 5

Сравнительный анализ ERP систем.

Проведя сравнительный анализ трех ERP систем: 1С:Предприятие, Парус, Галактика, можно сделать вывод, что программа 1С:Предприятие больше подходит для компании ООО «Инфоцентр Главбух», по ряду следующих причин:

• Ведение учета в нескольких организациях. Это важно, так как для подобных организаций как ООО «Инфоцентр Главбух» вести несколько юридических лиц очень важно для участие в аукционах.
• Использование возможности в работе с клиентами
• Индивидуальная разработка новых направлений организации.
• Возможность преобразовать систему в CRM или сделать гибрид CRM и ERP.
• Удобность использования. Понятный интерфейс, легкий в управлении и с разработкой сможет справиться информационный отдел компании.
• Сочетание и взаимосвязь с другими программами как CRM.
• Не нуждается в специалисте для работы с данной программой.

Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи.

Всегда было так, чем выше эффективность и отлаженность каждого отдела тем лучше развивается предприятие. Но для этого необходимо продумать стратегию реализации проекта. Для компании ООО «Инфоцентр Главбух» разработка стратегии проекта будет выглядеть так:

• анализ области деятельности предприятия;
• анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
• определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
• определение функциональности системы;
• анализ существующих разработок;
• выбор стратегии автоматизации;
• выбор способа приобретения;
• определение архитектуры;
• формирование бизнес-плана.

Есть несколько вариантов автоматизации. Один из которых идет подстройка системы под организацию, разработка, отладка, внедрение. И Есть другой вариант, это после реорганизации организации или создание для новой организации разработать систему по упрощенному плану.

Есть несколько типов стратегии организации:

• хаотичная (кусочная),
• по участкам,
• по направлениям,
• полная (комплексная).

Хаотичная (кусочная) стратегия не может быть использована заранее Процесс внедрения информационной системы, не предусматривает спектр необходимых и желающих аспектов автоматизации. В данном случае определяются функции автоматизации только руководством компании. Что конкретно они предпочтут автоматизировать- то и будет. Но данная стратегия может использоваться на старте предприятии или когда у предприятия нет информационной системы.

Под автоматизацией по участкам имеется в виду автоматизация по участкам подразделений, которые связаны между собой по функционалу. Такую стратегию выбирают когда у организации не хватает средств, для обеспечения автоматизации всей компании или когда иные условия не позволяют обходится без использования автоматизированных систем

Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию всех подразделений, где участвует одно и то же направление. Подобная стратегия может привести к полной автоматизации компании.

Полная автоматизация подразумевает автоматизацию при помощи информационной системы, которая полностью автоматизируют все подразделения компании. Эта стратегия позволяет использовать один алгоритм для расчета схожих задач. Так же нет необходимости дублировать справочники в системах. Минусы данной стратегии в том, что она требует больших финансовых и временных затрат, не говоря уже о планировании и реализации.

В данном проекте выбрана стратегия автоматизации по участкам. В связи с недостатком средств, для проведения комплексной автоматизации, автоматизация в ООО «Инфоцентр Главбух» будет состоять из реализации отдельных этапов по разработке автоматизированной системы для нескольких подразделений. Целесообразно выполнять разработку с отдела продаж, а именно ввод документа, прием заявок и оформление документов.

Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач.

Есть несколько способов приобретения информационных систем:

• покупка готового программного продукта;
• покупка и доработка программного продукта;
• приобретение лицензии существующей программной системы;
• самостоятельная разработка информационной системы.

Рассмотрим варианты приобретения систем для организации ООО «Инфоцентр главбух». При выборе варианта приобретения готового программного продукта придется очень тщательно подбирать под потребности организации и ее бизнеса. В данном варианте это грозит тратой времени и риском бестолковой траты средств компании, в случае если она в конечном итоге не будет соответствовать на сто процентов. Не говоря, что в каждой готовой системе есть много общих отделов, часть из которых могут не понадобиться вообще, но за них придется платить. По этому этот вариант не подходит для нашего проекта.

Покупка и доработка программного продукта так же не надежна как и покупка готового продукта для компании ООО «Инфоцентр Главбух». Помимо этого ее потребуется дорабатывать, что влечет за собой затраты на изучение продукта на программном уровне. А это выливается в трату времени и средств компании, так как придется нанимать специалиста по данному продукта и платить ему или же дать задачу изучать продукт действующим сотрудникам компании. А это может повлечь к ряду других недостатков связанные с отниманием времени у действующих сотрудников.

У варианта аренды информационной системы есть и плюсы и минусы.

Плюсы в том, что компания сможет перенять определенную интеллектуальную собственность от компании разработчиков, предоставить партнерское соглашение, что приведет к более гибким расценкам на дальше сотрудничество, но это не решит нашу проблему, потому что готовой программы под нашу организацию найти практически нереально.

Есть перспективный способ заказа разработки программной системы в одной из профессиональных компьютерных фирм. В данном случае будет реализовано программное обеспечение, которое будет удовлетворять потребности организации. Однако этот способ имеет как и плюсы, так и недостатки. Недостатки заключаются в следующем:

• Оплата услуг по разработке программного продукта, который будет соответствовать требованиям организации.
• Есть вероятность риска не корректного представления предметной области в информационных моделях и возможен риск неправильного тестирования программного обеспечения. Это может привести к потери финансовых средств.
• Так же есть риск, что малоизвестные компании, даже с хорошей репутацией могут целенаправленно выкачивать деньги из компании и при этом выполнять минимум работы по разработке и отладке программного продукта, что приведет к плохим последствиям для организации.

Остается вариант самостоятельной разработки программного продукта, это позволит не только создать информационную систему, которая будет соответствовать всем критериям и потребностям компании, но и уберет все риски предыдущих вариантов. В данном случае при разработке программного продукта в самостоятельной форме можно постоянно тестировать и сверяться со всеми потребностями организации.

Обоснование проектных решений.