Файл: Автоматизация бизнес-процессов организации на примере организации ООО «Инфоцентр Главбух»..pdf

Архитектура информационной сети предприятия показана на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2. Архитектура информационной сети.

Перечень программного обеспечения предприятия показан в таблице 3.

Таблица 3

Перечень программного обеспечения сетевого оборудования предприятия.

В данной компании на всех компьютерах компании стоит операционная система Windows 10, достаточно удобная для офисной работы.

CRM - это система, которая позволяет работать менеджеру со своими клиентами, при этом автоматизируя процесс взаимодействия сотрудника с клиентом.[8. CRM]

Существуют разные классификации CRM-систем:

• Управление маркетингом;
• Управление обслуживания действующих клиентов;
• Управление продажами.

Одной из используемых в организации программ является программа «1С: Предприятие», которая стоит в бухгалтерии, кадрах и финансовом отделе. Она предназначена для бухгалтерского учета, начисление заработной платы и видения финансовой деятельности.

Операционная система SUSE Linux Enterprise Server VMware ESXi предназначена для сервера Dell EMC PowerEdge R740xd.

Ниже на рисунке 1.3 предоставлена программная архитектура организации по отделам.

Рисунок 1.3. Программная архитектура организации по отделам

Также из рисунка видно, что на сервере хранятся данные программы «1С: Предприятие», пользовательские данные Windows 10, пользовательские данные CRM.

Информационный отдел использует все программы, которые использует организация на данный момент, для того чтобы устранить неполадки на программном уровне, не выходя из своего отдела или следить, чтобы никто не навредил организации.

Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости автоматизации.

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов.

Выбор комплекса задач автоматизации для организации в данном проекте затрагивает следующие отделы:

• Отдел по работе с коммерцией
• Отдел по работе с бюджетом
• Отдел по сопровождению клиентов

Автоматизация работы в данных отделах необходима, так как они приносят прибыль компании. Усовершенствовав работу этих отделов, компания может получить больше прибыли. К тому же отделы по продажам есть у каждой коммерческой компании, что означает актуальность данной программы.

Разрабатываемый проект должен отвечать следующим критериям:

• Должен справляться с увеличением рабочей нагрузки, дабы при увеличении рабочих мест не произошла потеря данных, которые хранятся в базе данных.
• Обеспечение возможности доступа к работе при наличии определенного доступа у сотрудника и должна быть рассчитана на многопользовательский режим.
• Гибкость системы. При наличии расширения или реорганизации компании, система должна легко перенастраиваться под новые потребности компании.
• Многоуровневая безопасность. Должно быть разграничение доступов.

На рисунке 1.4, представлена диаграмма IDEF0. Диаграмма показывает бизнес процесс, который реализуется в проекте.

Рисунок 1.4. Структурно-функциональная диаграмма.

Входящие стрелки:

• Заказы
• Информация о наличии товара

Управляющие:

• Устав, Положения, Приказы, Должностные инструкции
• ГОСТы

Механизмы:

• Директор
• Бухгалтерия

Исходящие стрелки:

• Счет

В роли Механизмов выступают: директор, бухгалтерия и сотрудники (в нашем случае менеджеры по продажам и сопровождению). Директор контролирует процесс всей работы сотрудников, так же согласовывает этапы, которые уникальны в данном случае (скидки, уникальные условия продажи), анализирует процесс продаж и придумывает новые идеи или мотивацию для сотрудников компании. Бухгалтерия согласовывает документы, предназначенные для клиентов, работают с отчетами, связанные с продажами. Менеджеры создают документы для продажи, добавляют новых клиентов в базу, добавляют информацию по каждому клиенту(красткую информацию).

• 1. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание.

Теперь необходимо детализировать данный процесс, который мы рассматриваем. Для этого необходимо сделать декомпозицию общего блока на связь между элементами процесса, чтобы увидеть, как механизмы между процессами связаны и кто в каком процессе принимает участие. Декомпозиция покажет на детальном уровне, какой процесс стоит улучшить, доработать, чтобы процесс продажи был намного удобнее и занимал меньше времени, а какой процесс стоит оставить как есть.

Данный процесс делится на 3 этапа:

• Формирование заказа клиента
• Поступление товара
• Продажа товаров

На рисунке 1.5 видно, на каком этапе участвуют управляющие элементы и механизмы. Так же данная декомпозиция показанная на рисунке 1.5 показывает переход между этапами рассматриваемого процесса.

Рисунок 1.5. Декомпозиция рассматриваемого процесса в компании

На первом этапе видно, что на вход поступает заказ товара для клиента, сотрудник(менеджер) формирует заказ, используя ГОСТы, уставы, приказы, положения и т.д., при этом согласовывая индивидуальные моменты с руководством. На выходе получается обработанный заказ.

Второй этап заключается в поступлении товара. В этот этап входят следующая информация: обработанный заказ, полученный результат после первого этапа и информация о наличии товара. Функции управления остаются неизменны на весь период процесса. А к существующим механизмам, которые были на первом этапе, добавляется механизм бухгалтерия, которая следит за поставкой товара и согласовывает документы для клиента. На выходе второго этапа получаем полученный товар.

Третий этап считается заключительным, а именно продажа товара. Менеджер на последнем этапе осуществляет продажу товара клиенту, согласовывая все документы с руководством и бухгалтерией, и после на выходе выходит счет, который клиент оплачивает и получает товар, а компания получает действующего клиента и деньги.

Анализ информационных потоков проектируемой задачи.

Начинаем проводить анализ информационных потоков проектируемой задачи. Для этого надо необходимо четко понимать, какие затраты времени получается на обработку той или иной информации.

Чтобы наглядно увидеть все, необходимо создать схемы документооборота для каждого документа. В данном случае берем за основу следующие документы:

• Счет
• Документ
• Отчет

Документооборот счета.

Как можно увидеть на схеме документооборота счета (Рисунок 1.6), менеджер заполняет счет на предоставление услуг , передает на согласование руководству и после документ переходит на подписание бухгалтерии. Бухгалтерия подписанный счет передает менеджеру, чтобы тот отправил клиенту для оплаты.

Рисунок 1.6. Документооборота счета

Движение документов на предприятии.

Как можно увидеть на схеме документооборота (Рисунок 1.7), менеджер заполняет две копии документа на предоставление услуг , передает на согласование руководству и после документы переходят на подписание в бухгалтерию. Бухгалтерия одну копию документа передает менеджеру, чтобы тот отправил клиенту для оплаты, а вторую копию добавляет в архив.

Рисунок 1.7. Документооборот документа

Документооборот отчета.

Как можно увидеть на схеме документооборота отчета (Рисунок 1.8), менеджер заполняет две копии отчета на предоставление услуг , передает на согласование руководству и после документы переходят на подписание бухгалтерии. Бухгалтерия одну копию отчета передает менеджеру, чтобы тот отправил клиенту для оплаты, а вторую копию добавляет в архив.

Рисунок 1.8. Документооборот отчета

Теперь укажем прагматические оценки потоков информации в таблице 4.

Таблица 4

Прагматические оценки

При анализе выявлены основные недостатки, которые существуют на данный момент в управлении и обработке информации:

• Не очень высокая достоверность результатов решения задач из-за дублирования потоков информации
• несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации
• защита и целостность информации и процессов выдачи конечного результата расчетов пользователю .

Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации.

В организации ООО «Инфоцентр Главбух» действуют следующие средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации:

• установка программного обеспечения, которое обеспечивает защиту баз данных и другой информации от несанкционированного доступа.
• резервное копирование и удаленное хранение важных данных в компьютерной системе – на постоянной основе;
• создание возможности перераспределять ресурсы сети в случаях нарушения работоспособности отдельных элементов;
• обеспечение возможности использовать резервные системы электропитания;
• обеспечение безопасности от пожара или повреждения оборудования водой;
• дублирование и резервирование всех подсистем сетей, которые имеют значение для сохранности данных.

Также в организации действуют следующие нормативно правовые акты по информационной безопасности:

• Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
• Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. № 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно телекоммуникационных сетей международного информационного обмена».
• ГОСТ Р 27005-2010. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Менеджмент риска информационной безопасности.[12]
• ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения.
• ГОСТ Р 27000-2012. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Общий обзор и терминология.[15]

В комплекс технических мер входят и меры по обеспечению физической недоступности объектов компьютерных сетей, такие как оборудование помещений камерами и сигнализацией.