Файл: Автоматизация бизнес-процессов организации на примере организации ООО «Инфоцентр Главбух»..pdf

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент информационных систем и информационных технологий, который предназначен отражать информацию, которая характеризует состояние управляемого объекта для принятия управленческих решений.

• внемашинное информационное обеспечение
• внутримашинноое информационное обеспечение

Чтобы поиск, обработка и передача была эффективна, нужно представить экономическую информацию в цифровом виде. Для этого ее нужно классифицировать, а затем закодировать с использованием классификатора.

Классификатор - это документ, при помощи которого происходит формализованное описание экономической информации в экономической информационной системе, которая содержит наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения. По сфере действия выделяют: межгосударственные, отраслевые, общегосударственные и локальные классификаторы.

Один из основных компонентов внемашинного информационного обеспечения является система документации, применяемая в управленческом процессе экономического объекта. В данном случае под документов подразумевается совокупность сведений, которая используется для решения экономических задач, которая в свою очередь находится на материальном носителе. Система документаций это совокупность взаимосвязанных форм документов, которые используются для управления экономическим объектом.

Следующие информационные документы можно отнести к внемашинному информационному обеспечению:

• договор об оказании услуг с клиентом;
• договора с поставщиками продукции.

Допускается использование принципы оригинального проектирования в случае разработки входных и выходных документов, так как большинство документов не выходят на всеобщее обозрение.

Хотя иногда при составлении договора с клиентом необходимо применять уникальные формы, а счет формируется до или после заказа клиента.

К внутримашинному информационному обеспечению относится описание экранных форм. Для построения экранных форм документов, необходимо учитывать, что макеты используются не только для ввода, но и для актуализации записей информационной базы. Поэтому рекомендуется использовать анкетную форму расположения реквизитов, которая будет соответствовать удобству для работы с операциями.

Для выбора экранных форм нужно изучить принципы минимальной затраты труда и стоимости ввода информации, максимальной читабельности результатной информации, которая выводится на экран, и гарантировать надежность и достоверность выполнения этих операций.

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база - это совокупность данных, хранимых в виде файлов в памяти вычислительной системы.

Есть несколько способов организации ИБ:

• совокупность локальных файлов.
• интегрированная база данных.

Организация локальных файлов нуждается в большом дублировании данных, а так же отсутствие гибкости к нужной информации, по этому рекомендуется применять в специализированных приложениях.

Для данного проекта целесообразно использовать интегрированную базу данных. Данный выбор поможет соединить разные источники информации и управлять файлами различных форматов. К тому же есть преимущество для хранения базы данных:

• совместимость данных между собой;
• увеличение скорости совместной обработки данных;
• соответствие данных реальному состоянию объекта;
• удобство обработки данных
• целостность данных.

Существует два основных способа организации баз данных:

• централизованные базы данных
• распределенные базы данных

Основной критерий выбора любого из способов организаций баз данных является экономическая эффективность. Трудовых и программных затрат.

Отталкиваясь от данных критериев и необходимости в надежном хранении баз данных выбран централизованный способ организации баз данных.

Файлы с окончательной информацией (отчеты), будут храниться в системе как архив для будущих отчетностей. Что касается остальных файлов, которые представляют собой выборки из файлов базы, хранить нет смысла. В случае необходимости данных файлов, мы сможем их получить благодаря обращению к базе данных.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению.

Программное обеспечение включает в себя объединение всех программ, которые реализуют необходимые функции и задачи информационной системы и обеспечивают надежную работу комплексов технических средств и составляет основу программного обеспечения. Сама операционная система представляет комплекс системных и служебных программных средств, которая обеспечивает взаимодействие пользователя с компьютером.

В зависимости от алгоритма управления процессом операционные системы подразделяются на:

• однозадачные и многозадачные;
• однопользовательские и многопользовательские;
• однопроцессорные и многопроцессорные системы;
• локальные и сетевые.

В однозадачных системах используются средства управления периферийными устройствами, файлами, средства общения с пользователями. Многозадачные ОС используют все эти средства и управляют разделением совместно используемых ресурсов. В зависимости от областей использования многозадачные операционные системы подразделяются на:

• системы пакетной обработки;
• системы с разделением времени;
• системы реального времени.

В многопользовательских операционных системах каждый пользователь может настроить для себя интерфейс, помимо этого существуют персональные средства защиты информации каждого пользователя от несанкционированного доступа других пользователей.

На компьютерах, которые используют сотрудники, применяется операционная система Windows 7. Это современная многофункциональная многопользовательская операционная система с графическим интерфейсом. Эта система выбрана для разработки, так как сотрудникам ООО «Инфоцентр Главбух» она знакома, работают они с ней достаточно длительное время.

Ознакомимся с классификацией систем управления баз данных (СУБД):

• по выполняемым функциям: операционные и информационные;
• по сфере применения: универсальные и проблемно-ориентированные;
• по используемому языку общения: замкнутые и открытые
• по числу поддерживаемых уровней моделей данных: одно-, двух-, трехуровневые системы;
• по способу установления связей между данными: реляционные, иерархические и сетевые базы данных;
• по способу организации хранения данных и выполнение функций обработки базы данных: централизованные и распределенные.

Данный проект, по разработке программного продукта, будет реализован в системе 1С:Предприятие. Данная платформа поддерживает работу с несколькими СУБД, одна из которых - файловая СУБД, разработанная фирмой «1С». Файловый вариант работы рассчитан на персональную работу одного пользователя или работу небольшого количества пользователей в локальной сети. Все данные информационной базы (конфигурация, база данных, административные данные) располагаются в одном файле - файловой базе данных. Этот формат хранения данных разработан компанией «1С» специально для прикладных решений «1С: Предприятие». Работу с файловой базой данных осуществляет файловая СУБД, являющаяся частью платформы. Данный вариант работы обеспечивает целостность информационной базы и простое создание резервных копий. Исключена ситуация, когда пользователь может по ошибке (например, при копировании информационной базы) перепутать различные файлы информационной базы и привести, таким образом, систему в неработоспособное состояние. Данный вариант работы обеспечивает легкость установки и эксплуатации системы. При этом для работы с информационной базой не требуются дополнительные программные средства, достаточно иметь операционную систему и 1С:Предприятие 8.

Обоснование проектных решений по техническому обеспечению.

Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудования сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации. Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации (жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры и т.д.);
• эксплуатационные материалы (бумага,CD/DVD диски и т.п.);
• устройства передачи данных (модемы).

При любом выборе персонального компьютера необходимо учесть следующие характеристики:

• надежность;
• стоимостные затраты;
• производительность;
• простота использования и др.
• наполняемость

От выбранных данных параметров зависит возможность работы на персональном компьютере с требуемыми программными средствами, а значит зависит успех создания системы.

Для технической реализации системы необходим сервер баз данных, на котором будет хранится сама база данных. К серверу баз данных будет осуществляться доступ с локальных станций конечных пользователей, используя сетевой коммутатор. В случае необходимости удаленного доступа к серверу баз данных используется маршрутизатор.

Любые имеющиеся персональные и компьютеры сервер, имеют подробные технические характеристики, превышающие требуемые для работы информационной системы. Исходя из этого, разработка модуля возможна на любом из имеющихся в наличии компьютеров и сервера.

Для работы с печатью, сканированием и копированием документов установлено и настроено соответствующее оборудование, также, для обеспечения сохранности данных при аварийном отключении электропитания, рабочие места оборудованы блоком бесперебойного питания. Благодаря этому внедрение разрабатываемой системы не требует дополнительной закупки и установки технических средств.

Заключение.

В данном проекте были решены следующие задачи:

• описание предметной области и выявление недостатков существующей информационной системы.
• разработка поставленной задачи;
• обоснование выбора основных проектных решений;
• Подготовить актуальный проект по автоматизации бизнес задач организации;
• обоснование экономической эффективности проекта.

Для реализации проекта мы выбрали программу 1С:Предприятие и в процессе разработки улучшим и доработаем программу, отвечающую на все требования организации. Так как на данном этапе достаточно небольшой информационной системы для автоматизации необходимой области компании, но если компания будет расти, то благодаря гибкости системы, можно модернизировать систему по своему усмотрению.

При разработке информационной системы выбиралась модель жизненного цикла. Учитывая, что компания ООО «Инфоцентр Главбух» достаточно небольшая, то и информационная система предполагается быть небольшой. По этому выбор пал на каскадную модель жизненного цикла. Данная модель позволяет видеть законченный набор проектной документации после окончания этапа жизненного цикла и переходить на следующий этап разработки. При данной модели есть возможность распланировать сроки завершения всех работ.

При будущей разработке данного проекта мы получим полную автоматизированную программу, способную выполнять за сотрудника большинство повседневных задач:

• Оформление заказа клиента;
• Выставление счета;
• Оформление заказа поставщику и подготовка необходимой документации.

Данное решение позволит максимально сократить расход времени и человеческого ресурса, а так же уменьшит шанс ошибки или сбоя, что приведет к прибыли и росту организации.

Список литературы.

1. От хаоса к порядку. С "1С:Управление нашей фирмой", авторы: Ю.В. Павлов, И.В. Бандуля, год издания: 2018 год, издатель: 1С-Паблишинг, объем 186 стр.
2. Расширения конфигураций. Адаптация прикладных решений с сохранением поддержки. Авторы: Е.Ю. Хрусталева, издательство 1С-Паблишинг,год 2017, объем 288 cтр.
3. Азбука расширений конфигураций 1С, авторы Ильяс Низамутдинов, Самиздат, год 2017, объем 109 cтр.
4. 1С:Документооборот. 250 вопросов и ответов , авторы: Бондарев А.В., Бурцева Н.Ю., издательство: 1С-Предприятие,год 2018, объем 334 cтр.
5. Реальная автоматизация малого бизнеса 1С:Управление нашей фирмой 8 , автор Клепцова О., год издания 2017, издатель 1С-Паблишинг, объем 321 стр. издатель: 1С-Паблишинг, год 2017, объем 780 стр.
6. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 27005-2010. «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Менеджмент риска информационной безопасности.» (Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 ноября 2010 г. N 632-ст)
7. 1С: Документооборот 8 ПРОФ. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 3-я редакция, автор: С.Э. Ульянцева, год 2018 год, издатель: 1С-Паблишинг, объем 252 стр.
8. Свободная энциклопедия https://ru.wikipedia.org «CRM».
9. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 27000-2012 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Общий обзор и терминология» (Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 ноября 2012 г. N 813-ст)
10. Введение в управление проектами внедрения ERP-систем, автор: А. Бобровников, год издания: 2020,объем 267 стр.:
11. Малый Бизнес. Большая игра, Автор: Александр Высоцкий, год издания: 2018, объем: 202 стр.;
12. Стратегическое планирование, автор Александр Высоцкий, год издания: 2018, объем: 62 стр.;