Файл: Информационные технологии в экономике.doc

Справочник 3. Базовые показатели для расчета заработной платы

Справочник 4. Учетные сведения о сотрудниках

Таблица 1. Годовой табель учета рабочего времени

2.2.3.Требования к элементам проектируемой расчетной
системы и алгоритм расчета показателей

Разработанная расчетная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к автоматизированным информационным системам: алгоритм ее функционирования, спроектированные формы таблиц должны соответствовать фактическим, форматы данных логически обоснованы и т.д.

Вся расчетная система создается в одной книге (файле) MS Excel. Каждая таблица (форма) должна быть оформлена на отдельном листе. Все листы должны иметь краткое название¹, отражающее содержание расположенных на них таблиц (например: ТС, Спр_данные, Уч_свед, ТУРВ_мес, РПВ, Лич_лист и т.д.). Нежелательно использовать названия листов, отражающих только номера таблиц (например: Лист1, Табл-4, Пром_Ф-2 и т.п.).

На всех листах необходимо зафиксировать области: всю таблицу или шапку таблицы и подлежащее².

На первом этапе разработки расчетной системы на основе исходных данных и данных, учитывающих выбранный вариант, следует создать таблицы с входной информацией: справочники 1-4 и таблицу 1³.

На втором этапе разработки расчетной системы создаются промежуточные формы (таблицы с данными, используемые для получения выходных показателей).

Используя исходные данные и следуя алгоритму расчета в промежуточных формах целесообразно отразить следующие показатели по работникам.

Промежуточная форма 1 «Табель учета рабочего времени за месяц»

На основании данных таблицы 1 «Годовой табель учета рабочего времени» и, используя мастер сводных таблиц, сформировать сводную таблицу⁴ – промежуточную форму 1 «Табель учета рабочего времени за месяц» (Рис. 1).

В качестве исходных данных для построения сводной таблицы - промежуточной формы 1 «Табель учета рабочего времени за месяц» - следует выбрать (выделить) все ячейки таблицы 1 «Годовой табель учета рабочего времени».

Макет сводной таблицы:

Поле страница: Месяц расчета зарплаты;

Поле столбец: Табельный номер работника;

Поле данные: Количество отработанных дней, Количество дней по болезни ¹.

Параметры сводной таблицы: необходимо отключить сумму по строкам и по столбцам, а также автоформат (см. Приложение 6).

Рис. 1. Примерный вид промежуточной формы 1
«Табель учета рабочего времени за месяц».

Промежуточная форма 2 «Расчетно-платежная ведомость»:

На основании данных справочников 1-4 и промежуточной формы 1 «Табель учета рабочего времени за месяц» сформировать промежуточную форму 2 «Расчетно-платежная ведомость» (Рис. 2).

Месяц расчета зарплаты [ссылка на ячейку с названием месяца в промежуточной форме 1 «Табель учета рабочего времени за месяц»].

Дата расчета зарплаты [выбирается согласно месяцу расчета зарплаты (в этой таблице) из справочника 1 «Количество рабочих дней в месяце»]. В MS Excel для решения приведенной задачи необходимо использовать функцию из категории «Ссылки и массивы» - ВПР².

Синтаксис функции ВПР: (Приложение 7)

ВПР ("Искомое_значение" – ссылка на месяц расчета зарплаты (в этой таблице); "Таблица"¹ - все ячейки справочника 1 "Количество рабочих дней в месяце"; "Номер_столбца" - номер столбца, в котором находится дата расчета зарплаты (вводится вручную или определяется с помощь функции СТОЛБЕЦ ссылкой на одну ячейку в шапке таблицы по определяемому столбцу), чтобы функция ВПР искала точное соответствие искомому значению, необходимо в поле "Интервал_просмотра" ввести 0 (ЛОЖЬ).

Рис. 2. Примерный вид промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»².

Количество рабочих дней в месяце [выбирается согласно месяцу расчета зарплаты (промежуточная форма 2 «Расчетно-платежная ведомость») из справочника 1 «Количество рабочих дней в месяце»] (аналогично предыдущему показателю).

1. Табельный номер работника [вводится пользователем («вручную») согласно варианту практическогозадания (Приложение 1)].

2. Ф.И.О. работника [выбирается из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках отделения» согласно табельному номеру работника с использованием функции ВПР].

Синтаксис функции ВПР:

ВПР ("Искомое_значение" - ссылка на табельный номер работника (в этой таблице); "Таблица" - все ячейки справочника 4 "Учетные сведения о сотрудниках отделения"; "Номер_столбца" - номер столбца, в котором находятся фамилии работников; "Интервал_просмотра" - 0.

3. Тарифный разряд [выбирается из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках» согласно табельному номеру работника с использованием функции ВПР] (аналогично предыдущему показателю).

4. Тарифный коэффициент [выбирается из справочника 2 «Тарифный справочник» согласно тарифному разряду работника с использованием функции ВПР].