Файл: Управление коммуникациями проекта.pdf

Проблема формулируется и излагается таким образом, чтобы она могла быть решена. Определяется лицо, поставившее проблему, и обычно назначается срок, в течение которого она должна быть решена. Нерешенные проблемы могут стать серьезным источником конфликта и задержек в исполнении проекта.

4.3 Управление участниками проекта: выходы

1. Решенные проблемы

По мере того как происходит определение требований участников проекта и их решение, в журнале регистрации проблем производятся записи о проблемах, которые были рассмотрены и решены. Вот несколько примеров:

Заказчики согласились на заключение контракта на доработку, что завершило длительный спор о том, включаются ли запрошенные изменения содержания проекта в содержание текущего проекта или они находятся вне содержания проекта
К выполнению проекта были привлечены дополнительные сотрудники, и тем самым закрыта проблема недостатка квалификации персонала на проекте
Переговоры с функциональными руководителями организации, пытающейся привлечь к себе дефицитные человеческие ресурсы, завершаются к взаимному удовлетворению сторон, не вызывая при этом задержки проекта
Проблемы в отношении финансовой реализации проекта, которые сформулировали члены правления, благополучно разрешены, в результате чего проект может продвигаться согласно плану.

2. Одобренные запросы на изменения

Одобренные запросы на изменения включают в себя изменение статуса проблем участников проекта в плане управления обеспечением проекта персоналом. Это необходимо для того, чтобы данные изменения нашли свое отражение в процессе дальнейшей коммуникации с участниками проекта.

3. Одобренные корректирующие действия

Одобренные корректирующие действия предусматривают внесение изменений, направленных на то, чтобы дальнейшее исполнение проекта соответствовало плану исполнения проекта.

4. Активы организационного процесса (обновления)

Документация о накопленных знаниях содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к управлению участниками проекта. Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для исполняющей организации в целом.

5. План управления проектом (обновления)

План управления проектом обновляется, для того чтобы в нем нашли свое отражение изменения, внесенные в плане управления коммуникациями.

5.Виды и формы коммуникаций

В предпринимательской деятельности используются различные средства, виды и формы коммуникации. Задача состоит в том, чтобы прежде всего умело использовать разнообразные виды коммуникации, среди которых можно назвать следующие: а) передача информации, содержания, информирования (чтение лекции в аудитории, выступление по радио и т.д.), б) экспрессивная - выразительная, характеризующееся экспрессией - силой проявления чувств, переживаний (например, встреча после долгой разлуки), в) убеждающая - стремление повлиять на других, выражение восторга, просьба, что особенно важно для политических деятелей, юристов, торговых работников; г) социально-ритуальная - использование норм и обычаев социально-культурного поведения (процедура знакомства, обычаи гостеприимства); д) паралингвистические коммуникация - общение при помощи мимики, выражения глаз и рта, а также позе движений (передача различных оттенков сообщения, его скрытого содержания).
Возможности несловесных сообщений, которые составляют существенную часть человеческого общения, не следует преуменьшать. Дело в том, что очень часто одними словами нельзя передать наши эмоции, душевное состояние, беспокойство и т.п., если не воспользоваться мимикой, определенными движениями, выражением лица, тональностью голоса и др.

Виды и способы коммуникации можно разбить на три группы: устную, письменную и визуальную. По мнению психологов, во многих ситуациях наиболее эффективным является непосредственной устный контакт, с помощью которого можно передавать все детали, уточнить неясные вопросы и этим исключить неправильное понимание задачи и тому подобное. Если человек может задавать вопросы, то, по мнению американских исследователей, вероятность того, что она правильно поняла сообщения, повышается на 20%, а если она может делать замечания, то это понимание повышается еще на 15%.

По целевой направленности коммуникации бывают инструктируя, мотивирующие и информирующие, поставляющие информацию для принятия управленческих решений организации и контроль за их выполнением. Для достижения целей организации и эффективного обмена информацией используются восходящие, нисходящие и горизонтальные коммуникации. Восходящие коммуникации, как правило, осуществляются в ф0Рми отчетов, предложений и объяснительных записок. Целью их является оповещения высшего эшелона власти (высшего руководства) о том, что делается на более низких уровнях иерархической системы. В Японии, США и других странах создаются специальные группы работающих (ячейки качества), задачей которых является разработка и регулярное информирование руководства о возникающих проблемах и путях их решения.

     Существуют определенные правила успешного осуществления вертикальных коммуникаций: а) правильный, вежливый стиль речи, б) достаточная гласность, исключающим домыслы, сплетни, в) недопущение мелочной опеки над подчиненными, г) не допускать передачу инструкций, указаний от вышестоящего руководителя непосредственно к последнего адресата, что ведет к потере ответственности, нарушения установленной иерархии.
     Перед нисходящими коммуникациями ставится задача довести до сведения и сознания высших уровней, стратегические направления будущей деятельности.
     Ярким примером горизонтальной коммуникации является обмен    информацией между различными отделами и другими структурными подразделениями, в результате чего достигается координация и согласование деятельности для достижения общих целей организации. Условием эффективного осуществления горизонтальных коммуникаций является четкое распределение обязанностей, полномочий и ответственности структурных подразделений, соблюдения служебной этики взаимоотношений, использования современных средств связи и т.п..
      Коммуникации между организацией и внешней средой осуществляются в нисходящем и восходящем направлениях. Здесь используются разнообразные средства. С имеющимися и потенциальными потребителями организации общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.

В отношениях с общественностью первостепенное значение придается созданию благоприятного образа, "имиджа" организации на местном общенациональном и международном уровне. С правительством организация общается, заполняя многочисленные отчеты о финансах, маркетинге, о возможности карьеры, относительно льгот и т.п.

Большой удельный вес занимает личная коммуникация, или непосредственные контакты между работниками, под которой понимаются все виды обмена информацией, имеющей место между людьми. Она принимает такие формы: коммуникация между двумя людьми, коммуникация между индивидом и группой, коммуникация внутри группы.
Характер коммуникационной системы любой организации в большой степени зависит от типа структурных систем, используемых для построения управленческой системы. Структуру принято изображать позициями (отдельные лица, организации, структурные подразделения, техническое оборудование и др.). И связями между ними. Основные типы структурных схем следующие: линейная, кольцевая, сотовая, многосвязную, типа "колесо", иерархическая, звездная подобное.

По линейной схемы, каждая позиция (кроме крайних) связана с двумя соседними, информация, передаваемая с одного конца на другой, становится известной всем. Здесь нет отношений подчиненности, но любой разрыв связи не компенсируется, и такая организация становится малоуправляемой, поскольку контакт между отдельными частями системы теряется. Но простота построения, сравнительно короткие каналы связи создают предпосылки для оперативного принятия решений.

Кольцевая схема представляет собой замкнутую структуру с одинаковыми связями. По этой схеме повышается скорость передачи информации и устойчивость структуры, поскольку любые две позиции используют два направления информационного обмена.

Сотовая схема представляет собой более сложную структуру с развитыми многими путями прохождения информации. Многосвязная схема реализует принцип: каждый и связан с каждым. Здесь связи равноценны, и ни один не имеет преимуществ перед другим.

Высокая скорость прохождения информации достигается прямыми связями, когда нет необходимости использовать обходные пути. Близкими к многосвязных схемы является схема типа "колесо" и звездная схема. Первая из них не предусматривает установление связи с двумя соседями и с центром.
По звездной схемы каждая позиция поддерживает связь только с центром, который выполняет командные функции.

Наиболее распространенной в менеджменте является иерархическая схема, которая олицетворяет командные функции одних позиций в отношении к другим. Позиции, расположенные в верхней части схемы, является чисто подчиненными. Позиции, расположенные над ними, является одновременно подчиненными и командными. И наконец, позиции, расположенные в верхней части схемы, выполняют только командные функции. Иерархическая схема предполагает более высокую централизацию в сравнении с кольцевой. Но наиболее высокий уровень централизации командных функций имеет место по звездной схемы, где поведение каждого элемента в полной мере зависит от центральной позиции.
Кроме официальных (формальных) коммуникаций, в менеджменте важную роль играют неформальные (неофициальные) коммуникации. В предпринимательской деятельности неформальные коммуникации неизбежны и имеют разнообразный характер. На практике официальные структуры и официальные коммуникации - это лишь часть айсберга, что виднеется над водой. Немало вопросов рассматриваются и решаются неформально группами, не наделенные официальными полномочиями и которые созданы на базе дружественных отношений, старых школьных связей, принадлежности к одной партии, национального происхождения, религии и других общих интересов.

     Руководители всех уровней часто поддерживают деловые связи с одним или несколькими неофициальными группами внутри или за пределами организации, иногда делят свою власть с неофициальным "кухонным кабинетом"
     Для развития неформальных коммуникаций могут с успехом использоваться неофициальные правила и ритуалы, система ящиков для предложений, которая способствует свободному потоку новаторских разных уровней. В этом русле могут действовать специальные комиссии для рассмотрения жалоб, "дни открытых дверей", различные собрания и совещания.
     При исследовании коммуникаций в зависимости от ролевой участия отдельных лиц часто выделяют "сторожей", "связных" (их еще называют "мостиками"), "лидеров мнения" (это, скорее всего, неформальные, чем формальные лидеры), "космополитов" (индивиды, чаще других взаимодействуют с внешней средой).

При всех условиях неформальные коммуникации обеспечивают определенную избыточность во всех элементах информации для достижения гибкости этой системы. И все же эффективный менеджмент предусматривает ситуацию, при которой основная часть задач организации должна решаться в результате использования официальных связей и отношений. Преобладание неофициальных коммуникаций в системе управления приводит к высокой степени неопределенности и часто свидетельствует о ее несовершенстве.

Для менеджера доступными являются два типа коммуникаций: формальные и неформальные.

Формальные коммуникации - предусмотрены организационной структурой. Схема организационной структуры является иллюстрацией "прохождение информации по каналам". Формальные коммуникации делятся на вертикальные, горизонтальные и диагональные.

К вертикальным коммуникациям относятся коммуникации сверху вниз и снизу вверх.

Коммуникации сверху вниз решают пять основных задач:

ознакомление работников с целями организации для осознания ими важности выполняемой работы;

изложение конкретных инструкций по выполнению работ,

обеспечение понимания работы и связи с другими задачами организации;

предоставление информации о процедурах и методах выполнения работы;

обеспечение подчиненных информацией обратной связи о результатах деятельности организации.

Итак, коммуникации сверху вниз помогают связывать различные уровни организации, координировать их деятельность. Наряду с тем коммуникации сверху вниз имеют определенные недостатки: