Файл: 1. Аналитическая часть Техникоэкономическая характеристика предметной области и предприятия.doc

Цель приложения заключается в автоматизации документооборота между аптекой и поставщиками.

Поскольку в качестве первичных документов используются такие документы, как договор, наклданые и другие конфиденциальные данные, то требования к информационной безопасности заключаются не только в резервном копировании базы данных. Разграничение по типам пользователей в приложении необходимо для того, чтобы менеджер, который не обладает достаточным опытом в администрировании базы данных не нарушил целостность базы данных, не удалил определенный вид товара или группу и т.п. Ключевым моментом здесь является то, что пользователи не сами создают себе учетные записи и пароли, а это делает администратор, а после пользователям системы он под роспись выдает парольные карточки. Раз в квартал в целях безопасности пароли должны меняться. У пользователей должны изыматься карточки уничтожаться и выдаваться новые. Такой механизм позволит контролировать учетные записи, а формируемый администратором пароль для пользователей будет надежным.

Сам же сервер будет располагаться в серверной комнате, доступ к которой должен осуществляться только администратором системы, дверь в помещение должна быть надежно закрываться и опечатываться. Такое предостережение убережет сервер не только от хищения, но и от определенного рода агрессивной среды, такой как разницы температур, бытовая пыль и прочее.

Одним из элементов надежности работы сервера является постоянная температура помещения, в котором располагаются сервера. Она соответствует приблизительно 19 градусам по Цельсии. Для выполнения таких требований следует установить надежную сплит-систему в серверное помещение, которая будет поддерживать на протяжении длительного времени постоянную температуру помещения. Это обеспечит отказоустойчивость сервера системы. Так же, в помещении следует проводить регулярную влажную уборку.

Еще одним немаловажным фактором к обеспечению надежности системы является организация создания резервных копий базы данных. Это может осуществляться в ночной период времени, когда организация не работает. Для автоматического создания резервный копий будет применять приложения фирмы Acronis.

В базе данных должна поддерживаться целостность записей. Должно быть организовано каскадное удаление и каскадное обновление на уровне БД.

Идентификация пользователя должна осуществляться по логину и паролю. В качестве антивирусной защиты в организации используется антивирус Касперского.

1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации "КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»"

1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции и другие функции делопроизводства, решаются с помощью систем электронного документооборота.

В обзоре будут рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Сознательно не включалось в него решение российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемый.

Представленный взгляд на СЭД – попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, анализируют возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

регистрация и ввод документов;
работа с документами;
управление потоками работ (Workflow) и контроль;
поиск и анализ информации;
информационная безопасность;
поддержка бумажного документооборота;
стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

В таблице 1.1 дается сравнение характеристик современных СЭД.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

«+» — возможность реализована;
«+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
«−» — возможность не реализована.

Таблица 1.1 ‒ Общие характеристики наиболее популярных СЭД

	Directium	DocsVision	1С: Документооборот	ЕВФРАТ
Серверная операционная система	Windows Server	Windows Server	Windows Server, Windows Professional, Linux	Windows Server, Windows Professional
Клиентская операционная система	Windows	Windows	Кросс-платформенная	Windows
СУБД / Используемая платформа	MS SQL Server	MS SQL Server	MS SQL Server? PostgressSQL, IBM DB2, Oracle, 1C: Предприятие	MS SQL Server, Oracle, Ника
Тип клиентского места (толстый, тонкий, Web)	Толствый клиент / Web-клиент	Тонкий клиент / Web-клиент	Толстый клиент / Тонкий клиент	Толстый клиент / Web-клиент
Средства работы на мобильных	Есть	Нет	Нет	Есть
Поддержка нескольких БД в рамках распределенных холдингов	Есть	Есть	Нет	Есть
Возможность интеграции (1С, MS Office, MS Sharepoint Open office, Active Directory)	1С, MS Office, MS Sharepoint Open office, Active Directory	1С, MS Office, MS Sharepoint Active Directory	1C	1С, MS Office, MS Sharepoint Open office, Active Directory
API	Есть	Есть	Есть	Есть
Демоверсия / Демодоступ	Нет	Демоверсия	Демодоступ	Демоверсия
Коробочное решение / Проектное решение	Проект	Проект	Коробка	Коробка
Область применения
Делопроизводство	+	+	+	+
Общий документооборот	+	+	+	+
Управление договорной деятельностью	+	+	–	+
Электронный архив	+	+	–	+
Работа с обращениями граждан	+	–	–	+
Управление проектами	+	–	–	–
Работа с документацией СМК	+	+	–	+

1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

На Рисунке 1.8 представлен процесс взаимодействия с поставщиками (To-be). Во время обслуживания клиента последовательно проходит несколько этапов технологического процесса.

Язык описания процессов IDEF0 дает возможность увидеть процесс от общего к частному посредством графического языка.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования системы в целом в виде контекстной диаграммы.

Рисунок 1.8. Контекстная диаграмма общего процесса
Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа, выхода, управления и механизмов исполнения. На входе описываются процессы "Потребность в товарах", "Коммерческое предложение", "Накладная". На выходе ‒ "Заявка", "Договор". Управление представляет собой регламент организации.

Механизмы исполнения ‒ это менеджер, руководитель и ИС "Документооборот"

Когда описание контекстной диаграммы окончено, проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

Рисунок 1.9 – Функциональная декомпозиция
Весь бизнес-процесс начинается с формирования заявки. После формирования заявки поставщик присылает в аптеку коммерческое предложение, которое изучается менеджером и руководителем, после чего менеджер в программе формирует договор поставки.

Следует более детально рассмотреть несколько функциональных блоков.