Файл: Профессиональные компетенции.docx

2.Анализ положения об отделе делопроизводства.

Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться с положением об отделе делопроизводства.

В отчете необходимо перечислить функции отдела, количество штатных сотрудников, дать оценку, выполняемых ими задач.

Если в организации нет отдела делопроизводства, необходимо указать, на кого из сотрудников учреждения возложены обязанности делопроизводителя и организации документооборота. В этом случае необходимо, проанализировав должностную инструкцию этого специалиста, указать его функционал.
Деятельность Отдела направлена на организацию, координацию, контроль и реализацию работ по документационному обеспечению управления в АО «ТГЭС».

Документационное оформление и контроль над исполнением решений; на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов АО «ТГЭС» практического назначения, отбор, учет, использование и подготовку к передаче на государственное хранение.

Деятельность Отдела направлена на осуществление следующих задач:

• 
  организационно-методическое и информационное обеспечение деятельности АО «ТГЭС»;
  
• 
  постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
  
• 
  разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях АО «ТГЭС»;
  
• 
  оптимизация (сокращение) документооборота и сроков прохождения распорядительных документов, унификация форм документов в АО «ТГЭС» и структурных подразделениях;
  
• 
  обеспечение единого порядка документирования в АО «ТГЭС»;
  
• 
  построение информационно-поисковых систем путем внедрения информационных технологий, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в Архив.
  

Функции Отдела

группа делопроизводства:

• 
  первичный приём и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя директора;
  
• 
  отправка исходящей корреспонденции по всем видам связи: почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта, телеграф;
  
• 
  регистрация исходящей от имени директора корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота;
  
• 
  контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;
  
• 
  рассылка корреспонденции и документов с резолюцией директора по структурным подразделениям завода, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок;
  
• 
  регистрация входящих документов и передача их исполнителям в соответствии с резолюцией директора;
  
• 
  организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;
  
• 
  издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль, контроль над исполнением приказов и распоряжений директора в установленный срок;
  
• 
  регистрация и рассылка контрольных поручений по приказам директора, решений директората, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;
  
• 
  контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;
  
• 
  подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений директора, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  
• 
  систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по подготовке отчетов (информаций) о деятельности в части исполнения решений вышестоящих государственных органов, приказов, распоряжений и поручений директора;
  
• 
  разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.);
  
• 
  учетно-справочная работа по документам;
  
• 
  работа по распределению подписных изданий;
  
• 
  обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;
  
• 
  разработка и внедрение системы кодирования структурных подразделений;
  
• 
  организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи, структурным подразделениям завода, при разработке номенклатуры дел;
  
• 
  предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам по вопросам делопроизводства;
  
• 
  разработка инструкции по делопроизводству, разработка сводной номенклатуры дел;
  
• 
  организация хранения, использования печати Института, штампов и круглой печати Отдела;
  
• 
  контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями завода;
  
• 
  заверение круглой печатью Отдела копий учредительных документов (Устава, лицензии, свидетельств о государственной аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок из Архива и т.д.;
  
• 
  участие в разработке и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
  
• 
  систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по делопроизводству и документообороту;
  
• 
  проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях;
  
• 
  разработка (с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;
  
• 
  подготовка запрашиваемых копий учредительных документов для нотариального заверения;
  
• 
  подготовка дел для сдачи в Архив.
  

---

Численность сотрудников отдела составляет 3 человека, включая руководителя, при таком количестве возложенных задач не всегда удаётся корректно и в полной мере выполнять свои функции.

Некоторые задачи забываются и переносятся на следующий день.

Нет систематизации задач, руководством даётся задание, и сотрудник самостоятельно определяет приоритет выполнения, таким образом некоторые задачи, внезапно становятся срочными и неотложными.

---

3.Создание бланков документов организации.

Во время прохождения практики необходимо создать различные виды бланков организации (бланк письма, общий продольный и общий угловой бланки, бланк конкретного вида документа).

В отчете необходимо отразить следующее:

- особенности составления бланков;

- соответствие бланков требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и/или инструкции по делопроизводству;

- представить в приложении к отчету составленные бланки.
Особенности составления бланков.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма). Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу). Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д.), для грифа адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов. Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к. состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт и т.д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа (например, приказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для документов небольшого объема). Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля. Формы бланков установлены:

1. 
   Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
   
2. 
   Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты».
   
3. 
   ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
   

---

Бланки в отделе делопроизводства АО «ТГЭС» создаются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Бланк письма представлен в приложении 1.

Общий продольный бланк представлен в приложении 2.

Общий угловой бланки представлен в приложении 3.

4.Составление и оформление различных видов документов.

Во время прохождения практики необходимо составить и оформить различные виды документов (приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, докладные, служебные, объяснительные записки, письма, справки).

В отчете необходимо отразить следующее:

- особенности составления и оформления различных видов документов;

- соответствие оформленных документов требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и/или инструкции по делопроизводству (оценка качества подготовки документов и типичные ошибки);

- в приложении к отчету необходимо представить составленные документы.
Распорядительные документы

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает: постановления, решения, приказы, распоряжения. Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения (едино начально или коллегиально).

Первый руководитель издает приказы и дает указания. Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения, указания.

Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям — достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

---

• 
  сбор данных по управленческому вопросу;
  
• 
  составление проекта распорядительного документа;
  
• 
  согласование проекта распорядительного документа;
  
• 
  подписание документа.
  

Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа — изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречить установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы организации. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Составление проекта распорядительного документа выполняется исполнителем на основе первого этапа подготовки.

Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем руководителем, который давал задание на разработку распорядительного документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и дополняться по указанию руководителя.

После того как исполнитель получает одобрение руководителя на представленный текст, он обязан отпечатать его на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документа реквизитов и провести согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами (или организациями). Количество согласующих инстанций определяет руководитель. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих проект распорядительного документа и последовательность визирования. Внешнее согласование определяется требованиями законов, нормативных правовых актов, нормами и правилами выпуска тех или иных документов, установленными положениями (уставами) тех учреждений и организаций, с которыми проводится согласование.

Согласование выполняет тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново, и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.

---